Формирование и учет резерва по оплате отпусков работникам предприятия

1 Формирование и учет резерва по оплате отпусков работникам предприятия

Основные правила предоставления, расчета и оплаты отпуска закреплены в Трудовом кодексе РФ в статье 114 которого закреплено право работников на предоставление ежегодного отпуска с сохранением места работы и оплаты среднего заработка, размер которого составляет 28 календарных дней.

Помимо основного ежегодного оплачиваемого  отпуска существуют так же ежегодные  дополнительные оплачиваемые отпуска, которые предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами (статьи 115, 116 ТК РФ).

Расчет отпуска (ежегодного основного  и дополнительного оплачиваемого) производится в календарных днях и максимальным пределом оплата отпуска  не ограничивается. При этом нерабочие  и праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться  работнику ежегодно. Согласно ТК РФ, право на использование отпуска  за первый год работы возникает у  работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации, однако по договоренности с работодателем оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения этого срока.

Очередность предоставления отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала. По дополнительному соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, однако в этом случае хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Расчет и оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до начала отпуска. Об этом говорится в  статье 136 ТК РФ.

Остановимся подробнее на правилах расчета оплаты отпуска.

После принятия ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», каждое предприятие помимо субъектов малого бизнеса должны производить начисление резерва по неиспользованным отпускам работникам, потому как подобные резервы входят в перечень оценочных обязательств.

Резерв нужен для того, чтобы  равномерно включать суммы предстоящих  расходов в издержки производства или  обращения отчетного периода (п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н). В свою очередь для отражения операций по созданию и использованию резерва бухгалтеру необходим счет 96 «Резервы предстоящих расходов».

Ежемесячное резервирование сумм отражается по кредиту счета 96 «Резервы предстоящих расходов» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство и расходов на продажу.

Для целей бухгалтерского учета  резервы на оплату отпусков формируются  удобным для предприятия способом, поскольку нормативно это никак  не определено. Но необходимо иметь в виду, что выбранный способ формирования резерва должен быть закреплен в учетной политике.

Для того чтобы избежать различий в данных бухгалтерского и налогового учета, порядок формирования и использования резерва в бухучете должен быть идентичен налоговому порядку.

Нормы, по которым резерв на оплату отпусков формируется и используется для целей налогообложения прибыли, закреплены в статье 324.1 НК РФ. Ежемесячные  отчисления в резерв рассчитываются по определенной в пункте 1 статьи 324.1 НК РФ схеме. Для этих целей составляется специальный расчет (смета).

В смете важно рассчитать два  показателя: во-первых, предполагаемую годовую сумму расходов на оплату труда. В этот показатель включают: сумму оплаты труда, сумму начисленных  взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Во-вторых, предполагаемую годовую сумму расходов на оплату отпусков с учетом взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Эти показатели являются основой для  определения ежемесячного процента отчислений в резерв. Отношение предполагаемой суммы затрат на выплату отпускных  к предполагаемой сумме всех выплат по заработной плате покажет, какая сумма будет учитываться  ежемесячно в составе расходов для целей налогообложения прибыли.

В налоговом учете расходы на формирование резерва предстоящих  расходов на оплату отпусков относятся  на счета учета расходов на оплату труда соответствующих категорий работников. В свою очередь расходы на оплату отпуска учитываются за счет ранее созданного резерва.

В бухгалтерском учете расходы  на оплату отпусков списываются за счет созданного резерва. В момент начисления отпускных, а также при расчете сумм взносов на обязательное страхование бухгалтер сделает запись по Дебету счета 96 «Резервы предстоящих расходов» и Кредиту счетов 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». Если к моменту начисления отпускных вдруг окажется, что суммы ранее начисленного резерва не хватает, тогда сумма разницы отражаются по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов».

В налоговом учете  расходы на формирование резерва  предстоящих расходов на оплату отпусков относятся на счета учета расходов на оплату труда соответствующих категорий работников. Расходы на оплату отпуска, в свою очередь, учитываются за счет ранее созданного резерва.

Инвентаризацию созданного резерва  на оплату отпусков проводят по состоянию  на 31 декабря.

В ходе инвентаризации сравнивают фактическую  сумму произведенных в текущем  году расходов на оплату отпусков с  фактической суммой отчислений в  резерв. Дальнейшие действия зависят  от полученных результатов.

Если сумма начисленного резерва меньше суммы расходов на оплату отпусков (иначе говоря, если имеется дефицит резерва), разница относится в состав текущих расходов на оплату отпусков (п. 3 ст. 324.1 НК РФ). В бухгалтерском учете это оформляется записью по Дебету счета 20 «Основное производство» (23«Вспомогательные производства»,25 «Общепроизводственные расходы»,26 «Общехозяйственные расходы»,29 «Обслуживающие производства и хозяйства»,44 «Расходы на продажу») и Кредиту счета 96 «Резервы предстоящих расходов».

В случае когда сумма  резерва больше суммы фактических расходов на оплату отпусков, дальнейшие действия бухгалтера зависят от желания организации создавать резерв на оплату отпусков в следующем году.

Если организация собирается создавать резерв в следующем году, не изменяя методику формирования резерва. В этом случае часть не использованного в текущем году резерва можно перенести на следующий год.

В этом случае необходимо:

1) определить, какие сотрудники не использовали отпуск или его часть за текущий год;

2) определить точное количество дней отпусков, не использованных такими работниками за текущий год;

3) рассчитать средний дневной заработок этих сотрудников;

4) рассчитать, какую часть резерва можно перенести на следующий год, или какую сумму отпускных мы могли бы выплатить работнику в текущем году. Эта сумма определяется умножением фактического количества дней не использованного сотрудником отпуска на средний дневной заработок работника с учетом суммы страховых взносов, относящейся к рассчитанным отпускным.

Общая сумма резерва, которую можно перенести на следующий год, сложится из не полученных в текущем году отпускных всех сотрудников. Эта сумма присоединяется к резерву на оплату отпусков предстоящего года.

Если по состоянию  на 31 декабря у организации есть остаток резерва, тогда предполагаемую сумму отпускных за не использованный персоналом в текущем году отпуск сравнивается с остатком резерва.

Когда предполагаемая сумма  отпускных за не использованный сотрудниками в текущем году отпуск больше фактического остатка резерва на конец года, тогда сумма превышения включается в состав расходов на оплату труда.

Если предполагаемая сумма отпускных за не использованный работниками в текущем году отпуск меньше фактического остатка резерва  на конец года, тогда отрицательная  разница включается в состав прочих доходов.

В ситуации, когда организация  отказывается от резервирования средств  на оплату отпуска, предполагается, что  в этом случае вся сумма неиспользованного  резерва по состоянию на 31 декабря  текущего года будет включена в состав прочих доходов текущего года.

В бухгалтерском учете  сторнировочная запись издержек производства и обращения на сумму неиспользованного  резерва на оплату отпусков производится в двух случаях:

1. Когда организация  переносит остаток резерва на  следующий год:

          Дебет 20 (23,25,26,29,44) Кредит 96 – (красное сторно) – сумма превышения остатка резерва над суммой резерва в части не использованного в текущем году отпуска.

2. Когда резерв в  следующем году не создается.

Дебет 20 (23,25,26,29,44) Кредит 96 – (красное сторно)– сторнирована излишне начисленная сумма резерва на оплату отпусков.

 

2 Задача 

 

Рассчитать заработную плату работникам предприятия за январь текущего года

На несовершеннолетних детей предоставляется социальные вычет в размере 1 400 руб. на 1 ребенка.

Ставка НДФЛ – 13%

Ф.И.О.	Начислено	Удержано	Сумма к выплате
Печкин А.Б.	11 000 + 6600= 17 600	(17600 – 1400) х 13% = 2 106	17600 – 2106 = 15 494
Борисов П.А.	10000+6000= 16 000	(16000-1400) х 13% =1 898	16000-1898 = 14 102
Сидорова М.В.	16000+4000+8000= 28 000	(28000-1400) х 13% = 3 458	28000-3458 = 24 542
Фролов И.А.	17600+1760+7040 = 26 400	(26400-1400) х 13% =3 250 (НДФЛ), 23150 х 25% = 5878,5 (алименты)	26400-3250=23150   23150-5787,5 = 17362,5
Лапшов Д.С.	8000+3200=11 200	8000 х 13% = 1 456	8000 – 1456 = 9 744
Томина С.В.	8000+3200 = 11 200	(11200-1400-1400) х 13% =1092	11200-1092 = 10108
Чекунова Т.К.	9000+3600=12 600	12600 х 13% = 1 638	12600 – 1638 = 10 962
Итого	123 000	20 685,5	102 314,5

 

 

Ф.И.О.	Начислено	Удержано	Сумма к выплате
Печкин А.Б.	17 600	2 106	15 494
Борисов П.А.	16 000	1 898	14 102
Сидорова М.В.	28 000	3 458	24 542
Фролов И.А.	26 400	3 250 (НДФЛ), 5878,5 (алименты)	17 362,5
Лапшов Д.С.	11 200	1 456	9 744
Томина С.В.	11 200	1 092	10 108
Чекунова Т.К.	12 600	1 638	10 962
Итого	123 000	20 685,5	102 314,5

 

Журнал хозяйственных  операций за январь 2012 г.

 

Содержание  операции	Сумма	Дебет	Кредит
1. Начислена з/п за  месяц:
- руководителям и специалистам	33 600	26	70
- водителям автобусов	54 400	20	70
- кондукторам	22 400	20	70
- диспетчеру	12 600	25	70
2. Начислен НДФЛ	14 807	70	68
3. Из з/п работника  удержаны алименты	5 878,5	70	76
4. Согласно отчетам  по кассе значится:
А) по приходу - по чеку № 108929 с  расчетного счета на заработную  плату - выручка от автоперевозок	102 314,5   295 780	50   50	51   62
Б) по расходу: - выдана з/п в полном  объеме - выручка сдана на  расчетный счет	102 314,5 295 780	70 51	50 50