Первичные учетные документы

Их преимущество проявляется в сокращении первичных учётных документов и усилении контроля за движением имущества и обязательств. Кроме того, значительно упрощается техника ведения бухгалтерского учёта.  
 
Примером таких документов являются накопительные наряды по начислению заработной платы рабочим массовых профессий, выполняющим ежедневно одни и те же операции. Они, как правило, ведутся на бригаду и закрываются один-два раза в месяц. 
 
При ежедневном отпуске однотипных материалов в производство в качестве накопительных документов применяются лимитно–заборные карты.  
 
По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

• Внутренние документы - оформляются в организации и имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих документов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые отчёты подотчётных лиц, табели учёта использования рабочего времени, инвентарные карточки учёта основных средств, приходные ордера и пр.
• Внешние документы - составляются на стороне другими предприятиями и организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платёжные поручения и т.п. Требования, предъявляемые к внутренним и внешним документам, в основном одни и те же. Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, которые должны содержать обязательные реквизиты.

 
По количеству учётных позиций различают однопозиционные и многопозиционные документы.

• Однопозиционные документы - носят узкоспециализированный характер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименования объекта учёта (например, операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по одному номенклатурному номеру).

Если в документе представлены операции по отражению движения нескольких наименований, пусть даже в пределах одной группы (подгруппы), то такие документы называются многопозиционными (многострочными). Примером таких документов являются расчётно-платёжные ведомости, лимитно-заборные карты и др.

• Многопозиционные документы находят в последнее время широкое применение в практической учётной работе. Преимущество их – в уплотнении информации, поскольку справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз. Они более удобны в условиях внедрения автоматизированного учёта.

 
По оформлению однородных операций выделяют унифицированные и прочие документы.

• Унифицированные документы - это типовые документы, утверждённые в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Среди унифицированных документов различают авансовые отчёты, платёжные поручения и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ.

Автоматизация бухгалтерского учёта расширяет возможности разработки и применения унифицированных первичных документов и электронных версий.  
 
Унификация документов ведёт к упорядочению документации. Она должна осуществляться одновременно со стандартизацией документов, т.е. разработкой одинаковых размеров их бланков. Это позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение. 

По способу  заполнения различают документы, заполняемые:

• вручную - это документы внутреннего пользования. К ним в первую очередь относятся различного рода разработочные таблицы: начисление износа по малоценным и быстроизнашивающимся предметам, основным средствам, а также накопительные ведомости и пр.
• на пишущей машинке;
• полностью составляемые автоматизированным путём.

Документы, заполняемые частично механизированным путём, представлены чаще всего в виде макетированных карт. При этом речь идёт не столько о заполнении документов указанным путём, сколько о машинном, скорее техническом, способе измерения хозяйственных операций. С этой целью применяются различного рода приборы и устройства: счётчики, автоматические весы, мерная тара, пишущие электрические и иные машины и т.п. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Форма первичных учётных  документов 

В зависимости  от характера регистрируемых операций формы документов делятся на типовые  и специализированные.

Типовыми  называются формы документов, предназначенные  для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве  предприятий одной или ряда отраслей.

К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли. 

С целью  облегчения обработки документов, применяемых  в бухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни, их группируют по следующим однородным признакам:

1.                  Назначению.

2.                  Порядку формирования.

3.                  Способу использования.

4.                  Статусу в системе информационного обеспечения.

5.                  Месту составления.

6.                  Количеству учетных операций.

7.                  Оформлению однородных операций.

8.                  Способу заполнения.

Первичные учетные документы должны содержать  все сведения, необходимые для получения полного представления о хозяйственной операции. Требования устанавливаются Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В п. 1 статьи 9 закона установлено законодательное  требование документального оформления всех хозяйственных операций, проводимых организацией.

Документ, которым оформляется проводимая хозяйственная операция, имеет двойное  предназначение:

во-первых, этот документ является оправдательным, т.е. подтверждает факт совершения организацией хозяйственных операций;

во-вторых, документ служит первичным учетным  документом, на основании которого производятся записи в бухгалтерском  учете.

Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в  документах всех сведений, необходимых  для оперативной работы, учета и контроля. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Под формой документа понимается состав и расположение реквизитов.

В том  случае, если форма первичных учетных  документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации, такие документы  должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для  исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными актами и зависят от характера хозяйственных операций.

К обязательным реквизитам относятся:

- наименование  документа (формы), реквизит присутствует  на бланках конкретных видов  документов;

- наименование  организации - автора документа  указывают на бланках в соответствии  с учредительными документами  организации (уставом или положением).

- дата  составления документа позволяет  определить конкретную дату совершения  операции, описанной в документе. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется дата документа арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц,

- указание  сторон, участвующих в совершении  хозяйственной операции,

- измерители  хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении),

- содержание  хозяйственной операции,

- наименование  должностных лиц, ответственных  за совершение хозяйственной  операции и правильность ее  оформления, личные подписи и  их расшифровки.

- личные  подписи указанных лиц.

Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без  изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных  первичных документов, разрабатываются  организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

В целях  реализации приведенных законодательных  положений об унифицированных формах первичной учетной документации Правительство РФ Постановлением от 8 июля 1997 г. N 835 "О первичных учетных  документах» возложило на Государственный комитет РФ по статистике функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. В названном Постановлении также предусмотрено, что при этом содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются Комитетом с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ.

Во исполнение указанного Постановления Правительства  РФ Постановлением Госкомстата России от 29 мая 1998 г. N 57а и Минфина России от 18 июня 1998 г. N 27н утвержден Порядок поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации.

С 1 января 1999 г. организации применяют формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме новых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30.10.97г. №71а.

Согласно  п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, в зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты, к которым можно отнести номер документа, адрес организации, основания для совершения хозяйственной операции.

При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа).

Удаление  отдельных реквизитов из унифицированных  форм не допускается;

вносимые  изменения должны быть оформлены  соответствующим организационно-распорядительным документом организации;

организацией  может быть разработана и утверждена организационно-распорядительным документом организации форма первичной  документации в случае отсутствия формы  в альбоме унифицированных форм Госкомстата России.

Регистрация документа проводится после его  подписания или утверждения. Регистрационный  номер - цифровое или буквенное - цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска.

Наряду  с унификацией важное значение имеет  стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

В настоящее  время существуют следующие унифицированные  формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономразвития России.

По учету  кадров. Например:

N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника  на работу";

N Т-2 "Личная  карточка работника";

N Т-3 "Штатное  расписание";

N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника  на другую работу";