Документооборот учета поступления и выбытия основных средств

Согласно п. 11 Методических указаний N 91н каждому инвентарному объекту основных средств должен быть присвоен соответствующий инвентарный номер.

Если один объект имеет несколько частей с различными сроками полезного использования, существенно отличающимися друг от друга, каждая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект и каждой такой части присваивается отдельный инвентарный номер. Объекту, состоящему из нескольких частей с одинаковым сроком полезного использования, присваивается один инвентарный номер.

В течение всего периода нахождения основного средства в организации инвентарный номер, присвоенный объекту, сохраняется. При выбытии объекта его инвентарный номер не рекомендуется присваивать новому объекту в течение пяти лет по окончании года выбытия.

Срок полезного использования определяется организацией при принятии объекта к учету, что установлено п. 20 ПБУ 6/01. Срок определяется с учетом нескольких факторов, в частности с учетом ожидаемого срока использования объекта, ожидаемого физического износа, нормативно-правовых и иных ограничений.

Пунктом 7 Методических указаний N 91н установлено, что операции по движению основных средств оформляются первичными учетными документами. В качестве первичных учетных документов могут применяться унифицированные первичные документы по учету основных средств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7 (далее - Постановление N 7). Утвержденные унифицированные формы должны применяться юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации, что установлено п. 2 Постановления N 7. Исключение составляют кредитные организации и бюджетные учреждения.

Всего названным Постановлением утверждено 14 форм первичных документов, но для документального оформления поступления основных средств должны применяться, в частности, следующие документы:

- Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1);

- Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма N ОС-1а);

- Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1б);

- Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма N ОС-6);

- Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма N ОС-6а);

- Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма N ОС-6б).

Акты форм N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, поступивших:

- по договорам купли-продажи, мены, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и другим договорам;

- путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке.

Объекты, не требующие монтажа, включаются в состав основных средств в момент приобретения. Включение в состав основных средств объектов, требующих монтажа, осуществляется после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию.

Акты о приеме-передаче, утверждаемые руководителями организации-получателя и организации-сдатчика, составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается техническая документация, относящаяся к объекту.

Основанием для отражения операции по приобретению основного средства в бухгалтерском учете является надлежащим образом оформленный первичный документ.

Документом, подтверждающим право собственности на машину, номерной агрегат согласно п. 2.8.6.1 Правил является акт приема-передачи основных средств (форма N ОС-1).

Формы N N ОС-1 и ОС-1а содержат такой реквизит, как "Государственная регистрация прав на недвижимость" с указанием номера и даты. В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденных Постановлением N 7, сказано, что этот реквизит заполняется на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним. К недвижимым вещам согласно ст. 130 Гражданского кодекса Российской Федерации относятся земельные участки, участки недр и все, что прочно связано с землей, то есть объекты, перемещение которых без несоразмерного ущерба их назначению невозможно, в том числе здания, сооружения, объекты незавершенного строительства. К недвижимым вещам относятся также подлежащие государственной регистрации воздушные и морские суда, суда внутреннего плавания, космические объекты. Законом к недвижимым вещам может быть отнесено и иное имущество.

Нередко организации задают вопрос о том, следует ли заполнять этот реквизит при приобретении автотранспортных средств. Разъяснения по этому поводу содержатся в п. 5 Письма Федеральной службы Госстатистики от 31 марта 2005 г. N 01-02-09/205 "О порядке применения и заполнения унифицированных форм первичной учетной документации N  ОС-1 и ОС-4а, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7". В Письме, в частности, сказано, что реквизит "Государственная регистрация прав на недвижимость" формы N ОС-1 заполняется в случаях совершения сделок только с недвижимым имуществом, права на которое подлежат государственной регистрации в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним". Данный реквизит не предусматривает ссылки на документ с указанием номера и даты регистрации автомобиля в ГИБДД, поскольку автотранспортные средства к недвижимости не относятся.

Формы N ОС-1 и ОС-1а содержат разд. 1 "Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи".

Раздел 1 заполняется на основании данных передающей стороны, то есть в том случае, если принимается к учету объект, ранее использовавшийся в другой организации. Эти данные имеют информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации.

В п. 2 Письма Федеральной службы Госстатистики от 31 марта 2005 г. N 01-02-09/205 даны следующие разъяснения. В форме N ОС-1 реквизит с грифом "Утверждаю" заполняется обеими организациями (получателем и сдатчиком) при передаче объекта основных средств с баланса на баланс с целью включения объектов в состав основных средств или их выбытия из состава основных средств (операция приема-передачи объектов).

Если объект приобретается через сеть оптовой или розничной торговли для использования его покупателем в качестве основного средства, форму N ОС-1 заполняет только организация-получатель (покупатель). При этом реквизиты организации-сдатчика (продавца), то есть левый блок с грифом "Утверждаю" (в том числе "Подпись руководителя", "М.П." и "Дата"), не заполняются, поскольку продаваемый объект не числится у продавца в составе основных средств, а является для него товаром (здесь нет бухгалтерской операции приема-передачи, есть договор купли-продажи).

Раздел 2, входящий в состав форм N  ОС-1 и ОС-1а и содержащий сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету, заполняется организацией-получателем только в своем экземпляре.

Объект основных средств может находиться в собственности двух или нескольких организаций. Во всех трех формах актов приема-передачи в разделе "Справочно" предусмотрены строки, в которые записываются данные о таких объектах соразмерно доле организации в праве общей собственности. Здесь же указываются сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу ЦБ РФ на дату, выбранную в соответствии с требованиями бухгалтерского учета, для случаев, когда при приобретении объектов основных средств их стоимость выражена в иностранной валюте.

Данные приема объектов в состав основных средств вносятся в инвентарные карточки (книги) учета объектов основных средств (формы N ОС-6, ОС-6а, ОС-6б), с помощью которых бухгалтерией организации ведется учет основных средств по объектам. Инвентарная карточка открывается на каждый инвентарный объект.

В организациях с большим количеством основных средств инвентарные карточки, как правило, группируются в картотеке согласно Классификации основных средств, утвержденной Постановлением N 1, а внутри разделов - по месту эксплуатации объектов. Организации, имеющие небольшое количество основных средств, в том числе малые предприятия, учет основных средств по объектам могут осуществлять в инвентарных книгах, где также указываются сведения об объектах основных средств по их видам и местам нахождения.

Основанием для заполнения инвентарной карточки, помимо акта приема-передачи, являются технические паспорта и другие документы на приобретение инвентарного объекта основных средств. В карточке (книге) должны быть приведены данные об объекте основных средств, сроке полезного использования и способе начисления амортизации, установленных организацией. Указываются также индивидуальные особенности объекта основных средств.

Если объект основных средств получен в аренду, то п. 14 Методических указаний N 91н рекомендуется также открывать инвентарную карточку, чтобы организовать учет арендованного объекта на забалансовом счете.

Учет объектов основных средств в инвентарных карточках следует вести в рублях, допускается ведение учета и в тысячах рублях, что установлено п. 37 Методических указаний N 91н. Если стоимость объекта при приобретении была выражена в иностранной валюте, то в карточке указывается контрактная стоимость в иностранной валюте.

Первичные учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены, то есть в документе должны быть заполнены все необходимые реквизиты и документ должен иметь соответствующие подписи, что установлено п. 7 Методических указаний N 91н.

2.3 Внутреннее перемещение основных средств

Всего Постановлением N 7 утверждено 14 форм первичных документов, среди которых Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма N ОС-2).
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету основных средств форма N ОС-2 применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и так далее) в другое.

Выписывается накладная структурным подразделением, которое передает основное средство, то есть является сдатчиком. Составляется три экземпляра накладной: первый экземпляр передается в бухгалтерию организации, второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств подразделения-сдатчика, а третий экземпляр предназначен для подразделения, получающего основное средство. Каждый из трех экземпляров должен быть подписан ответственными лицами подразделения-сдатчика и подразделения-получателя.

Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект. В соответствии с п. 11 Методических указаний N 91н каждому инвентарному объекту присваивается соответствующий инвентарный номер. В течение периода нахождения основного средства в организации инвентарный номер, присвоенный объекту, сохраняется.
При поступлении основных средств в организацию на каждый инвентарный объект открывается инвентарная карточка (книга). Основанием для заполнения карточки являются, в частности, акты о приеме-передаче объектов основных средств (формы N  ОС-1, ОС-1а, ОС-1б). Перемещение объектов основных средств внутри организации также отражается в инвентарной карточке (книге) учета объектов основных средств (формы N ОС-6, ОС-6а, ОС-6б).

В инвентарной карточке учета объекта основных средств (форма N ОС-6) внутреннее перемещение отражается в разд. 4 "Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств". В табличной части разд. 4 указываются дата и номер документа, на основании которого вносится запись, вид операции, наименование структурного подразделения, остаточная стоимость объекта, а также фамилия и инициалы лица, ответственного за хранение.

Итак, рассмотрим, в каком порядке следует заполнять Накладную на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма N ОС-2). В накладной указывается код формы по ОКУД. Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93, утвержденному Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 г. N 299, форме N ОС-2 соответствует код 0306032. Затем указываются наименование организации, ее код по ОКПО, присвоенный  территориальным органом государственной статистики, а также наименование структурного подразделения-сдатчика и получателя. Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным  Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20, определено, что все реквизиты унифицированных форм должны оставаться без изменения (включая коды). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Далее следует указать номер документа и дату его составления. Документы должны быть пронумерованы в хронологическом порядке, и в течение отчетного года номера повторяться не должны. Если организация ведет учет с применением средств компьютерной техники, то номер документу присваивается при его составлении, что позволяет избежать повторений. При наличии в организации большого количества подразделений, можно предусмотреть нумерацию документов отдельно каждым таким подразделением. В этом случае всем подразделениям следует присвоить цифровой или буквенный код, который будет указываться в документе.

Согласно п. 4 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции. Если же это не представляется возможным, то документ составляется непосредственно после ее окончания. Лица, составляющие и подписывающие первичные документы, должны обеспечить своевременное и качественное оформление документов, достоверность содержащихся в документах данных, а также их передачу в установленные сроки в бухгалтерию для отражения операций в учете.

После заполнения уже названных реквизитов можно приступать к заполнению табличной формы накладной. В ней указываются наименование передаваемого объекта основных средств, дата его приобретения (год выпуска, постройки), а также инвентарный номер, присвоенный объекту. Указываются также количество передаваемых объектов, стоимость единицы и общая стоимость. В случае одновременной передачи нескольких наименований объектов основных средств информация о каждом объекте заносится в отдельную строку с указанием ее номера. В незаполненных строках накладной следует поставить прочерки.