Технико-экономическое обоснование и выбор варианта автоматизации учета и анализа складских операций строительной фирмы

    В результате детального рассмотрения функции Хранение получаем диаграмму декомпозиции, представленную на рис.1.4.

Рис.1.4. Диаграмма декомпозиции IDEF0. Хранение 

     Процесс хранения подразделяется на:

• Формирование отгрузочных документов (согласно оплаченному счету от клиента).

     На  данном этапе формируются отгрузочные  документы, а также документы, согласно которым будет произведена комплектация товара для дальнейшей отгрузки клиенту, либо возврата поставщику.

• Складирование – непосредственное размещение товара на складе

     В зависимости от характера товара (прошел или не прошел приемку) товар  размещается на соответствующем  складе. Товар, не прошедший приемку, размещается на возвратном складе, а товар, прошедший приемку, – на оптимальном. На товар, размещенный на возвратном складе, формируются возвратные документы.

• Комплектование – комплектация товара в соответствии с отгрузочными документами для дальнейшей выдачи клиенту, либо для возврата поставщику.

     На  данном этапе, при комплектации товара производится внешний осмотр товара и выявляется брак, который, при его обнаружении, передается на списание.

• Списание товара – списание, дальнейшая передача на утилизацию брака.

     В результате детального рассмотрения функции Складирование получаем конечную диаграмму декомпозиции, представленную на рис. 1.5.

    Рис.1.5. Диаграмма декомпозиции IDEF0. Складирование

     Диаграмма складирования, в свою очередь, подразделяется на:

• Складирование на оптимальный склад (при поступлении товара, принятого в соответствии с приходными документами).

     На  данном этапе производится непосредственное складирование поступившего товара на оптимальный склад и передача соответствующих приходных документов для заведения товара в базу (в  отделе снабжения).

• Складирование на возвратный склад (при поступлении товара, не принятого в соответствии с приходными документами).

     На  данном этапе производится непосредственное складирование поступившего товара на возвратный склад, и передача несоответствующих  приходных документов для заведения товара в базу (в отделе снабжения).

• Формирование возвратных документов (формирование и передача документов на комплектование товара для возврата поставщику).

    Таким образом, рассмотрение бизнес процессов, протекающих на складе, наглядно свидетельствует о сложности и невозможности их нормального обеспечения посредством бумажного документооборота. Необходимым условием для  повышения конкурентоспособности предприятия является автоматизация учета и анализа складских операций. 

 

РАЗДЕЛ 2.

ПОСТАНОВКА ПРОБЛЕМЫ И

ВЫБОР ВАРИАНТА АВТОМАТИЗАЦИИ 
 

     2.1. Выявление проблем в деятельности объекта

     Склад – одно из важнейших подразделений  предприятия, поскольку именно там  аккумулируется произведенная продукция  и именно со склада происходит отгрузка продукции клиентам или в магазин. Для осуществления этой деятельности, а также координации с другими подразделениями требуется сложная информационная система, которая, на данный момент организована не лучшим образом.

      Удовлетворение складских потребностей – сложная задача, требующая решения существующих проблем организационного, технического и субъективного характера.

    В настоящий момент на предприятии  существует информационная система, основанная на бумажном документообороте между  подразделениями, рабочие места кладовщиков не оснащены современными средствами учета и идентификации товара.

    Потеря  оперативности – один из важнейших  недостатков существующей системы.

    Одной из основных проблем является соблюдение сроков формирования и отгрузки товара.

    Данная проблема нуждается в следующих нововведениях:

• Адресная система хранения товара.
• Автоматический отбор, позволяющий сформировать список адресов мест хранения, из которых следует отобрать товар для отгрузки по определенным параметрам.

    Также проблемой является отсутствие удобных механизмов проверки соответствия отгрузки по факту и большого количества товара в документах.

    При больших товаропотоках проблема пересортицы становится актуальной. Во избежание пересортицы крайне желательно иметь возможность убедиться в соответствии реальной отгрузки той, что отражена в документах. Для этого в системе должны существовать механизм упаковочных листов, который позволяет комплектовать большие накладные отгрузочными местами, причем в данном процессе могут одновременно участвовать несколько человек.

    На  складе отсутствуют удобные средства автоматизированной идентификации товара. Необходимость таких средств при большом потоке ТМЦ сомнений не вызывает. Кажущаяся потеря времени на обработку товара на приеме оборачивается многократной экономией на всех этапах передачи, реализации, возврата и резким уменьшением пересортицы.

     Существенным  недостатком является то, что при  отсутствии оперативного контроля за складом, теряется возможность оперативного управления производственными мощностями  и что самое главное – невозможен реальный контроль за складом, что создает возможности потерь и хищений товара.

    Данная проблема нуждается в следующих нововведениях:

• Адресная система хранения.
• Возможность проведения частичной инвентаризации.
• При любом движении товара, в системе формируется документ с указанием ответственного лица со временем создания.

    В складском комплексе ОАО затруднена возможность оперативной инвентаризации в различных разрезах. Причина в том, что никто не в состоянии сделать это имеющимися средствами. Поэтому обычно все сводится к отпискам для бухгалтерии. Необходимо, чтобы складская система позволяла блокировать товародвижение в запланированных на инвентаризацию местах хранения.

    На складе следует свести к минимуму зависимость от персонала в управлении складскими процессами. Ответственное лицо должно получать информацию о наличии и месте положении любого товара при помощи системы.

     Важным  вопросом является проблема управления качеством продукции, ведь складирование кирпича должно удовлетворять целому ряду требований.

Хранение:

• Площадка под складирование кирпича сухая, ровная, имеет твёрдое покрытие и уклон не более 5 %, очищенна от посторонних предметов, мусора, т.к. кирпич, загрязненный до употребления, трудно чистить.
• По высоте поддоны с кирпичом складируются не более двух рядов;
• Расстояние от крайних поддонов с кирпичом до других складированных материалов, сооружений, машин и механизмов не менее 1 м;
• Для предотвращения повреждения кирпича соседними поддонами при складировании и кантовке между ними оставляется расстояние 100-150 мм;

Разгрузка кирпича:

• Разгрузка кирпича на поддонах производится грузоподъёмным краном, а также возможна разгрузка кирпича с поддонов вручную.
• Работы по разгрузке кирпича на поддонах грузоподъёмным краном разрешается производить только квалифицированному персоналу, прошедшему специальное обучение и аттестацию.
• При производстве разгрузочных работ грузоподъёмным краном разрешается использовать только испытанные исправные грузозахватные приспособления, соответствующие типу и массе поднимаемого груза.
• Разгрузка осуществляется по одному поддону. При этом для его зацепки используются текстильные стропы длиной 3 метра, чтобы исключить повреждение кирпича и поддона.

     Склад нуждается в современной системе  контроля качества, которая позволит хранить и анализировать данные о качественных характеристиках товара при поступлении и хранении на складе. Кроме того, обеспечит вывод требований о качестве продукции на складе и периодичности контроля, а также вывод данных о складских запасах, которым необходим контроль качества, планирование проб качества, автоматизирует принятие решений о необходимости проведения переоценки материалов по результатам контроля качества.

     Таким образом, существующая система не отвечает тем требованиям, которые предъявляет современный бизнес, современные рыночные условия, и нуждается в автоматизации.

      

     2.2. Существующие системы складского учета

          Говоря о существующих системах складского учета, следует  отметить, что их можно разделить на несколько больших категорий.

1. Программные продукты, используемые для решения широкого круга задач, связанных в целом с бухгалтерским учетом.

    Многие  из подобных программных продуктов  включают в себя специализированные модули для организации бухгалтерского учета складских операций и даже для непосредственного учета складских операций, главным образом склад-клиент.

    К достоинствам данных информационных систем следует отнести прежде всего  то, что данные программные продукты разрабатываются как правило  солидными фирмами, имеющими богатый  опыт разработки бухгалтерских приложений и  возможности оперативно отслеживать изменения в законодательстве.

    Еще одним плюсом данных программ является то, что они, как правило, обходятся  значительно дешевле специализированных приложений.

    Однако  у такого подхода есть и определенные существенные минусы.

    Как правило, подобные системы не адаптированы для нужд конкретного предприятия. Кроме того, подобные системы предназначены, как правило, исключительно для бухгалтеров и не позволяют интегрировать различные структурные подразделения в единую информационную сеть.

2. Специализированное программное обеспечение, разработанное исключительно для складского учета и его интеграции с торговой системой.

    Данные  продукты включают в себя огромные возможности, вплоть до информации о том, на каком стеллаже и в какое его части хранится тот или иной продукт. Подобные системы достаточно дороги и их целесообразно применять на предприятиях, где идет движение товаров через склад в достаточно больших объемов.

3. Небольшие программы складского учета, разрабатываемые как правило, небольшими компаниями.

    Данный  тип программного обеспечения не обладает всеми дополнительными возможностями. Однако низкая цена и достаточная простота обучения и поддержки делают подобные программы эффективными для малых и некоторых средних предприятий.

4. Специализированные программные комплексы, разрабатываемые на заказ для конкретных предприятий специализированными проектными организациями.

     При разработке подобных систем специалисты проектной организации как правило проводят детальные обследования процедур складского учета, применяемых на предприятии, и в соответствии с этим проектируют информационную систему, позволяющую достичь максимальной эффективности.

    Учитывая пожелания заказчика, проектные организации включают в информационную систему все необходимые функции, при этом не концентрируясь на тех функциях, которые не требуются заказчику, что позволяет оптимизировать информационную систему для нужд заказчика.

          Следует отметить, что подобные системы  проектируются для крупных и очень крупных организаций, которым не хватает функций существующих программных продуктов. При этом небольшим и средним предприятиям подобные системы не только не по карману, но и данному виду предприятий не требуется такой оптимизации.