Аудит кассовых операций

     1.3 Аудиторская проверка кассовых операций 

        1.3.1 Инвентаризация кассы. Проверка соблюдения лимита остатка наличных средств в кассе 
 

     Прибыв  на место проверки, аудитор может  сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера организации. При наличии  нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или несписанных в расход денег.

     Результаты  инвентаризации оформляют актом, который  подписывают кассир и главный  бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.

     Одновременно  с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой аудитору необходимо выяснить:

     а) обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;

     б) имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф;

     в) застрахована ли касса организации;

     г) соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа). Так, в Порядке ведения кассовых операций установлено, что ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте;

     д) соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.

     Если  штатным расписанием организации  не предусмотрена должность кассира, его обязанности могут быть возложены  на другого штатного работника с  его согласия и при обязательном заключении с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

     Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями организации. Лимит остатка кассы для организаций с 01.01.1998 устанавливается в соответствии с Положением ЦБ РФ от 05.01.1998 N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации".

     Организации обязаны сдавать в банк всю  денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. По организации, не представившей расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а несданная денежная наличность - сверхлимитной .

     К аудиторской проверке должна быть представлена справка банка об установлении лимита остатка наличных денежных средств  в кассе. Превышение установленных  лимитов в кассе допускается лишь в течение 3 рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности работникам организации (в районах Крайнего Севера - 5 дней).

     Если  отсутствует справка банка об установлении лимита остатка кассы или выявлены случаи превышения лимита, аудитор предупреждает клиента о возможных штрафных санкциях, установленных Указом Президента РФ от 23.05.1994 N 1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей", а именно:

     а) за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов - штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности;

     б) на руководителей организаций, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством Российской Федерации размере минимальной месячной оплаты труда. 
 

       1.3.2 Проверка оприходования и расходования наличных денежных средств 
 

     Денежные  средства могут поступать в кассу  из банков, от работников организации  в оплату каких-либо услуг, как остатки  неиспользованных авансов и др.

     Аудитор проверяет полноту и своевременность  оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег). Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью "аннулировано" и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

     Направления использования денежных средств  и их целевое назначение организация  определяет по своему усмотрению. Владельцы счета на обороте денежных чеков указывают целевое назначение получаемых денежных сумм. Согласно действующему законодательству меры ответственности к организациям, допустившим нецелевое использование денег, полученных в банке, не предусмотрены. Однако коммерческие банки могут проверять целевое использование организациями полученных в банках денежных средств и при необходимости предъявлять к ним соответствующие требования (инструктивное Письмо ЦБ РФ от 16.03.1995 N 14-4/95).

     Аудитор должен тщательно проверить полноту оприходования выручки от реализации продукции основного производства, общественного питания, услуг вспомогательных и обслуживающих производств, жилищно - коммунального хозяйства. При этом следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами (счетами - фактурами) по реализации продукции (работ, услуг).

     В ходе проверки полноты и своевременности  отражения выручки, сданной в  кассу, особое внимание нужно уделить  правильности расчета налога с продаж, введенного Законом РФ от 31.07.1998 N 150-ФЗ "О внесении изменений и дополнений в ст.20 Закона Российской Федерации "Об основах налоговой системы в Российской Федерации". При этом решения о введении налога с продаж в конкретном субъекте Российской Федерации принимают законодательные органы власти субъектов Российской Федерации. Плательщиками налога с продаж являются юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие свою деятельность без образования юридического лица, реализующие товары (работы, услуги) в розницу или оптом за наличный расчет. В целях взимания этого налога к продаже за наличный расчет приравнивается продажа посредством кредитных и иных платежных карточек, по расчетным чекам банков, по перечислениям со счетов в банках по поручениям физических лиц, а также передача товаров (выполнение работ, оказание услуг) населению в обмен на другие товары (работы, услуги).

     Аудиторская практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с денежными выплатами работникам и подотчетными суммами.

     Заработная  плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно - платежным ведомостям, которые  подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Все выплаты должны быть персонифицированы и содержать подпись получателя денег. Возможна выдача денег по доверенности, в этом случае кассир делает запись "по доверенности", а саму доверенность прикрепляет к ведомости.

     При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует установить, все ли внесенные в них лица являются работниками данной организации.

     Для предупреждения подобных нарушений  отдел кадров должен визировать платежные  ведомости до выплаты денег по ним.

     Остановимся подробнее на проверке операций по выдаче денег из кассы в подотчет.

     Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом наличные суммы  денежных средств из кассы на предстоящие  командировочные, представительские  расходы, а также для оплаты хозяйственных (канцелярских, почтово-телеграфных) расходов, а также расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и других хозяйственных расходов. В бухгалтерском учете подотчетные суммы отражаются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

     Порядок ведения кассовых операций (п.11) регламентирует, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих  дней по истечении срока, на который  они были выданы, или со дня возвращения  из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

     Аудитор проводит соответствующие процедуры, чтобы выяснить, своевременно ли в  организации закрывают подотчетные  суммы. Если проверкой будет выявлено, что подотчетные суммы числятся за получившим их работниками дольше установленного срока, то аудитору нужно получить письменные объяснения от соответствующих должностных лиц. Следует также предупредить и работников бухгалтерии, и подотчетное лицо о необходимости включить непогашенную подотчетную сумму в совокупный налогооблагаемый доход гражданина.

     Все случаи неполного набора документов по расходным кассовым операциям  должны быть зафиксированы аудитором. По ним подсчитывают итог, который  соизмеряют с кредитовым оборотом по счету 50 "Касса" для определения уровня существенности ошибок. 
 

       1.3.3 Проверка расчетов с юридическими лицами 
 

     Правила осуществления расчетов в России устанавливает ЦБ РФ (ст.4 Федерального закона от 02.12.1990 N 394-1 "О Центральном банке РФ" (в ред. Федерального закона от 26.04.1995 N 65-ФЗ). Руководствуясь этой нормой, ЦБ РФ устанавливает предельные размеры расчетов наличными деньгами. Так, с 14.10.1998 согласно указанию ЦБ РФ от 07.10.1998 N 375-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами" предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу составляет:

     - между юридическими лицами - 10 тыс.  руб.;

     - для предприятий потребительской  кооперации за приобретаемые у юридических лиц товары, сельскохозяйственные продукты, сырье - 15 тыс. руб.

     Указом  Президента РФ от 23.05.1994 N 1006 "Об осуществлении  комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов  и иных обязательных платежей" предусмотрены следующие меры ответственности за несоблюдение расчетной дисциплины:

     а) за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими организациями сверх установленных предельных сумм - штраф в 2-кратном размере суммы произведенного платежа;

     б) за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности - штраф в 3-кратном размере неоприходованной суммы;

     в) на руководителей организаций, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством Российской Федерации размере минимальной месячной оплаты труда.

     В ходе проверки аудитор выявляет случаи превышения расчета наличными средствами между организациями и своевременно информирует руководителя о возможных  санкциях. 
 

     1.3.4 Проверка соблюдения порядка применения ККМ

     В соответствии с Законом РФ от 18.06.1993 N 5215-1 "О применении контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" при ведении  торговых операций или оказании услуг  на территории Российской Федерации все организации (в том числе физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица) обязаны применять контрольно - кассовые машины (ККМ). Исключение из этого порядка допускается только для организаций, включенных в Перечень отдельных категорий предприятий, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения ККМ, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 30.06.1993 N 745 (с учетом последующих изменений и дополнений).

     В этот Перечень, например, включены следующие  организации (в том числе физические лица, осуществляющие предпринимательскую  деятельность без образования юридического лица):

     а) оказывающие услуги населению при условии выдачи ими документов строгой отчетности;