Інвентаризація, метод бухгалтерського обліку

1.6 Організація  зберігання документів

Первинні документи, що пройшли  опрацювання, бухгалтерські звіти  і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву під відповідальність головного бухгалтера або назначеної ним особи. Організація правильного зберігання документів має велике значення. Документи, як відомо, служать підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку. З часом може виникнути необхідність перевірки правильності самого обліку, законності здійснення господарських операцій, надання необхідних документів податковим, фінансовим, ревізійним, судово-слідчим органам для обґрунтування доказів та ін. За даними документів видають відповідні довідки окремим особам.

Тому архів повинен бути організований так, щоб було забезпечено збереження документів і можливість швидкого їх знаходження.

Для цього первинні документи  звітного місяця, що відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються відповідною довідкою для архіву.

Касові документи, авансові звіти, виписки банку з усіма  доданими до них документами, інші грошові  документи, а також документи  по операціях з цінними паперами повинні бути підібрані в порядку зростаючих з початку року номерів і переплетеш. Окремо переплітаються бухгалтерські звіти.

На папках з документами (що називаються справами) вказується найменування підприємства або організації, порядковий номер (код) синтетичного рахунка, номери документів (з № _ до № _ включно), кількість документів та до якого звітного періоду вони належать (рік, місяць).

Документи зберігаються в  закритих шафах або спеціально відведеному приміщенні за встановленим порядком. Бланки суворого обліку повинні зберігатися в сейфах або металевих шафах, що забезпечують їх збереження. Всі прийняті на зберігання справи реєструються в архівній книзі, що полегшує знаходження документа у випадку необхідності.

Архіви розрізняють поточні і постійні. Поточний архів організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки облікові працівники вимушені часто звертатися до нього для одержання різних довідок. Для поточного архіву відводять спеціальні шафи, ключі від яких знаходяться в особи, відповідальної за зберігання архіву. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітності, а й справ інших підрозділів і служб підприємства.

Документи з поточного  архіву в постійний передаються після закінчення звітного року. Справи бухгалтерського обліку видаються з архіву тільки за дозволом головного бухгалтера. В окремих випадках за рішенням відповідних органів, прийнятим в межах їх повноважень, передбачених законодавством (судово-слідчих, ревізійних, податкових органів) і з дозволу керівника підприємства з бухгалтерського архіву можуть видаватися (вилучатися) окремі документи і навіть справи. У цьому випадку замість вилученого документа в папку вкладають його копію і реєстр вилучених документів з зазначенням підстави і дати вилучення, а в архівній книзі роблять відповідні помітки. Вилучення документів оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку посадовій особі, що відповідає за архів.

Якщо вилучаються справи з недооформленими документами (непронумерованими, непереплетеними), то за дозволом і  в присутності представників  органів, що проводять вилучення, посадові особи можуть дооформити ці справи (пронумерувати документи, зробити  опис, прошнурувати, завірити своїм  підписом і печаткою).

Органи, що вилучили документи, за письмовою заявою підприємства забезпечують можливість зробити виписку або копію відповідних документів для видачі необхідних довідок. При поверненні вилучених документів посадова особа приймає їх під розписку і разом з рішенням про повернення підшиває у ті ж справи, з яких документи були вилучені і в яких знаходиться постанова про вилучення, реєстр і копії таких документів.

У випадках пропажі або  знищення документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи. Для встановлення переліку відсутніх документів призначеною комісією за участю представників судово-слідчих органів, охорони і пожежного нагляду встановлюються причини пропажі документів. Результати роботи комісії оформляються актом, копія якого надсилається органу, в управлінні якого знаходиться підприємство, податковому і місцевому фінансовому органу в 10-денний строк.

 

Розділ ІІ. Інвентаризація, як метод бухгалтерського обліку

2.1 Інвентаризація, її значення та завдання

Наслідками непрофесійного відношення до дуже важливої складової  облікового процесу стало виявлення на підприємствах величезних браків товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, неврахованою і не контрольованою ніким дебіторсько-кредиторській заборгованості. Держава вводить податок на майно, а не має дійсних даних про реальну кількість цього майна. Одним словом, в європейське співтовариство ми рвемося в порваних сорочках, навіть не здогадуючись про те, що в коморах маємо су перовий одяг - не гірший, а іноді і кращий за той, який носить Європа!

Серед працівників підприємств є немало "фахівців", які із власної волі добирають до свого, часто мізерного заробітку енну суму, а власник (керівник) часто і не здогадується, що робиться за його спиною. Аудиторам при проведенні аудиторської перевірки часом боляче дивитися на такого горе-власника (керівника), який не знає своїх реальних залишків того або іншого товару, але видає себе за суперпідприємця на всі минулі, справжні і майбутні часи.

Цим розділом я спробую  довести, що про інвентаризацію повинні  піклуватися із власної волі, а не чекати, коли її примусить провести Держава! Наявність контролю за рухом цінностей само по собі є надійним гарантом ефективності будь-якого виробництва або торгового підприємства.

Інвентаризація - це перевірка  і документальне підтвердження наявності і стану, оцінка активів і зобов'язань (майно, вкладення підприємства до статутних фондів інших підприємств, розрахунки з дебіторами і кредиторами) підприємства.

Інвентаризація є одним  з елементів бухгалтерського  обліку і виступає як обов'язкове доповнення до поточної документації господарських операцій.

Проте деякі фахівці дотримуються думки, що інвентаризація є окремим  методом контролю за станом активів  і зобов'язань підприємства. Це можна пояснити тим, що інвентаризація виникла ще в IX столітті, декілька раніше "Трактату про рахунки і записи" Луки Пачоллі. Я ж вважаю, що доводити, що було першим, - вельми невдячна справа. І чи треба це робити? Але зі всього видно, що ще в ті далекі часи люди використовували інвентаризацію для встановлення фактичної наявності цінностей і порівняння даних інвентаризації з обліковими даними. І як би там не було, але тепер важко уявити існування бухгалтерського обліку без інвентаризації, як неможливо представити бухгалтерський облік без плану рахунків.

Тобто, однією з основних вимог, що ставляться до бухгалтерського  обліку, є достовірність його показників. Проте в процесі зберігання і відпуску товарно-матеріальних цінностей між фактичною наявністю і даними бухгалтерського обліку можуть виникнути розходження, які не піддаються повсякденному обліку, зокрема, в результаті пересортиці, несправності ваговимірних приладів, помилкових записів, втрати документів, зловживань матеріально відповідальних осіб та ін. У зв'язку з цим виникає об'єктивна необхідність у такому способі, який би забезпечив можливість взяти на облік можливі розходження між даними обліку і фактичною наявністю господарських засобів. Це досягається за допомогою інвентаризації.

Отже, інвентаризація є способом виявлення (з наступним обліком) господарських засобів і джерел їх формування, не оформлених поточною документацією, для забезпечення достовірності показників обліку і звітності підприємства.

Здійснюється інвентаризація шляхом перевірки в натурі наявності  майна (господарських засобів) підприємства (зважуванням, переліком, обміром тощо) і порівняння одержаних результатів з даними бухгалтерського обліку. Це дає змогу встановити розходження між даними обліку і фактичною наявністю засобів, тобто лишки або нестачі (якщо вони мали місце), які оформляють відповідними документами і відображають в обліку.

Періодичне проведення інвентаризації є не лише засобом уточнення показників обліку, а й засобом боротьби із зловживаннями матеріально відповідальних осіб, а також упорядкування складського господарства, оскільки при її проведенні одночасно перевіряють стан складських приміщень, правильність зберігання матеріальних цінностей, справність ваговимірних приладів.

Інвентаризація фінансових розрахунків допомагає уточненню  розрахункових відносин з дебіторами і кредиторами, зміцненню розрахунково-фінансової дисципліни.

Залежно від повноти охоплення  перевіркою засобів господарства розрізняють інвентаризацію повну і часткову.

Повна інвентаризація передбачає суцільну перевірку всього майна  підприємства і стану розрахункових відносин. Часткова інвентаризація - охоплює окремі види засобів (грошових коштів у касі, готової продукції на складах тощо). Повна інвентаризація проводиться, як правило, перед складанням річного звіту, а також у випадках, передбачених чинним законодавством (при зміні матеріально відповідальних осіб, приватизації державних підприємств тощо). Вона дає найбільш повну інформацію, проте не завжди доцільна, оскільки трудомістка і відволікає значну кількість працівників від основної роботи.

За характером інвентаризації-поділяють на планові і позапланові. Планова інвентаризація проводиться за завчасно складеним планом відповідно до розробленого графіка її проведення (наприклад, перед складанням річного звіту). Позапланова інвентаризація проводиться за розпорядженням керівника господарства (за вимогою перевіряючого органу, у випадках пожежі, стихійного лиха тощо). Найбільш ефективними є раптові часткові інвентаризації, оскільки вони підвищують відповідальність матеріально відповідальних осіб у своєчасному оприбуткуванні і списанні матеріальних цінностей, правильності їх зберігання, запобігають зловживанням.

Інвентаризація проводиться  в обов'язковому порядку:

1. При зміні власника  або реорганізації підприємства (установи);

2. При ліквідації підприємства (установи);

3. Перед складанням річної звітності;

4. При зміні керівника  підприємства (установи) або іншої матеріально відповідальної особи;

5. При зміні матеріально  відповідальних осіб ( на день прийома-передачі справ);

6. При встановленні фактів  розкрадання, пограбування або  зловживання, а також псування  цінностей;

7. Після пожежі або стихійних лих;

8. За рішенням контролюючих, судових і інших уповноважених на це органів.

На жаль ці вимоги часто  не виконуються, внаслідок чого після звільнення матеріально відповідальних осіб нерідко розкриваються значні суми недостач матеріальних і грошових засобів, позови на стягнення яких згодом до винних не пред'являються, і списуються ці суми в кінці року в більшості випадків на фінансові результати, що робити категорично заборонено.

Вибіркові інвентаризації і  контрольні перевірки протягом року дисциплінують працівників підприємства, дозволяють своєчасно розкрити порушення, зловживання і факти розкрадання, сприяють збереженню майна підприємства. Там, де матеріально відповідальні особи відчувають жорсткий контроль за своєю роботою з боку працівників бухгалтерської служби, вірогідність зловживання і фактів розкрадання майна зводиться до мінімуму. У справі забезпечення збереження матеріальних цінностей і грошових коштів важливе значення мають підбір, растановка і виховання працівників, що посідають посади, пов'язаних з матеріальною відповідальністю.

В цілях посилення відповідальності осіб за збереження увірених їм матеріальних цінностей і грошових коштів адміністрація  підприємства укладає письмові угоди про повну відповідальність з працівниками, що досягли 18-річного віку, посідають посади або що виконують роботи, безпосередньо пов'язані із зберіганням, обробкою, продажем (відпусткою), перевезенням або застосуванням в процесі виробництва, передані їм цінності.

2.2 Порядок проведення  й оформлення інвентаризації

Порядок і строки проведення інвентаризації на підприємствах і в організаціях всіх форм власності регламентуються Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та розрахунків, затвердженою наказом Мінфіну України від 11 серпня 1994р. №69.

Згідно даної Інструкції, відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник підприємства, який повинен створити необхідні умови для її проведення в стислі терміни, визначити об'єкти, кількість і терміни проведення інвентаризації, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим. До переліку умов, які повинен створити керівник для результативного проведення інвентаризації, можна віднести : обмеження на період інвентаризації кількості прибутково-видаткових операцій, що проводяться на об'єкті інвентаризації; надання в розпорядження комісії необхідної техніки і відповідних працівників для проведення підготовчих робіт (угрупування, сортування, переміщення, укладання, обмір, переважування та ін.).

2.2.1 Інвентаризаційна  комісія

Для проведення інвентаризаційної  роботи письмовим наказом керівника  на підприємстві створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія у складі керівника структурного підрозділу, головного бухгалтера (старшого бухгалтера на правах головного) або його заступника (якщо таких немає - іншого працівника бухгалтерії). До складу комісії доцільно було б включати фахівців, добре обізнаних зі складськими справами (технологіями зберігання ТМЦ), інженерне-технічних працівників, здатних дати оцінку технічного стану засобу (об'єкта основних фондів), економістів та рахівників, спеціалістів з маркетингу (які добре знають облікову справу і можуть скласти ринкову вартість будь-якого активу). Комісію очолює керівник підприємства або його заступник (наприклад головний інженер).

Під час створення інвентаризаційної комісії керівникові слід пам'ятати, що до завдань, які ставляться перед її членами, належить оцінка активів та зобов'язань підприємства, а це:

1) визначення ринкової  вартості будь-якого облікового об'єкта;

2) визначення технічного  стану основних засобів та  прийняття рішення про доцільність їх подальшого використання; визначення потреби в проведенні ремонтів технічних засобів та ефективності проведення незакінчених ремонтів;