Расчеты по подотчетным лицам по загранкомандировкам с помощью корпоративных банковских карт

1.2 Понятие и особенности расчетов по загранкомандировкам

В связи с постоянным расширением внешнеэкономических связей российских организаций с партнерами из дальнего и ближнего зарубежья учащаются заграничные командировки.

Командированному  работнику перед отъездом в командировку должен быть выдан аванс на оплату командировочных расходов. Денежный аванс выдается в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных, исходя из норм, установленных законодательно либо в организации (п. 17 Инструкции № 62).

Выдача  аванса в иностранной валюте для командировочных расходов при командировании работника за границу предусмотрена действующим валютным законодательством.

Выезд представителя российской организации  в загранкомандировку оформляется  приказом руководителя организации. В  нем должна содержаться вся информация, необходимая бухгалтерской службе для расчета сумм, выдаваемых под отчет командированному лицу:

- страна (либо страны) пребывания;

- сроки  командировки (в том числе в  каждой отдельной стране пребывания);

- каким  транспортом осуществлялся проезд в командировку (самолетом, поездом, автотранспортом);

А так  же иная необходимая информация. Именно на основании данного приказа  руководителя организации бухгалтер  произведет ориентировочный расчет величины командировочных расходов, которые будут выданы на руки работнику.

Размер  подотчетных сумм на загранкомандировки определяется одновременно и в валюте Российской Федерации - в рублях, и  в иностранной валюте.

Размер  суточных для командированных сотрудников  организация определяет самостоятельно (ст. 168 ТК РФ). Он может быть установлен коллективным (трудовым) договором или приказом руководителя. Такой порядок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

 При  начислении некоторых налогов  имеет значение норма суточных. Нормируются суточные при расчете НДФЛ. Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах 700 руб. в день – при командировке по России и 2500 руб. в день при загранкомандировке. Такой порядок установлен в абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ. Отметим, что суточные сотрудникам необходимо выплатить:

 –  за каждый день пребывания  в командировке, включая выходные  и праздничные дни;

 –  за все дни нахождения в  пути (включая день отъезда и  приезда), в том числе за время  вынужденной задержки (п. 11 Положения,  утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749).

 Возникает  вопрос, в каком размере выплатить  сотруднику суточные, если он  вернулся из одной командировки  и в тот же день его направили  в следующую командировку –  по новому служебному заданию.  За этот день суточные необходимо начислить по каждой из командировок. Ведь направляя сотрудника в командировку, суточные выплачивают за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда), в том числе за время вынужденной задержки. Такой порядок предусмотрен п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749. Следовательно, если сотрудник вернулся из одной командировки и в тот же день его направили в следующую командировку, то суточные нужно выплатить дважды.

 Подчеркнем, что днем отъезда считается  день отправления транспортного  средства, на котором сотрудник  выезжает в командировку из  населенного пункта, где находится  место его постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, то днем отъезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки. При этом сутки, которые включают в себя время отправления транспортного средства, являются первым днем командировки. Суточные за этот день выплачиваются в полном размере.

 Иногда  сотрудника направляют в местность,  откуда он каждый день может  возвращаться к своему постоянному  местожительству. Если речь идет  о командировке по России, то суточные ему в этом случае не положены. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения сотрудника решает руководитель организации. При этом он должен учесть:

 –  удаленность места командировки  от местожительства сотрудника;

 –  условия транспортного сообщения;

 –  характер выполняемого задания;

 –  необходимость создания сотруднику  условий для отдыха (п. 11 Положения,  утвержденного постановлением Правительства  РФ от 13 октября 2008 г. №749).

 При  зарубежных командировках суточные  нужно выплатить, даже если сотрудник выехал из России и вернулся обратно в один и тот же день. Выплатить их надо в размере, составляющем 50 процентов от норм суточных, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для зарубежных командировок (п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749).

Если  за время командировки сотрудник  посещает несколько стран, то суточные за день пересечения границы между  государствами выплачиваются по нормам той страны, в которую направлен сотрудник (п. 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749).

 Отметим,  что сотруднику полагаются суточные, даже если в счет гостиницы,  где он остановился во время  командировки, помимо стоимости  проживания включена стоимость питания в ресторане. Ведь суточные сотруднику выплачиваются в любом случае (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749). Что же касается налогового учета расходов на питание, то он зависит от того, как гостиница оформила документы. Так в состав командировочных расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, входят и суточные, и затраты на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Однако стоимость обслуживания в номерах, барах и ресторанах в налоговую базу включить нельзя, об этом сказано в под. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Поэтому, если в счете гостиницы расходы на питание показаны отдельно, то учесть их при расчете налога на прибыль нельзя. В расчет налога включается только стоимость проживания. Если же расходы на питание в счете не выделены, то в уменьшение налоговой базы можно списать всю заплаченную гостинице сумму (за вычетом НДС).

 Также  подчеркнем, что если сотрудник  в командировке заболел, то  суточные за весь период болезни выплачиваются в полном размере (п. 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749).

После получения наличной валюты в обслуживающем  банке ее необходимо принять к  учету в кассу организации. Поступление валюты в кассе оформляется приходным кассовым ордером унифицированной формы. Аналогично с рублевым приходом движение наличных валютных денежных средств следует отражать в кассовой книге, книге приходных кассовых ордеров или книге расходных кассовых ордеров соответственно. В кассовой книге указывается не только сумма в валюте, но и сумма по валютному кассовому ордеру, переведенная в рубли по курсу Банка России на данный день, а при подведении итогов за день - по каждой валюте отдельно, а также общий итог в переводных рублях (то есть сумма всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли).

Аванс может быть выдан путем:

1) выдачи  наличных денежных средств в  рублях;

2) выдачи  наличной иностранной валюты, снятой  с валютного счета организации.  Это может быть валюта страны убывания либо другая валюта, отличная от нее;

3) выдачи  дорожного или банковского чека  в иностранной валюте;

4) выдачей  корпоративной кредитной карты.

Если  работник не успел получить перед  командировкой аванс, то по договоренности с руководителем он может тратить личные денежные средства. В этом случае возмещение расходов работника по командировке произойдет после его возвращения.

Выдача  наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного  лица по ранее выданному любому авансу ( на командировочные, хозяйственные и другие расходы). Это требование п. 11 Порядка ведения кассовых операций. Передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.

Выдача  аванса работнику отражается в учете бухгалтерской проводкой: 

При получении  иностранной валюты бухгалтер организации сделает в учете такую запись:

При необходимости  организация может обратиться в  банк с просьбой перевести приобретенную валюту в иностранный банк на счет командируемого работника либо на его имя до востребования. Такая операция в бухгалтерском учете организации отражается следующим образом:

Дебет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”

Кредит 52 “Валютные счета”.

Суммы подотчетных средств, не использованные во время служебной командировки, подлежат сдаче в уполномоченный банк в течении 10 рабочих дней с  момента их возвращения работником с целью обратной продажи на внутреннем валютном рынке.

Если  по каким-либо причинам служебная командировка работника, выезжающего за рубеж, откладывается, данное требование должно быть выполнено в течение 5 рабочих дней с даты предполагающегося отъезда работника.

Курсовые  разницы, образующие доходы - именуются  положительными курсовыми разницами и включаются в состав внереализационных доходов согласно пункту 2 статьи 250 НК РФ и пункту 11 статьи 250 НК РФ. Суммовые разницы включаются в состав внереализационных доходов согласно пункту 11.1 статьи 250 НК РФ.

Курсовые разницы, образующие расходы - именуются отрицательными курсовыми разницами и включаются в состав внереализационных расходов согласно подпункту 5 и подпункту 6 пункта 1 статьи 265 НК РФ. Суммовые разницы включаются в состав внереализационных расходов согласно подпункту 5.1 пункта 1 статьи 265 НК РФ. Курсовые разницы подлежат зачислению на финансовые результаты организации как прочие доходы или прочие расходы согласно п.13 ПБУ 3/2006.

Выданная  работнику валюта, пересчитанная  в рубли по курсу ЦБ РФ на дату выдачи, будет в дальнейшем, пересчитываться  на отчетную дату в рубли в соответствии с п. 7 ПБУ 3/2006.

 По  возвращении из зарубежной командировки  сотрудник должен представить  в бухгалтерию организации авансовый отчет в течении трех дней. Именно такое правило установлено п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ. Если ранее такой порядок распространялся только на командировки по России, то с 18 июня 2004 г. Подотчетное лицо обязано отчитаться за три дня по любым командировкам. 
 
 
 

1.3 Документальное оформление  загранкомандировок

Документы, согласно которым сотрудники направляются в загранкомандировки, должны быть оформлены в соответствии с трудовым, валютным и налоговым законодательством. Формы документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.  
Документальное оформление направления сотрудника в служебную командировку начинается со следующих документов: 

• Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. № Т -10а) (п. 6 Положения № 749). Служебное задание заполняется в два этапа: до издания приказа и после возвращения сотрудника из командировки.  Этот документ определяет цель командировки, сроки, эффективность расходования денежных средств;
• Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (ф.№Т-9 или №Т-9а).При направлении сотрудников в загранкомандировку командировочное удостоверение не оформляется. Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории и на территорию  Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте. Командировочное удостоверение оформляется при направлении сотрудников в командировку в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, поскольку в документах для въезда, выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Положения № 749).