Аналитические счета

Системы с моделью нетипизированных аналитических счетов реализуют программные средства работающие с так называемыми составными (полными) кодами счетов. Составной (полный) код счета — это последовательное соединение кода синтетического счета/субсчета и кодов аналитических счетов в один общий код.

Аналитических счетов может быть несколько. Отделяется один аналитический счет от другого счета в структуре составного кода специальными символами- разделителями. Здесь типы аналитических счетов не устанавливаются. Поэтому в структуре составного счета прописывается непосредственно код конкретного объекта аналитического учета. Аналитические счета определяются бухгалтером для каждого синтетического счета/субсчета в зависимости от экономической сущности учитываемых на нем аналитических объектов.

Все аналитические счета интерпретируются программой формально и одинаково. Поэтому модели нетипизированных аналитических счетов называют также моделями свободно интерпретируемых аналитических счетов.

Такие системы имеют свои минусы. Во-первых, если объекты аналитического учета одного вида учитываются на разных синтетических счетах/субсчетах, то для каждого из них следует указать конкретный код этого объекта, т.е. определить его в составе полного кода. Например, если счета расчетов с покупателями и авансов полученных ведутся в разрезе покупателей, то для каждого из этих синтетических счетов, определяя составной код, следует прописать код одного и того же покупателя. Это прямое следствие отсутствия типизации аналитических счетов.

Во-вторых, в этих системах в отличие от систем с типизированными аналитическими счетами, нельзя свести данные по одному объекту аналитического учета, определенному на разных синтетических счетах, без специальной настройки.

Так, достаточно сложно решить задачу «сведения» взаиморасчетов, поскольку одному контрагенту может соответствовать два составных счета с разной структурой и, следовательно, с отсутствием общего ключа для организации выборок: счет, на котором отражаются авансы, и счет, на котором отражаются отгрузки.

Модель нетипизированных аналитических счетов реализована в системах «Финансы без проблем», «Инфо-Бухгалтер», в семействе программ «Лука» фирмы «Плюс-Микро».

Функциональная полнота, удобство работы с автоматизированной системой бухгалтерского учета во многом определяется используемой в ней моделью организации аналитического учета.

Модель организации аналитического учета включает четыре понятия:

1. способ включения аналитических счетов в структуру записей массива хозяйственных операций;
2. способ организации справочника объектов аналитического - учета в зависимости от принятой их классификации;
3. принятые в системе правила разделения функций аналитического учета по отдельным модулям;
4. правила интерпретации аналитических счетов при группировке данных в выходных формах (отчетах).

В системах автоматизации бухгалтерского учета реализуются следующие основные модели организации аналитического учета:

1. простая модель организации аналитического учета;
2. модель иерархической организации аналитического учета;
3. модель фасетной организации аналитического учета;
4. модель пооперационной организации аналитического учета;
5. смешанные модели организации аналитического учета;
6. модели параллельных счетов;
7. модели распределения функций аналитического учета в бухгалтерских комплексах.

Первые пять моделей являются базовыми и используются в системах автоматизации бухгалтерского учета, относящихся к разным классам.

В конкретной системе может использоваться не одна, а одновременно несколько моделей. Например, в бухгалтерских комплексах АРМ отдельных участков учета могут использовать любую из первых четырех моделей (1-4), а комплекс в целом — модель 7.

Первые три модели — простая, иерархическая, фасетная — трактуют аналитический учет как систему счетов, которая детализирует синтетический учет. Поэтому здесь реализуется способ прямой привязки аналитических счетов к каждому синтетическому счету (дебетуемому и кредитуемому) бухгалтерской записи (рис.). Различия касаются количества, состава, порядка ведения и интерпретации аналитических счетов, увязанных с синтетическим счетом/субсчетом в расширенной проводке.

Простая модель аналитического учета. В простой модели каждому синтетическому счету/субсчету соответствует не более одного аналитического счета.

Простая модель аналитического учета имеет две модификации. Первая модификация характерна для программных средств, использующих модель типизированных аналитических счетов. Здесь при настройке программы организует соответствующие им справочники (типы объектов аналитического учета) и устанавливается связь между синтетическими счетами и типами аналитических счетов. Каждому синтетическому счету/субсчету может соответствовать единственный тип аналитических счетов представленный в структуре записей отдельным полем. Таким образом, здесь реализуется одноуровневый аналитический учет.

Типичным примером данного способа реализации простой модели аналитического учета является программа «Главный бухгалтер» фирмы «Паритет- Софт».

Вторая модификация характерна для программ с моделью нетипизированных аналитических счетов. Поскольку данная модель оперирует с составными (полными) кодами, то в структуре записи массива хозяйственных операций не выделены отдельные поля для кодов синтетических и аналитических счетов. При этом составной код записывается в одном поле.

По определению простой модели аналитического учета в составном коде счета имеется только один код конкретного аналитического объекта. Примером такой организации аналитического учета является программа «Финансы без проблем».

Модель иерархической детализации объектов аналитического учета. В этой модели каждому синтетическому счету/субсчету соответствуют несколько выстроенных в иерархию аналитических признаков. Данная модель реализует многоуровневый аналитический учет.

Существуют системы с жестким, заранее определенным количеством уровней иерархии и гибкие системы, в которых количество уровней можно наращивать.

(Пример. На счете «Основное производство» учет организован в разрезе договоров, филиалов и статей затрат (рис. 3.96). Здесь выделены три разных вида объектов аналитического учета, т.е. аналитических счетов, между которыми установлена иерархическая подчиненность.)

Достоинством систем является простота построения и практически неограниченные возможности наращивания детализации и глубины аналитического учета. Данная модель организации аналитического учета поддерживает «сходимость» аналитического и синтетического учета, т.к. сумма всех конечных остатков «по аналитике» и является остатком «по синтетике».

Трудности возникают в тех случаях, когда при получении итогов выходных форм необходимо инвертировать уровни аналитики.

Так, в приведенном примере программа позволяет легко получить величину общих затрат по каждому договору или по договору в разрезе выполняющих его филиалов. Однако без специальных приемов программа не позволит получить данные о затратах в разрезе филиалов, если один филиал выполняет несколько договоров, а некоторые договоры выполняются несколькими филиалами. Так же без специальных приемов сложно получить информацию об общих затратах по конкретной статье по всем договорам.

Модель фасеткой классификации объектов аналитического учета. Данная модель характерна для систем с типизированными аналитическими счетами. Часто в публикациях ее именуют моделью аналитической классификации. В этой модели каждому синтетическому счету/субсчету устанавливается несколько независимых, равноправных аналитических признаков (фасет). Каждому из этих признаков соответствует определенный вид (тип) объектов аналитического учета. Таким образом, в этой модели типы объектов аналитического учета заранее не выстраиваются в иерархию в отличие от предыдущей модели организации аналитического учета.

Только при формировании отчетов пользователь непосредственно в запросе указывает нужную ему иерархию аналитических счетов разных типов. Следовательно, он получает возможность проводить анализ сальдо и оборотов синтетического счета/субсчета в любом аналитическом разрезе, определяя порядок сортировки и подведения итогов по связанным с ним аналитическим счетам. Возможности получения нужной выходной информации в существенной степени зависят от наличия в программе развитых средств формирования отчетов произвольной структуры, позволяющих группировать данные так, как это необходимо.

В структуре записи массива хозяйственных операций каждому типу объектов аналитического учета (аналитическому счету) выделяется отдельное поле для каждого из синтетических счетов проводки. При формировании проводки программа анализирует введенные пользователем коды синтетических счетов/субсчетов (дебетового и кредитового) и через типы аналитических счетов запрашивает и вводит конкретный объект аналитического учета.

Модель фасетной организации аналитического учета реализует многомерный учет, позволяющий получать итоги счета в любой необходимой для анализа группировке.

Наиболее последовательно модель аналитической классификации реализована в «1С Бухгалтерии» начиная с версии 7.5 и программе «Интегратор» фирмы «Инфософт».

В целом, модель фасетной организации является наиболее гибкой из первых трех типов моделей аналитического учета.

Модель фасетной организации аналитического учета в программах БУ часто используется совместно с иерархической моделью. В этом случае речь идет о реализации в cm теме смешанной модели.

Модель пооперационной организации аналитического учета. Эта модель трактует аналитический учет как систему счетов, которая детализирует хозяйственную операцию, а не синтетические счета. Поэтому здесь аналитические счета прямо не связываются с синтетическими счетами ни в справочнике счетов/субсчетов, ни в

бухгалтерской записи массива хозяйственных операций. Но они присутствуют в бухгалтерской записи как классификационные поля расширенной проводки в виде единого набора. Эти общие аналитические счета относятся программой одновременно к обоим синтетическим счетам проводки, если отсутствуют дополнительные ограничения (рис.). Соответствие между счетами устанавливается контекстно по факту совместного включения данного синтетического и совокупности аналитических счетов в запись массива хозяйственных операций.

В бухгалтерской записи под признак аналитического счета может быть выделено одно поле, либо несколько полей. Отсюда различают простую и развернутую формы реализации пооперационной модели организации аналитического учета.

Наиболее полно этот подход реализован в системе «Турбо Бухгалтер» фирмы

ДИЦ.

Основным достоинством модели является простота настройки правил организации аналитического учета, поскольку классификационные поля записи могут заполняться пользователем по тем счетам, где в них есть необходимость.

Недостатком же является условность интерпретации аналитических счетов в программе, поскольку здесь нет однозначного соответствия между синтетическими и аналитическими счетами.

В частности, это проявляется в том, что в рамках данной модели невозможно описать одной проводкой движение однородных объектов, требующих присутствия двух разных кодов аналитических счетов одного и того же типа в одной записи. Это касается, например, таких операций, как передача материалов из одного подразделения в другое. Такую хозяйственную операцию нужно проводить двумя проводками с введением промежуточного счета. Первая проводка должна отражать выбытие материала: указание подразделения-отправителя и конкретного материала по кредиту счета «Материалы» и дебету некоего промежуточного счета. Вторая проводка — поступление материала: указание подразделения-получателя и конкретного материала по дебету счета «Материалы» и кредиту промежуточного счета.

Смешанные модели организации аналитического учета. Смешанные модели интегрированных систем представляют собой тот или иной вариант объединения ранее рассмотренных моделей.

Один из вариантов применения в программном обеспечении АИС-БУ смешанной модели, построенной на совместном использовании фасетной и иерархической моделей организации аналитического учета, используется в системе «1С: Бухгалтерия 8.0», «1С: Бухгалтерия 7.7». Этот вариант позволяет организовать здесь многомерный и многоуровневый аналитический учет с максимальным использованием их преимуществ.

Смешанная модель может сочетать пооперационную и иерархическую, либо пооперационную и фасетную модели организации аналитического учета.

В этом случае в логической структуре записи хозяйственных операций некоторые из аналитических счетов привязаны к синтетическим счетам, другие к операции в целом и относятся к обоим счетам проводки.

Наиболее ярким примером такой реализации смешанной модели являются разработки фирмы «Парус».

Использование смешанных моделей построения аналитического учета является чрезвычайно эффективным и удобным, так как здесь реализуются положительные стороны каждой из моделей.

Модель параллельных счетов не относится к базовым моделям. Скорее, это дополнительный прием организации аналитического учета. Он применим практически во всех программах, но особенно полезен там, где в качестве базовой модели реализована простая модель аналитического учета.

При организации данной модели вводится дополнительно система забалансовых счетов, на которых отражается движение объектов учета в иных аналитических разрезах, нежели на балансовых счетах. Тогда параллельно с записью хозяйственной операции на балансовых счетах выполняется ее запись в системе забалансовых счетов. При этом ввод проводок выполняется одновременно с помощью специальных приемов автоматизации.

В системе «Финансы без проблем» реализуется простая модель организации аналитического учета.

Использование модели параллельных счетов наиболее эффективно в программных средствах, имеющих развитый аппарат типовых операций, позволяющий существенно минимизировать трудозатраты при вводе данных за счет автоматизации формирования параллельных записей.

Модели распределения функций аналитического учета между подсистемами в бухгалтерских комплексах. Использование этих моделей является прямым следствием особенностей построения многомодульных программных комплексов, основанных на идее специализации обработки данных по различным участкам учета. Эти модели весьма разнообразны и трудно поддаются систематизации. Поэтому остановимся только на основных, присущих им правилах построения.