Хозяйственные операции и операции как объекты бухгалтерской деятельности

По обобщенности факты  хозяйственной жизни делят на индивидуальные и агрегированные. Индивидуальные характеризуют в отдельности только один объект учета (например, начисление заработной платы конкретному работнику за выполненный объем работы). Агрегированные объединяют несколько индивидуальных, связанных общностью объектов учетной информации (начисленная заработная плата работникам подразделения; суммарный расход материальных ресурсов за отчетный период). Эта классификация необходима для контроля правильности построения классификации по форме регистрации.

По длительности совершения факты хозяйственной жизни классифицируют на моментальные, длительные и абсолютные. Моментальные возникают в течение одного учетного периода или цикла, носят разовый характер (например, выдача из кассы заработной платы работникам, принятие к учету материальных ресурсов на склад). Длительные факты происходят в течение нескольких учетных периодов (например, процесс начисления амортизации активов по срокам полезного использования). Абсолютные факты хозяйственной жизни происходят вследствие истечения сроков исковой давности (например, списание невостребованных долгов). Данная классификация необходима для целей экономического анализа.

По отношению к хозяйственному процессу факты хозяйственной жизни  делят на статические и динамические. Статический факт вытекает из статики предприятия (например, сведения о наличии предметов, а также об их количестве и стоимости и образуют простой, элементарный, индивидуальный факт). Динамические факты порождаются динамикой предприятия, являясь ее составной частью (например, приобретение материалов, их отпуск в производство). При этом они составляют текущую хозяйственную деятельность предприятия, т. е. его деятельность в настоящем. Эта классификация дает возможность провести различие между такими бухгалтерскими понятиями, как сальдо и оборот.

 Типы фактов хозяйственной  жизни

 «Каждый факт хозяйственной  жизни в теории может быть  рассмотрен, осмыслен и интерпретирован  и как пермутация, и как модификация» .

Факты хозяйственной жизни  пермутации не меняют итог баланса.

Факты хозяйственной жизни носят односторонний характер: в результате совершения фактов хозяйственной жизни происходит перераспределение или только в составе актива, или только в составе пассива.

Факты хозяйственной жизни  модификации меняют одновременно и  состав активов, и источники их формирования. Итог баланса или увеличивается, или уменьшается.

В зависимости от характера  изменений статей баланса факты  хозяйственной жизни делятся  на четыре типа.

Факты хозяйственной жизни  первого типа характеризуют изменения  только в активе баланса: одна его  статья увеличивается, другая уменьшается  на сумму фактов хозяйственной жизни. Такие факты хозяйственной жизни  видоизменяют состав имущества, их размещение. Итог баланса не меняется.

Предположим, согласно расходному кассовому ордеру выдано под отчет  на командировочные расходы 2000 руб. Следовательно, в разделе II «Оборотные активы» баланса по статье «Денежные  средства» сумма уменьшится, а  по статье «Дебиторская задолженность» увеличится.

Соответственно этот факт хозяйственной жизни найдет следующее  отражение на счетах.

По счету кассы сумма  уменьшится, значит, кредитуется счет кассы, а счет расчетов с подотчетными лицами дебетуется (увеличивается задолженность). Корреспонденция счетов будет иметь  следующий вид.

Дебет счета 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» – 2000 руб.

Кредит счета 50 «Касса»  – 2000 руб.

Влияние на баланс фактов хозяйственной  жизни первого типа можно выразить следующим уравнением:

А + Ф – Ф = П,

где А – актив бухгалтерского баланса;

Ф – факт хозяйственной  жизни;

П – пассив бухгалтерского баланса.

Факты хозяйственной жизни  второго типа отражают изменения  только в пассиве бухгалтерского баланса: одна статья увеличивается, другая уменьшается на сумму хозяйственной  операции. Такие факты хозяйственной  жизни видоизменяют источники имущества, в то время как итог баланса  остается неизменным.

Допустим, на основании выписки  банка из ссудного счета полученная ссуда направлена на погашение задолженности  поставщикам в сумме 500 000 руб. В  балансе в разделе V «Краткосрочные обязательства» по статье «Займы и  кредиты» сумма увеличивается, а  по статье «Кредиторская задолженность» уменьшается. Соответственно счет «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»  увеличивается – кредитуется, а  счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  – уменьшается и дебетуется.

Корреспонденция счетов (проводка) будет иметь следующий вид.

Дебет счета 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками» – 500 ООО руб.

Кредит счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»  – 500 000 руб.

Влияние на баланс фактов хозяйственной  жизни второго типа можно выразить следующим уравнением:

А = П + Ф – Ф.

Факты хозяйственной жизни  третьего типа вызывают изменения в  активе и пассиве баланса одновременно в сторону увеличения его статей. Итог баланса также увеличивается  на сумму факта хозяйственной  жизни по активу и пассиву.

К примеру, на основании приходных  ордеров склада оприходованы материалы  на сумму 220 000 руб. и учтен налог  на добавленную стоимость (НДС) по материалам на основании поступивших счетов- фактур в сумме 39 600 руб. Статьи актива баланса «Запасы» и «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» раздела II «Оборотные активы» и статья «Кредиторская задолженность» раздела V «Краткосрочные обязательства» пассива баланса увеличатся. Итог баланса также возрастет на эту сумму.

Соответственно корреспонденция  счетов будет иметь следующий  вид.

Дебет счета 10 «Материалы»  – 220 000 руб. Кредит счета 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками» 220 000 руб.;

Дебет счета 19 «Налог на добавленную  стоимость по приобретенным ценностям» – 39 600 руб.

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  – 39 000 руб.

Влияние на баланс фактов хозяйственной  жизни третьего типа можно выразить следующим уравнением:

А + Ф = П + Ф.

Факты хозяйственной жизни  четвертого типа вызывают изменения  в активе и пассиве баланса  одновременно в сторону уменьшения его статей. Итог баланса также  уменьшается на сумму факта хозяйственной  жизни.

Предположим, на основании  платежных ведомостей и расходного кассового ордера выдана заработная плата работникам в сумме 900 ООО  руб. Статья актива баланса «Денежные  средства» раздела II «Оборотные активы»  и статья «Кредиторская задолженность» раздела V «Краткосрочные обязательства» пассива баланса уменьшается. Итог баланса также уменьшится на сумму  хозяйственной операции. Корреспонденция  счетов (проводка) будет иметь следующий  вид.

Дебет счета 70 «Расчеты с  персоналом по оплате труда» – 900 000 руб.

Кредит счета 50 «Касса»  – 900 000 руб.

 

 

2. Экспертиза ценностей документов

 

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.

Она охватывает организационные  вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.

На основе информации принимаются  управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и  источником для обобщения. Эффективность  управления зависит от объема, оперативности  и достоверности информации, которая  фиксируется в документах.

Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.

Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается  в записи по установленной форме  необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме  того, документирование во многих случаях  является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Документы как источники  информации неравноценны.

Одни содержат информацию о политической, культурной и научной  жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата. В  других документах отражается работа конкретных организаций.

Особое значение имеют  документы «личные», содержащие информацию о выдающихся государственных и  общественных деятелях, Деятелях литературы и искусства, имеющие научную  ценность, историческое значение. Их следует  оставлять на вечное хранение.

Документы «но личному  составу», которые содержат информацию о трудовой деятельности граждан, их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность для конкретных людей. Такие документы имеют длительный срок хранения, а затем уничтожаются.

По срокам хранения документы  подразделяются на три группы:

документы постоянного хранения;

документы длительного (свыше 10 лет) хранения;

документы временного хранения (до 10 лет включительно).

В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются две задачи:

отбор ценных документов для  вечного хранения и отбор документов, имеющих долговременное практическое значение, для длительного хранения (свыше 10 лет);

выделение к уничтожению  документов с истекшими сроками  хранения, черновиков, дублетных документов.

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

В результате проведения экспертизы ценности:

· устанавливается комплекс документов постоянного хранения;

· производится отбор к  уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками  хранения;

· определяются уникальные и особо ценные дела;

· осуществляется полноценное  комплектование архива организации  и государственных архивов документами, представляющими интерес для  науки и истории.

 

2. Система экспертных  органов

Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой  организации независимо от формы  собственности или функций, приказом директора (президента, начальника) создается  постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (не менее 3-9 человек).

Председателем ЭК назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем - сотрудник службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии. При  разработке этого положения следует  руководствоваться Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) организации, утвержденным Росархивом в 1995 году.

В организациях, имеющих  подведомственную сеть, создаются Центральные  экспертные комиссии (ЦЭК), а при  необходимости и экспертные комиссии структурных подразделений.

В состав ЭК и ЦЭК входят:

* экономист или работник  бухгалтерии (учетно-финансовая  документация составляет значительный  процент всеобщей массе документов);

* работник делопроизводственной  службы;

* руководитель архива  организации или должностное  лицо, ответственное за архив;

* специалист по научной,  производственной и другим видам  документации;

* специалист по обеспечению  защиты информации.

 

В состав ЦЭК целесообразно  включить представителя архивного  учреждения, для которого данная организация  является источником комплектования.

 

В положениях об ЭК и ЦЭК изложены правовые аспекты, функции комиссий и порядок работы.

ЭК и ЦЭК - совещательные органы при руководителе организации, их заседания проводятся по мере необходимости.

Все решения экспертной комиссии фиксируются в протоколах, которые  подписывают председатель и секретарь  комиссии. Эти решения вступают в  силу после утверждения протоколов ЭК и ЦЭК руководителем организации.

ЦЭК осуществляет методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений  и подведомственных организаций. Протоколы, содержащие решения о типовых  и примерных номенклатурах дел, утверждаются руководителем организации  после их рассмотрения экспертно-проверочной  комиссией (ЭПК) соответствующего архивного  учреждения.

Методическое руководство  работой экспертных комиссий осуществляют экспертнопроверочные комиссии (ЭПК), созданные в органах архивного управления при администрации края, области, города, а также в федеральных государственных архивах.

Если ЭК и ЦЭК -- первая, то ЭПК -- вторая инстанция контроля над отбором документов на хранение и уничтожение.

При Росархиве и архивных управлениях созданы центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК) -- это высшая инстанция по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК действуют на основании Положения о центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном агентстве, утвержденном Приказом Росархива в 2007 году.

В государственных архивах  есть экспертно-методические комиссии (ЭМК); в их ведении находятся:

* экспертиза ценности  документов внутри госархива;

* рассмотрение разработанных  в архиве методических пособий;

* работа по комплектованию  госархива.

Таким образом, система экспертной службы состоит из:

* прочих учреждений -- ЭК, ЦЭК. Основными функциями ЦЭК и ЭК являются:

* рассмотрение, вынесение  на утверждение и согласование  с экспертно-проверочной комиссией  (ЭПК) архивного учреждения проектов  сводной номенклатуры дел организации,  если архив организации является  источником комплектования Архивного  фонда Российской Федерации;

* организация и проведение  совместно с делопроизводственной  и архивной службами ежегодного  отбора дел для дальнейшего  хранения или выделения к уничтожению;