Основы финансового планирования

Шаг планирования – периодичность, с которой в пределах горизонта планирования формируется данный бюджет. Это квартал, месяц, декада, неделя.

Шаг корректировки – периодичность, с которой в пределах горизонта планирования происходит изменение плановых значений внутри шага планирования, вызванное изменением условий осуществления хозяйственной деятельности.

Формат планирования. Для регламентации процесса планирования необходимо определить формат предоставления информации, который будет использоваться для формирования бюджетов. Единый формат можно использовать, когда сбор информации при планировании ведется в бумажном виде и один документ последовательно передается от сотрудника к сотруднику. При автоматизированном планировании в рамках единой информационной системы интерфейс универсального формата планирования может быть настроен в соответствии со специализацией рабочего места пользователя.

Текущая корректировка. Иногда менеджеры различного уровня считают, что бюджет незыблем и ни в коем случае не может быть изменен. Это ошибочное мнение. Бюджет может и должен быть изменен в случае прямой необходимости. С момента составления бюджета могли измениться обстоятельства, анализ причин отклонений мог показать, что некоторые статьи бюджета стали нереальными. В этом случае необходима текущая корректировка бюджета. Под текущей корректировкой бюджетов понимается изменение значений плановых данных внутри шага планирования, вызванное изменением условий осуществления хозяйственной деятельности.

Регламент текущей корректировки бюджетов определяет порядок прохождения  и формирования документов, распоряжений, на основании которых осуществляется корректировка бюджетов, действия должностных  лиц, имеющих право на корректировку, а также порядок передачи информации о корректировке.

Все принципы разрабатываемой на предприятии  системы бюджетного управления должны быть описаны и закреплены в соответствующих  документах для эффективной работы системы управленческого учета. На основе базового документа «Положения об учетной политике» в основном создается семь регламентных документов:

- Положение  о финансовой структуре;

- Положение  о Центрах финансовой ответственности;

- Регламент  работы с системой управленческого  учета;

- Инструкции  пользователей пи работе с  системой финансового управления;

- Положение  о бюджетах;

- Положение  о планировании;

- Положение  о финансовом анализе.

Возможен  вариант, когда эти документы  могут быть объединены в один, который  описывает всю систему бюджетного управления на предприятии. При внедрении  автоматизированной системы бюджетного управления необходимо дополнительно  разработать «Положение об автоматизированном управленческом учете».

 

1.3 Контроль исполнения бюджета

 

В целях  создания системы контроля над формированием  и исполнением сводного бюджета  предприятия рекомендуется создать  и внедрить комплексную автоматизированную систему бюджетного планирования деятельности предприятия (на базе компьютерной локальной  сети), что позволит максимально  оперативно (ежедневно) получать информацию об исполнении бюджета и, соответственно, вносит необходимые коррективы в  бюджеты в целях повышения  эффективности оперативного управления финансовыми ресурсами предприятия.

Формируемые бюджеты должны отвечать следующим  требованиям:

1. Бюджеты  должны быть напряженными, но  достижимыми. Лишь сбалансированность  целей и усилий выполнения  мотивирует и гарантирует исполнение  бюджета. 

2. Право  на существование имеет только  действительный бюджет. Теневой  или аварийный бюджеты недопустимы.

3. Бюджет  является обобщающим планом в  натуральных и денежных единицах.

4. Ответственное  лицо за исполнение бюджета  должно обязательно принимать  участие при его разработке, для  того, чтобы со всей ответственностью  отнестись к составлению бюджета.

5. Бюджет  является своеобразной инструкцией  при отражении записей в регистрах.  Он требует равенства планируемых  и фактических данных.

6. Бюджет  остается неизменным во время  бюджетного периода.

В целях  осуществления контроля над исполнением  бюджетов предлагается использовать двухуровневую  систему этого контроля.

Нижний  уровень – контроль над исполнением  бюджетов структурных подразделений  предприятия, непосредственно осуществляемый экономическими службами этих подразделений, при этом контролируется как сводный  бюджет, так и составляющие его  функциональные бюджеты. Верхний уровень  – контроль над исполнением бюджетов всех структурных подразделений (включая  контроль составляющих их бюджетов по статьям затрат), осуществляемый непосредственно  финансово-экономической службой  предприятия и его бухгалтерией.

Основными элементами системы контроля являются:

- объекты  контроля – бюджеты структурных  подразделений;

- предметы  контроля – отдельные характеристики  состояния бюджетов (соблюдение  лимитов фонда оплаты труда,  расходов сырья и материалов  и т.д.);

- субъекты  контроля – структурные подразделения  предприятия, осуществляющие контроль за соблюдением бюджетов;

- технология  контроля бюджетов – осуществление  процедур, необходимых для выявления  отклонений фактических состояний  бюджетов от плановых.

Контроль  над соблюдением расходной части  комплексного бюджета является важной задачей, от решения которой во многом зависит эффективность финансово-хозяйственной  деятельности предприятия.

Для обеспечения  качественного решения этой задачи необходимо установить четкий порядок  управленческих процедур, который позволит обеспечить:

- оперативное  проведение анализа фактических  отклонений от плановых значений (сумм) сводного бюджета (в т.ч. анализ по отклонениям функциональных бюджетов);

- разработку  мероприятий по ликвидации непроизводственных  затрат и удорожающих факторов, выявленных в ходе анализа;

- оформление  и представление руководству  предприятия аналитических материалов  по исполнению сводного и функциональных  бюджетов, для оперативной коррекции  этих бюджетов и соответственно, бюджетов структурных подразделений.

Контроль  за исполнением бюджетов осуществляется в виде предварительного, текущего и последовательного видов контроля.

Предварительный контроль является самым важным видом контроля. Основная цель предварительного контроля – показать эффективность использования ресурсов предприятия при выборе того или иного варианта производства и реализации продукции. данный вид контроля осуществляется на стадии планирования при анализе представленных альтернативных вариантов. В результате проведенной оценки принимается и утверждается вариант бюджета, наиболее соответствующий установленным критериям. Предварительный контроль должен осуществляться на каждой стадии составления главного бюджета. Каждая смета в отдельности должна пройти предварительный контроль.

Например, предварительный контроль подготовленного  бюджета продаж должен быть проведен по программе, которая содержит следующие  вопросы:

• Какова вероятность того, что продукция будет иметь спрос на момент реализации?
• Насколько реальны представленные в бюджете объемы реализации с точки зрения: предполагаемого спроса; производственных мощностей?
• Какова реальность представленных в бюджете цен реализации продукции?
• Какова оптимальность структуры реализации?

Предварительный контроль сметы по труду производственных рабочих должен подтвердить:

• установленные нормы использования трудовых затрат на производство единицы каждого вида продукции (с учетом квалификации имеющегося персонала и желаемого качества производимой продукции);
• правильность проведенных расчетов по производству годовых объемов продукции (обеспечивая увязку показателей объемов производства с производственной программой);
• оптимальность установленных ставок почасовой заработной платы с учетом качества производимой продукции, квалификации персонала и существующих ставок на рынке труда.

В целом  на стадии предварительного контроля каждая смета подвергается пересчету  и всестороннему анализу. Тщательно  проведенный предварительный анализ обеспечивает устранением всякого  рода ошибок, в том числе умышленных. С его помощью достигается  включение всех видов затрат в  расчет себестоимости планируемой  к производству продукции, максимально  исключается возможность появления  неучтенных затрат непосредственно  на стадии производства и реализации.

Профессионально составленный и сбалансированный по всем показателям бюджет предприятия  обеспечивает своевременное бесперебойное  снабжение производства сырьем и  материалами; исключает затраты  на хранение излишков сырья и готовой  продукции на складах; обеспечивает рациональное размещение работников по рабочим местам, проведение эффективной политики по своевременному привлечению финансовых средств, эффективное размещение свободных денежных средств.

Особенно  важен предварительный контроль планируемых инвестиций, поскольку  они связаны с отвлечением  либо привлечением значительных финансовых средств. Инвестиции, как правило, весьма существенно влияют на финансовые показатели предприятия. Поэтому процесс отбора инвестиционных проектов для реализации связан с оценкой предполагаемых проектов на основе многообразной комплексной  информации. К оценке инвестиционных проектов привлекаются квалифицированные  специалисты. Производятся расчеты эффективности реализации альтернативны проектов, экологические оценки, рассматривается социальное влияние проектов и т.д.

Инвестиционный  проект, отобранный после проведения предварительного контроля, включается в бюджет капитальных вложений, который  в свою очередь включается в финансовый бюджет предприятия.

Текущий контроль бюджета осуществляется в ходе его исполнения путем сопоставления плановых показателей с фактическими учетными данными, в процессе которого выявляют отклонения. Выявленные отклонения подвергаются анализу, выясняются причины, их вызывающие. Затем либо выявленные причины устраняются, либо производится корректировка бюджета.

Текущий контроль может осуществляться двумя  путями:

1) в режиме  «on-lain» - при наличии интегрированной компьютерной информационной системы по управленческому учету;

2) с помощью  управленческой отчетности.

В режиме «on-lain» текущий контроль обеспечивается в соответствии с заданной программой. Все производимые расходы пи вводе информации соответствующим образом кодируются и в автоматическом режиме фиксируются в графах «фактические расходы» определенных бюджетов. Кроме того, каждая запись сопровождается расчетом экономии или перерасхода на заданный период. Менеджер, контролирующий исполнение того или иного бюджета, принимающий решение по расходам или доходам, в любой момент может видеть реальную картину по всем позициям, необходимым ему для полноценного управления.

В случае возникновения серьезных проблем  по исполнению плановых показателей  готовятся специальные аналитические  записки, в которых подробно разбираются  возникшие отклонения фактических  данных от бюджетных показателей, выявляются и объясняются причины отклонений, даются рекомендации по устранению выявленных причин, либо по корректировке бюджетных  показателей. Корректировки, вносимые в какую-либо смету, как правило, затрагивают взаимосвязанные сметы  и в целом весь бюджет предприятия.

Последующий контроль бюджета осуществляется по завершении бюджетного периода, он носит «исторический» характер. В отличие от текущего контроля, который иначе называют оперативным, последующий контроль бывает более точным и взвешенным, а значит, более глубоким и объективным.

Последующий контроль также осуществляется с  помощью форм управленческой отчетности. Они содержат данные по плановым и  фактическим показателям, а также  данные по отклонениям факта от плана. Кроме того, как правило, формы  отчетности предусматривают сопоставимость названных показателей за отчетный и предшествующий периоды.

Последующий контроль является заключительным этапом бюджетного процесса. Он дает целостную  информацию о завершении бюджета, предполагает возможность анализа эффективности  использования денежных и материальных средств, оптимальности структуры  производимой продукции и позволяет (с учетом полученной информации) более  точно рассчитывать последующие  бюджеты.

Осуществление всех трех форм контроля на предприятии  обеспечивает целесообразное использование  ресурсов и способствует значительному  повышению финансовых результатов.

 

4. Совершенствование бюджетирования на предприятии, улучшение контроля за исполнением бюджета