Автоматизация путевых листов

Механик при  выпуске автомобиля на линию сверяет  фактическое наличие топлива в баках автомобиля с показаниями остатка топлива.

В нижней части  путевого листа в строке «Выдать  топлива» диспетчером записывается необходимое для выполнения задания количество топлива с учетом его остатка за предыдущий рабочий день.

До выезда из гаража записывается марка топлива, если автомобиль заправляется непосредственно перед выездом, его количество. Медицинский работник Подписью или личным штампом удостоверяет возможность допуска водителя по состоянию здоровья по управлению автомобилем. Удостоверяется исправность автомобиля.

На линии  при изменении задания записывается наименование нового заказчика. При  замене водителя заполняются фамилия  и табельный номер водителя. Также отражаются наименование страны, наименование начального и конечного пункта, в котором находится заказчик. При заправке топливом на линии указываются дата заправки, пункт заправки, марка ТСМ, количество топлива.

В разделе «Опоздания, простои в пути и прочие отметки» записываются причины простоя, дата и время начала и окончания простоя, а также делаются отметки органов ГАИ, Транспортной инспекции, заказчиков при отказе от загрузки автомобиля, различных дорожных, пограничных, таможенных служб и т.п. нижней части оборотной стороны путевого листа родитель удостоверяет своей подписью правильность произведенных им записей.

При возвращении  автомобиля указываются фактическое  время возвращения, показания спидометра, остаток топлива.

После сдачи  путевого листа водителем по справочнику расстояний диспетчер записывает расстояние между начальным и конечным пунктом на территории каждой страны. Заполнение раздела «Результаты работы автопоезда», графы 43 в разделе «Выполнение задания», а также выполнение расчетов по учету топлива и начислению заработной платы водителям в разделе «Для расчетов» производится только в том случае, если обработка путевого листа осуществляется вручную. Правильность расчетов подтверждается подписями лиц, производивших эти расчеты, в нижней части оборотной стороны путевого листа.

При автоматизированной обработке путевых листов диспетчеру необходимо произвести кодирование  информации - заполнение граф: 1) гаражный номер автомобиля, прицепа, полуприцепа; 2) табельный номер водителя; 3) код марки ТСМ. Перечисленная информация заносится в компьютер, обрабатывается по заданным алгоритмам, и результаты расчетов направляются работникам соответствующих служб предприятия.

Пример путевого листа, который примем за основу в нашей работе представлен в ПРИЛОЖЕНИИ 1.

Данные путевых листов переносят в накопительную ведомость учета работы автотранспорта. В этой ведомости обобщаются данные путевых листов по каждому шоферу и закрепленной за ним грузовой автомашине. В ней указывается количество отработанных часов, пробег общий и с грузом, сколько перевезено груза, сделано тонно-километров, расход горючего по норме и фактически, сумма начисленной заработной платы. Здесь же производится и распределение объема выполненных работ по объектам учета затрат. Распределенные тонно-километры по объектам служат базой для отнесения затрат по содержанию и эксплуатации автомобильного транспорта на объекты калькуляции себестоимости.

1.2. Автоматизация путевых листов

 

На белорусском  рынке представлено несколько наиболее известных программ для учета путевых листов.

Программный продукт  «Респект: Учет путевых листов и  ГСМ для 1С:Комплексная автоматизация» предназначен для решения задач  учета работы грузового и легкового автотранспорта на предприятиях и у индивидуальных предпринимателей.

Основные задачи, решаемые программным продуктом:

• Ведение маршрутов следования автотранспорта.
• Автоматизированный учет пробега.
• Слежение за остатком топлива в баках.
• Списание топлива по нормам и по фактическим данным.
• Подготовка и печать бланков путевых листов.
• Ведение журнала путевых листов.
• Учет выработки водителей и автотранспорта по километражу, часам и тоннажу.
• Универсальная система аналитических отчетов.
• Автоматическое формирование документов о расходе топлива в 1С:Комплексная автоматизация.

Программа позволяет  формировать следующие формы документов:

• Путевой лист легкового автомобиля, форма № 3.
• Путевой лист легкового автомобиля предпринимателя, форма № ПЛ-1.
• Путевой лист грузового автомобиля 4-С.
• Путевой лист грузового автомобиля 4-П.
• Путевой лист грузового автомобиля предпринимателя, форма № ПГ-1.
• Товарно-транспортная накладная № 1-Т.

Программа предназначена  для транспортных, логистических  и бухгалтерских служб предприятия. В тоже время, программа «Респект: Учет путевых листов и ГСМ для 1С:Комплексная автоматизация» может быть использована любыми предприятиями для автоматизации ведения путевых листов и учета ГСМ.

Программный продукт  «Респект: Учет путевых листов и  ГСМ для 1С:Комплексная автоматизация» разработан на базе типовой конфигурации «1С: Комплексная автоматизация» и сохранил в себе весь функционал конфигурации.

«Респект: Учет путевых листов и ГСМ для 1С:Комплексная  автоматизация» не является самостоятельным программным продуктом, для его работы необходимо наличие конфигурации «1С: Комплексная автоматизация» системы программ «1С:Предприятие 8.2».

Программа «UTMSoft Путевые листы» предназначена для учета парка машин, расхода топлива, выписки путевых листов и составления разнообразных отчётов. Программа позволяет быстро оформлять путевые листы всех форм в соответствии с нормативными документами. Часть информации вносится автоматически, а остальные данные вносят специалисты (диспетчер, механик, заправщик, врач, водитель, таксировщик) в соответствии с уровнями доступа. Программа позволяет отследить статусы путевых листов (выписка, машина на линии, корректировка, документ проведён). Имеется возможность работы с двумя видами топлива для одной машины. Помимо данных о водителях и их транспортных средствах, программа сохраняет данные о клиентах компании.

Диалоговое  окно заполнения путевого листа представлено на рис. 1.1.

 

Рисунок1.1 – Заполнение путевого листа

 

Основные преимущества программы «UTMSoft Путевые листы»:

• Простота и удобство интерфейса.
• Удобство использования программы, как авто-предприятиями, так и непрофильными организациями и индивидуальными предпринимателями.
• 12 различных форм путевых листов.
• Возможность учета двух видов топлива в одном путевом листе, расчет расхода топлива по километражу, по времени работы двигателя, по времени работы спецоборудования.
• Возможность разделения функций программы по специалистам (диспетчер, механик, заправщик, врач, таксировщик, водитель).
• Отслеживание состояния путевого листа по статусам.
• Малое время для выписывания путевого листа - большинство параметров имеют возможность настройки значений по умолчанию, многие параметры рассчитываются по ранее введенным.
• Контроль технических осмотров, ТО в ГАИ, медицинских справок, страховых полисов, времени работы водителей.
• Легкость индивидуальной настройки всех печатных форм.
• Ввод адресов с помощью классификатора адресов России (КЛАДР).
• Экспорт любых данных программы в Excel, XML, HTML и TXT форматы.
• Легкость регистрации программы через Интернет.
• Автоматические обновления программы через Интернет.
• Работа по клиент-серверной технологии с использованием Microsoft SQL Server.

Окно редактирования путевого листа представлено на рис. 1.2.

 

Рисунок1.2 – Редактирование путевого листа

 

1.3. MS Excel как средство анализа и представления данных

 

Microsoft Excel – одно из наиболее популярных приложений Microsoft Office, используемых в работе специалистами различного профиля. Электронные таблицы являются идеальной средой для выполнения вычислений различной сложности без особых затрат на программирование, обеспечивают хранение больших массивов информации типа реляционных баз данных – более 60 тысяч записей на каждом листе рабочей книги. В Microsoft Excel включен развитый математический аппарат, специализированные информационные технологии статистического анализа, доступны графические средства представления и анализа данных. [13, c. 15-16]

Работа с  табличным процессором Excel позволяет:

• использовать для хранения взаимосвязанных таблиц рабочую книгу, состоящую из отдельных листов, которые можно в процессе работы удалять, переименовывать, переставлять местами, копировать и скрывать;
• применять средства корректировки данных в таблице, используя широкий спектр возможностей работы с фрагментами;
• для расчетов помимо написания формул использовать большой набор встроенных функций, для задания которых может применяться Мастер функций;
• применять имена для ссылки на часто используемые диапазоны ячеек;
• осуществлять оформление таблиц с применением разнообразных шрифтов, выравнивания текста и чисел, изменения ширины столбцов и высоты строк, затенения и обрамления ячеек;
• Excel позволяет также применять встроенные форматы оформления таблиц;
• применять разнообразные форматы отображения числовых данных;
• для графического представления данных рабочего листа применять различные диаграммы; должным образом оформлять их и печатать;
• дополнять рабочие книги рисунками и другими графическими объектами;
• выполнять свод данных из нескольких таблиц путем их консолидации;
• производить сортировку данных в таблице, выполнять отбор данных из таблицы по заданному критерию;
• осуществлять ввод, редактирование и поиск информации в таблице с использованием формы данных;
• автоматически рассчитывать промежуточные итоги;
• решать задачи по оптимизации данных, осуществлять статистический анализ данных;
• создавать собственные пользовательские функции, макрокоманды и программы с использованием языка Visual Basic. [7, c. 22-23]

Учитывая все  вышеописанные характеристики MS Excel, данное приложение можно успешно использовать для решения поставленной задачи.

 

2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

2.1. Блок-схема задачи

 

Блок-схема реализации путевого листа на рис. 2.1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.1 –  Блок-схема реализации путевого листа

 

Блок-схема реализации накопительной ведомости на рис. 2.2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.2 –  Блок-схема реализации накопительной  ведомости

 

2.2. Практическая реализация в MS Excel

 

Создадим на листе «СПРАВКА» таблицу «Нормы расхода топлива»:

 

 

Выделим диапазон ячеек А3:А8 и в меню Вставка  выберем команды Имя-Присвоить. В окне «Присвоение имени» укажем наименование диапазона (см. рис. 2.3).

 

Рисунок 2.3 – Диалоговое окно «Присвоение имени»

 

Создаем макет  путевого листа следующего вида:

 

 

Создадим список месяцев в ячейке М7. В меню Данные выбираем команду Проверка. Вводим параметры в диалоговом окне (см. рис. 2.4).

 

Рисунок 2.4 – Диалоговое окно «Проверка вводимых значений»

 

В ячейку S4 вводим формулу =ПРОСМОТР(S6;номер;СПРАВКА!B3:B8) для определения марки автомобиля по номеру, который вводится в ячейку S6.

В ячейку О7 вводим формулу для определения текущего года даты: =ГОД(СЕГОДНЯ()).

В ячейку Е20 вводим формулу для расчета показания спидометра при выезде: =ЕСЛИ(ЕПУСТО(F20);0;F19), копируем автозаполнением в ячейки.

В ячейке G19 рассчитываем суточный пробег: =F19-E19, копируем формулу автозаполнением в ячейки.

В ячейку Н20 вводим формулу для расчета остатка топлива при выезде: =ЕСЛИ(ИЛИ(ЕПУСТО(F20);ЕПУСТО(G20));0;I19), копируем автозаполнением в ячейки.

В ячейку I19 вводим формулу для расчета остатка топлива при возвращении: =H19+L19-O19, копируем автозаполнением в ячейки.