Информация в управленческом учёте организации

fy">     По  полноте учетная информация оценивается  ее содержательной стороной, степенью обеспеченности решаемых управленческих задач. В зависимости от потребностей в нужном объеме и качестве она может быть достаточной, недостаточной и избыточной.

     Достаточный объем учетной информации обеспечивает оптимальность и эффективность управляющей системы. Избыточная информация — это напрасно затраченное время и труд. Недостаток информации препятствует выполнению управленческих и контрольных функций, ведет к принятию ошибочных, необоснованных решений.

     Учетная информация по признаку стабильности определяется степенью ее непрерывности, значимости данных во времени. С этой позиции она может быть постоянной или переменной. Устойчивость информационных потоков имеет существенное значение в системе контроля и управления производственными процессами.

     По  степени использования и значимости учетных данных во времени можно  выделить учетную информацию кратковременную, долговременную и постоянного использования.

     По  сферам возникновения и потребления учетная информация может быть определена как внутренняя и внешняя. Внутренняя учетная информация извлекается непосредственно на объекте управления (предприятие, цех, участок), а внешняя — поступает из внешней среды, со стороны. По сфере потребления внутренняя учетная информация потребляется объектами управления, внешняя используется сторонними объектами. Таким образом внутри объекта управления потребляется как внешняя, так и внутренняя информация. Во внешней среде используется учетная информация, возникшая внутри объекта управления.

     С точки зрения своевременности учетная информация оценивается путем сопоставления фактических сроков ее поступления со сроками, определяющими потребности в ней. От своевременности предоставления учетной информации во многом зависят эффективность воздействия на управляемый объект и эффективность результатов принимаемых управленческих решений.

     Существуют  и другие критерии разграничения  и оценки учетной информации. По степени отражения учетных данных в документах и регистрах бухгалтерского учета учетная информация может быть документируемая и недокументируемая, по степени детализации — аналитическая и синтетическая, по виду учетных записей — хронологическая и систематическая, по способу передачи - устная, письменная, электронная и т.д.

     Текущий контроль и управление затратами  и результатами, себестоимостью выпускаемой  продукции, выполняемых работ и  оказываемых услуг, складывающимися  при этом экономическими отношениями, ценами, рынком предусматривает систематический  анализ  информации,   регулярно  извлекаемой  в системе бухгалтерского учета. Ее качество и достоверность призваны обеспечивать своевременность и эффективность принимаемых управленческих решений.

     1.5. Нормативно-справочная информация в системе управленческого учета.

     Для эффективного решения задач управленческого  учета важное значение имеет регламентация правил формирования нормативно-справочной информации (НСИ). Ее основу составляют данные государственных стандартов на материально-технические ресурсы, готовую продукцию, выполненные работы, а также данные справочников норм, расценок и нормообразующие элементы - нормы и нормативы производственных запасов и их потребления на нужды производства.

     Структура НСИ представляет собой поэтапную  связь агрегированных исходных данных и норм, группируемых по видам используемых материальных ресурсов, по видам используемых готовой продукции, выполняемых  работ, а также по статьям затрат.

     Для обеспечения обновления НСИ в  учетных задачах в указанных  подсистемах должно быть обеспечено согласование с требованиями действующих  государственных стандартов на материально-технические  ресурсы, на подготовку производства, пооперационные нормы времени и  расценки за единицу выполненных  работ, которые агрегируются по операциям, деталям, узлам, изделиям, продуктам. При  этом к качеству норм как фактору, обеспечивающему возможность эффективного снижения затрат и вложения финансовых ресурсов в производственные запасы, предъявляются достаточно жесткие  требования.

             Нормы и нормативы потребления материалов и их разнообразных запасов направлены на то, чтобы за определенный период времени сократить удельное потребление природных, сырьевых и материальных ресурсов в натуральном, стоимостном и количественно-стоимостном выражении, уменьшить запасы до оптимального уровня при обеспечении непрерывности хода производства. Нормой затрат (потребления) материалов являются планируемые показатели деятельности предприятий, включая расход на их упаковку, подготовку производства и т.п. Они разрабатываются самими предприятиями с учетом специфики их технико-экономических условий, а работа с нормами и нормативами является частью управленческой деятельности по уменьшению расхода этих фондов.

     Формирование  норм и нормативных запасов должно гарантировать более высокую  оборачиваемость оборотных средств, оптимизацию цикла поставки, транспортного  и складского оборотов на основе рациональных (оптимальных) связей между поставщиками и потребителями, а также обеспечивать надежную базу долгосрочных прогнозов  технического развития предприятия.

              На предприятиях в целях экономии расходования ресурсов и снижения себестоимости продукции целесообразно оперативно, но не реже одного раза в год анализировать работу с нормами и нормативами, а именно:

- согласованность  норм и нормативов с международным  уровнем развития науки и техники  в области качества материалов  и их применяемости;

- сравнение динамики  норм с плановым уровнем издержек;

- установление  процента (доли) технически обоснованных  и текущих норм;

- сравнение норм  и нормативов с документально  подтвержденным фактическим расходом;

- сравнение норм  и нормативов с проектным уровнем;

- действенность  экономического стимулирования  работников за экономию материальных  ресурсов;

- уровень обновляемости производственных мощностей (реконструкция, модернизация).

     Руководство предприятий и соответствующие  функциональные службы должны документально  оформлять достигнутое снижение потребления материалов по сравнению  с плановыми заданиями, что необходимо для поддержания финансовой устойчивости.

     Кроме того, необходимо контролировать соблюдение наиболее важных параметров изделий (не реже одного раза в квартал) и составлять сортовые калькуляции (не реже одного раза в год) при оперативном внесении изменений норм в нормативные  калькуляции.

 

         1.6. Условия хранения информации управленческого учёта. 

     Как правило, информация бухгалтерского управленческого  учета носит конфиденциальный характер и требует защиты.

     На  малых предприятиях, где число  ПЭВМ невелико и не используются локальные вычислительные сети, защита компьютерной информации состоит из установки паролей для получения доступа определенного пользователя в компьютере к необходимым программам.

     На  крупных предприятиях защита информации управленческого учета от несанкционированного доступа должна осуществляться комплексно, как с помощью организационных мероприятий, так и программно-техническими средствами.

     Во-первых, необходимо четкое разделение персонала с выделением помещений или расположением подразделений компактными группами на некотором удалении друг от друга. Это разделение производится в зависимости от решаемых задач: так проще реализовывать встроенные во все одноранговые сети средства защиты от несанкционированного доступа.

     Во-вторых, ограничение доступа в помещения посторонних лиц или сотрудников других подразделений. Необходимо их опечатывать при сдаче под охрану после окончания работы, что позволит предотвратить факт несанкционированного проникновения в помещение.

     В-третьих, жесткое ограничение круга лиц, имеющих доступ к каждому компьютеру.

     В-четвертых, требовать от сотрудников в перерывах выключать компьютер или использовать специальные программы — хранители экранов, которые позволяют стереть информацию с экрана монитора и закрыть паролем возможность снятия режима хранителя экрана.

     К программно-техническим мероприятиям следует отнести использование встроенных аппаратных средств защиты компьютера от несанкционированного доступа, использование специальных программных средств закрытия информации, а также установку аппаратных приспособлений для шифрования информации или ограничения доступа к компьютеру.

     К встроенным возможностям относится  функция по установке пароля для входа в компьютер. Эта функция присутствует в каждой машине и является самым простым аппаратным способом защиты.

     Из  дополнительно устанавливаемых  аппаратных средств можно выделить две разновидности — устройства закрытия доступа к компьютеру и устройства шифрования информации.

     При наличии локальной вычислительной сети для несанкционированного доступа к информации нужен уже не конкретный компьютер, а возможность входа в систему с определенными правами. Сделать это можно практически на любой рабочей станции.

     Каждая  сетевая операционная система требует  идентификации пользователя по имени и паролю. В сети необходимо проводить еще одно организационное мероприятие — своевременную смену паролей с фиксированием их в журнале паролей подписью администратора сети. Это немаловажно мероприятие должно проводиться не реже одного раза в месяц. 
 
 

       2. Организация управленческого учёта на ОАО «Строймастер».    

      Рассмотрим организацию управленческого учета на примере компании ОАО «СТРОЙМАСТЕР», которая занимается строительством, а именно насыпью земельного полотна и возделыванием откосов при строительстве дорог как основной деятельностью, и оказанием подрядных услуг аренды механизмов и автотранспорта, которые являются дополнительной деятельностью предприятия. На данном предприятии система управленческого учета была организована сравнительно недавно, после смены руководящего состава и собственников компании. Организацией управленческого учета занимается начальник планово-экономического отдела. На данном предприятии организована система бюджетирования как первого уровня управленческого учета, т.е. все структурные подразделения организуют свою работу согласно смете расходов предприятия, составляемую на будущий месяц регулярно. На предприятии текущее управление финансами основано на системе бюджетирования — формируются бюджет доходов и расходов и бюджет движения денежных средств. Для учета и контроля исполнения бюджетов проводится анализ «план — факт», который реализован в основной корпоративной информационной системе.

     Для достижения положительных результатов  постановку управленческого учета  необходимо начинать с определения  финансовой структуры предприятия  путем выделения центров ответственности.

     Рассмотрим  выделенные центры ответственности  на данном предприятии. Согласно организационной  структуры компании, выделяют два  высших органа управления предприятием (топ-менеджеров предприятия) – совет директоров и генеральный директор. В соответствии с полномочиями этих органов и их ответственности в системе управленческого учета их выделяет как центры ответственности и инвестиций.

     В деятельности рассматриваемого предприятия  можно выделить несколько направлений. В соответствии с этими направлениями  в управлении компанией участвует  пять менеджеров высшего звена управления, возглавляющих различные отделы: заместитель директора по экономике, заместитель директора по производству, главный инженер, заместитель директора  по механизации, заместитель директора  по общим вопросам.

     Рассмотрим  каждое направление детализировано. Начнем с заместителя директора  по экономике, у него в подчинении находится три отдела, отвечающих за финансовое обеспечение работы предприятии  и его экономическую эффективность. Бухгалтерия осуществляет организацию  бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности, в системе управленческого  учета бухгалтерию выделяют как  центр регулируемых затрат, т.к. бухгалтерия  для осуществления деятельности своего подразделения несет некоторые  затраты на административные расходы, которые нормируются в соответствии со сметой расходов. Планово-экономический  отдел осуществляет анализ финансовой деятельности предприятия, а также  осуществляет отчетную калькуляцию  себестоимости оказываемых услуг (работ) и расчет стоимости услуг (работ) с учетом заложенной величины рентабельности производства, т.е. составляет сметы на оказываемые услуги и  работы. Для выполнения данных функций  необходимы некоторые затраты –  административные расходы, накладные  расходы, а также расходы на сметную  документацию, т.о. в системе управленческого  учета можно выделить как центр  регулируемых затрат. Договорной отдел  под руководством заместителя директора  по экономике заключает договора на работы и услуги, направленные на выполнение основной деятельности организации, и являются одним из центров ответственности  на предприятии, отвечающих за выручку  от продаж, ведь только от эффективной  работы договорного отдела зависит  объем работ предприятия.