Экономическая сущность, понятие и назначение материальных запасов

     Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется  оформлять отпуск материалов непосредственно  в карточках учета материалов (форма N М-17). В этом случае расходные  документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре, и не имеющих  значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать  и в самой карточке. Представитель  структурного подразделения при  получении материалов расписывается  непосредственно в карточках  учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

     По  лимитно-заборной карте ведется  также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

     Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних  видов материалов другими допускается  только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это  уполномоченных.

     Изменение лимита производится теми же лицами, которым  предоставлено право его установления.

     Отпуск  материальных ценностей производится с тех складов, которые обозначены в лимитно-заборной карте. Кладовщик  отмечает в лимитно-заборной карте  дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. Сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию производится после использования лимита.

     Бланк лимитно-заборной карты с частично заполненными реквизитами может  быть оформлен с помощью средств  вычислительной техники.

     Требование-накладная (форма N М-11). Применяется для учета  движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально  ответственными лицами.

     Накладную в двух экземплярах составляет материально  ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования  ценностей.

     Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных  материалов, если они ранее были получены по требованию, а также  сдача отходов и брака.

     Накладную подписывают материально ответственные  лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для  учета движения материалов.

     Накладная на отпуск материалов на сторону (форма N М-15). Применяется для учета отпуска  материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным  за пределами ее территории, или  сторонним организациям, на основании  договоров и других документов.

     Накладную выписывает работник структурного подразделения  в двух экземплярах на основании  договоров (контрактов), нарядов и  других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной  в установленном порядке.

     Первый  экземпляр передают складу как основание  для отпуска материалов, второй - получателю материалов[34, с. 28].

     Карточка  учета материалов (форма N М-17). Применяется  для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется  материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании  первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

     Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже  зданий и сооружений (форма N М-35). Форма  применяется для оформления оприходования  материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ.

     Акт составляется в трех экземплярах  комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика, подписывается  представителями заказчика и  подрядчика.

     Первый  и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий - у подрядчика. Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр  акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику.

     Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов в карточках учета  материалов (форма N М-17). Лимитно-заборная карта выписывается в таком случае в одном экземпляре, и на ее основании  проводится операция отпуска материалов. Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов - в  карточке учета материалов.

     Требование-накладная (форма N М-11) применяется в тех  случаях, когда материальные ценности перемещаются между структурными подразделениями  организации или между материально-ответственными лицами.

     Накладная составляется материально-ответственным  лицом того структурного подразделения, которое сдает материальные ценности. Один из двух составленных экземпляров  накладной служит основанием сдающему складу для списания ценностей, на основании  второго экземпляра принимающий  склад принимает эти ценности к учету. Накладная подписывается  материально-ответственными лицами и  сдающего, и принимающего подразделения  и сдается в бухгалтерию для  учета движения материалов.

     Этими же накладными оформляется сдача  на склад полученных по требованию и неизрасходованных материалов, а также сдача отходов и  брака[31, с. 36].

     Способы и приемы учета материально-производственных запасов (МПЗ) определяются в учетной  политике организации. Хозяйственные  операции по движению МПЗ отражаются в учетных и налоговых регистрах, а также на счетах бухгалтерского учета, перечень которых определен  Планом счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным Приказом Минфина  России от 31.10.2000 N 94н (в ред. Приказа  Минфина России от 07.05.2003 N 38н).

     Согласно  требованиям ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.1998 N 60н, организация  определяет рабочий план счетов бухгалтерского учета, который должен содержать  синтетические и аналитические  счета, необходимые для отражения  операций по движению МПЗ.

     Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы  в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и собственного производства.

     Экспедитор  организации принимает на станции  прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении  им признаков, вызывающих сомнение в  сохранности груза, он может потребовать  от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи  мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для  предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

     Для получения материалов со склада иногородних  поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых  указывают перечень материалов, подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

     Принятые  грузы экспедитор доставляет на склад  предприятия и сдает заведующему  складом, который проверяет соответствие количества и качества материала  данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

     При отсутствии расхождений между данными  поставщика и фактическими данными  разрешается осуществлять оприходование  материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе  поставщика проставляют штамп, в  оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается[31, с.21].

     В тех случаях, когда количество и  качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке  материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику.

     Если  перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную.

     Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства и др. оформляют  одно - или многострочными требованиями - накладными, которые выписывают цехи - сдатчики в двух экземплярах. Материалы, полученные от разборки и демонтажа  зданий и сооружений, приходуются  на основании акта об оприходовании  материальных ценностей, полученных при  разборке и демонтаже зданий и  сооружений.

     Подотчетные лица приобретают материалы в  организациях торговли, у других организаций  и кооперативов, на колхозном рынке  или у населения за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость  приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом.

     Материалы отпускают со склада организации  на производственное потребление, хозяйственные  нужды, на сторону, для переработки  и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов. Порядок  документального оформления отпуска материалов зависит, прежде всего, от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

     Расход  материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами. Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху - получателю, другой - складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха - получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе. Лимитно-заборная карта может выписываться в одном экземпляре. В этом случае получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карте складского учета, а в лимитно-заборной карте расписывается лицо, ответственное за отпуск материалов со склада[42,с.17].

     Отпуск  материалов со складов производят в  пределах установленного лимита. Сверхлимитный  отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования - накладной  на замену (дополнительный отпуск материалов). Если материалы со склада отпускаются  нечасто, то их отпуск оформляют одно - или многострочными требованиями - накладными на отпуск материалов, которые  выписываются цехом - получателем в  двух экземплярах: первый, с распиской  кладовщика, остается в цехе; второй, с распиской получателя, - у кладовщика[43, с. 45].

     Для учета движения материалов внутри предприятия  применяют одно - или многострочные  требования - накладные, которые составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.

     Отпуск  материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют  накладными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов.

     При перевозке материалов автотранспортом  вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

     Списание  материалов вследствие их непригодности  оформляют актом на списание материалов, который составляется специально созданной  комиссией с участием материально  ответственного лица.

     Вместо  первичных документов по расходу  материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью  представители цехов - получателей  расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательными  документами.

     На  фактически израсходованные материалы  подразделение - получатель материалов составляет акт расхода, в котором  указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому  наименованию, шифр заказа, на выполнение которого израсходованы материалы, нормативный и фактический расход материалов с указанием выявленных отклонений и их причин. В необходимых  случаях в акте указывают количество изготовленной продукции либо объем  выполненных работ. Кроме того, подразделения  организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценностей и передают их в бухгалтерию[31, с.49-54].