Бухгалтерский учет товарных операций

в том числе  их отражения:

- в первичных учетных  документах:

Положение о документах и  документообороте в бухгалтерском  учете. Утв. Приказом Министерства финансов СССР от 29 июля 1993 г. № 105[12].;

Унифицированные формы первичной  учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации. Утв. Постановлением ГК РФ по статистике от 18 августа 1998 г. № 88 (в ред. от 3 мая 2000 г. № 36) [25] и др.

Методические рекомендации других министерств и ведомств устанавливают отраслевые особенности ведения бухгалтерского учета.

В аптечной сети порядок оформления первичных документов установлен Приказом Министерства здравоохранения СССР от 8.01.88г. № 14 "Об утверждении специализированных (внутриведомственных) форм первичного бухгалтерского учета для хозрасчетных аптечных учреждений"[15].

- на счетах бухгалтерского  учета:

 План счетов бухгалтерского  учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению. Утв. приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. № 94н (в ред. от 7 мая 2003, № 38н, от 18 сентября 2006 г № 115н) [17].

- в регистрах бухгалтерского  учета:

 Рекомендации по применению  учетных регистров бухгалтерского  учета на предприятиях. Письмо  Министерства финансов РФ от 24 июля 1992 г. №59 (с изм. и доп.) [22].

- в финансовой (бухгалтерской)  отчетности:

1 ПБУ 4/99: Бухгалтерская  отчетность организации. Положение  по бухгалтерскому учету. Утв. приказом Министерства финансов РФ от 6 июля 1999 г. № 43н (в ред. От 18 сентября 2006 г №115н);

2 О формах бухгалтерской  отчетности организаций. Приказ  Министерства финансов РФ от 22 июля 2003 г. № 67н.

Правила купли-продажи товаров  и организации торговли установлены  Гражданским и Таможенным кодексами, Кодексом об административных правонарушениях, иными законодательными актами.

Государственным комитетом  по статистике утверждены унифицированные формы первичной документации по учету торговых операций [Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций. Утв. Постановлением ГК РФ по статистике от 25 декабря 1998 г. № 132] (общие, при продаже товаров в кредит, в комиссионной торговле), а также документы по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовой техники. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации. Утв. Постановлением ГК РФ по статистике от 18 августа 1988 г. № 88 (в ред. от 3 мая 2000 г. № 36) [5]. Типовые формы первичных документов для аптек определены в Методических рекомендациях для практических и научных работников № 98/124 "О внутриведомственном первичном учете лекарственных средств и других медицинских товаров в организациях розничной (аптечной) сети всех организационно-правовых форм, расположенных на территории РФ"[24].

О порядке выдачи доверенностей  на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности. Инструкция Министерства финансов СССР от 14 января 1967 г. № 17.(с изм. и доп.)

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации: письмо Центрального банка РФ от 4 ноября 1993 г. № 18 (в ред. от 26 февраля 1996 г. № 247)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§2 Документальное оформление и учет поступления товаров

2.1 Документальное оформление  поступления товаров

В условиях небольшого розничного магазина или киоска товары поступают, как правило, прямо в розничную торговлю. Их учет организуется на счете 41/2. В большинстве случаев торговые предприятия складируют товары либо на территории магазина, либо в специализированных помещениях, оборудованных для хранения и защиты от порчи и хищений. В этом случае учет ведется на счете 41/1, а затем на счете 41/2. Если торговое предприятие занимается только оптовой торговлей, то учет ведется только на счете 41/1.

Предприятие аптека ООО «Гармония» занимается розничной торговлей, товары хранятся на территории магазина в специализированных помещениях, соответственно товары учитываются на счете 41/2.

Договор поставки, купли-продажи  – является основным документом, определяющим права и обязанности сторон, связанные с поставками товаров в розничное торговое предприятие. В договоре определяется порядок и условия поставки, которые различны в каждом конкретном случае[1]..

Товары, поступающие на предприятия  розничной торговли, должны иметь  сопроводительные документы, предусмотренные  условиями поставки, а также правилами  перевозки грузов. Если товар поступил без сопроводительных документов или с их частичным отсутствием, то он принимается  комиссией и оформляется приемным актом.

В учете товарных операций важно обеспечить контроль за своевременным  и полным поступлением товаров, а  также за правильным их оприходованием со стороны материально-ответственных  лиц.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами. К ним относятся:

1. Накладная -  выступает в торговом предприятии как приходным, так и расходным документом. Она выписывается материально-ответственным лицом при оформлении отпуска товаров. Если склад фирмы поставщика расположен в одном помещении с местом оформления документов на отпуск товара, то оформление и выдача товара происходит фактически одновременно.  В накладной указывается: № и дата выписки, наименование поставщика и покупателя, наименование и краткое описание товара, цена и общая сумма с учетом НДС – НДС выделен отдельной строкой, количество товара в единицах. Накладная подписывается  сдавшим и принявшим материально-ответственными лицами и  заверяется круглыми печатями предприятий - поставщика и получателя. Количество экземпляров, в которых выписывается накладная, зависит от условий получения товара – от 2-х до 4-х экземпляров. Если склад фирмы-поставщика расположен на значительном расстоянии от офиса, то материально-ответственному лицу выдается документ на получение товара. Кроме того, также возможно в накладной, оформленной покупателю в офисе, наряду с количеством товара, предназначенного для отпуска, на складе отражать также фактически выданное количество товара
2. Товарно-транспортная накладная – составляется поставщиком и является первичным документом при поступлении товаров на розничное торговое предприятие. Первый  вариант – если поставка товаров производится специализированным автотранспортным предприятием, то накладная выписывается в 4-х экземплярах, а второй вариант – в настоящее время поставка товаров осуществляется в основном транспортом поставщика или покупателя, тогда выписывается 3 экземпляра товарно-транспортной накладной (один – у поставщика, - два – покупателю, из которых один с отметкой отправляется обратно поставщику)

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов – товарного и транспортного:

Товарный раздел заполняется  поставщиком товара и в нем  указываются:

• сведения о поставщике и плательщике, наименования и адреса (банковские реквизиты);
• сведения о товаре и таре (артикул, наименование, краткое описание, количество, масса брутто (с тарой), цена, сумма, упаковка (масса нетто));
• Сумма НДС отдельной строкой;
• Подписи лиц, отпустивших и получивших товар.

Транспортный раздел заполняется  ходе доставки товара и содержит:

• дата, № автомобиля и путевого листа, наименование и адрес плательщика товара, пункт погрузки и разгрузки, сведения о  грузе, а также сертификаты и пр. сопроводительные документы

Один экземпляр этих документов материально-ответственное лицо со стороны поставщика должно передать кладовщику, который является материально-ответственным лицом покупателя. Кладовщик, принявший товар, передает в бухгалтерию копию приходной накладной и сопроводительные документы, выданные ему представителем поставщика.  В случае несоответствия  сумм между представленными документами и фактически принятым количеством товара на склад должен быть составлен соответствующий акт за подписями обеих сторон.

3. Железнодорожная накладная – при поступлении товаров через железнодорожный транспорт как сопроводительный документ. По своему оформлению она аналогична товарно-транспортной накладной. К ней могут быть приложены сертификаты и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной. Железнодорожная накладная является приходным документом и передается представителю торгового предприятия при наличии доверенности на получение товара.
4. Счет-фактура – является одновременно и приходным документом и налоговым документом, так как только на основании счета-фактуры покупатель может предъявить к зачету перед бюджетом НДС, оплаченный поставщику. Выписывается обычно в двух экземплярах – один остается у поставщика, второй – у покупателя. Счет-фактура должен содержать обязательные реквизиты, определенные в главе 21 II части Налогового кодекса РФ: номер и дата (в хронологическом порядке, реквизиты продавца, реквизиты грузоотправителя и грузополучателя, реквизиты покупателя, и т.д.).
5. Счет – является основанием для оплаты поступивших товаров или основанием для предварительной оплаты товаров. В счете обязательны все реквизиты поставщика (основные – банковские), наименование товара или услуги, единицы измерения, количество, цена и сумма, отдельной строкой выделяется НДС, а также подписи уполномоченных лиц. При разовых закупках счет также заменяет договор купли-продажи.

Документальное оформление поступления товаров в розничное торговое предприятие зависит от способа доставки товаров:

• Централизованная доставка осуществляется силами и средствами поставщика. У заведующего магазином должен быть специальный штамп на получение ТМЦ. Штамп выдается бухгалтерией под расписку и его оттиск должен быть сообщен поставщику. В том случае, если при приемке будут выявлены расхождения, то составляют акт об установлении расхождения по количеству и качеству.
• Децентрализованная доставка – материально-ответственное лицо принимает товары по доверенности: а) затаренные товары по количеству мест и массе брутто; б) если тара повреждена или отсутствует маркировка, то товар принимают по количеству единиц, массе нетто и качеству. Товар может поступать в магазин в результате внутреннего перемещения (из магазина в магазин), в этом случае составляется расходная накладная в двух экземплярах.

В аптеке ООО «Гармония» осуществляется централизованная поставка товаров. При изучении первичный документов поступления товаров были выявлены нарушения по заполнению обязательный реквизитов – не во всех счет – фактурах проставляются подписи и их расшифровки уполномоченных на то лиц, что является нарушением п. 2 ст. 9 Федерального закона №129-ФЗ [3], п. 13 Положения по ведению бухгалтерского и бухгалтерской отчетности №34н [13].

Поступление товара в большинстве  торговых предприятий оформляется дополнительно приемным актом, который является внутренним документом и прикладывается к товарному отчету материально-ответственного лица. В приемном акте указываются продажные цены и цены поставщика (закупочные цены без НДС)  по каждому наименованию поступившего товара.

Аптечные учреждения в  соответствии со ст. 4 Федерального закона от 22.06.1998 г. N 86-ФЗ "О лекарственных  средствах" осуществляют розничную  торговлю лекарственными средствами, изготовление и отпуск лекарственных  средств [4]. Эта деятельность именуется фармацевтической.

Все поставки товара должны сопровождаться документами со следующими обязательными реквизитами: дата отгрузки, наименование лекарственного препарата (включая лекарственную форму и дозировку), номер серии и партии, количество поставленного товара, цена отпущенного лекарственного препарата, название и адрес поставщика и получателя, а также документами, подтверждающими количество лекарственных препаратов.

Пунктом 7.1 ОСТ (Отраслевые стандартаы 91500.05.0007-2003 "Правила отпуска (реализации) лекарственных средств в аптечных организациях. Основные положения" (далее - ОСТ), утвержденным приказом Минздрава России от 04.03.2003 г. N 80)установлено, что аптечные организации ведут оперативный и бухгалтерский учет товарно-материальных ценностей по установленным формам в соответствии с действующим законодательством [16].

Учет движения лекарственных  средств и других медицинских  товаров строится на основании Методических рекомендаций для практических и  научных работников "О внутриведомственном первичном учете лекарственных средств и других медицинских товаров в организациях розничной фармацевтической (аптечной) сети всех организационно-правовых форм, расположенных на территории РФ," утвержденных Минздравом России 14.05.1998 г. N 98/124.

Законодательство требует  организацию контроля приемки медицинских  товаров независимо от источника  их поступления, который проводится с целью предупреждения поступления  в аптеку некачественных лекарственных  средств. При этом необходимо соблюдение:

1) соответствия поступающих  лекарственных средств требованиям  по показателям "Описание", "Упаковка", "Маркировка";

2) правильности оформления  расчетных документов (счетов);

3) наличия сертификатов  качества (паспортов) производителя  и других документов, подтверждающих качество лекарственных средств.

Не допускается реализация препаратов с истекшими сроками  годности, не соответствующих требованиям  к качеству, стандартам, или без  документов.

В организациях розничной  аптечной сети установлены следующие  основные первичные документы[24]:

- штамп приемки (форма № А-1.1). При приемке товаров на экземпляре сопроводительного документа, который остается у материально ответственного лица и в дальнейшем прилагается к товарному отчету, проставляется штамп приемки, который хранится у руководителя аптеки;

- акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товара (форма № А-1.2) составляется приемной комиссией в тех случаях, когда установлены недостача, бой, брак и порча товаров. На основании Акта предъявляются претензии и иски о возмещении излишне уплаченных сумм. Акт составляется в трех экземплярах;

- акт о приеме медицинского товара, поступившего без счета поставщика (форма № А-1.4) применяется для оформления приема и оприходования фактически полученного товара, поступившего без счета поставщика. Акт составляется комиссией в двух экземплярах. Первый - прилагается к отчету материально ответственного лица, второй - остается у него;

- приемная квитанция (по приему лекарственного растительного сырья от населения) (форма № А-1.5) применяется в фармацевтических организациях для учета и расчетов за принятое от населения лекарственное растительное сырье. Квитанция выписывается лицом, ответственным за заготовку лекарственного растительного сырья, в трех экземплярах. Первый экземпляр является основанием для выдачи денег из кассы и одновременно служит   расходным кассовым ордером, второй - прилагается к отчету материально ответственного лица, третий - выдается заготовителю.