Менеджмент как вид деятельности

• групповая беседа и слушание выступающих и докладчиков, просмотр кинофильма и телепередачи; слушание радиопередач;
• чтение типографского и машинописного текста;
• чтение рукописного текста.

Как видно  на первом месте стоит индивидуальная беседа.

     Деловое общение можно условно разделить на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (между партнерами существует пространственно-временнная дистанция). Прямое деловое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное.

     Деловое общение реализуется в следующих  формах: деловая беседа; деловые  переговоры; спор, дискуссия, полемика; деловое совещание; публичное выступление; телефонные разговоры; деловая переписка.

     В деловом общении, особенно во взаимодействии руководителей и подчиненных, используются методы воздействия, как поощрение, критика, наказание. Основные этические  требования к поощрениям – их заслуженность и соразмерность качеству и эффективности трудовой деятельности. Критика является наиболее распространенной формой выражения неудовлетворенности деятельностью подчиненных или коллег по работе. Критика должна быть объективной и конструктивной, вселять в работника уверенность в его способностях, мобилизовать его на лучшую работу. Наказание может быть осуществлено в виде выговора, штрафа, понижения в должности, увольнения. Основное требование к наказаниям – их неотвратимость за систематические и осознанно допускаемые недостатки.

     Менеджер  должен не только обладать навыками делового общения, но и повышать эффективность  отдельных его видов. Рассмотрим некоторые виды, наиболее важные для  повышения эффективности делового совещания:

1. Создание благоприятных условий для коллективной работы и принятия коллективного решения. Если на совещании рассматриваются сложные проблемы, надо обеспечить условия для коллективного труда присутствующих.
2. Организация начала деловых совещаний в точно назначенное время и обеспечение сжатых графиков работы позволяет работникам подготовиться к деловому совещанию и эффективно распоряжаться своим временем в течение рабочего дня.
3. Создание атмосферы непринужденности и деловитости. Создание плодотворной рабочей обстановки на совещании главным образом зависит от руководителя. Он должен сразу предотвратить возможность проявление факторов, мешающих деловому сотрудничеству.
4. Обеспечение эффективности ведения записей – очень важный фактор успеха. Менеджер должен знать, что хорошо, грамотно организованные записи помогают внимательно следить за ходом совещания, делать обобщения, замечания, вносит коррективы или конкретные предложения, а также накапливать важную информацию.
5. Обеспечение активности всех участников совещания. Задачей ведущего совещания является учет психологического феномена при организации порядка выступлений. Заключается это в создании очередности выступающих обратно пропорционально их авторитету и положению.
6. Обсуждение особых мнений. В этом случае руководитель может столкнуться с двумя ситуациями. Первая ситуация возникает, если имеются явно ошибочные мнения отдельных участников совещания. В этом случае руководитель совещания должен коротко объяснить причину возникновения ошибочного мнения. В противном случае сотрудник, имеющий ошибочное мнение, с таковым и останется. Вторая ситуация возникает, если большую часть особых мнений составляют суждения, высказанные сотрудниками, которые стремятся сузить или расширить выдвинутое предложение или поставленную проблему.

     В целях повышения эффективности проведения делового совещания любому участнику в заключение можно предложить определенные рекомендации, учет и выполнение которых может повысить результативность совещания.

     Важнейшими  качествами, требующими постоянного  совершенствования, являются умение слушать и анализировать то, что говорится на совещании.

     Менеджер  должен иметь в виду три аспекта  в любой деловой беседе: деловой, личный и динамику, пружину развития беседы.

     Несмотря  на цель общения, у общающихся всегда имеются свои задачи. Их три: первая заключается в оценке человека с деловой точки зрения; вторая – в получении или передачи информации; третья – в воздействии на мотивы и решения. 

4. Сущность и содержание понятия «эффективность менеджмента» 

     Эффективность менеджмента - результативность управленческой деятельности, которая определяется через эффективность (результативность) основной деятельности.

     Критериями  результативности деятельности организации (по Синк Д.С.) являются:

     1. Действенность – степень достижения целей организации.

     2. Экономичность – соотношение необходимого и фактического расхода ресурсов.

     3. Качество – соответствие характеристик продукции (услуг) стандартам и требованиям потребителей.

     4. Прибыльность – соотношения между доходами и суммарными издержками.

     5. Продуктивность – соотношение объема продукции (услуг) за определенный период в натуральных, стоимостных и других показателях и затрат ресурсов, соответствующих данному объему продукции (ресурсов: трудовых, материальных, финансовых и др.).

     6. Качество трудовой  жизни – условия труда работников.

     7. Инновационная активность – внедрение новшеств в различных функциональных областях деятельности организации.

     Экономическими  показателями эффективности управления являются

     где: Эу - показатель эффективности управления, Zу - затраты на управление, П - прибыль организации.

     где: Кч - коэффициент численности управленческих работников,

     Чу - численность работников управления,

     Ч - общая численность работников организации.

     где: Кз - коэффициент затрат на управление, Зу - затраты на управление, 3 - общие затраты организации.

     где: Кзп - коэффициент затрат на управление на единицу выпускаемой продукции (оказываемых услуг),

     Зу - затраты на управление,

     ОП  - количество или объем выпускаемой продукции (услуг). 

5. Признаки эффективного менеджмента 

     Т. Питерc и Р. Уотермен провели исследования «образцовых компаний», которые на протяжении 20 лет показывали высокую эффективность основной деятельности. Все образцовые компании обладали рядом сходных признаков, которые обеспечили данную эффективность. Они выделили следующие признаки эффективного менеджмента.

     Максимальное  внимание потребителям

     Перевернутая  основанием вверх пирамида подчеркивает подход образцовых компаний; нужды  потребителей определяют всю деятельность предприятия, а персонал, непосредственно  контактирующий с потребителями, - важнейшая категория работников.

     Человек - главный ресурс организации

     Образцовые  компании рассматривают каждого  работника как источник идей, а  не просто как пару рабочих рук. Управление персоналом строится с учетом психологических особенностей, присущих большинству людей.

     Ориентация  на действие

     Не  отрицая важность стратегического  планирования, маркетинговых исследований и других научных методов, образцовые компании непрерывно экспериментируют, внедряют новые продукты, новые технологии, новые процедуры и т.д. Экспериментирование действует как форма эффективного приобретения новых знаний, которое оказывается менее дорогостоящим и более полезным, чем многие другие методы.

     Развитие  самостоятельности  и предприимчивости

     Образцовые  компании отличают децентрализация управления, развитие самостоятельности, предприимчивости. Предприимчивость, атмосфера поиска создается поддержкой энтузиастов, развитием всех форм деловых контактов между сотрудниками, коллегиальностью управления.

     Ориентация  на общефирменные ценности

     Во  многих образцовых компаниях повсеместно  употребляются истории, лозунги  и легенды, связанные с этапами  развития организации, а также деятельностью  ее видных руководителей и специалистов, которые оказываются очень важными, выражая общие укоренившиеся ценности организации, т.е. ее культуру. Чем сильнее культура организации и чем в большей степени она ориентирована на рынок, тем меньше нужны директивные наставления, организационные схемы, подробные процедуры и правила.

     Верность  своему делу

     Некоторая степень диверсификации становится основой устойчивости организации. Но неразборчивая диверсификация - наименее успешная стратегия.

     Простота  и скромность

     Руководство образцовых компаний, нацеленное на постоянное совершенствование, не допускают никаких  излишеств, стремится к максимальной рациональности.

     Сильные лидеры

     Ценности  и методы менеджмента, превращающие организации в образцовые, устанавливаются  и развиваются под влиянием сильных, харизмических лидеров. 

6. Пути повышения эффективности менеджмента в организации 

     Повышение эффективности менеджмента в  организации должно осуществляться на основе системного подхода. Одним  из возможных вариантов такого рассмотрения является «схема 7-С» компании Маккинси, в которой выделены семь взаимосвязанных направлений анализа, оценки и совершенствования системы управления организации.

     На  основе анализа результатов деятельности организации и исследования ее системы  управления разрабатываются и осуществляются следующие меры по повышению эффективности менеджмента, затрагивающие все ее основные элементы:

1. Совершенствование структуры управления организацией, максимальное ее упрощение, децентрализация большинства функций, определение полномочий руководителей с учетом квалификации и личных качеств.
2. Выработка стратегии развития организации на основе анализа ее сильных и слабых сторон, разработка философии и политики организации, охватывающей все ее функциональные области.
3. Разработка информационной системы организации, обеспечивающей эффективную коммуникационную связь между сотрудниками и подразделениями. Разработка системы принятия решений, правил и процедур управления, системы стимулирования.
4. Необходимая для эффективной профессиональной деятельности работника сумма навыков накапливается с помощью системы постоянного повышения квалификации работников на основе обучения, переподготовки, развития инициативы, творчества.
5. Разработка системы подбора, обучения, оценки и перемещения руководящих кадров, планирование карьеры руководителей, применение стиля руководства, адекватного внутренним и внешним факторам, воздействующим на организацию.
6. Применение наиболее эффективных методов подбора персонала, его оценки, формирование работоспособного, совместимого состава работников, создание максимально благоприятного социально-психологического климата.
7. Упорная работа по созданию культуры организации, выработке совместных ценностей, признаваемых и одобряемых сотрудниками.

     Работа  над повышением эффективности менеджмента  может начинаться с любого элемента, того, совершенствование которого является для организации наиболее актуальным. Важно лишь иметь при этом в виду взаимосвязь элементов друг с другом.

     В процессе повышения эффективности  менеджмента в систему управления организацией вносятся самые разнообразные  изменения, в том числе весьма радикального характера. Управление процессом изменений считается одной из самых трудных, но и престижных задач для руководителей, обеспечивающих организационное развитие. 

7. Эффективность организационных изменений 

     С общественной точки зрения эффективность представляет собой степень достижения организацией своих целей при использовании ограниченных ресурсов. Какими бы ни были основные или производные цели, структура организации и ее деятельность, организационные изменения должны оцениваться по их реальной эффективности. Наряду с этим целесообразно использовать понятие производительности, означающей максимизацию организацией своих целей при минимальной затрате ресурсов. Эффективность и производительность взаимосвязаны между собой, но вместе с тем существуют и определенные отличия.

     Рассмотрение  эффективности с точки зрения целей и ресурсов концентрируется  на двух условиях: достижение цели является необходимым условием производительной деятельности организации и производительное использование ресурсов является необходимым, но недостаточным условием для эффективности. Эти два момента отражают материальную заинтересованность общества в результатах деятельности организации.

     Руководители  несут ответственность за результаты деятельности организации. Эта ответственность и связанные с ней полномочия вытекают из материальной заинтересованности тех, кто предоставляет ресурсы. Руководители организаций тесно связаны с обществом, в котором они действуют, потому что, в конечном счете, ответственны перед теми группами, которые вкладывают ресурсы в организацию. Было бы упрощением утверждать, что эффективность организационной структуры каким-то образом связана со способом, которым общество достигает своих целей посредством использования ограниченных ресурсов. Главное состоит в том, чтобы выявить, как руководители могут узнать, когда и при каких обстоятельствах их организации действуют эффективно.

     Действительный  процесс оценки эффективности организации  значительно более трудный, чем  можно себе представить. Эффективность может стать неопределенным и изменчивым критерием. Один руководитель определяет эффективность размерами прибыли, в то время как другой измеряет ее в таких понятиях, как конкурентоспособность, престиж в деловом мире или в глазах общественности, расширение предприятия. Какими бы критериями ни измерялась эффективность, принцип эффективности лежит в основе оценки любой организационной структуры и ее изменений. Выбор же подходящего критерия эффективности зависит от конкретных условий функционирования, назначения и стратегии организации, причин осуществляемых изменений. Опираясь на теорию систем, эффективность можно определить и измерить в пределах, которые являются значимыми для руководителей организаций как частных предпринимательских, так и государственных. Исходя из теории систем как основы для выбора критериев эффективности организационной структуры, можно рассмотреть широкий спектр подходов к ее, исследованию и измерению и на этой основе представить общую модель эффективности организационной структуры.