Метод бухгалтерского учета и его элементы

По  назначению:

1. Распорядительные - документы, содержащие распоряжение  на выполнение определённой хозяйственной  операции. Основное назначение - передача указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.

Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчёт;

2. Оправдательные (исполнительные) - документы, которыми  оформляют уже произведённые  операции. Исполнители - кассиры,  заведующие складами, экспедиторы, как бы оправдывают свои действия этими документами.

Пример: приёмные акты, акты на приём-передачу основных средств,

 квитанции  о приёмке ценностей, отчёты материально-ответственных лиц;

3. Бухгалтерского  оформления - документы, которые  служат для бухгалтерского оформления записей с целью дальнейшего использования их в учётном процессе.

 Пример: группировочные ведомости, бухгалтерские  справки о допущенных 

 Ошибках;

4. Комбинированные  - документы, которые сочетают  признаки всех выше перечисленных групп. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении операций, оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения на счетах.

 Пример: Авансовый отчёт, расчётно-платёжная ведомость на оплату труда;

По  содержанию хозяйственных  операций:

1. Материальные - документы, служащие для оформления  операций по движению товарно-материальных  ценностей 

Пример: приходный ордер;

2. Денежные - документы, предназначенные для  оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия

Пример: платёжное поручение;

3. Расчётные - используются для оформления расчётных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам. Пример: счёт-фактура.

По  порядку составления:

1. Первичные  - хозяйственная операция отражается  впервые Пример: накладная, приходный ордер;

2. Сводные  - документы, которые составляются  на основе первичных документов. В них отражают данные нескольких  первичных документов. Пример: авансовый  отчёт, ведомость распределения общехозяйственных расходов.

По  способу отражения  операций:

1. Разовые  - документы, которые отражают  одну или несколько однородных  операций. После составления сразу  передаются в бухгалтерию и  используются для бухгалтерских  записей.

Пример: приходные (расходные) кассовые ордера, наряды;

2. Накопительные  - документы, используемые в определённый  период времени и постепенно  в них отражают однородные  повторяющиеся операции 

Пример: табель рабочего времени;

По  месту составления:

1. Внешние - документы, составляющиеся в других организациях и поступающие со стороны.

Пример: счёт-фактура;

2. Внутренние - документы составляются самой  организацией для оформления  внутренних, хозяйственных операций.

Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный кассовый ордер.

5. Документы,  которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации  и главным бухгалтером или  уполномоченными ими на то  лицами.

     Без подписи главного бухгалтера или  уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

     В случае разногласий между руководителем  организации и главным бухгалтером  по осуществлению отдельных хозяйственных  операций первичные учетные документы  по ним могут быть приняты к  исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

     Правильно оформленные документы принимает  бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей в регистрах аналитического и синтетического учёта по корреспондирующим счетам. Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учёте и другими нормативными документами. Проверка проводится по трём направлениям:

1. Устанавливается  законность хозяйственной операции;

2. В  соответствии с оформлением документов  установленным требованиям, проверяется  полнота и правильность заполнения  всех реквизитов, наличие подписей ответственных лиц, своевременность составления и предоставления в бухгалтерию;

3. Правильность  арифметических подсчётов.  

     Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются  для выяснения обстоятельств.

     Проверенные и принятые документы обрабатываются:

- группировка по однородным операциям;

- таксировка, т.е. денежное измерение;

- котировка, т.е. проставление корреспондирующих счетов.

     В установленные сроки документы  сдаются в архив. Установленный  порядок движения документов, начиная от составления или получения со стороны до сдачи в архив, называют документооборотом. При разработке документа указывается время его пребывания на каждой инстанции.

Классификация учётных регистров:

1. По  видам бухгалтерских записей регистры делят на:

- хронологические - данные первичных документов регистрируют в  порядке их поступления в бухгалтерию.

Пример: кассовые книги, регистрационные журналы;

- систематические - производится группировка хозяйственных операций по

 однородным признакам.

2. По  объёму и содержанию регистры  делятся на:

- регистры синтетического учёта - операции отражаются только в  денежном измерении в обобщённом виде.

Пример: Оборотная ведомость;

- регистры аналитического учёта - операции отражаются подробно, в

том числе  и в натуральном измерении.

- комбинированные регистры - объединяют и синтетический и  аналитический учёт.

Пример: журнал-ордер №6;

3. По  форме построения:

- односторонние - все записи на одной стороне листа;

- двухсторонние - по Дебету на одной стороне листа, по Кредиту на другой;

- шахматные - по стокам счёта по Дебету, по столбцам по Кредиту.

4. По  внешнему виду:

- бухгалтерские книги - скреплённые и сшитые в брошюру листы;

- карточки - таблицы на бланках из картона и т.п.;

- свободные листы - таблицы со специальным графлением для

 синтетического  и аналитического учёта. (Ведомости,  журналы ордера);

- машинные носители информации - машинограммы.

     В последнем случае организация обязана  изготовлять за свой счет копии таких  документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

     При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

     "Содержание  регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной.

     Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета  и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации"

       Обработанные документы систематизируются  по видам операций и подшиваются в папки в хронологическом порядке, затем производится нумерация документов. На обложке указывается количество документов. После этого папка поступает на хранение. Оно производится в архивах, которые бывают текущими и постоянными. В текущем хранятся папки с документами за текущий год, в постоянном за прошедшие годы. За сохранность архива отвечает руководитель предприятия и главный бухгалтер. По прошествии нескольких лет документы передаются в государственный архив, если они важны, другие уничтожаются. О выбытии документа делается отметка в архивной книге.

       Требования главного бухгалтера  по документальному оформлению  хозяйственных операций и представлению  в бухгалтерскую службу документов  и сведений обязательны для  всех работников организации. 

       Решением Госналогслужбы Российской Федерации от 27 июня 1996 года минимальный срок хранения целого ряда документов бухгалтерского учёта был увеличен до 5 лет. Федеральным законом "О бухгалтерском учёте" минимальный срок хранения первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и отчётности был установлен не менее 5 лет.

       При изъятии первичных учётных  документов налоговыми органами  необходимо наличие мотивирующего  постановления должностного лица. Изъятие документов в обязательном  порядке производится в присутствии понятых лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества изымаемых документов.

     При использовании автоматизации в  бухгалтерском учёте можно отказаться от ряда первичных документов в виде бумажных носителей. Но документы, касающиеся движения денежных средств, и документы, в которых нужна подпись, должны быть бумажными.

     Информация, которая находит отражение в  учетных документах, должна быть достоверной, качественной, эффективной, т.е. формироваться  с наименьшими затратами труда  и времени.

1.2. Инвентаризация

     В целях обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учёта и отчётности предприятия обязаны проводить  инвентаризацию имущества и обязательств.

     При инвентаризации предприятия (организации) руководствуются следующими нормативными документами:

- Закон "О бухгалтерском учёте" от 21.11.96 № 129-ФЗ;

- Положение "О ведении бухгалтерского учёта и отчётности" (1998г);

- Положением по бухгалтерскому учёту "Учётная политика предприятия" ПБУ 1/94, утверждённым приказом Министерства Финансов России от 28.07.94;

- Положением "О бухгалтерском учёте и отчётности в РФ, утверждённым приказом Министерства Финансов России от26.12.94;