- даты, наименование организации  на кассовом и товарном чеках  должны совпадать, кроме того, даты не должны приходиться  на субботу, воскресенье или праздничный день. В случае если подотчетное лицо согласно представленным документам приобрело материальные ценности в такой день, оно в письменной форме должно указать причину совершения расхода подотчетных сумм в этот день;

      - в товарном чеке должны быть заполнены все реквизиты согласно имеющимся данным (прописью написана общая сумма товарного чека, а также должна стоять подпись кассира, печать организации);

      - товарный чек должен содержать  конкретный перечень приобретенных  подотчетным лицом материальных  ценностей, а не обобщающее их наименование («хозяйственные товары», «канцелярские товары»), их количество и стоимость;

      - цель выданного аванса (на командировочные расходы или хозяйственные расходы) должен соответствовать цели произведенных расходов.

      4. Дата утверждения авансового отчета руководителем организации не соответствует периоду затрат. Например, на авансовом отчете дата его утверждения «2 марта 2009 года», затраты по данному авансовому отчету включены бухгалтером в затраты февраля 2009 года, следовало включить в затраты марта 2009 года. Дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки, содержание служебного транспорта, представительских расходов и иных подобных расходов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (подпункт 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ).

      В бухгалтерском учете операции по учету расчетов с подотчетными лицами отражаются достаточно просто, но постоянно меняющаяся законодательная база предъявляет жесткие требования по порядку оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, а также правильности начисления всех налогов по этим операциям. Даже незначительные нарушения, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привести к занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов (налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц, единый социальный налог). Поэтому на предприятии необходимо наладить строгий контроль за порядком выдачи подотчетных средств, правильностью списания, а также своевременностью возвратов в кассу неизрасходованных денежных авансов. Особенно этот контроль должен быть тщательным на этапе соприкосновения бухгалтерского и налогового учетов. Ведь не все расходы организации, понесенные в процессе финансово-хозяйственной деятельности, возможно списать на себестоимость продукции, многие из них нормируются законодательством РФ, как, например, командировочные, представительские, затраты на использование для служебных поездок личных автомобилей и прочие.

2 Аудит расчетов с подотчетными лицами

2.1 Цели, задачи и информационная база аудита расчетов с подотчетными лицами

 

      Назначение  аудита расчетов с подотчетными лицами – это проверка полноты, достоверности и точности отражения в учете и отчетности расчетов за проверяемый период, а также соблюдения законодательных и нормативных документов, регулирующих правила ведения учета и составления отчетности.

      Целью аудита расчетов с подотчетными лицами является выражение мнения о достоверности  отражения в учете и отчетности показателей дебиторской, кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами.

      Задачи  данного вида аудита – установление правильности определения и отражения в учете расчетов с подотчетными лицами.

      В процессе аудита расчетов с подотчетными лицами руководствуются нормативными документами:

      - Федеральный закон от 21.11.96 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

      - положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденное приказом Минфина России от 6.05.99 года № 32н;

      - положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденное приказом Минфина России от 6.05.99 года № 33н;

      - положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2006, утвержденное приказом Минфина России от 27.11.06 года № 154н;

      - приказ Минфина России от 22.07.03 года № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций»;

      - Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.95 года № 49;

      - Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Банка России 22.09.93 года № 40;

      - Постановление Госкомстата РФ от 1 августа 2001 года № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации».

      Информационной  базой аудита расчетов с подотчетными лицами являются:

      - авансовые отчеты с приложениями подтверждающих расход документов (счета-фактуры, счета, накладные, закупочные акты, акты выполненных работ, сметы на представительские расходы, чеки товарные, чеки контрольно-кассовых машин, командировочные удостоверения, приказы об установлении перечня лиц имеющих право получать денежные средства, и прочие);

      -   приказ по учетной политике  предприятия, коллективный договор,  учетные регистры по счету 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами», журнал-ордер № 7, Главная книга, Бухгалтерский баланс (форма № 1), Приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5).

2.2 Составление плана и программы аудиторской проверки подотчетных лиц

 

      В соответствии с  Правилами (стандартами) аудиторской деятельности основные мероприятия, проводимые в ходе аудита, включают в себя:

      – планирование аудита;

      – получение аудиторских доказательств;

      – использование работы других лиц  и контакты с руководством аудируемого предприятия, третьими сторонами;

      – документирование аудита;

      – обобщение выводов, формирование и  выражение мнения о бухгалтерской отчетности экономического субъекта.

      Планирование  аудита осуществляется после заключения договора об оказании аудиторских услуг в соответствии с требованиями аудиторских правил (стандартов) и условиями договора.

      На  основе предварительного изучения систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета аудитор оценивает аудиторский риск и определяет содержание, масштаб и количество аудиторских процедур. Эта информация отражается в общем плане и программе аудита. На данном этапе решается также вопрос о привлечении экспертов и составе аудиторской бригады. Для качественного выполнения проверки в установленные сроки аудиторской организации (аудитору) необходимо составить продуманный план предстоящих работ.

      Планирование  аудита осуществляется с целью:

      – установить объем проверяемой информации, время проведения проверки, а также величину и состав группы аудиторов, привлекаемых для проверки;

      – определить перечень аудиторских процедур и методику их применения;

      – определить состав информации, которую  клиент должен предоставить для установления возможности применения выборочных методов контроля.

      Аудитор обязан принимать во внимание две  стороны существенности: качественную и количественную. С качественной точки зрения, он должен использовать свое профессиональное суждение для определения того, существенны ли отмеченные в ходе проверки отклонения. С количественной точки зрения, устанавливается, превосходят ли по отдельности и в сумме обнаруженные отклонения количественный критерий – уровень существенности.

      Уровень существенности – это предельное значение ошибки бухгалтерской отчетности, начиная с которой ее квалифицированный пользователь с большой степенью вероятности делает неправильные выводы и принимает неправильные экономические решения.

      Для обоснования уровня существенности руководитель аудиторской группы анализирует числовые значения базовых показателей предприятия-клиента, максимальное и минимальное значения показателей исключаются из расчета. На базе оставшихся показателей рассчитывается средняя величина, которая для удобства округляется до целого числа. Данная величина является единым показателем уровня существенности, который фиксируется в общем плане и программе аудиторской проверки

      Единый  уровень существенности рассчитан  на основе значений базовых показателей  предприятия-клиента ОАО «Механический завод» и представлены в Приложениях А и Б. Данные для расчета единого уровня существенности  ОАО «Механический завод» оформлены в виде соответствующего рабочего документа аудитора (таблица 2.1). 

      Таблица 2.1

      Рабочий документ аудитора

      «Определение  единого уровня существенности

      по  бухгалтерской отчетности ОАО «Механический завод» за 2008 год»

 

      Данные  таблицы 2.1 показывают, что максимальное и минимальное значения показателя исключены из расчета, то есть, значения 655,4 (min) и 15 555 (max). На базе оставшихся показателей рассчитывается средняя величина: (3 317,48 + 3 820,82 + 3 097,16) : 3 = 3 411,82 68 тыс. руб., которая для удобства округлена до 3500,0 тыс. руб., поскольку расчетное значение отличается от этой суммы всего на 2,6 % [(3500 – 3411,82) : 3411,82 * 100].

      Данная  величина является единым показателем уровня существенности, который фиксируется в общем плане и программе аудиторской проверки. При проведении процедур по существу аудиторы сравнивают обнаруженные искажения в оборотах по счетам и в балансовых остатках с данной суммой. И если фактические искажения не превысят установленного уровня существенности, то аудитору можно сделать вывод, что отчетность достоверна во всех существенных отношениях.

        Планирование аудитором своей работы способствует тому, чтобы важным областям аудита было уделено необходимое внимание, чтобы были выявлены потенциальные проблемы и работа была выполнена с оптимальными затратами, качественно и своевременно. Планирование позволяет эффективно распределять работу между членами группы специалистов, участвующих в аудиторской проверке, а также координировать такую работу.

      Планирование  аудита является наиболее важным этапом проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами. Цель эффективного планирования – это предельно минимизировать аудиторский риск при проведении аудита в течение разумного времени.

      Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности устанавливают единые требования по планированию аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности.

      Аудитору  составляет и документально оформляет общий план аудита, описывает в нем предполагаемые объем и порядок проведения аудиторской проверки. Общий план аудита должен быть достаточно подробным для того, чтобы служить руководством при разработке программы аудита. Вместе с тем форма и содержание общего плана аудита могут меняться в зависимости от масштабов и специфики деятельности аудируемого лица, сложности проверки и конкретных методик, применяемых аудитором.

      Аудитору составляет и документально оформляет так же и программу аудита, которая определяет характер, временные рамки и объем запланированных аудиторских процедур, необходимых для осуществления общего плана аудита. Программа аудита является набором инструкций для аудитора, выполняющего проверку, а также средством контроля и проверки надлежащего выполнения работы.