Первичные учетные документы

N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении  отпуска работнику";

N Т-7 "График  отпусков";

N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении действия  трудового договора (контракта) с  работником";

N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника  в командировку";

N Т-10 "Командировочное  удостоверение";

По учету  использования рабочего времени  и расчетов с персоналом по оплате труда. Например:

N Т-12 "Табель  учета использования рабочего  времени и расчета заработной  платы";

N Т-13 "Табель  учета использования рабочего времени";

N Т-49 "Расчетно-платежная  ведомость";

N Т-51 "Расчетная  ведомость";

N Т-53 "Платежная  ведомость";

N Т-54 "Лицевой  счет";

N Т-60 "Записка-расчет  о предоставлении отпуска работнику";

N Т-61 "Записка  расчет при прекращении действия  трудового договора (контракта) с работником";

N Т-73 "Акт  о приемке работ, выполненных  по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения  определенной работы".

По учету  работ в капитальном строительстве  и ремонтно-строительных работ.

Постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. N 100 утверждены формы (введены в действие с 1 января 2000 г.). Например:

N КС-2 "Акт  о приемке выполненных работ";

N КС-6а  "Журнал учета выполненных  работ";

По учету  продукции, товарно-материальных ценностей  в местах хранения.

Постановлением  Росстата от 9 августа 1999 г. N 66 утверждены формы (введены в действие с 1 января 2000 г.). Например:

N МХ-1 "Акт  о приеме-передаче товарно-материальных  ценностей на хранение";

N МХ-2 "Журнал  учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение";

По учету  торговых операций.

Постановлением  Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 утверждены формы (введены в действие с 1 января 1999 г.).

По учету  денежных расчетов с населением при  осуществлении торговых операций с  применением контрольно-кассовых машин. Например:

N КМ-1 "Акт  о переводе показаний суммирующих  денежных счетчиков на нули  и регистрации контрольных счетчиков  контрольно-кассовой машины";

N КМ-2 "Акт  о снятии показаний контрольных  и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию";

По учету  торговых операций (общие).  Например:

N ТОРГ-1 "Акт о приемке товаров";

N ТОРГ-2 "Акт об установленном расхождении  по количеству и качеству при  приемке товарно-материальных ценностей";

По учету  торговых операций при продаже товаров  в кредит. Например:

N КР-7 "Справка  о состоянии расчетов с работниками  за товары, проданные в кредит".

По учету  торговых операций в комиссионной торговле. Например:

N КОМИС-1 "Перечень товаров, принятых на комиссию";

По учету  операций в общественном питании. Например:

N ОП-1 "Калькуляционная  карточка";

N ОП-2 "План-меню";

По учету  кассовых операций

Постановлением  Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88утверждены формы (введены в действие с 1 января 1999 г.). Например:

N КО-1 "Приходный  кассовый ордер";

N КО-2 "Расходный  кассовый ордер";

N КО-3 "Журнал  регистрации приходных и расходных  кассовых документов";

N КО-4 "Кассовая  книга";

Постановлением  Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55утверждена форма N АО-1 "Авансовый отчет" (введена в действие с 1 января 2002 г.).

По учету  результатов инвентаризации. Например:

N ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных  средств";

N ИНВ-1а  "Инвентаризационная опись нематериальных  активов";

Постановлением  Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26 утверждена унифицированная форма N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией" (введена в действие с 1 января 2001 г.).

По учету  работы строительных машин и механизмов. Например:

N ЭСМ-1 "Рапорт о работе башенного  крана";

N ЭСМ-2 "Путевой лист строительной  машины";

По учету  работ в автомобильном транспорте: Например:

N 3 "Путевой  лист легкового автомобиля";

N 3 спец. "Путевой лист специального  автомобиля";

N 1-Т  "Товарно-транспортная накладная".

По учету  основных средств.

Постановлением  Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7 утверждены формы (срок введения в действие не указан). Например:

N ОС-1 "Акт  о приеме-передаче объекта основных  средств (кроме зданий, сооружений)";

N ОС-1а  "Акт о приеме-передаче здания (сооружения)";

N ОС-1б  "Акт о приеме-передаче групп  объектов основных средств (кроме  зданий, сооружений)";

N ОС-2 "Накладная  на внутреннее перемещение объектов  основных средств";

По учету  нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, а также работ в капитальном строительстве.

Постановлением  Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а утверждены формы (введены  в действие с 1 ноября 1997 г.).

По учету  нематериальных активов:

N НМА-1 "Карточка учета нематериальных активов".

По учету  материалов. Например:

N М-2 "Доверенность";

N М-4 "Приходный  ордер";

N М-7 "Акт  о приемке материалов";

N М-11 "Требование-накладная";

N М-17 "Карточка  учета материалов";

По учету  малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Например:

N МБ-2 "Карточка  учета малоценных и быстроизнашивающихся  предметов";

По учету  работ в капитальном строительстве. Например:

N КС-6 "Общий  журнал работ". 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Требования  по хранению к первичной  документации 

Согласно  правилам ведения бухгалтерского учета вся первичная документация должна храниться не менее пяти лет, однако в архивном законодательстве предусмотрены вариации для типовых документов. 

Так, например, лицевые счета сотрудников должны храниться на предприятии в течение 75 лет. Причем срок хранения необходимо рассчитывать с 1 января следующего года, который наступает после того, что указан в дате составления. 

В 5 пункте Положения по бухгалтерскому учету  под названием "Учетная политика организации" отмечено, что данный нормативный акт позволяет устанавливать в каждой компании отдельные правила документооборота и непосредственно обработки учетной документации самостоятельно. 

Причем  составлять график всего документооборота, который совершается на предприятии, должен исключительно главный специалист в области бухгалтерского дела и учета. Ведь только так можно разработать, а затем и внедрить оригинальный график, призванный улучшать трудовой процесс всей компании. 

Если  специалист затрудняется самостоятельно придумать график учета документооборота, то пример такого документа он может посмотреть в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России, которое содержит специальное Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204. 

Таким образом, можно смело сделать  вывод, что именно от грамотного ведения  всего документооборота зависит  эффективность развития и процветания  любой компании.

Документооборот первичных документов в организациях различной формы собственности

Пункт 14 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных  учреждениях, утвержденной Приказом Минфина  России от 30 декабря 1999 г. N 107н, содержит следующие положения о первичных  учетных документах:

для ведения  бухгалтерского учета в учреждении применяются разработанные с  учетом специфики их деятельности формы  класса 05 "Унифицированная система  финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской  документации бюджетных учреждений и организаций" Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) согласно приложению 1 к Инструкции и отдельные формы первичных учетных документов класса 03 ОКУД "Унифицированная система первичной учетной документации";

все хозяйственные  операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания;

поступившие в  бухгалтерию первичные учетные  документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и  правильность оформления первичных  учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей);

первичные учетные  документы для придания им юридической  силы должны иметь следующие реквизиты: наименование документа (формы); код  формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки (включая случаи составления документов с применением средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций);

в зависимости  от технологии обработки учетной  информации в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды, контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требований нормативных правовых актов и методических документов по бухгалтерскому учету;

за достоверность  содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут ответственность лица, создавшие и подписавшие эти документы;

в документах на приобретение материальных ценностей  должна быть расписка материально ответственного лица в получении этих ценностей, а в документах, подтверждающих факт выполнения работы, - подписи о принятии результата работы ответственными (уполномоченными) лицами;

записи в первичных  учетных документах производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, пастой шариковой ручки, при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются;

в первичных  учетных документах (как в текстовой  части, так и цифровых данных) подчистки  и неоговоренные исправления не допускаются;

исправление ошибки в первичном учетном документе  должно быть оговорено надписью: "Исправлено" и подтверждено подписями лиц, подписавших  документ, с указанием даты исправления;