Особенности ревизии автотранспортных организаций

Автотранспортный  процесс,  или  процесс  перевозок,  состоит из  трех основных элементов:

1) погрузка  грузов или посадка пассажиров  на подвижной состав в пунктах  отправлении; 

2)  перемещение   грузов  и  пассажиров  по  дорогам  между  пунктами  отправления и назначения;

3) выгрузка  грузов или высадка пассажиров  в пунктах назначения.

Автотранспорт  работает  на  основании  плана  по  объему  перевозок  и себестоимости  одного  тонно-километра.  Основной  показатель  деятельности автотранспорта  связан  с  фактическим  пробегом  автомобилей,  поэтому  все находящиеся  в  эксплуатации  автомобили  должны  иметь  исправные  и опломбированные  спидометры.

При  использовании  автомобилей  в  организации  должна  действовать система  контроля  за  выходом автомобилей на  линию и возвращением  их  в парк, которая предусматривает получение информации о наличии простоев и холостых пробегах автомашин.

Основные  технико-экономические  показатели  работы  грузовых автомобилей  включают  коэффициенты  сменности,  использование  грузоподъемности в пробеге и  использование автомобильных прицепов.

Если отдельные  единицы автотранспортных средств  не эксплуатируются, организация  вправе  перевести  их  на  консервацию  приказом  руководителя организации, при этом срок консервации не может  быть менее трех месяцев. В приказе  обязательно  указываются  причины  консервации,  наименование автотранспортных  средств,  переводимых  на  консервацию,  балансовая стоимость, инвентарные  номера, сроки консервации, состав и  размеры затрат по содержанию законсервированного  автотранспорта.

Эксплуатация  автомобилей  оформляется  первичными  документами, обеспечивающими  систему  учета:  пробега  автомобиля,  рабочего  времени водителя,  прав  на  эксплуатацию  автотранспортного  средства.  Некоторые документы  являются  унифицированными,  другие — разрабатывает  и утверждает организация. Постановлением  Госкомстата  России  от 28 ноября 1997 г.  № 78 «Об утверждении унифицированных форм  первичной учетной документации  по учету работы  строительных  машин и механизмов,  работ в автомобильном транспорте» утверждены следующие формы первичной документации по видам автотранспорта:

• путевой  лист легкового автомобиля по форме № 3; 

• путевой  лист специального автомобиля по форме  № 3 спец;

• путевой  лист легкового такси по форме  № 4;

• путевой  лист грузового автомобиля по форме  № 4 с;

•  путевой  лист  автобуса  по  формам  №  б  и № б спец.  Путевой лист действителен только на один день и на более длительный срок выдается только в случае  командировки.  В путевом листе обязательно должны  быть проставлены порядковый  номер,  дата  выдачи,  штамп и печать  организации, которой принадлежит автомобиль,  указан  маршрут следования.  На предприятиях должен вестись журнал учета движения путевых листов формы № 8. При эксплуатации  грузового автотранспорта  документом  первичного учета и основанием для осуществления расчетов за перевозки грузов является также  товарно-транспортная  накладная  по форме № 1-Т.  В путевом листе фиксируются номера товарно-транспортных документов.

Учет  ремонта  транспортных  средств  ведется  по  его  видам:  планово-предупредительные  ремонты (капитальный, средний и  текущий), внеплановые ремонты ( аварии).  Для  автомобильного  транспорта  капитальным  считается ремонт  с  периодичностью  свыше  одного  года,  при  котором  производится полная разборка агрегата, замена или восстановление всех изношенных деталей и  узлов,  ремонт  базовых  и  других  деталей  и  узлов,  сборка,  регулировка  и испытание агрегата.

Капитальные вложения в автомобиль производят в  том случае, если на нем заменяются  узлы  и  механизмы  на  аналогичные,  более современные и производительные.  При этом  стоимость объекта увеличивается на  разность между устанавливаемыми и замененными узлами и механизмами, а также на величину затрат по их установке.

Общехозяйственные  расходы  по  видам  перевозок  распределяются,  как правило,  пропорционально  отработанным  авточасам  на  линии.  Погашение  стоимости  эксплуатируемых  автотранспортных  средств  производится  путем начисления  амортизации.  При этом  возможно  применение ускоренных  норм амортизации.

Учет  использования  автомобилей ( отнесение  расходов  на  затраты) отражается в журнале-ордере № 10.

В бухгалтерском  учете делаются следующие проводки:

Д 10 — К 60,71 — приобретены запчасти и ГСМ;

Д 19 — К 60, 71 — отражен НДС по запчастям  и ГСМ;

Д 60, 71 — К 50, 51 — начислена оплата поставщикам  запчастей и ГСМ;

Д 20, 26, 44 —  К 10 — списаны запчасти на ремонт автомобиля. списаны

ГСМ;

Д 68 — К 19 — списан НДС по запчастям и ГСМ. 

Инвентаризация  автотранспортных  средств  проводится  так  же,  как  и инвентаризация  основных  средств.  Существуют  некоторые  особенности,  на которые  следует  обратить  внимание,  в  частности:  имеются  ли  на  все

автомашины  технические паспорта; закреплены ли автомашины за шоферами и рабочими  по  ремонт;  имеются  ли  автомашины,  не  эксплуатируемые  по

технической неисправности.

Инвентаризации  должны  подвергаться  все  автомобили  независимо  от технического  состояния  и  места  их  нахождения:  в  ремонте,  в  поездке,  на консервации,  в  аренде.  На  автомобили,  которые  на  день  инвентаризации находятся  на  территории  организации,  ревизор  заводит  две инвентаризационных ведомости: в инвентаризационную ведомость  формы  № ИНВ-10  заносятся  сведения  об  автомобилях,  находящихся  в  ремонте,  в инвентаризационную ведомость  формы № ИНВ-1 —  о  наличных исправных автомобилях, находящихся на территории организации. Автомобили, которые надень инвентаризации находятся за пределами автотранспортной организации, заносятся в отдельную ведомость формы № ИНВ-1  на  основании соответствующих документов.  После возвращения автомобилей из командировки они проверяются и ревизор делает соответствующую запись в инвентаризационной ведомости формы № ИНВ-1, открытой для регистрации автомобилей,  находящихся в командировке.  Отдельная инвентаризационная ведомость той же  формы открывается для инвентаризации  автотранспорта, находящегося в аренде и на консервации, Иногда машины ставят на учет с опозданием, и таким образом занижается среднесписочное количество автомобилей в хозяйстве. Ревизор проверяет, все ли  автомобили  и прицепы закреплены  за  отдельными  водителями.  При выявлении расхождений,  используя данные  первичных документов,  следует установить причины- возникновения недостающих или излишних автомобилей.

Излишние  автомобили появляются в результате преждевременного списания,

необеспечения их разборки, оприходования годных узлов и деталей и сдачи

негодных  запасных частей, узлов и агрегатов  на склад металлолома.

При  инвентаризации  автотранспортных  средств  основное  внимание обращают на комплектность  автомобилей. Перечень комплектующих  деталей 

содержится  в  инвентарной  карточке  учета  автотранспортного  средства.  При  выявлении  фактов  недостачи  деталей  составляется  акт,  в  котором проставляется  количество  и  наименование  Недостающих  деталей.  В  акте расписываются  члены  комиссии  и  материально  ответственное  лицо.  В  акте отражается  учетная  стоимость  недостающих  деталей;  акт  подписывает бухгалтер, ведущий учет автомобилей.  С  материально  ответственного  лица  в  этом  случае  берется объяснительная  записка,  в  которой  указывается,  по  чьему  распоряжению  и когда были сняты детали, где они использованы.

Фактическое наличие автомобилей, находящихся  в ремонте и сданных в аренду,  устанавливают  путем  встречной  проверки  в  авторемонтных организациях и у арендаторов, Ревизор  должен  проверить  существующий  порядок  выдачи  путевых листов,  правильность  их  заполнения,  соблюдение  порядка  выдачи  и оформления товарно-транспортных накладных, наличие таблиц расстояний на постоянных  маршрутах  перевозки  грузов,  а  также  состояние  спидометров автомобилей. Для этого составляется инвентаризационная опись спидометров с обязательными реквизитами,  придающими  ей  юридическую силу;  номером описи,  датой составления,  подписями членов  ревизионной комиссии  и их расшифровкой,  подписями водителей и их  расшифровкой.  Ревизор  снимает показания  счетчиков  с  автомобилей,  выезжающих  на  линию,  а  также  с прибывающих  с  рейсов,  делая  отметку  в  описи.  На  основании описи составляется сличительная ведомость, в которой отражаются результаты сверки показаний спидометров и соответствующих данных транспортных документов: путевых листов и товарно-транспортных накладных с количеством наезженных километров исходя из фактического пробега и выполненного объема перевозок.

При  выявлении  приписок  ревизор  требует  от  водителей  и  других  лиц письменные объяснения. Показания спидометров  используются для проверки

обоснованности  списания ГСМ. Обобщенные результаты проверок отражаются в итоговом акте ревизии.

Особое  внимание  уделяется  ремонтам  автомобилей.  Ревизор  проверяет, есть ли в  организации  система планово-предупредительных  ремонтов (ППР),

какие типы ремонтов и технического обслуживания используются. Перечень

ремонтных работ  и материалов (узлов, агрегатов), предусмотренных  ППР или инструкциями  по  эксплуатации,  сверяется  с  фактически  выполненными работами,  видами  технического  обслуживания ( ТО)  и  использованными материалами. Итоги ревизии ремонтов сводятся в аналитическую таблицу. По итогам  проверки  ревизор  берет  объяснительные  записки  у  водителей  и специалистов ремонтных служб о работах, не предусмотренных плановыми и нормативными  документами,  перерасходованные  материалах  и  деталях.

Особенное  внимание  обращается  на  производство  ремонтов  и  техническое обслуживание во время гарантийного обслуживания на станциях ТО. Необходимо проанализировать выполнение плана и соблюдение графиков технического обслуживания и ремонта автомашин, соответствие фактической стоимости  ремонта  утвержденным  сметам  у  нормам,  соблюдение  порядка отпуска агрегатов и запасных частей для ремонта.

В ходе ревизии  необходимо определить порядок и  состояние расчетов с клиентурой за автомобильные перевозки.  Если оказание услуг автоперевозок 

сторонним лицам  не  является предметом  деятельности  организации, ревизор должен установить порядок формирования стоимости данных услуг.

Кроме  того,  определяются:  количество аварий  и дорожно-транспортных происшествий; состояние работы по охране труда  и обеспечению безопасности движения; применение мер воздействия к  нарушителям трудовой дисциплины, правил движения и эксплуатации автомобилей.

 

3. Выбытие  автомобилей

Списание  автомобиля организацией происходит в  следующих случаях:

• продажи;

• дарения;

• вложения в уставный капитал;

• ликвидации;

• кражи, аварии;

•  передачи в  совместную деятельность.  Для  определения непригодности автомобилей  и  прицепов,  невозможности  дальнейшего  использования  их  в организации, неэффективности восстановительного ремонта, а также с целью оформления соответствующей документации на списание подвижного состава в  организациях  по  приказу  руководителя  создаются  специальные  комиссии.

Комиссия  должна  провести  полномасштабный  технический  осмотр  каждого  намеченного  к  списанию  автомобиля  и  прицепа  с  разборкой  при  необходимости  отдельных  агрегатов;  установить  причину  списания автомобиля,  прицепа;  определить  возможность  использования  отдельных узлов, агрегатов, деталей и процент  их годности; произвести сверку фактически находящихся  на  данном  автомобиле  или  прицепе  агрегатов,  приборов, принадлежностей  и  т.п.  с перечнем,  установленным в спецификации завода-изготовителя,  и при  выявлении  недостающих  агрегатов  и деталей составить  акт.

В акте подробно освещаются причины выбытия, описываются  состояние основных частей, деталей  узлов, конструктивных элементов и  возможность  их  дальнейшего  использования.  Не  допускается  разборка  на запчасти  автотранспортного  средства  до  утверждения  акта  на  списание руководителем организации.

Выбытие  автотранспортных  средств  путем  дарения  или  безвозмездной передачи  предусмотрено  действующим  законодательством  однако  должно

рассматриваться  любой  коммерческой  организацией  скорее  как  исключение, чем как правило. Такая операция не соответствует основной цели организации — получению прибыли.  Совершение  данной  операции  в интересах руководителей организации является противозаконным.