Инвентаризация имущества и обязательств

      При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. В состав комиссии обычно включаются представители администрации, бухгалтерии, специалисты, а также в некоторых случаях представители аудиторских организаций. Задачей комиссии является проверка правильности использования и хранения материальных ценностей, своевременное нахождение ошибок в бухгалтерском учете.

      В результате проведения инвентаризации составляется инвентаризационная опись в одном экземпляре по каждому местонахождению ценностей, а также по каждому материально-ответственному лицу. Опись подписывается комиссией, материально-ответственными лицами и передается в бухгалтерию.

      При отсутствии хотя бы одного члена комиссии результат проведенной инвентаризации признается недействительным.

      Проверка наличия материальных ценностей, денежных средств и документов производится в обязательном присутствии материально-ответственного лица.

      Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по местам хранения и по материально-ответственным лицам. Складские операции в период проведения инвентаризации не производятся.

     Председатель комиссии до начала проведения инвентаризации визирует все представленные документы, приложенные к отчетам, что является для бухгалтерии определением остатков имущества на начало инвентаризации. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы или доверенности на получение имущества.

      Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

     Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

     Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

     Руководитель предприятия должен создать условия, обеспечивающие полную и точную поверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и весовыми приборами, мерной тарой).

     По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной поверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) наволочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

     При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акт обмеров, технические расчеты и ведомость отвесов прилагают к описи.

     Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

     Наименование инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

     На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

     Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания не правильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

     В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

    На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производящих эту проверку.

     Описи подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии членам комиссии каких-либо и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче имущества.

     На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

     Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерыва в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

     В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения проводит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

     По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

     Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

     В межинвентаризационный период на предприятиях (учреждениях) с большой номенклатурой ценностей могут производиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

     Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляется инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя предприятий.

     При обнаруженной недостаче руководитель обязан назначить административное расследование, которое проводится, как правило, в течение 10 дней.

     Привлечение виновных лиц к материальной ответственности производится в соответствии с положениями статей 121-125 КЗоТ РФ.

 

2.3. Документальное оформление результатов инвентаризации

 

 

     Первичные  документы по учету результатов инвентаризации применяются для проверки полноты и достоверности бухгалтерского учета в ходе полной или частичной инвентаризации имущества и финансовых активов предприятия. На основании этих документов инвентаризационная комиссия устанавливает, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактической стоимости имущества.  
     Постановлением N 88 для документирования результатов инвентаризации введены следующие формы:

• Инвентаризационная опись основных средств (форма № ИНВ-1)

     Предназначение: оформление данных инвентаризации основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств и оборудования, транспортных средств и тд.)

     Оформляется ответственными лицами инвентаризационной комиссии в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально ответственного лица.

     На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды.

     Подписывается председателем инвентаризационной комиссии, членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность основных средств.

    Особенности: составляется отдельно по каждому месту хранения ценностей и лицам, ответственным за сохранность основных средств. При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют характеризующие их данные, ответственные лица должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам.

      По решению  комиссии эти объекты должны  быть оприходованы.

      В этом  случае их первоначальную стоимость  определяют с учетом рыночных цен, а сумму износа определяют по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов.

• Инвентаризационная опись нематериальных активов

(форма№ИНВ-1а)

     Предназначение: оформление данных инвентаризации нематериальных активов, поступивших в организацию.

           Оформляется ответственными лицами инвентаризационной комиссии в двух экземплярах, один из которых  передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у ответственного за сохранность документов лица.

     Подписывается председателем инвентаризационной комиссии, членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность документов, удостоверяющих право организации на нематериальные активы.

   Особенности: При выявлении нематериальных активов, не отраженных в бухгалтерском учете, комиссия должна включать их в инвентаризационную опись.

• Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма№ИНВ-3)

      Предназначение: отражение данных фактического учета наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения на всех этапах их движения в организации.

    Оформляется ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу. В двух экземплярах, один - передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй - остается у материально ответственного лица.

     Подписывается  также председателем инвентаризационной  комиссии, членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность документов, удостоверяющих право организации на нематериальные активы.

• Инвентаризационный ярлык (ИНВ. №-2)

     Предназначение: учет фактического наличия сырья, готовой продукции, товаров и прочих материальных ценностей на складах в период проведения инвентаризации в тех случаях, когда по условиям организации деятельности инвентаризационная комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись.

     Оформляется  ответственными лицами комиссии  в одном экземпляре, который хранится  с пересчитанными товарно-материальными  ценностями по месту их нахождения. Подписывается членом комиссии, производившим пересчет, и ответственным за хранением лицом.

     Особенности:  данные формы используются для  заполнения инвентаризационной  описи товарно-материальных ценностей.

• Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма № ИНВ-4)

     Предназначение: оформление результатов инвентаризации стоимости отгруженных товарно-материальных ценностей.

      Оформляется  ответственным лицом инвентаризационной  комиссии в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а второй остается у материально-ответственного лица.

      Подписывается  председателем и членами комиссии.

      Особенности:  на товарно-материальные ценности  отгруженные, срок оплаты которых  не наступил, и на товарно-материальные  ценности отгруженные, но неоплаченные  покупателями в срок, составляются  отдельные акты.

     В графе  «Примечание» в отношении товарно-материальных ценностей отгруженных, но неоплаченных покупателями в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке проводится наименование покупателя.

• Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма №ИНВ-5)

     Предназначение: оформление результатов инвентаризации  товарно-материальных ценностей,  принятых на ответственное хранение.

     Оформляется ответственными лицами инвентаризационной комиссии в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а второй остается у ответственного лица

       Подписывается  председателем и членами комиссии, материально ответственным лицом.

       Особенности: записи производятся ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета в натуре.