Инвентаризация товаров и тары

   Председатель  инвентаризационной комиссии или по его поручению члены комиссии (председатель подкомиссии) в присутствии материально ответственных лиц (бригадира) проверяет правильность составления товарного ярлыка (партионной или кипной карты), после чего в нем проставляют регистрационный (порядковый) номер. Ярлык (партионные или кипные карты) подписывают работник, подобравший товар, председатель инвентаризационной комиссии (подкомиссии) и материально ответственное лицо, регистрируют в контрольной ведомости и направляют его бухгалтеру ПЭВМ для включения (записи) проверенного товара в инвентаризационную опись.

    3. Оформление инвентаризационных материалов

   Проверенное фактическое наличие товарно-материальных запасов заносят в инвентаризационную опись, которую заполняют в трех, а при смене материально ответственных лиц - в пяти экземплярах. По одному экземпляру описи заполняют материально ответственные лица, а остальные под копирку - председатель или один из членов комиссии. Форма инвентаризационной описи приведена ниже.

   Инвентаризационные  описи следует заполнять чернилами, шариковой ручкой или химическим карандашом, четко и ясно. Никаких  помарок, подчисток и перечеркиваний не допускается. Исправление допущенных ошибок должно производиться во всех экземплярах описей путем зачеркивания тонкой чертой неправильных записей и внесения сверху необходимых исправлений. Сделанные исправления в описи должны быть оговорены и подтверждены подписями всех членов инвентаризационной комиссии.

   В инвентаризационных описях указывают  порядковый номер записи и по каждому  виду ценностей - наименование товара, номенклатурный или порядковый номер  по прейскуранту номера артикулов, сорта и другие отличительные признаки товара, предусмотренные прейскурантами, количество мест, единица измерения, количество товара счетом, весом (брутто и нетто), цену за единицу и сумму, а также другие необходимые данные.

   По  мере завершения заполнения каждой страницы описи проводится взаимная сверка всех ее экземпляров. В случае выявления расхождения вновь проверяют те товары, по которым получилось расхождение, и вносят исправления. Категорически запрещается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц без фактического пересчета, перевешивания, перевешивания и обмеров. В описях не допускается пропуски незаполненных строк. В последних листах описей пустые строки прочеркиваются.

   После взаимной сверки всех экземпляров описи, которые велись членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами, на каждой ее странице подсчитывают итоги по количеству и сумме и указывают прописью, какими порядковыми номерами начата и окончена страница описи, число порядковых номеров товарно-материальных запасов и общий итог количества в натуральных показателях всех ценностей, записанных на данной странице, независимо в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) они учитывались.

   По  завершении инвентаризации полностью в конце описи указанные данные следует привести отдельно по последней странице и в целом по всей инвентаризационной описи.

   Каждую  страницу всех экземпляров инвентаризационной описи и опись в целом подписывают  материально ответственные лица, при бригадной материальной ответственности бригадир и все участвующие в инвентаризации члены оршады и нес члены инвентаризационной комиссии. Такой порядок оформления инвентаризационных описей предотвращает ошибки, исключает возможность внесения в последующем в описи каких-либо дополнений и изменений (приписок).

   Оформление  инвентаризационных описей завершается  заполнением материально ответственными лицами расписки следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи с №__ по №__ комиссией проверены в натуре в моем (нашем) присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею (не имеем). Цепкости, перечисленные в описи, находятся на моем (на нашем) ответственном хранении».

   При смене материально ответственного лица расписываются в описях оба работника: лицо, принявшее ценности - в их получении, а лицо, передавшее товары - в их сдаче.

   Обнаруженные  при инвентаризации товары устаревших фасонов и моделей и частично потерявшие свое первоначальное качество, малоходовые и залежавшие товары не включаются в основную инвентаризационную опись, а заносятся в отдельную опись. К этой описи прилагается письменное объяснение руководителя предприятия о причинах наличия таких товаров, и вносится предложение об их использовании и сроках реализации.

   Товары, проданные и оплаченные покупателями, списанные в расход по товарному  отчету, но не вывезенные покупателями (не отправленные) до начала инвентаризации, также подлежат инвентаризации, и  записываются в отдельную опись под названием «Товары, проданные до инвентаризации, но не вывезенные покупателями». В этой описи, помимо необходимых данных о товарах, указываются также наименование покупателем, даты и номера товарных документом и выписанного счета.

   Товары, подготовленные к отправке, согласно выписанным нарядам, но не оплаченные и не вывезенные покупателями до инвентаризации, включаются в основную инвентаризационную опись как собственные (непроданные) товары. При этом упакованные товары (за исключением товаров в фабричной упаковке) должны быть распакованы и занесены в опись в натуре, а не по сопроводительным документам. Одновременно за подписью председателя инвентаризационной комиссии на всех экземплярах нарядов и других документов на отправку товаров делается отметка о том, что эти товары включены в инвентаризационную опись.

   Товары, принадлежащие другим организациям (предприятиям) и находящиеся на ответственном хранении, инвентаризируются, вместе с собственными и записываются в отдельную опись, в которой  делается ссылка на соответствующие документы, подтверждающие принятие товаров на ответственное хранение. Материально ответственные лица обязаны до инвентаризации заполнить на них отдельный товарный отчет и предъявить инвентаризационной комиссии.

   Товары, поступившие в предприятия в период проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии инвентаризационной комиссии и записываются в сдельную опись соответствующей формы под названием: «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается: когда, от кого поступили ценности, дата и номер сопроводительного документа, наименование ценностей, количество, цена, сумма. Одновременно на приходном документе (счете-фактуре, товарно-транспортной накладной и т.п.) подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка: «После инвентаризации», со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти документы.

   Приходные документы на поступившие товары в период проведения инвентаризации приходуются и включаются в первый товарный отчет, составленный после инвентаризации.

   При длительном проведении инвентаризации на крупных торговых предприятиях, в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера предприятия  могут отпускаться товары материально ответственными лицами в процессе инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии. Отпущенные товары заносятся в отдельную инвентаризационную опись под названием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Данная опись оформляется аналогично описи на поступившие товары в период проведения инвентаризации. В расходных документах (счете-фактуре, товарно-транспортной накладной и т.п.) за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается соответствующая отметка.

   Инвентаризация  товарно-материальных запасов, находящихся  в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся  на складах других организаций, заключается  в тщательной проверке обоснованности числящихся на соответствующих счетах сумм.

   При длительной задержке оплаты покупателями или заказчиками отгруженных  им товаров, выполненных работ или  оказанных услуг выясняют причины  этой задержки, которые фиксируются  и протоколе инвентаризационной комиссии.

   При установлении фактов неоприходования поступивших товаров должны быть затребованы объяснения лиц, получивших их. В случае злоупотребления материалы передают судебно-следственным органам.

   В описях на товары, отгруженные и  не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводят наименование покупателя, наименование товаров, дату отгрузки, дату выписки, номер и сумма счета-фактуры.

   Товарно-материальные запасы, находящиеся на складах других организаций и одногородних поставщиков, заносят в инвентаризационные описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти товары указывают их наименование, количество, сорт, фактическую стоимость (по данным учета), дату принятия груза на хранение, место хранения, номера и дату документов. При получении от предприятий, на ответственном хранении которых находятся эти товары, копии инвентаризационных описей комиссия сопоставляет фактическое наличие товаров (по данным копий инвентаризационных описей) с количеством, установленным по документам.

   В описях на товарно-материальные запасы, находящиеся в переработке на других предприятиях, указывают наименование данного предприятия и ценностей, количество, фактическую стоимость  по данным учета, дату передачи ценностей  в переработку, номер и.чату документов.

   Таким образом, инвентаризационные описи  являются основными документами, фиксирующими фактическое наличие и состояние  товарно-материальных запасов торговых организаций (предприятий) по их местонахождению  на определенную дату.

   В процессе проведения инвентаризации товарно-материальных запасов проверяются также состояние складского хозяйства и торговых помещений, обеспечивающих сохранность ценностей по количеству и качеству, приспособленность помещений для совершения хозяйственных операций по приемке, хранению и реализации товаров, организация охраны складов и торговых помещений (исправность сигнализации, запоров, решеток и т.п.). обеспеченность средствами пожаротушения и т.п., о чем в необходимых случаях составляется особый акт за подписями всех членов инвентаризационной комиссии.

   Все надлежаще оформленные, пронумерованные  и проверенные инвентаризационные описи считаются подлинными, и  они передаются председателем инвентаризационной комиссии в следующем порядке:

   * первый экземпляр описи, заполненный членом комиссии и экземпляр, заполненный материально ответственным лицом в бухгалтерию торговой организации, где ведется учет товарно-материальных запасов;

   * второй экземпляр описи, заполненный  членом комиссии, передастся материально  ответственному лицу под расписку на первом экземпляре.

   При смене материально ответственных  лиц первый экземпляр описи, заполненный  членом комиссии и оба экземпляра описей, заполненных материально  ответственными лицами (сдающим и  принимающим ценности) - в бухгалтерию  торговой организации, второй экземпляр описи, заполненный членом комиссии - материально-ответственному лицу, принимающему ценности, а третий экземпляр - материально ответственному лицу, сдающему ценности.

   Материально ответственным лицам экземпляр  описи передастся немедленно после оформления описей подписями членов комиссии под расписку на первом экземпляре, передаваемом в 6yxгалтерию.

   Если  материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации (не позднее следующего дня по ее окончании) ошибки в инвентаризационных описях (неточно указаны наименования, пропуск ценностей, неправильный подсчет и др.), то они должны немедленно (до открытия предприятия) в письменной форме заявить об этом рабочей инвентаризационной комиссии или руководителю торговой организации, подписавшей распоряжение об инвентаризации. Рабочая инвентаризационная комиссия обязана немедленно (до открытия предприятия) проверить указанные факты и в случае подтверждения ошибок внести необходимые исправления в инвентаризационных товаров составляются оговорками, которые подтверждаются подписями всех членов инвентаризационной комиссии.

   Первые  экземпляры инвентаризационных описей товаров и тары (вместе с экземплярами материально ответственных лиц) с их перечнем, контрольные ведомости, ведомости отвесов, акты и расчеты обмеров, акты на бой, лом, брак и порчу товаров и другие инвентаризационные материалы передают в бухгалтерию торговой организации вдень окончания инвентаризации или в начале следующего рабочего дня, если инвентаризация закапчивается в нерабочее время, согласно перечню инвентаризационных описей под расписку главного бухгалтера.