Організація обліково-фінансової роботи на підприємстві

         Журнально-ордерна форма бухгалтерського  обліку ґрунтується на широкому  застосуванні системи накопичувальних  і групувальних облікових регістрів  — журналів-ордерів і допоміжних  відомостей до них. Основними  обліковими регістрами журнально-ордерної  форми є журнали-ордери. Це комбіновані  регістри синтетичного, а в багатьох  випадках і аналітичного обліку. В них поєднано хронологічний  і систематичний облік, що відповідає  самій назві регістрів: вони  одночасно служать журналами  (оскільки записи в них здійснюються  в хронологічному порядку) і  ордерами (оскільки місячні підсумки  журналів ордерів за кореспондуючими  рахунками замінюють собою меморіальні  ордери).

         Журнали-ордери побудовані за  кредитовою ознакою: всі господарські  операції відображають за кредитом  даного синтетичного рахунка  і дебетом кореспондуючих з  ним рахунків. Кредитову ознаку  взято за основу будови журналів-ордерів  тому, що вона більшою мірою,  ніж дебетова, відповідає характеру  здійснюваних операцій. Така будова  регістрів з використанням шахового  принципу дає можливість значно  скоротити дублювання записів  і розкрити суть операції, виявити  помилкові записи. При цьому операції  відображаються на кредиті й  дебеті кореспондуючих рахунків  лише однієї суми, тобто за  один робочий прийом.

         За зовнішнім виглядом журнали-ордери  являють собою окремі аркуші-регістри  багатографної форми, призначені для кредитових записів його балансового рахунка, операції за якими обліковуються в даному журналі-ордері. В окремих графах журналу-ордера вказані рахунки, які кореспондують з кредитом даного рахунка. Формат цих регістрів, розміщення граф і порядок записів залежать від характерних особливостей обліковуваних операцій. В усіх регістрах завчасно надрукована типова кореспонденція рахунків. Кожен журнал-ордер має постійний номер. У журналі-ордері може вміщуватися від двох до декількох однорідних синтетичних рахунків. Це дає змогу зосередити облік за всіма синтетичними рахунками лише в незначній кількості журналів-ордерів. Схематично форму журналу-ордера показано у табл. 5.

         До журналів-ордерів відкривають  окремі відомості за дебетом  рахунків, відомості аналітичного  обліку до рахунків даного  журналу-ордера. Так, з метою посилення  контролю за рухом і збереженням  грошових коштів поряд із журналом-ордером  за кредитовою ознакою ведуть  допоміжні відомості за дебетом  цих рахунків. Оскільки в журналах-ордерах  ведуть тільки синтетичний облік,  то для потреб аналітичного  обліку за рахунком даного  журналу-ордера відкривають окремі  відомості аналітичного обліку.

         Таблиця 5. Журнал-ордер №_____з  кредиту рахунка №___ у дебет  рахунків 

         За рахунками, які охоплюють  велику кількість обліковуваних об'єктів (основні засоби, виробничі запаси, розрахунки з оплати праці тощо) аналітичний облік ведуть так само, як і за інших форм обліку — на картках або в книгах.

         Записи в журнали-ордери здійснюють  безпосередньо на підставі перевірених  документів у порядку їх надходження  й опрацювання. Якщо кількість  однорідних документів за операціями  значна, то їхні дані попередньо  групують у допоміжних відомостях, місячні підсумки яких переносять  потім у відповідні журнали-ордери. Наприкінці місяця за кожним  журналом-ордером підбивають підсумки  зроблених записів. Загальний  підсумок за кредитом рахунка  в журналі-ордері порівнюють з  підсумками кореспондуючих за  дебетом рахунків. Це забезпечує  перевірку правильності облікових  записів без складання оборотних  відомостей. Оборотні відомості  складають тільки за тими рахунками,  за якими ведуть картки (книги)  аналітичного обліку.

         Після закінчення місяця журнали-ордери  і відкриті до них відомості  підписуються працівниками бухгалтерії,  котрі складали їх, і головним  бухгалтером. Місячні обороти  журналів-ордерів переносять у  Головну книгу, про що роблять  відповідні відмітки. Головна книга  є системним регістром синтетичного  обліку, де узагальнюються дані  поточного обліку, проводиться взаємна  перевірка записів. У Головній  книзі для кожного синтетичного  рахунка відводять окрему сторінку. Будову Головної книги за журнально-ордерної  форми показано в табл. 6.

         Кредитові обороти журналів-ордерів  у Головну книгу переносять  загальним підсумком (оскільки  розгорнуто за кореспондуючими  рахунками їх відображають у  журналі-ордері): дебетові обороти  записують окремими сумами з  різних журналів-ордерів (щоб  показати кореспонденцію дебетового  обороту). Отже, журнали-ордери і  Головна книга взаємно доповнюють  один одного і дають розгорнуту кореспонденцію за дебетом і кредитом кожного синтетичного рахунка. Тому складати оборотну відомість за синтетичними рахунками за цієї форми обліку недоцільно.

         Наприкінці місяця за кожним  синтетичним рахунком Головної  книги виводять залишок (сальдо), який записують в окрему графу.  За даними Головної книги складають  бухгалтерський баланс, а за даними  окремих журналів-ордерів і їх  відомостей — інші форми фінансової  та податкової звітності. Після  складання балансу журнали-ордери  складають в окрему місячну  папку і здають до поточного  архіву бухгалтерії.

         Схематично журнально-ордерну форму  бухгалтерського обліку зображено  на рис. 3. Журнально-ордерна форма  порівняно з попередніми має  такі переваги: скорочується обсяг  облікової роботи шляхом усунення  проміжних облікових ланок (наприклад,  складання меморіальних ордерів  та їх реєстрації), уникнення багаторазовості  й дублювання записів в облікові  регістри; є певна регламентація  порядку ведення обліку шляхом  застосування журналів-ордерів із  заздалегідь надрукованим переліком  кореспондуючих рахунків; прискорюється  складання фінансової і податкової  звітності, оскільки потрібна  інформація міститься в журналах-ордерах  і їх відомостях.

       Як  свідчать дані таблиці, журнально-ордерна  форма бухгалтерського обліку включає 7 журналів; 3 дебетові відомості; 13 відомостей аналітичного обліку, Головну книгу, різні реєстри, довідки та листки-розшифровки. 

2. Фінансовий облік  на підприємстві.

2.1. Автоматизація обліку. 

       Впровадження  автоматизації дозволяє: більш оперативно вести бухгалтерський облік, виводити оперативну інформацію за певний період часу, швидкий пошук і виведення  необхідної економічної інформації, автоматизацію складання бухгалтерських і фінансових звітів, меншає трудомісткість облікових робіт і кількість  допущених помилок.

       Автоматизація може бути здійснена за рахунок впровадження різних програм, що автоматизують окремі дільниці обліку, або за рахунок  використання комплексних програмних продуктів, що дозволяють автоматизувати увесь обліковий процес: від надходження  первинної документації й до складання  звітності.

       Сучасне програмне забезпечення щодо автоматизації  обліку розвивається за двома окремими напрямками: програми електронних таблиць  або електронні бази даних (Excel, Access корпорації Microsoft, SQL, Quattro Pro фірми Borland (Inprise), SuperCalc фірми Computer Associates, Lotus корпорації Lotus Development Corp.) і безпосередньо бухгалтерські програми.

       Бухгалтерські програми по колу облікових задач, які  вони вирішують, можна розділити  на комплексні та спеціалізовані. Комплексні програми дозволяють вирішувати всі  стандартні задачі бухгалтерського  обліку, а спеціалізовані програми призначені для окремих задач (наприклад, складання балансу і форми  звітності, облік заробітної плати, облік основних коштів, облік матеріальних цінностей, і т. п). Як правило, розділ комплексних програм щодо рішення  окремих задач бухгалтерського  обліку не містить такого ступеню  деталізації та додаткових можливостей  сервісу, які має спеціалізована програма для рішення цих облікових  задач.

       Серед бухгалтерських програм, які здатні вести облік відповідно до вимог  сучасних Положень (стандартів) бухгалтерського  обліку в Україні найбільш відомі "1С Бухгалтерія" (українська локалізація), "Акцент", "Парус", та деякі  інші.

       Найбільше поширення з цих програм отримала "1С Бухгалтерія", яка має  ряд переваг перед іншими подібними  програмними продуктами. "1С Бухгалтерія" виступає комплексним програмним продуктом, який має багато спеціалізованих  галузевих версій. Програма має гнучку конфігурацію та може бути настроєна  відповідно до вимог конкретного  підприємства. Різні версії цієї програми можуть бути використані для створення  окремого АРМ бухгалтера або для  організації системи бухгалтерського  обліку на основі локальної комп'ютерної  мережі підприємства з можливістю оновлення  встановленого програмного продукту через Internet. Комплекс рішень "1С Бухгалтерія" передбачає ведення бухгалтерського  обліку від запису господарських  операцій до складання фінансової звітності.

       Але програма "1С Бухгалтерія" має  й свої недоліки, не останнім з яких є її висока ціна, яка відповідно до версії та конфігурації складає  від 1200 до 10000 грн. Крім того, робота з  цією програмою потребує спеціальних  знань щодо інтерфейсу та особливостей конфігурації. "1С Бухгалтерія", яка призначена для локальної  комп'ютерної мережі також потребує спеціальної кваліфікації у галузі мережевого адміністрування.

       Отже, автоматизація бухгалтерського  обліку на підприємстві за допомогою  програми "1С Бухгалтерія" має  беззаперечні переваги, але потребує значних витрат часу та коштів.

       Запобігти зазначеним витратам коштів та часу можна, якщо для автоматизації використовувати  програму "Макро Баланс", яка безумовно не має абсолютної більшості переваг "1С Бухгалтерія". Але програма "Макро Баланс" не потребує не яких спеціальних знань щодо її інтерфейсу та конфігурації. Для роботи з цією програмою достатньо мати базові навики роботи з текстовим редактором "Microsoft Word".

       Основним  джерелом облікової інформації для  програми "Макро Баланс" виступає журнал господарських операції, який має форму стандартної таблиці MSWord, а також може містити додаткові колонки для деталізації господарських операції.

       На  основі журналу господарських операцій програма "Макро Баланс" дозволяє складати шахову та оборотну відомості, а також має можливість відображати облікові операції за окремими рахунками бухгалтерського обліку. Крім того, ця програма дозволяє автоматично визначати фінансовий результат та здійснювати нарахування і утримання із заробітної плати. До програми також можуть бути підключені додаткові модулі обробки первинних документів та складання звітності.

       Таким чином, автоматизація системи бухгалтерського  обліку дозволяє істотно полегшити  труд бухгалтера, позбавити його від  рутинної роботи, підвищує оперативність  та точність облікової інформації, дозволяє більше приділяти проведенню економічного і фінансового аналізу  роботи підприємства та пошуку резервів щодо підвищення ефективності цієї роботи.

       2.2. Організаційна структура  бухгалтерії на підприємстві 

       Приклад структури бухгалтерії підприємства складається з наступних відділів та облікових груп:

група обліку основних засобів;

група обліку виробничих запасів;

група обліку розрахункових і касових  операцій;

група обліку матеріальних витрат і калькуляції  собівартості;

група зведеного обліку.

       Групою  обліку основних засобів ведеться облік  основних засобів та нематеріальних активів підприємства. До обов'язків  обліковців цієї групи входить: синтетичний  та аналітичний облік власних  та отриманих на умовах фінансового  лізингу об'єктів основних засобів  і орендованих цілісних майнових комплексів, які віднесені до складу основних засобів; облік нематеріальних активів; нарахування та облік зносу (амортизації) основних засобів та нематеріальних активів; контроль за станом незавершеного  будівництва; аналіз ефективності використання основних фондів підприємства.

       Групою  обліку виробничих запасів ведеться синтетичний та аналітичний облік  запасів сировини, основних і допоміжних матеріалів, палива, покупних напівфабрикатів  і комплектуючих виробів, запасних частин, тари, будівельних матеріалів, інших матеріалів, призначених для  споживання в ході нормального операційного циклу. Крім того, до обов'язків цієї облікової групи входить синтетичний  та аналітичний облік готової  запасів готової продукції на складі та контроль за витрачанням  матеріалів.

Група обліку розрахункових і касових  операцій призначена для ведення  обліку заробітної плати та її розподілення, безпосереднє здійснення обліку розрахунків  з покупцями і постачальниками  та обліку касових операцій підприємства. Крім того, цією обліковою групою здійснюється аналітичний та синтетичний облік  дебіторської й кредиторської заборгованості та розраховується резерв сумнівних  боргів.