Контроль и ревизия товарно-материальных ценностей на складе

Доверенность  № М-2 или № М-2а - применятся для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного лица организации по получению материальных ценностей от поставщика. Доверенность составляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. Срок действия доверенностей, как правило, не должен превышать 15 дней; в исключительных случаях она может выдаваться на календарный месяц.

Приходные ордера № M-4 используются для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер выписывается на фактически принятое количество ценностей. Бланки приходных ордеров вручаются материально ответственным лицам в заранее пронумерованном виде.

Акт о  приемке материалов № М-7 применяется для оформления приемки материальных ценностей в тех случаях, когда имеются количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке запасов, поступивших без документов (при неотфактурованных поставках). Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику; он составляется в двух экземплярах членами приемочной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации. Утверждается акт руководителем организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, другой - в отдел снабжения или бухгалтерию для направления претензионного письма поставщику.

Каждая  операция отпуска, так же, как и  приемка, оформляется первичным  документом, а количество отпускаемых материалов измеряется, взвешивается, подсчитывается. Отпуск со склада осуществляется только лицами, специально на то уполномоченными, списки и образцы подписей которых заранее сообщаются на склады. Отпуск материалов, потребляемых в течение месяца, регулярно оформляется лимитно-заборными картами № М-8. Само название документа свидетельствует о том, что отпуск по нему допускается в пределах лимита, который устанавливается, исходя из производственной программы изготовления данного вида изделия (детали, полуфабриката) и действующей технической нормы расхода материала на единицу изделия. Лимитно-заборные карты составляются в плановом отделе или в специальной группе отдела материально-технического снабжения в двух экземплярах сроком на один месяц, а при небольших объемах - на квартал. Один экземпляр лимитно-заборной карты передается до начала отчетного периода цеху-потребителю, другой - складу.

Требование-накладная № М-11 применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации, их отпуска филиалам, расположенным за его пределами, и при продаже запасов.

Отпуск  материалов на сторону оформляется накладной № М-15, она используется для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям на основании договоров и других документов. Накладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передается на склад в качестве основания для отпуска материалов, второй — получателю.

Для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру используется карточка учета материалов № М-17. Карточки являются документом строгой отчетности и выдаются кладовщику под расписку. Материально ответственное лицо (кладовщик, заведующий складом) ежедневно производит записи в карточках на основе первичных приходно-расходных документов в день совершения операции в натуральном выражении и выводит остатки. Остатки на 1-ое число каждого месяца переносятся из карточек в сальдовую книгу или ведомость, таксируются по учетной цене и подсчитываются по укрупненным группам материалов, складам и балансовым счетам.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений № М-35 применяется для учета материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств, пригодных для использования при производстве работ в самой организации. На стоимость таких ценностей уменьшается убыток от ликвидации соответствующих объектов.

При централизованной доставке материальных ценностей автотранспортом со склада поставщика груз оформляется товарно-транспортной накладной ф. № ТОРГ-12. Накладная выписывается в четырех экземплярах, которые предоставляются: покупателю, как основание для оприходования материалов; в банк для расчета с автобазой; поставщику для списания материалов; транспортной организации для учета работы автомашин и расчетов по заработной плате. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Организация контрольно-ревизионной  работы.

2.1. Понятие, цель и задачи ревизии. 

     В соответствии с Инструкцией о  порядке проведения ревизии и  проверки контрольно-ревизионными органами Министерства финансов Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства финансов РФ № 42н от 14 апреля 2000 г., ревизия – это система обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера и иных должностных лиц.

Цель  ревизии – осуществление контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении  организацией хозяйственных и финансовых операций, их обоснованностью, наличием и движением имущества и обязательствами, использованием материальных и трудовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

Основными задачами ревизии являются:

• проверка сохранности имущества и эффективности его использования в хозяйственной деятельности организации;
• выявление злоупотреблений, условий их возникновения и разработка мероприятий по предупреждению злоупотреблений;
• проверка исполнительской дисциплины и оценка эффективности деятельности управленческого персонала организации;
• исследование системы внутреннего контроля, выявление ее узких мест и повышение эффективности ее функционирования.

Источниками информации при выполнении указанных  задач служат первичные документы бухгалтерского учета, учетные регистры и формы бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также внеучетная информация (акты предыдущих ревизий и налоговых проверок, деловая переписка, объяснительные записки должностных лиц и т.д.).

Ревизия деятельности предприятий и организаций  может проводиться в соответствии с действующим законодательством не реже одного раза в год на основании утвержденного плана графика подразделения КРУ Минфина РФ. Помимо плановой может проводиться и внеплановые ревизии при наличии сигналов о злоупотреблениях и экономических нарушениях, по заданию правоохранительных органов, по инициативе и при смене руководства организации и т.д.

На основании  однородных признаков ревизию можно  классифицировать следующим образом:

• по отношению к плану,
• по глубине проведения,
• по ширине охвата,
• по полноте проверки хозяйственных операций,
• по очередности исследования одних и тех же документов.

По  отношению к плану ревизии различают:

• плановые
• неплановые

Проведение плановых ревизий предусматривается в годовых и квартальных планах работы контрольно-ревизионных органов. Неплановые ревизии проводятся при неудовлетворительном состоянии производственной и финансово- хозяйственной деятельности, наличии данных о халатности, бесхозяйственности и злоупотреблениях, а так же по требованию следственных и других органов.

По  глубине проведения ревизии можно разделить на

• сквозные
• несквозные

Сквозные  ревизии проводятся при осуществлении  контроля за деятельностью отдельных отраслей народного хозяйства, управлений, трестов и им подчиненных хозяйственных организаций. Они проводятся одновременно в вышестоящих хозяйственных организациях и на предприятиях по одинаковым или взаимосвязанным программам. Несквозные ревизии проводятся только на одном предприятии (организации) или на нескольких предприятиях системы одновременно, но по различным и невзаимосвязанным программам.

По  ширине охвата ревизии необходимо классифицировать на

• комплексные,
• некомплексные
• тематические.

По  полноте проверки хозяйственных операций ревизии различают:

• сплошные,
• выборочные
• комбинированные.

Во время  проведения сплошных ревизий исследованию подвергаются все хозяйственные операции ревизуемого участка и за весь ревизуемый период. Сплошным путем проводится ревизия по заданию следственных органов. При выборочных ревизиях сплошное исследование проводится за определенные промежутки времени либо лишь часть документов ревизуемого участка проверяется за весь период. Комбинированные ревизии сочетают выборочное сплошное исследование. Во время их проведения одни участки проверяются выборочно, а другие – сплошным путем. Сплошным путем, как правило, проверяются кассовые и банковские операции. На практике чаще всего встречается именно такой вид ревизий.

По  очередности исследования одних и тех  же вопросов ревизии различают :

• первичные
• дополнительные
• повторные.

Первичными  являются такие ревизии, которые проводятся по определенной программе впервые. Дополнительными являются ревизии, которые назначаются в тех случаях, если первичными ревизиями проведено исследование в меньшем объеме, чем это предусмотрено программой либо заданием. Повторные ревизии назначаются в тех случаях, если результаты первичных и дополнительных ревизий признаются недоброкачественными

Таким образом, ревизия обеспечивает непрерывность  хозяйственного контроля путем проверки производственной и финансово-хозяйственной деятельности ревизуемого предприятия за период от окончания предыдущей ревизии. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2. Правила и методы проведения ревизии. 

К основным правилам проведения ревизии относятся:

• внезапность,
• активность,
• непрерывность,
• обоснованность,
• гласность.

Внезапность. Ревизор должен применять неожиданные для контролируемых лиц средства и способы проверки их действий. Важнейшим условием достижения внезапности ревизии является неразглашение этапов ее подготовки и начала.

Активность. Ревизор должен проявлять инициативу в поиске приемов и средств проверки, высокую оперативность в работе, соблюдать сроки проверки, так как медлительность в ревизии может позволить скрыть нарушения, например, оформить недостающие документы, завезти и вывезти ценности, оприходовать неучтенные ценности. Однако ревизору не нужно проявлять опрометчивость и делать поспешные выводы.

Непрерывность. Начатые ревизионные действия должны вестись активно и непрерывно до полного объяснения обнаруженных фактов, возмещения выявленного ущерба, привлечения виновных к ответственности, т.е. до выполнения намеченных в программе ревизии заданий.

Обоснованность. Вскрытые факты и выводы ревизии должны быть документально обоснованы, что предполагает дополнительную проверку любого факта, приводимого заинтересованными лицами в свое оправдание. Ревизору нельзя игнорировать просьбы заинтересованных лиц о выполнении каких-либо ревизионных действий, в результате которых могут быть установлены важные обстоятельства, например, данные, оправдывающие заинтересованных лиц.

Необъективность ревизии приводит к тому, что отдельные  нарушения так и

остаются  до конца не выясненными. Несоблюдение правила обоснованности является причиной повторных и и дополнительных ревизий, бухгалтерских экспертиз, возврата материалов ревизии следственными органами.

Гласность. Ревизоры с момента начала ревизии оповещают работников организации о ее начале, объявляют о месте и времени приема лиц, желающих переговорить по вопросам, относящимся к ревизии. Первоначально результаты ревизии обсуждаются с руководством обревизованной организации, затем о них информируют непосредственного заказчика данной работы (собственника, руководство вышестоящей организации). Правило гласности ревизии способствует устранению любой ошибки, допущенной ревизующими, и ориентирует их на объективную оценку материалов.