Хозяйственные операции и операции как объекты бухгалтерской деятельности

* рассмотрение, представление  на утверждение руководителю  организации и на одобрение  ЭПК описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

* рассмотрение и согласование  с госархивом графиков передачи документов из структурных подразделений в архив организации и графиков передачи дел постоянного хранения из архива организации в госархив;

* рассмотрение вопросов  приема на ведомственное хранение  документов личного происхождения.

3. Критерии экспертизы  ценности

Отнесение документов к составу  Архивного фонда Российской Федерации  осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критерии экспертизы ценности -- это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается  одно из проявлений всесторонности и  комплексности оценки документов.

К критериям происхождения  относятся:

* роль и место организации  или лица в системе государственного  управления или конкретной отрасли,  в результате деятельности которых  созданы документы;

* значимость выполняемых  ими функций;

* время и место образования  документов.

Критерий происхождения  позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы.

К первой группе относятся  организации, документы которых  имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это  центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и  промышленные объединения, крупные  заводы и фабрики и др.

Вторую группу составляют организации местного значения. Это  большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные  архивы, как правило, выборочно, так  как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих  организаций. Важные документы организаций  этой группы, которые не поступают  в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.

Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы  этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

К критериям содержания относятся:

* значимость отраженных  в документах событий;

* значение информации, содержащейся  в документе;

* повторение и поглощаемость  информации, содержащейся в других  документах организации;

* вид документа;

* подлинность документа.

Вид документа. Наиболее полно  основную деятельность организации  отражают:

* организационно-учредительные  и распорядительные документы  (уставы, положения, приказы, постановления,  протоколы и др.), а также годовые  планы и отчеты. Это документы  постоянного хранения;

* справочно-информационные  документы, играющие вспомогательную  роль, содержат, как правило, оперативную  или справочную информацию, служащую  основанием для принятия управленческих  решений, которые фиксируются  в распорядительных, а иногда  и в организационных документах. Эта группа документов наиболее  многочисленная. Некоторые из них  имеют длительное справочное  значение, например значительная  часть документов по личному  составу. Подавляющая часть этих  документов теряет свое оперативное  и справочное значение через  определенный период -- от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.

Повторение и поглощаемость  информации. Этот критерий применяется  в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов  поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается  годовым отчетом.

Отчеты структурных подразделений  поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных организаций  поглощаются сводным отчетом  вышестоящей организации и т. д.

К критериям внешних особенностей относятся:

* форма фиксирования и  передачи содержания;

* удостоверение и оформление  документа;

* физическое состояние  документа.

Кроме общих критериев  экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные  критерии их оценки: значение информации для развития науки и техники, приоритетность авторства, экономическая  эффективность разработки или открытия и др.

Работа по организации  экспертизы ценности документов проводится в три этапа.

Первый этап проводится в  текущем делопроизводстве:

* при разработке и составлении  номенклатуры дел;

* при регистрации документов;

* при направлении исполненных  документов в дела;

* при формировании дел  и проверке правильности отнесения  документов к делам.

 

Второй этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации.

Третий этап экспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы постоянного хранения в государственный архив.

4. Порядок проведения  экспертизы ценности документов

Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем  делопроизводстве в процессе формирования дел.

В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так  как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации.

В это же время в структурных  подразделениях проводится подготовка дел к последующему хранению в  архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов.

Сдача дел в архив организации  проводится не позднее чем через 3 года после окончания их делопроизводством.

Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.

Методика проведения первого  этапа экспертизы ценности требует  начинать изучение документов с ведущих  структурных подразделений, а в  пределах каждого структурного подразделения -- с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов руководства, планирования, финансирования, контроля работы организации, деятельности подведомственных организаций, результатов этой работы. Только при такой последовательности можно изучить полный комплекс документов.

Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса  дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно).

Ответственный момент экспертизы - выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.

Не допускается отбор  документов для хранения и выделения  к уничтожению только на основании  заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК просмотреть полистаю в целях  выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.

В ходе изучения дел изымаются  ошибочно оставленные в делах  черновики, дублетные экземпляры.

Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в  процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного  хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные  дела.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Окончательное решение по результатам экспертизы принимает  ЭК или ЦЭК организации.

Подготовка электронных  документов при отборе их к передаче в архив организации состоит  из следующих этапов:

* составление описей дел  постоянного хранения, временного  хранения (свыше 10 лет) и по  личному составу (в зависимости  от состава и объема электронных  документов (ЭД), отнесенных к составу  Архивного фонда Российской Федерации);

* проверка физического  состояния документов на машинных  носителях, предназначенных для  передачи в архив;

* запись ЭД на машинные  носители;

* проверка качества записи;

* описание ЭД;

* проставление архивных  шифров на единицах хранения (на  футлярах) в соответствии с архивной  описью электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

* подготовка комплекта  сопроводительной документации.

В сопроводительной документации ЭД отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объем документа.

Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении  являются годовые разделы описи  дел постоянного, долговременного  хранения и по личному составу, а  также акты о выделении к уничтожению  дел данного структурного подразделения.

В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых  уже истек.

Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после  того, как опись дел постоянного  хранения за этот год утвердит ЭПК  архивного учреждения (если организация  передает свои документы на хранение в государственный архив).

Если в акте указаны  дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения  указывается перед группой заголовков дел данного подразделения. Заголовки  однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Составление акта на уничтожение  документов возможно только после составления  годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий  период и утверждения их руководителем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Организация бухгалтерского дела в организации

 

Сущность бухгалтерского дела составляет - совокупность принципов  учета, а также процесс ведения  бухгалтерского учета путем регистрации  хозяйственных операций и хранения учетной документации.

Объектом бухгалтерского дела является организация процесса его ведения, результатом которого будет обобщенная информация о фактах хозяйственной деятельности, сгруппированная  по экономическому признаку на счетах бухгалтерского учета. К объектам бухгалтерского дела также можно отнести учетную  информацию, бухгалтерскую отчетность, документацию, инвентаризационные данные об экономических действиях и  событиях, циклы деятельности организации, различные показатели деловой активности.

Задачами бухгалтерского учета организации являются:

-  формирование полной  и достоверной информации о  деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности;

-  предотвращение отрицательных  результатов хозяйственной деятельности  организации и выявление внутрихозяйственных  резервов обеспечения ее финансовой  устойчивости;

- обеспечение информацией  для контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью.

Хозяйственное общество является самой распространенной и урегулированной  законодательством формой предпринимательской  деятельности.

Обществом с ограниченной ответственностью признается учрежденное  одним или несколькими лицами общество, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров; участники  общества с ограниченной ответственностью не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных  с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов.

Порядок создания общества с ограниченной ответственностью регулируется Гражданским кодексом РФ и Федеральным  законом от 8 февраля 1998г. №14-ФЗ «Об  обществах с ограниченной ответственностью».

Участники общества, внесшие  вклады не полностью, несут солидарную ответственность по его обязательствам в пределах стоимости неоплаченной части вклада каждого из участников.

Фирменное наименование общества с ограниченной ответственностью должно содержать наименование общества и  слова "с ограниченной ответственностью".

Согласно п.1 ст.51 ГК РФ юридическое  лицо подлежит государственной регистрации  в уполномоченном государственном  органе в порядке, определяемом Законом  о государственной регистрации. В соответствии с п.2 указанной  статьи юридическое лицо считается  созданным со дня внесения соответствующей  записи в Единый государственный  реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Таким  уполномоченными регистрирующими  органами являются в настоящее время  территориальные органы ФНС России.

Общество создается без  ограничения срока, если иное не установлено  его уставом.

Государственная регистрация  осуществляется в срок не более чем  пять рабочих дней со дня представления  документов в регистрирующий орган.

В соответствии со ст.12 Закона о государственной регистрации  при государственной регистрации  создаваемого юридического лица в регистрирующий орган представляются:

1. Заявление о государственной  регистрации юридического лица  при его создании по форме,  установленной Постановлением Правительства  РФ от 19.06.2002 N 439 «Об утверждении  форм документов, используемых при  государственной регистрации юридических  лиц, и требований к их оформлению».  Подлинность подписи заявителя  на заявлении, уведомлении и  сообщении в обязательном порядке  свидетельствуется нотариально. (Приложение 1).