Аудиторские поверки

      - расходы по проезду;

      - расходы по найму жилого помещения;

      - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

      - иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

      Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

      Командированному  работнику возмещаются расходы  по проезду к месту командировки и обратно в размере стоимости  проезда воздушным, водным, железнодорожным  и автомобильным транспортом  общего пользования (кроме такси), включая:

      - страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

      - оплату услуг по предварительной продаже билетов;

      - расходы за пользование постельными принадлежностями;

      - оплату стоимости проезда к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

      Расходы по проезду возмещаются по подтверждающим проездным документам, но не более 550 рублей в сутки² (однако эта норма установлена для работников бюджетных учреждений) со дня прибытия и по день выезда в размерах, определяемых нормативными актами РФ.

      Оплата  найма жилого помещения производится по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

      Предприятия за счет собственных средств могут  устанавливать более высокие  нормы компенсаций при командировках своих работников.

      То, что командировка носила производственный характер, следует из документов:

      - приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по формам № Т-9 и Т-9а;

      - командировочного удостоверения по форме № Т-10. Фактическое время пребывания в месте назначения определяется по отметкам в этом удостоверении о днях прибытия и выбытия;

      - служебного задания и отчета о его выполнении по форме № Т-10а.

      В бухгалтерском учете для отражения  расчетов с сотрудниками организации  по подотчетным суммам предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», на котором собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

      На  выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

      Делаются  следующие проводки:

      - выдача аванса из кассы на служебную командировку (на хозяйственные нужды и прочие расходы) оформляется бухгалтерской проводкой:

      Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

      Кредит 50 «Касса».

      - возврат остатка подотчетной суммы оформляется обратной проводкой:

      Дебет 50 «Касса» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

      На  израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов, что отражается записью:

      Дебет 44 «Расходы на продажу»,

      или Дебет 26 «Общехозяйственные расходы»,

      или Дебет 10 «Материалы»,

      или Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы»

      Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

      Если  организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного  поставщикам товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается записью:

      Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

      Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

      Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в кассу в установленные сроки, отражаются записью:

      - Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

      - Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

      Далее эти суммы списываются:

      - Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

      - Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работника,

      - или Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», если они не могут быть удержаны из заработной платы работника.

      Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере № 7.

1.2 Нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами

 

      Учет  операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но, с другой – именно на этом участке допускается большое  количество ошибок. Наиболее распространенные из них: отсутствие оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и другие. Порой эти ошибки ведут к довольно неблагоприятным налоговым последствиям.

      В данной работе исследованы следующие  нарушения в учете расчетов с  подотчетными лицами:

• нарушение порядка выдачи подотчетных сумм,
• нарушения при оформлении командировочных расходов,
• нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов,
• нарушение при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами,
• нарушения порядка учета представительских расходов,
• нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами,
• нарушения в форме и реквизитах первичных документов

      1. Нарушение порядка выдачи подотчетных  сумм заключается в:

      - выдаче денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

      - выдаче денежных средств из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками организации;

      - выдаче денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;

      - выдаче подотчетных сумм без определения срока, на который выдана подотчетная сумма;

      - несоответствии фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

      - систематической выдаче подотчетных сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу;

      - списании подотчетных сумм по первичным документам неустановленной формы;

      - списании подотчетных сумм по неправильно оформленным первичным документам;

      - списании подотчетных сумм при отсутствии первичных документов;

      - списании подотчетных сумм по первичным документам, выписанным на другое лицо.

      2. Нарушения при оформлении командировочных  расходов заключаются в следующем:

      - в отсутствии приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

      - в отсутствии командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;

      - в несоблюдении установленных норм командировочных расходов;

      - в отсутствии приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

      - в отсутствии аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

      3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов – не правильное выделение суммы НДС в суммах командировочных расходов.

      4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами – выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети и без приложения счета-фактуры. У организаций возникают проблемы с вычетами по НДС, обязательно должны быть соблюдены условия:

      1) в чеке сумма НДС обязательно должна быть выделена отдельной строкой,

      2) наличие квитанции к приходному кассовому ордеру (или квитанции), кассового чека.

      Одной из типичных ошибок является списание материальных ценностей на счета  затрат (20, 23, 25, 26, 29, 44) без их оприходования  на счета учета материально-производственных затрат. Это приводит к снижению внутреннего контроля за движением материально-производственных затрат в организации, а также к штрафным санкциям за грубое нарушение правил учета доходов и расходов.

      5. Нарушения порядка учета представительских расходов заключаются в:

      - несоответствии фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

      - отсутствии учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

      6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами заключаются в:

      - не правильном составлении бухгалтерских записей по операциям расчетов с подотчетными лицами;

      - не правильном выведении остатков на конец отчетного периода;

      - ведение журнала-ордера № 7 не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме;

      - несоответствие записей в авансовых отчетах данным журнала-ордера № 7 или других регистров.

      7. Нарушения в форме и реквизитах  первичных документов. Это ошибки в приказах, служебных заданиях и командировочных удостоверениях, недочеты в первичной документации.

      Кроме того, могут присутствовать следующие  нарушения в учете расчетов с  подотчетными лицами.

      1. Подотчетные суммы возвращены не в установленный срок. Например, подотчетное лицо обязано согласно приказу руководителя отчитаться за взятые в подотчет денежные средства в течение трех рабочих дней, а отчиталось по истечении четырех рабочих дней. Подотчетное лицо обязано вернуть взятые денежные средства либо отчитаться за них в срок, установленный руководителем организации (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации)³. По суммам, выданных на командировочные расходы, работник обязан отчитаться не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.

      2. Авансовый отчет оформлен не в соответствии с установленными к нему требованиями. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют Авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1)⁴. К нему прилагаются (первичные) документы, подтверждающие произведенные расходы, которые нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

      3. Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы не соответствуют предъявляемым к ним требованиям. Чаще всего документами, подтверждающими понесенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. В случае если в кассовом чеке не отражено, за что производилась плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств. Все приложенные к авансовому отчету документы должны быть пронумерованы согласно произведенным записям. Аудитору при проверке авансовых отчетов необходимо обращать внимание на следующее: