Расчеты по подотчетным лицам по загранкомандировкам с помощью корпоративных банковских карт

2. Учет расчетов  с подотчетными  лицами по загранкомандировкам  с помощью корпоративных банковских карт

2.1 . Учет кассовых операций в иностранной валюте

     Многие  совместные предприятия используют иностранную валюту в качестве средства платежа по экспортным и импортным контрактам и для оплаты командировочных расходов своих сотрудников, в связи с чем возникает необходимость ведения кассовых операций в иностранной валюте.

     Для этого необходимо обратить внимание на действующие нормативные акты, регулирующие порядок и правила проведения резидентами и нерезидентами кассовых операций в иностранной валюте.

     Центральный банк РФ разработал Положение от 5 января 1998 г. № 14-П "О правилах организации  наличного денежного обращения  на территории Российской Федерации", которое утверждено Советом директоров ЦБ РФ 19 декабря 1997 г. (протокол № 47) и вступило в силу с 1 января 1998 г. Наряду с этим продолжает действовать "Порядок ведения. кассовых операций в Российской Федерации", утвержденный Советом директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40.

     В соответствии с п.23 "Порядка ведения  кассовых операций в Российской Федерации", каждое предприятие может вести  только одну кассовую книгу. Этим нормативным  документом не предусмотрено никаких  исключений и специальных правил для учета валютных средств, т.е. существующими нормативными документами предусматривается ведение одной кассовой книги для отражения операций движения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте.

     Прием наличных денег кассой и выдача их из кассы производится по приходным и расходным ордерам или по правильно оформленным другим документам (расчетно-платежным, платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и другим) с оттиском на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера, подписанным руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, уполномоченными на это.

     В соответствии с п.2 ст.11 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О  бухгалтерском учете" учет по валютным счетам организации и операциям в иностранной валюте должен вестись в рублях на основании перерасчета иностранной валюты по курсу Центрального Банка РФ на дату совершения операции. Пересчет иностранной валюты в рубли производится согласно Положению по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006). В Положении отмечено, что датой совершения кассовых операций с иностранной валютой считается дата оприходования или выдачи денежных знаков из кассы организации. Согласно ПБУ 3/2006 в регистрах бухгалтерского учета по счетам имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, запись производится одновременно в валюте расчетов платежей и в рублях. В связи с этим в отчете кассира (второй отрывной лист кассовой книги с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми ордерами) должна проставляться одновременно сумма в иностранной валюте и в рублях.

     В приходных и расходных кассовых ордерах сумма в иностранной  валюте указывается в графе "сумма". При этом по строке "сумма прописью" должна быть указана одновременно сумма рублевого эквивалента по курсу Центрального Банка РФ на дату совершения операции. И эта сумма служит основанием для того, чтобы кассир сделал запись в рублях в кассовой книге в графе "приход" или "расход".

     Наряду  с этим необходимо вести регистры аналитического учета по каждому  виду иностранной валюты, проходящей по кассе. Такие регистры могут вестись  в виде реестров, карточек либо иметь  такой же вид, как страницы кассовой книги.

     Для обособленного синтетического учета  движения наличной иностранной валюты к счету 50 "Касса" открывают  субсчет "Касса в иностранной  валюте в Российской Федерации".

     При нахождении иностранной валюты в  кассе может изменяться курс валюты, в связи с чем возникает необходимость пересчета валюты по изменившемуся курсу с определением курсовой разницы. В случаях, когда записи в кассовой книге за несколько дней произведены по разным курсам, остаток по кассовой книге не будет соответствовать реальному остатку денежных средств в кассе. Именно это обстоятельство обусловливает необходимость производить дополнительные записи в кассовой книге, связанные с отражением курсовых разниц. Пересчет стоимости денежных знаков в кассе может производиться по мере изменения курсов иностранных валют. Отражение курсовой разницы следует оформлять мемориальными ордерами или бухгалтерской справкой. В случае роста курса валюты кассир на основании мемориального ордера делает запись в кассовой книге в графе "приход", а при падении курса - в графе "расход". При этом мемориальные ордера подшиваются к отчету кассира вместе с другими приходными и расходными документами и сдаются в бухгалтерию, где в отчете кассира определяют корреспонденцию счетов в общеустановленном порядке:

     Дт 50 "Касса", Кт 91 "Прочие доходы и  расходы" - при росте курса иностранной  валюты;

     Дт 91, Кт 50 - при падении курса иностранной  валюты.

     При этом следует иметь в виду, что  отражения в бухгалтерском учете операций по переоценке в кассовой книге можно избежать за счет выдачи наличной иностранной валюты из кассы подотчетным лицам в день поступления валюты из банка, а также сдачи в банк наличной валюты в день ее возврата подотчетными лицами.

     За  нарушения порядка ведения валютных операций на руководителей совместных предприятий в соответствии с установленным законодательством РФ налагаются административные штрафы в пятидесятикратном размере минимальной месячной оплаты труда.

     Должностные лица юридических лиц резидентов и нерезидентов, физические лица, виновные в нарушении валютного законодательства, также несут уголовную, административную и гражданско-правовую ответственность согласно законодательству Российской Федерации.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, для учета операций с иностранной валютой к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. То есть, к субсчету 50-1 «Касса организации» могут быть открыты субсчета второго порядка 50-1-1 «Касса организации в рублях» и 50-1-2 «Касса организации в долларах США». 
Рассмотрим порядок отражения в бухгалтерском учете операций по получению в кассу иностранной валюты на примере 1: 
ЗАО «Шанти-Трединг» направило своего работника в зарубежную командировку. Для этих целей кассир ООО «Межсезонье» снял 16.02.2009 с валютного счета организации 500 долларов США. Этой же датой валюта была выдана в подотчет сотруднику. 19.02.2009 сотрудник предоставил в бухгалтерию авансовый отчет и возвратил неистраченную сумму аванса в сумме 50 долларов США в кассу предприятия. Руководитель ООО «Межсезонье» утвердил авансовый отчет 19.02.2009. Валюта сдана в уполномоченный банк 20.02.2009. 
Курс доллара США 16.02.2009 составлял 34,5578 руб./$ 
Курс доллара США 19.02.2009 составлял 36,4267 руб./$ 
Курс доллара США 20.02.2009 составлял 36,0910 руб./$ 
В бухгалтерском учете ЗАО «Шанти-Трединг» подлежат отражению следующие проводки (не рассматриваются курсовые разницы по переоценке задолженности подотчетного лица и расчеты с подотчетным лицом): 
16.02.2009 
Дебет 50-1-2 Кредит 52 17 278,90 руб. (500 долларов США по курсу 34,5578 руб./$) – с валютного счета в кассу организации получена наличная валюта 
Дебет 71 Кредит 50-1-2 17 278,90 руб. (500 долларов США по курсу 34,5578 руб./$) – наличная валюта из кассы выдана в подотчет сотруднику 
19.02.2009 
Дебет 50-1-2 Кредит 71 1 821,36 руб. (50 долларов США по курсу 34,4267руб./$) – отражен возврат подотчетным лицом остатка денежных средств, полученных ранее в подотчет 
20.02.2009 
Дебет 91 Кредит 50-1-2 16,81 руб. (50 долларов США х (34,4267 руб./$- 34,0910 руб./$)) – отражена курсовая разница от переоценки наличной валюты в кассе организации 
Дебет 52 Кредит 50-1-2 1 804,55 руб. (50 долларов США по курсу 34,0910 руб./$) – наличная валюты из кассы внесена на валютный счет организации 

2.2 Учет операций по пластиковым картам

     В мировой практике широкое распространение получили расчеты банковскими картами, которые последнее время распростанились и в России.

     С этой целью Центральный банк РФ принял Положение от 24 декабря 2004 г. № 266-П  об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт.

     Данное  Положение разработано в соответствии с ГК РФ, Федеральными законами "О  Центральном банке Российской Федерации (Банк России)", "О банках и банковской деятельности", а также Законом  РФ "О валютном регулировании  и валютном контроле" и другими нормативными актами.

В первую очередь вспомним, что банковская пластиковая карта – это именное  платежное средство, предназначенное  для оплаты товаров или услуг, а также для получения наличных денег в банкоматах и банках. Корпоративная банковская пластиковая карта ничем в этом плане не отличается от других. Она так же открывается на конкретное физическое лицо. Но ее особенностью является то, что это лицо должно быть сотрудником организации, заключившим договор на выпуск такой карты. Еще одним отличием корпоративных карт от прочих является то, что сотрудник получает полный доступ к одному из счетов юридического лица, то есть распоряжается средствами организации.

  Для оформления корпоративной карты необходимо:

1. Заключить  с банком договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт.

2. Приложить  к договору:

список  сотрудников предприятия, которые  будут пользоваться картами;

заявления сотрудников на выпуск карт;

доверенности  от предприятия на сотрудников –  держателей карт.

3. Представить в банк документы, необходимые для открытия рублевого (валютного) карточного расчетного счета.

  Юридические лица могут открывать на своих сотрудников два основных вида карт:

- Расчетную карту. Предназначена для совершения операций ее держателем в пределах установленной банком суммы денежных средств, расчеты по которым осуществляются за счет денег компании, находящихся на ее банковском счете;

 - Кредитную карту. Расчеты по ней осуществляются за счет денежных средств, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.

 С  помощью корпоративной карты  сотрудники могут получать наличные  денежные средства, оплачивать расходы,  связанные с хозяйственной деятельностью,  в том числе с оплатой командировочных  и представительских расходов, на территории Российской Федерации, получать наличные деньги в иностранной валюте за пределами территории России, а также производить оплату командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории нашей страны. Кстати, чаще всего фирмы используют банковские карты для оплаты именно представительских и командировочных расходов.

Важно не забыть, что при открытии или закрытии счета в банке по обслуживанию корпоративных карт необходимо уведомить об этом инспекцию в течение семи рабочих дней со дня его открытия или закрытия (ст. 23, 6.1 НК РФ). За нарушение этого срока предусмотрен штраф в размере 5000 рублей по статье 118 НК РФ.

       Расчеты пластиковыми картами имеют значительные преимущества по сравнению с другими формами расчетов:

     во-первых, исключаются сложности с покупкой и вывозом за границу наличной иностранной валюты;

     во-вторых, это удобство и быстрота расчетов;

     в-третьих, возможность получения товаров (услуг) до поступления денежных средств  поставщику;

     в-четвертых, запрещается использование наличной иностранной валюты, выданной для оплаты командировочных расходов, на иные цели.

     Корпоративные карточные счета по действующему плану счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности предприятий на территории России относятся к специальным счетам в банках, и в этой связи учет средств, перечисленных на специальный карточный счет, следует вести на субсчете счета 55 "Специальные счета в банках".

     Как правило, держателями корпоративных  пластиковых карт являются один или несколько сотрудников совместного предприятия.

     С помощью банковских карт юридические  лица-резиденты в случае необходимости  могут осуществлять безналичные  операции на предприятиях, реализующих  товары и услуги, и операции по получению  наличных денежных средств, а именно:

     оплатить  в пределах Российской Федерации  в рублях в безналичном порядке  расходы, связанные с командированием  работников юридического лица;