Организация бухгалтерского учета на предприятии

   — общий отдел — ведет остальные  операции и Главную книгу, составляет бухгалтерскую отчетность и налоговые  декларации.

   В крупных организациях кроме перечисленных  могут открывать отделы учета  капитальных вложений, учета основных средств и др. Ниже приведена общая  схема структуры бухгалтерии. (Рис.1)

   При функциональной (комбинированной) организации структуры бухгалтерии ее специальные структурные подразделения (по центрам ответственности и другим организационным структурам) выполняют

   Рисунок 1. Структура бухгалтерского аппарата 

замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений бухгалтерий в пределах установленной компетентности. Такая структура аппарата бухгалтерии применяется в крупных организациях и в организациях, в которых созданы центры ответственности на базе организации внутрихозяйственной кооперации, аренды и т.д. [12. c.54].

   Понятие централизации и децентрализации  бухгалтерского учета.

   Существенное  влияние на структуру бухгалтерского аппарата оказывает принятый порядок  распределения учетных работ  между отдельными участками хозяйственной  деятельности. В связи с этим в современных условиях применяются две системы организации учета централизованная и децентрализованная.

   Централизация учета предполагает сосредоточение синтетического и аналитического учета, составление баланса и отчетности в главной бухгалтерии. При этом в подразделениях организации (цехах бригадах, отделениях, участках) осуществляется первичный учет посредством составления первичных документов по всем хозяйственным операциям. Данные первичных документов группируются в накопительных и группировочных ведомостях, а также в производственных отчетах и отчетах о движении материальных ценностей. Далее документы поступают в главную бухгалтерию, где они проверяются, обрабатываются и данные заносятся в регистры синтетического и аналитического учета.

   При централизации бухгалтерского учета  обобщение учетных данных происходит в главной бухгалтерии, что позволяет  рационально организовать труд работников бухгалтерии, использовать современные  средства механизации и автоматизации  учета. Централизация учета применяется в малых, средних и даже крупных по размерам организациях.

   Децентрализация учета состоит в том, что в отдельных структурных подразделениях организации не только оформляются первичные документы, но и ведется синтетический и аналитический учет, составляются бухгалтерские балансы и отчеты.

   Подразделения представляют балансы и отчеты в  главную бухгалтерию, где их сверяют  и сводят в целом по организации. Работники главной бухгалтерии  осуществляют контроль за работой бухгалтерии  подразделений организации.

   Основной  недостаток децентрализации учета  состоит в разобщенности работы бухгалтерского аппарата, в затруднении  использования единой учетной политики, а также внедрения автоматизации  учетных процессов, что приводит к удорожанию учетной информации. Однако децентрализация учета в условиях территориальной разобщенности, разнообразного характера выполняемых работ, внедрения коллективных форм организации труда и его оплаты (внутрихозяйственной кооперации, аренды и т.д.) и при других определенных моментах является необходимой.

  Децентрализации учета присуще преимущество, которое  заключается в том, что бухгалтерский  учет функцию управления выполняет  непосредственно в местах совершения операций (подразделениях). Близость работников учета к объектам управления улучшает информационные, аналитические и контрольные функции бухгалтерского учета [1. c.88]. 

  Таким образом, бухгалтерский учет – это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Бух. учет с точки зрения системы управления представляет собой часть информационной системы обратной связи, ее основу. Он призван обеспечивать все уровни управления предприятия информацией о фактическом состоянии управляемого объекта, а также обо всех существенных отклонениях от заданных параметров. На основе данных бухгалтерского учета осуществляется анализ хозяйственной деятельности, принимаются различные управленческие решения. 

   1.2.Формы  бухгалтерского учета

   Форма бухгалтерского учета определяется следующими признаками: количество, структура  и внешний вид учетных регистров, последовательность связи между  документами и регистрами, а также  между самими регистрами и способом записи в них, т.е. использование тех или иных технических средств. Следовательно, под формой бухгалтерского учета следует понимать совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них.

   Основные  элементы, определяющие ту или иную форму учета:

   1) количество и построение используемых  учетных регистров; 

   2) способы производства записей  в учетные регистры;

   3) взаимосвязь между регистрами при производстве и сверке учетных записей в них.

   В настоящее время применяются следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная форма, форма «Журнал-Главная», журнально-ордерная форма, автоматизированная форма учета.

   Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета применяется при основных видах учетных регистров: журналы-ордера, ведомости (карточки) и Главная книга.

   Хозяйственные операции записываются в журналах-ордерах и различного рода ведомостях, построенных по шахматному принципу. Шахматное построение регистров позволяет записывать операции по дебету и кредиту счетов за один рабочий прием с одновременным отражением в них последовательности совершения операций или же записи их в учетные регистры.

   Первоисточниками  для отражения операций в учетных  регистрах являются документы. При  этом на основе разовых первичных  документов, отражающих единичные хозяйственные  операции, осуществляются записи непосредственно  в журналы-ордера. Аналитический учет в таких случаях ведется либо в этих же журналах-ордерах (путем совмещения с синтетическим), либо в отдельных учетных регистрах.

   Хозяйственные операции записывают в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. Поэтому синтетическая запись в журналах является одновременно и хронологической записью. Необходимость ведения специальных хронологических регистров при данной форме учета отсутствует. Не составляют и мемориальные ордера, поскольку все показатели записывают в журналах в разрезе корреспондирующих счетов. Проверенные месячные итоги журналов-ордеров записывают в Главную книгу [11. c.72].

   Мемориально-ордерная форма учета. На основании ее данные первичных или накопительных документов составляют мемориальные ордера, которые записывают в регистрационный журнал, а затем в Главную книгу (регистр синтетического учета). Аналитический учет ведут в карточках, записи в которых делают на основании первичных или сводных документов. По данным синтетических и аналитических счетов по окончании месяца составляют оборотные ведомости, которые сверяют между собой.

   Мемориальный  ордер может составляться как  на основании одного документа, так  и на основании целой группы документов. Большое распространение получило составление мемориальных ордеров по итогам однородных документов за месяц, обобщенных в накопительных и группировочных ведомостях.

   Мемориальный  ордер — это документ бухгалтерского оформления, содержащий указание записать хозяйственную операцию на соответствующих счетах бухгалтерского учета. После составления мемориальных ордеров и их регистрации регистрационном журнале на их основании осуществляются запись в синтетические счета.

   Если  синтетические счета ведутся  в течение всего года на одни и  тех же листах, то они обычно объединяются в книгу, именуемую так же, как и при журнально-ордерной форме, — Главной книгой.

   Если  в синтетические счета записываются из мемориальных ордеров лишь обороты  за данный месяц, итоги которых затем  переносятся в оборотную ведомость  по синтетическим счетам, то учетный регистр, в котором объединяются синтетические счета, называется шахматной контрольной ведомостью.

   При обоих вариантах по данным записей  в синтетические счета составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам, а на основе последней — отчетный баланс.

   Аналитический учет при мемориально-ордерной форме  ведется параллельно синтетическому и независимо от последнего на основе документов, прилагаемых к мемориальным ордерам. Для аналитического учета  используются и карточки, и книги, и свободные листы, и раскладка первичных документов.

   Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, широким использованием стандартных форм аналитических  регистров, счетно-клавилных машин, копировального способа регистрации. Кроме того, эта форма учета позволяет разделять учетную работу между квалифицированными и менее квалифицированным работниками.

   Недостатками  мемориально-ордерной формы учета  являются:

   • трудоемкость учета, вызываемая прежде всею многократным дублированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);

   • отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета, нередкое отставание его от синтетического учета;

   • формы регистров аналитического учета зачастую не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа  хозяйственной деятельности и составления  отчетности.

   В связи с этим для составления  отчетности приходится производить выборку и группировку данных текущего учета. В настоящее время мемориально-ордерную форму учета применяют сравнительно небольшие предприятия и организации.

   Форма учета Журнал-Главная применяется наряду с мемориально-ордерной формой бухгалтерского учета. Сама форма этой книги показывает, что, несмотря на простоту и наглядность, Журнал-Главная неприменима в предприятиях, где используется более 20—25 синтетических счетов, так как на развороте листа Журнал-Главная технически трудно разместить большое количество колонок для дебета и кредита синтетических счетов. Отличает также при этой форме необходимость составления оборотной ведомости по синтетическим счетам по окончании месяца, так как месячный подсчет Журнала-Главной и является такой оборотной ведомостью.  
В остальном форма Журнал-Главная ничем не отличается от мемориально-ордерной формы. Поэтому было бы правильнее считать ее не самостоятельной формой бухгалтерского учета, а вариантом мемориально-ордерной формы. В настоящее время предприятия интенсивно оснащаются компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.) и на машинных носителях информации. Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.

   Автоматизированная  форма учета обеспечивает; механизацию автоматизацию учетного процесса; высокую точность учетных данных; оперативность данных учета; освобождение работников бухгалтерии от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности [11. c.75].  

   Таким образом, совокупность учетных регистров, используемых организацией для отражения хозяйственных операций, образует форму бухгалтерского учета. Существующие формы бухгалтерского учета отличаются именно набором учетных регистров и системой их взаимодействия. Объединяет формы бухгалтерского учета то, что все хозяйственные операции подтверждаются первичными учетными документами и отражаются в учетных регистрах методом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов.