Внутреняя и внешняя среда организации

    Хотя  организации распадаются на отдельные  части или составные элементы, они сами являются подсистемами в  рамках более крупной системы. Существуют не только системы и подсистемы, но и сверхсистемы. Классификация этих понятий зависит от особенностей предмета анализа. При этом целое не является простой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как их единство.

    Различают системы открытые и закрытые.

    Понятие закрытой системы возникло в физике. Это система, являющаяся самосдерживаемой. Ее главная характеристика заключается в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию внешней среде. Закрытая организационная система имеет малую применяемость.

    Открытая  система предполагает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации получают сырье и людские ресурсы из внешней среды. Они зависят от внешних клиентов и заказчиков, потребляющих их продукцию. Банки, активно взаимодействующие с внешней средой, открывают депозиты, обращают их в кредиты и инвестиции, используют полученную прибыль для поддержание развития, выплаты дивидендов и уплаты налогов.

    На  рисунке 1.1 представлена многопрофильная строительная организация как открытая система.

    

    

    

    

    

    

    

    

    

    

    

    Рисунок 1.1. Многопрофильная строительная организация  как открытая система

    На  входе системы - поступление материалов, рабочей силы, капитала. Технологический  процесс организуется для переработки  сырья в конечный продукт Конечный продукт, в свою очередь, продается  заказчику. Финансовые учреждения, рабочая  сила, поставщики и заказчики, правительство - все это являются частью внешней среды.

    Разграничение систем на открытые или закрытые не является жестким, раз навсегда установленным.

    Открытая  система может стать закрытой, если контакты с окружением сокращаются  со временем. В принципе возможна и  обратная ситуация. Открытые системы  тяготеют к усложнению структуры  и дифференциации.

    Иными словами рост открытой системы сопровождается повышением уровня специализации ее элементов и усложнением структуры, нередким расширением границ системы  или созданием новой сверхсистемы. Если деловое предприятие растет, то наблюдается значительная его дифференциация и усложнение его структуры. Создаются новые специализированные отделы, приобретаются новые виды сырья и материалов, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы.

3. Внутренняя и внешняя среда организации

 

 Все системы  имеют вход, трансформационный процесс  и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют  их в товары и услуги, прибыль, отходы и т. п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты. Одна из таких черт - это признание  взаимозависимости между системой и внешней средой. Существует граница, которая отделяет систему от ее окружения. Изменения во внешней среде влияют на один или несколько атрибутов  системы, и наоборот, изменения в  системе воздействуют на окружение.

    Внешняя среда организации схематично представлена на рисунке 1.2. Организация должна отражать состояние внешней среды.  

    Рисунок 1.2. Внешняя среда организации

    В основе ее построения лежат предпосылки  экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера.

    Организация должна создаваться так, чтобы она  нормально функционировала. Должен обеспечиваться вклад каждого ее члена в общую работу и эффективная помощь работникам в достижении поставленных целей. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна оперативно отслеживать все изменения внешней среды, оценивать их и выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей. Она должна эффективно реагировать на воздействия внешней среды.

    Принципиальное  значение для функционирования организаций  имеет обратная связь. Открытые системы  постоянно получают информацию из внешней  среды. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению нежелательных  отклонений параметров системы. Здесь  под обратной связью понимается процесс, позволяющий получать приток в систему  информации или денег для модифицирования  производства выпускаемой продукции  или налаживания выпуска новой  продукции.

    Нужно учитывать и то, что организации  укомплектовываются людьми. Очевидно, что при группировке видов  деятельности и распределении полномочий внутри любой организационной системы  необходимо учитывать недостатки и  привычки людей. Это не означает, что  организация должна создаваться  применительно к людям, а не на основе целей и сопутствующих  их достижению видов деятельности. Однако весьма важным для руководителя, зачастую сдерживающим, фактором является то, какие лица будут работать в  организации, какие роли они будут  выполнять (таблица 1.2).

    Таблица 1.2.

    Роли  в организации

    Поведение членов организации может рассматриваться  как ее внутренняя среда. В организации  постоянно возникают проблемы могущие  изменить ее положение. Чтобы все  элементы организации действовали  и были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление  ресурсов. Производственный аппарат  изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники  увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.  

    Другие  внутренние проблемы возникают из-за недостатков взаимодействия и скоординированности разных участков организации. Одной из причин того, что работники уходят, а акционеры не желают вкладывать свои сбережения, является неудовлетворенность этих групп условиями труда и вознаграждением за участие в организации, и это недовольство может стать таким сильным, что возникнет угроза самому существованию организации. Внутренняя среда организации схематически показана на рисунке 1.3.

 

Рисунок 1.3. Внутренняя среда организации

    Для организации характерен циклический  характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять производственный цикл. Доходы, полученные промышленными  организациями, должны быть достаточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабочих и погашения  займов, если цикличность деятельности устойчива и обеспечивает жизнеспособность организации.

    Отметим, что организационные системы  предрасположены к сокращению или  распадению на части. Поскольку закрытая система не получает ресурсы из внешней  среды, она может со временем сокращаться. В отличие от нее открытая система  характеризуется негативной энтропией, т. е. она может реконструировать себя, поддерживать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что  приток ресурсов извне превышает  их отток из системы. Приток ресурсов для предотвращения энтропии поддерживает некоторое постоянство обмена ресурсами, в результате чего достигается относительно стабильное положение. Даже несмотря на то, что существует постоянный приток новых ресурсов в систему и их постоянный отток, обеспечивается определенная сбалансированность системы. Когда открытая система активно перерабатывает ресурсы в выходную продукцию, она оказывается тем не менее способной поддерживать себя в течение определенного времени. Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, выходящий за пределы обеспечения только выживаемости. Многие подсистемы в рамках системы имеют возможность получать ресурсов больше, чем требуется для производства продукции. 

    С ростом организации ее высшие руководители вынуждены все в большей мере передавать полномочия по выработке  решений нижестоящим звеньям. Однако поскольку руководители высшего  уровня отвечают за все решения, их роль в организации изменяется: от выработки решений руководители высшего уровня переходят к управлению процессами выработки решения. В  результате увеличение размеров организаций  приводит к необходимости разделения труда в сфере управления. Одна группа – руководители высшего уровня – обладает первичными полномочиями и несет ответственность за определение  характера системы управления организацией, т. е. процесса, с помощью которого должны разрешаться проблемы организации. Другая группа руководителей подчиняется  руководству высшего уровня, ее основная обязанность состоит в выработке  решений.

    Открытые  системы добиваются согласования двух, часто конфликтных стратегий. Действия по поддержанию сбалансированности системы обеспечивают взаимодействие с внешней средой, что, в свою очередь, предотвращает резкие изменения, которые  могут разбалансировать систему. Напротив, действия по приспособляемости системы  к различным изменениям позволяют  адаптироваться к динамике внутреннего  и внешнего спроса. Одна стратегия, например, ориентирована на обеспечение стабильности системы путем покупки, технического обслуживания и ремонта оборудования, набора и обучения работников, использования правил и процедур. Другая стратегия сосредоточивается на изменении системы посредством планирования, изучения рынка, развития производства новой продукции и т. п. И то, и другое необходимо в интересах выживания организации. Стабильные организации, которые не способны адаптироваться к изменению условий, долго просуществовать не смогут. То же самое можно сказать о приспособляемых к изменениям, но нестабильных, т. е. неэффективных, организациях. 

    Организационная система может достичь своих  целей, используя различные комбинации ресурсов и стратегий. Вот почему необходимо рассматривать разнообразные  формы и способы решения возникающих  проблем, а не искать какой-либо один «оптимальный» выход, приводящий к  быстрым результатам. 
 

    

4. Методы  анализа внутренней и внешней среды  организации

    Анализ  внешней среды представляет собой  оценку состояния и перспектив развития важнейших, с точки зрения организации, субъектов и факторов окружающей среды: отрасли, рынков, поставщиков  и совокупности глобальных факторов внешней среды, на которые организация  не может оказывать непосредственное влияние.

     Существует  большое количество методов анализа  внутренней и внешней среды организации, рассмотрим некоторые из них:

     SWOT-анализ — это определение сильных и слабых сторон предприятия, а также возможностей и угроз, исходящих из его ближайшего окружения (внешней среды).

• Сильные стороны (Strengths) — преимущества организации;
• Слабости (Weaknesses) — недостатки организации;
• Возможности (Opportunities) —преимущества организации на рынке;
• Угрозы (Threats).