Автоматизация путевых листов

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Перевозка грузов автомобильным транспортом является сложным производственным процессом. В наши дни очень перспективным  и стремительно развивающимся видом  предоставления услуг являются перевозки. Именно человеческие потребности и являются основной причиной стремительного развития сферы грузовых перевозок.

Первичными  документами учета автомобильных  грузовых перевозок являются путевой лист автомобиля и товарно-транспортная накладная. Действовавший до недавнего времени порядок расчетов за перевозки автомобильным транспортом предусматривал оформление много численных типовых форм путевого листа, которые содержали от 60 до 90 реквизитов. Значительное количество составляли показатели справочно-информационного характера, которые при ручной обработке каждого документа использовались для подсчета итогов выполнения транспортной работы.

Перед предприятиями  встает вопрос автоматизации учета  путевых листов.

Актуальность  работы довольно высока, так как  на данный момент все предприятия стараются уменьшить свои расходы любыми способами. А проводя автоматизацию новых объектов и улучшение уже автоматизированных процессов, может уменьшить расходы предприятия.

Цель курсовой работы: изучение и поиск путей повышения эффективности использования автотранспорта и улучшения учета затрат на его использование в современных условиях путем автоматизации учета путевых листов, изучение нормативно-правовой базы; анализ рынка существующих программных продуктов в области учета путевых листов.

Для достижения этой цели были поставлены  следующие задачи: проанализировать назначение и виды путевых листов, их количественные и качественные  характеристики, методики заполнения, проанализировать существующие разработки по теме на рынке РБ, разработать путевые листы и накопительную ведомость данных путевых листов в MS Excel.

Объектом исследования являются путевые листы.

Предмет исследования – электронные таблицы, как средство представления и анализа данных.

В работе использованы методы анализа учебной и научной литературы, статистические, математические, а также аналитические методы.

Курсовая работа будет состоять из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы.

Источником  для написания работы являются: статьи журналов и газет, литература современных авторов.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Путевые листы

 

Путевой лист является основным первичным документом, определяющим показатели при учете работы автопредприятия и водителя, начисления заработной платы водителю и расчетах за перевозки.

При выполнении перевозок товарных грузов совместно  с путевым листом используется ТТН (товарно-транспортная накладная).

При выполнении перевозок используются путевые  листы следующих форм:

• 3 (c) при перевозках легковыми автомобилями. Работа автомобиля фиксируется на обратной стороне путевого листа, и каждая поездка заверяется лицом, использующим автомобиль;
• 4-с (сдельная) - при грузовых перевозках на условиях сдельной оплаты, предусматривает подробное задание водителю по маршруту движения и числу ездок. На обратной стороне путевого листа фиксируется время выполнения ездок, продолжительность простоев и номера ТТН, на основании которых перевозился груз;
• 4-п (повременная) - при грузовых перевозках на условиях повременной оплаты, предусматривает указание заказчика перевозок (заказчиков) и времени прибытия и убытия от заказчика. Номера ТТН, по которым перевозился груз, записывают на обратной стороне. Путевой лист имеет отрывной талон, который должен быть заполнен заказчиком и заверен его печатью. После обработки в АТП (автотранспортное предприятие) этот талон возвращается заказчику вместе со счетом на перевозки;
• 4-л - при перевозках пассажиров легковыми таксомоторами. В путевом листе предусмотрены отметки о простоях и выполнении заказных перевозок;
• 6 - при городских и пригородных автобусных перевозках. В путевом листе отмечают рейсы и регулярность их выполнения; 
  6-спец - при заказных автобусных перевозках. Путевой лист имеет отрывной талон заказчика;
• 7 - при междугородних автобусных перевозках. [1]

На путевых  листах в левом верхнем углу проставляется штамп или печать организации - владельца транспортного средства. Заполнение путевого листа производится перед выездом на линию, на линии и после возвращения на стоянку.

Перед выездом на линию  заполняются сведения о водителе, сопровождающих лицах и АТС (автотранспортное средство), времени начала и окончания работы, заказчике перевозок, планируемом пробеге АТС и движении горючего. Данные в путевой лист заносятся должностными лицами АТП (диспетчером, техником по топливно-смазочным материалам и др.). Участие водителя в подготовке путевого листа не допускается.

На линии в путевой  лист заносятся сведения о работе ПС (передвижное средство), результаты проверки контролирующими лицами. Ответственное лицо заказчика расписывается и ставит печать, подтверждая правильность заполнения данных о выполненной работе.

При возвращении в АТП  после сдачи водителем путевого листа диспетчер или другое уполномоченное на это лицо заполняют данные о фактически выполненной работе водителем и АТС, движении горючего. Водитель своей подписью удостоверяет сдачу ПС механику в технически исправном состоянии или в состоянии с определенными неисправностями и числом сданных вместе с путевым листом ТТН. Механик своей подписью подтверждает эти сведения. Диспетчер своей подписью подтверждает число сданных водителем ТТН и правильность заполнения данных.

Для контроля движения путевых  листов, выданных водителю, и сдачи  путевых листов после их первичной  обработки в бухгалтерию ведется  специальный журнал.

Первичным учетным документом, которым оформляется работа автотранспортного средства, является путевой лист. Формы путевых листов, подлежащие использованию организациями, осуществляющими перевозку грузов и (или) пассажиров автомобильным транспортом, утверждены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31 марта 2000 г. № 31 «Об утверждении бланков путевых листов и инструкций по их заполнению» (далее - постановление № 31).

Бланки путевых листов изготовлены в соответствии с  Положением об основных требованиях, предъявляемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки, утвержденным постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от марта 2002 г. № 29. Указанные бланки путевых листов содержат все реквизиты и дополнены определенными элементами защиты.

Утвержденные  в установленном порядке типовые  формы путевых листов обязательны  к применению всеми организациями  независимо от организационно-правовой формы и индивидуальными предпринимали. [1]

Служебный легковой автомобиль.

Пунктом 1.1 Инструкции по изготовлению, учету, заполнению и  обработке путевых листов служебного легкового автомобиля, утвержденной постановлением № 31 (далее - Инструкция), установлено, что к служебным легковым автомобилям (далее – служебный автомобиль) относятся легковые автомобили вместимостью до 9 мест, включая место водителя, используемые в служебных целях.

Бланки путевых  листов должны храниться у юридического лица или индивидуального предпринимателя  и по мере потребности выдаваться под расписку лицу, ответственному за эксплуатацию служебных автомобилей. Путевые листы служебного автомобиля форм 6 и 7 выдаются водителю под расписку уполномоченным на то должностным лицом при условии, что предыдущий путевой лист сдан на обработку.

Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность  указанных в них сведений несут руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица, обеспечивающие эксплуатацию служебных автомобилей.

Путевые листы  оформляются не только на автомобили, принадлежащие организации, но и на личные автомобили работников, используемые в служебных целях, а также на их автомобили, взятые в аренду.

Форма 6 путевого листа служебного автомобиля.

Путевой лист служебного автомобиля формы б применяется при использовании легкового автомобиля в служебных целях при необходимости обслуживания одного или нескольких заказчиков в течение 1 дня. Таким образом, оформление нового бланка путевого листа данной формы осуществляется ежедневно.

До выдачи путевого листа водителю диспетчер (или другое уполномоченное на то лицо) заполняет следующие его реквизиты:

• на лицевой стороне записывается дата выдачи (число, месяц, год), совпадающая с датой регистрации путевого листа в журнале выдачи путевых листов водителям; наименование предприятия (организации), его адрес и телефон; марка автомобиля, его государственный и гаражный номера; фамилия и инициалы водителя, его табельный номер и номер водительского удостоверения;
• в разделе «Задание водителю» указываются в соответствующих строках наименования заказчиков или фамилии, инициалы и должности ответственных лиц предприятий (учреждений), в распоряжение которых поступает автомобиль, а также адреса подачи автомобиля. Если автомобиль заправляется в гараже перед выездом, то заправщик до выезда автомобиля на линию в разделе «Заправка топливно-смазочными материалами (ТСМ)» записывает в соответствующие графы марку ТСМ, номер заправочного листа, количество выданных ТСМ. Диспетчер записывает в графе «Время выезда» фактическое время выезда и заверяет все записи своей подписью или штампом в соответствующей строке. Механик (или другое уполномоченное на то лицо) записывает в соответствующие графы на лицевой стороне путевого листа показания спидометра и количество топлива, находящегося в топливном баке при выезде, затем удостоверяет передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии, разрешение на выезд и правильность всех сделанных им записей своей подписью или штампом в соответствующей строке. Водитель ставит свою подпись в строке «Водитель», удостоверяя тем самым принятие автомобиля в технически исправном состоянии и получение задания на работу.

Во время  работы автомобиля на линии в разделе  «Выполнение задания» на оборотной  стороне путевого листа водителем при использовании служебного автомобиля в пределах городской черты в графах «откуда» и «куда» производится запись «По городу». В других случаях по каждой ездке указывается соответственно наименование начального и конечного пунктов маршрута, а также отмечается время отправления с начального пункта и прибытия на конечный пункт. Лица, пользовавшиеся служебным автомобилем, удостоверяют правильность записей, сделанных водителем, своими подписями в соответствующих строках графы «Подпись заказ в разделе «Прочие отметки» уполномоченное на лицо записывает причину, дату и время начала и окончания простоя и подтверждает сделанную своей подписью. Сюда же записываются сведения, предусмотренные формой путевого листа.

При возвращении автомобиля с линии водитель строке «Автомобиль сдал» своей подписью удостоверяет сдачу автомобиля механику. Механик заполняет в соответствующих строках показания спидометра, остаток топлива в баке автомобиля и удостоверяет правильность заполнения этих реквизитов, а также прием автомобиля от водителя своей подписью. Диспетчер отмечает в соответствующей строке в левой части лицевой стороны путевого листа фактически время возвращения и удостоверяет правильностью записи своей подписью.

При обработке путевого листа уполномоченное на то лицо обрабатывает путевой лист и соответствующие ему документы, рассчитывает и заполняет данные реквизитов разделов «Расход топлива», «Результаты работы автомобиля за смену» и подтверждает правильность произведенных расчетов своей подписью на оборотной стороне путевого листа. При автоматизированной обработке путевого листа разделы «Результаты работы автомобиля за смену», «Расход топлива», «Для расчетов» заполняются, так как их расчет производится с использованием ЭВМ.

Форма 7 путевого листа служебного автомобиля.

Путевой лист служебного автомобиля формы 7 применяется при  использовании легкового автомобиля в служебных целях при необходимости обслуживания одного заказчика в течение нескольких дней. Оформление нового бланка путевого листа данной формы осуществляется при смене заказчика либо при отсутствии места для внесения новых записей в прежнем бланке путевого листа. Заказчиком могут выступать как сторонние организации, так и отдельные службы организации или ее работники. [1]

До выдачи путевого листа водителю диспетчером на лицевой стороне путевого листа записываются дата его выдачи (число, месяц, год), совпадающая с датой его регистрации в журнале выдачи путевых листов водителям; наименование предприятия (организации), его адрес и телефон; марка автомобиля, его государственный и гаражный номер; фамилия и инициалы водителя, его табельный номер и номер водительского удостоверения. В строке «Автомобиль направлен в распоряжение» указываются наименование заказчика или фамилия, инициалы и должность ответственного лица предприятия, в распоряжение которого поступает автомобиль, а также адрес подачи автомобиля.

До выезда автомобиля на линию ежедневно заправщик, если автомобиль заправляется в гараже перед выездом, в графу «Марка топлива» записывает марку топлива, а в графу «Количество, л» - количество выданного топлива и удостоверяет правильность записи своей подписью в графе «Подпись заправщика, № чека АЗС». Диспетчер заполняет графы «Число», «Время выезда», «Показания спидометра при выезде», «Остаток топлива при выезде». Механик сопоставляет показания спидометра и остатка топлива в баке автомобиля при выезде, перенесенные диспетчером из предыдущего путевого листа, с фактическими. Затем удостоверяет передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии, разрешение на выезд автомобиля и правильность всех сделанных записей в графе «Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен». Водитель своей подписью в графе «Автомобиль в технически исправном состоянии принял» удостоверяет принятие автомобиля в технически исправном состоянии и получение задания на работу.