Основы библиотечно-информационного дела. Библиотека как информационный центр

16. Документ  как форма представления  информации. Типология. Виды и свойства документа

Документ (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве .

   В узком смысле  документ — облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и

   Официальная формулировка  в законодательстве  России:

   Документ  — материальный носитель с  зафиксированной на нем в любой  форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или)  их сочетания, который имеет  реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи  во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения— Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов.

   Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

   В информационных  системах для обеспечения потребностей  информационного поиска, с одной  стороны, описывается документ  как материальный объект - совокупностью  значений его свойств (атрибутов,  реквизитов), т.е. метаданными; с  другой стороны, описывается содержание  информации, закрепленной на этом  объекте – как правило, с  помощью индексов.

   Запись  информации на различных носителях  по установленным правилам называется  документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

   Совокупность  документов, посвящённых какому-либо  вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется  документа́цией.

Совокупность  работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации  в них движения документов характеризует  термин "Делопроизводство".

Виды  документов

Документы различают:

1. По назначению
1. организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);
2. распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);
3. информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);
4. учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);
5. нормативные документы (с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы);
2. По времени создания
1. первичные
2. вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)
3. По способу изготовления
1. черновой
2. беловой
3. электронный
4. изобразительный
5. рукописный документ
6. машинописный
7. печатный (брошюра, книга, журнал)
4. По типу содержания
1. Текстовые
2. иконические (графические)
3. идиографические (схемы, карты, ноты)
4. аудиальные
5. мультимедийные
5. По способу представления
1. Электронный
2. на бумажных носителях
6. По месту издания
1. Внутренние
2. внешние
7. По направлению отправки
1. Входящие
2. исходящие
8. По распространению
1. Опубликованные
2. Неопубликованные
3. непубликуемые
4. промежуточные
9. По необходимости технических средств
1. человекочитаемые
2. машиночитаемые
10. По уровню секретности
1. не секретные
2. секретные
3. с разным уровнем секретности.

   Как и  всякий объект, документ обладает  множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:

1. атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь);
2. функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;
3. структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

 

17.    Права доступа  (к информации) — совокупность правил, регламентирующих порядок и условия доступа субъекта к информации и её носителям, установленных правовыми документами или собственником, владельцем информации.

   Права доступа определяют набор действий (например, чтение, запись, выполнение), разрешённых для выполнения субъектам (например, пользователям системы) над объектами данных. Понятно, что требуется некая система для предоставления субъектам различных прав доступа к объектам. Это система разграничения доступа субъектов к объектам, которая рассматривается в качестве главного средства защиты от несанкционированного доступа к информации по руководящему документу «Концепция защиты средств вычислительной техники и автоматизированных систем от несанкционированного доступа к информации»

Функции системы разграничения  доступа

1. реализация правил разграничения доступа субъектов и их процессов к данным;
2. реализация ПРД субъектов и их процессов к устройствам создания твёрдых копий;
3. изоляция программ процесса, выполняемого в интересах субъекта, от других субъектов;
4. управление потоками данных с целью предотвращения записи данных на носители несоответствующего грифа;
5. реализация правил обмена данными между субъектами для АС и СВТ, построенных по сетевым принципам.
6. Кроме того, вышеуказанный руководящий документ предусматривает наличие обеспечивающих средств для СРД, которые выполняют следующие функции:
7. идентификацию и опознание (аутентификацию) субъектов и поддержание привязки субъекта к процессу, выполняемому для субъекта;
8. регистрацию действий субъекта и его процесса;
9. предоставление возможностей исключения и включения новых субъектов и объектов доступа, а также изменение полномочий субъектов;
10. реакцию на попытки НСД, например, сигнализацию, блокировку, восстановление после НСД;
11. тестирование;
12. очистку оперативной памяти и рабочих областей на магнитных носителях после завершения работы пользователя с защищаемыми данными;
13. учёт выходных печатных и графических форм и твёрдых копий в АС;
14. контроль целостности программной и информационной части как СРД, так и обеспечивающих её средств.

   Ограничение доступа  к информации 

Согласно законодательству РФ:

1. Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.
2. Обязательным является соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами.
3. Защита информации, составляющей государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
4. Федеральными законами устанавливаются условия отнесения информации к сведениям, составляющим коммерческую тайну, служебную тайну и иную тайну, обязательность соблюдения конфиденциальности такой информации, а также ответственность за ее разглашение.
5. Информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности (профессиональная тайна), подлежит защите в случаях, если на эти лица федеральными законами возложены обязанности по соблюдению конфиденциальности такой информации.
6. Информация, составляющая профессиональную тайну, может быть предоставлена третьим лицам в соответствии с федеральными законами и (или) по решению суда.
7. Срок исполнения обязанностей по соблюдению конфиденциальности информации, составляющей профессиональную тайну, может быть ограничен только с согласия гражданина (физического лица), предоставившего такую информацию о себе.
8. Запрещается требовать от гражданина (физического лица) предоставления информации о его частной жизни, в том числе информации, составляющей личную или семейную тайну, и получать такую информацию помимо воли гражданина (физического лица), если иное не предусмотрено федеральными законами.
9. Порядок доступа к персональным данным граждан (физических лиц) устанавливается федеральным законом о персональных данных.

 
 
 

18. Модельный закон  «О международном  информационном обмене» 

Глава 1. Общие положения.

   Статья 1. Цели и  сфера действия  настоящего Закона

1. Цели настоящего Закона — создание условий для эффективного участия стран СНГ в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, защита их интересов при международном информационном обмене, защита интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.
2. Международный обмен конфиденциальной информацией, массовой информацией осуществляется в порядке, устанавливаемом национальным законодательством.

   Статья 2. Термины,  используемые в  настоящем Законе, и их определения

    Документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

    Конфиденциальная информация — документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством.

    Массовая информация — предназначенные для неограниченного круга лиц печатные, аудиосообщения, аудиовизуальные и иные сообщения и материалы.

    Информационные ресурсы — отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем).

    Информационные продукты (продукция) — документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей и предназначенная или применяемая для удовлетворения потребностей пользователей.

    Информационные услуги — действия субъектов (собственников и владельцев) по обеспечению пользователей информационными продуктами.

    Собственник документированной информации, информационных ресурсов, информационных продуктов и (или) средств международного информационного обмена — субъект, реализующий полномочия владения, пользования, распоряжения указанными объектами в объеме, устанавливаемом законом.

    Владелец документированной  информации, информационных ресурсов, информационных продуктов и (или) средств международного информационного обмена — субъект, реализующий полномочия владения, пользования и распоряжения указанными объектами в объеме, устанавливаемом собственником.

   Пользователь (потребитель)  информации, средств международного информационного обмена (далее — пользователь) — субъект, обращающийся к собственнику или владельцу за получением необходимых ему информационных продуктов или возможности использования средств международного информационного обмена и пользующийся ими.