Контроль как функция управления предприятием

     Для правильного руководства и контроля за деятельностью компании необходимо располагать полной, точной, объективной, своевременной и достаточно детальной  экономической информацией. Задачи, стоящие перед предприятием, могут быть легко выполнены при правильной организации деятельности бухгалтерии и при осуществлении внутреннего контроля на предприятии..

2.2 Внутренний контроль на предприятии

 

     Внутренний  контроль — это система мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций. Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую целесообразность для предприятия.[3,35]

     Целями  организации системы внутреннего  контроля на предприятии ООО «Арстон» являются:

1. осуществление упорядоченной и эффективной деятельности предприятия;
2. обеспечение соблюдения политики руководства каждым работником предприятия;
3. обеспечение сохранности имущества предприятия.

     Для достижения целей организации системы  внутреннего контроля необходимо решение отдельных задач:

1. определение фактического состояния деятельности коллектива;
2. оценка качества и своевременности исполнения распоряжений самих руководителей органов (подразделений) по их реализации, выполнения других функциональных обязанностей контролируемыми;
3. упреждение ошибок и просчетов в процессе осуществления служебной деятельности проверяемых (контролируемых) организаций (подразделений, сотрудников), выявление условий и причин их порождающих, разработка предложений по их предотвращению и устранению. Система контроля позволяет выделить и классифицировать просчеты, анализировать количественные и качественные характеристики ошибок, подбирать пути исправления и прежде всего пути устранения условий и причин, приводящих к нарушениям стройной системы исполнения принятых решений;
4. выявление резервов и новых возможностей в организации служебной деятельности. Всесторонний анализ информации, получаемой в ходе контроля, позволяет выделять узкие места, затраты времени, возможности минимизации и оптимизации проводимых мероприятий. В этом ключе можно рассматривать задачу выявления резервов и новых возможностей как основную в реализации содержания управления — с минимальными затратами к достижению максимального результата;
5. выявление позитивного опыта решения управленческих задач с учетом складывающейся обстановки, вскрытие потенциальных, неиспользованных резервов и возможностей их использования в целях обобщения и распространения такого опыта, совершенствования деятельности организации (подразделений, сотрудников). В данном случае следует рассматривать положительный и отрицательный опыт, который одинаково важен для организации эффективной работы органов, подготовки квалифицированных сотрудников, совершенствования всей системы управления. Известно, что опыт базируется в том числе и на ошибках и просчетах, а контроль призван предупреждать их появление;
6. оказание в ходе контроля и по его результатам конкретной практической помощи контролируемым органам (подразделениям, сотрудникам) в совершенствовании их служебной деятельности и повышении ее эффективности;
7. оценка по итогам проверки (контроля) результатов работы контролируемых органов (подразделений, сотрудников), соответствия занимаемым должностям определенных должностных лиц, разработка (при необходимости) предложений по более эффективному использованию сотрудников проверяемого органа (подразделения) или отстранению их от занимаемой должности.

     Как видно из содержания поставленных задач, создание системы внутреннего контроля торговых предприятий — это достаточно сложный процесс, а сама система внутреннего контроля — это очень сложный и тонкий организм, неотъемлемыми частями которого являются абсолютно все подразделения предприятия, все сферы его деятельности и деятельность каждого работника-предприятия. Система внутреннего контроля — это своеобразная организация внутри предприятия.

     Степень сложности внутреннего контроля должна соответствовать организационной структуре предприятия, численности персонала, разветвленности сети филиалов и подразделений, степени централизации бухгалтерского учета и другим характеристикам предприятия в целом.

     Объектами внутреннего контроля торгового  предприятия ООО «Арстон» являются циклы деятельности организации — циклы снабжения, производства и реализации.

     Важнейшей функцией внутреннего контроля является обеспечение соблюдения работниками предприятия своих должностных обязанностей.

     На  предприятии ООО «Арстон» контроль осуществляют работники или участники, т.е. владельцы организации при исполнении возложенных на них обязанностей либо только на основании соответствующих прав. Поэтому всех субъектов управленческого контроля целесообразно распределить по следующим уровням с точки зрения их значимости в контроле:

1. субъекты контроля 1-го уровня - это участники, т.е. собственники, организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно, т.е. с помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов;
2. субъекты контроля 2-го уровня - в их обязанности непосредственно не входит контроль, но в силу необходимости они выполняют и контрольные функции (например, рабочий, осуществляющий контроль за качеством работы оборудования);
3. субъекты контроля 3-го уровня - они выполняют контрольные функции для реализации тех обязанностей, которые за ними закреплены непосредственно (например, работники планово-экономического отдела, отдела кадров);
4. субъекты контроля 4-го уровня - в их обязанности входят как контрольные, так и другие функции (административно-управленческий персонал, персонал, обслуживающий компьютерные системы, сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности);
5. субъекты контроля 5-го уровня - в их функциональные обязанности входит только осуществление контроля (сотрудники отдела внутреннего аудита, члены ревизионной комиссии или ревизоры, сотрудники отдела технического контроля и т.п.).

     Отдел технического контроля ООО «Арстон» является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно директору.

     Задачи  отдела технического контроля: предотвращение поставки предприятием продукции, не соответствующей требованиям стандартов и технических условий, утвержденным образцам (эталонам), проектно-конструкторской и технологической документации, условиям поставки и договорам, или некомплектной продукции, а также укрепление производственной дисциплины и повышение ответственности всех звеньев производства за качество выпускаемой продукции.

     Основные  функции отдела технического контроля:

     1. Контроль за качеством и комплектностью  изготавливаемых предприятием изделий, работы:

     1.1 Контроль за соответствие продукции  стандартам, техническим условиям, нормалям, эталонам и чертежам.

     1.2 Оформление документации на принятую  и забракованную продукцию.

     2. Анализ и технический учет  брака и дефектов продукции  предприятия, работы:

     2.1 Разработка и контроль за проведением  мероприятий, направленных на предупреждение возникновения брака и устранение дефектов.

     2.2 Выявление лиц, виновных в выпуске  бракованной продукции.

     3. Организация получения от потребителей  и систематизация информации о надежности изделий.

     4. Контроль за доставкой продукции  потребителям.

     5. Контроль за своевременной подготовкой и проведением мероприятий, связанных с введением новых стандартов, технических условий и нормалей.

     6. Контроль за наличием товарного знака (торговой марки) предприятия на готовых изделиях.

     7.Систематический контроль за состоянием контрольно-измерительных средств на предприятии, а также за своевременным представлением их госприемке.

     8. Инспекторский контроль за соблюдением условий хранения на складах, предприятия комплектующих изделий, сырья, материалов и готовой продукции.

     9. Осуществление учета показателей качества выпускаемой продукции по всем подразделениям производства, работающим по системе бездефектного изготовления продукции и сдачи ее ОТК и заказчику с первого предъявления.

     10. Организация и внедрение прогрессивных методов контроля и оценки качества продукции.

     11. Участие в работах по подготовке продукции к аттестации, проведения аттестации, осуществление контроля за соблюдением условий аттестации.

     12. Участие в подготовке договоров на поставку предприятию предназначенных для основного производства сырья, материалов и комплектующих в части согласования условий приемки их по качеству.

     13. Разработка предложений о повышении требований к качеству изготовляемой и потребляемой продукции, о совершенствовании нормативно- технической документации, устанавливающей эти требования. 

     Ответственность отдела технического контроля:

     1. Всю полноту ответственности  за качество и своевременность  возложенных на отдел задач и функций несет начальник отдела.

     2. Степень ответственности других  работников устанавливается их  должностными инструкциями.  
 

     2.3 Взаимодействие внешнего и внутреннего контроля

     Внешний и внутренний виды контроля объединяются общей целью. Так, данные внутреннего контроля помогают руководству предприятия и иному управленческому персоналу получать оперативную информацию об отклонениях от нормальных условий совершения хозяйственной деятельности, а данные внешнего контроля обеспечивают руководство информацией как о допущенных в течение отчетного периода ошибках и нарушениях, так и о недостатках организации самого внутреннего контроля_.

     Внешний и внутренний контроль являют собой взаимозависимые и взаимообусловленные компоненты единой системы контроля. Но наряду с этим между внешним и внутренним контролем имеются существенные различия по ниже перечисленным аспектам:

     1. Обязательность контроля

     Внутренний  контроль обязателен для каждого предприятия, независимо от его организационно-правовой формы, формы собственности, величины и отраслевой принадлежности.

     2. Пользователи информации

     Потребителями информации, являющейся результатом  независимого внешнего контроля, являются внешние пользователи. Информация, являющаяся результатом осуществления внутреннего контроля, готовится для внутренних пользователей, в частности, — для руководителей и менеджеров организации,

     3. Свобода выбора

     Независимый внешний аудит основан на общепринятых нормах — стандартах (правилах) аудиторской деятельности, которые регулируют основные принципы, цели, правила поведения, порядок исследования и сбора аудиторских доказательств, оформления результатов, взаимодействия с третьими лицами и руководством проверяемой организации. Таким образом, внешний контроль до определенной степени централизован и регламентирован. Внутренний контроль организуется исходя из целей и задач управления предприятием.

     4. Объекты изучения

     Объектами внешнего аудита являются структурные подразделения, финансовая деятельность предприятия, бухгалтерская отчетность. При осуществлении внутреннего контроля объектами организации контроля и, соответственно, объектами проверки являются циклы деятельности предприятия:

     - снабжения — совокупность хозяйственных операций, предполагающих осуществление закупок товарно-материальных ценностей и платежей по ним, а также проведение соответствующих мероприятий и процедур контроля, действие которых распространяется на такие хозяйственные операции, как направление заказа на закупку, получение товарно-материальных ценностей, оплата заказанных и полученных материальных ценностей;

     - производства — совокупность хозяйственных операций, предполагающих производство продукции, выполнение работ, оказание услуг, а также наличие соответствующих мероприятий и процедур контроля, результаты которых распространяются на такие хозяйственные операции, как поддержание уровня запасов, передача товарно-материальных ценностей в производство, начисление и выплата заработной платы и др.;

     - реализации (сбыта) или получения дохода совокупность хозяйственных операций, предполагающих получение предприятием доходов, а также наличие соответствующих мероприятий и процедур контроля, результаты которых распространяются на такие хозяйственные операции, как получение заказов на продажу продукции предприятия, отгрузка продукции и получение выручки.

     5. Интеграция объектов изучения

     При внешнем аудите хозяйственная деятельность предприятия воспринимается как единое целое. При осуществлении внутреннего контроля основное внимание уделяется центрам ответственности структурным подразделениям, возглавляемым руководителями, которые несут ответственность за результаты их работы. К центру ответственности на предприятии торговли ООО «Арстон» относятся секции.