С 28 февраля 2005 года ОАО СМК «Югория-Мед» является членом «Межрегионального  Союза Медицинских Страховщиков». Межрегиональный Союз Медицинских  Страховщиков, являющийся единственной профессиональной организацией, представляющей интересы страховых медицинских  организаций всех регионов России. Основной целью Союза является защита интересов своих членов путем объединения и координации совместных усилий, направленных на оптимизацию условий для развития медицинского страхования как составной части медико-социальной защиты граждан Российской Федерации. Являясь членом МСМС, «Югория-Мед» может более эффективно решать поставленные задачи, как в среднесрочной, так и в долгосрочной перспективе. Вхождение в Межрегиональный Союз Медицинских Страховщиков свидетельствует о надежности и высоком профессиональном рейтинге компании.

2.2. Модели и типы  коммуникаций, используемые  в данной компании

     Основными элементами коммуникаций в «Югория-Мед»  являются: отправитель, сообщение,  канал и получатель. Однако на каждом этапе коммуникационного процесса в отдельно взятой организации есть свои особенности.

     Особенностью  исследуемой организации является то, что она имеет специфические функции, вытекающие из названия организации и ее организационно-правовой формы: государственная и некоммерческая.

     Коммуникационный  процесс начинается с идеи сообщения (приказа, постановления, решения). Какое сообщение следует сделать предметом обмена, решает отправитель. Отправителем будем считать руководителя. На этом этапе отправитель решает, какую точку зрения следует передать получателю. Но чтобы обмен информацией прошел эффективно, необходимо учесть множество ситуационных факторов характеризующих обстановку в целом, воспринимающую сторону и возможные последствия коммуникационного процесса. Так, например, если руководитель хочет обменяться информацией о результатах работы подчиненного, то он четко понимает, что речь идет о сильных и слабых сторонах личности  работника. В таких случаях он не говорит только хорошо или только плохо, а придерживается дипломатической линии.

     На  втором этапе руководителю необходимо превратить идею в сообщение, т.е. закодировать ее с помощью символов – слов, интонации, жестов. Типу символов соответствует канал передачи информации. Характерными каналами является передача речи, письменных материалов, электронные средства связи, электронная почта, реже всего -  видеоконференции. Нужно заметить, что в «Югория-Мед» , независимо от канала передачи сообщения, самым распространенными являются официальные коммуникации (прямые разговоры, письменные приказы), а также неформальные коммуникации, происходящие непосредственно через общение между сотрудниками отделов.

     Для того чтобы быть уверенным в том, что информация поступила к получателю, нередко в организации «Югория-Мед»  пользуются двумя - тремя каналами передачи. Так, напримep, переданное по телефону сообщение подтверждается письменным приказом. Без крайней необходимости многоканальные связи не употребляются, чтобы не увеличивать потоки бумаг. Они предназначены, прежде всего, для усиления контроля над выполнением работы, акцентированием важности предлагаемого задания, правильной интерпретации сообщения получателем. Нередко канал передачи сообщения зависит от самой информации, содержащейся в нем.

     Информация, которая используется в организации  для коммуникационного управления, подразделяется на:

1. базовую, формируемую независимо от конкретной управленческой задачи;
2. текущую, регулярную или разовую, специально собираемую для данной управленческой задачи.

     Текущая информация, в свою очередь, подразделяется на:

1. документированную, фиксируемую в документах (счетах, учетных, бухгалтерских и других документах);
2. недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные контакты, сплетни и т. д.)

     По  аспектам коммуникационного управления информация может быть экономическая, организационная, социальная, техническая. Кроме того, информация, заложенная в сообщении, может содержать  разную степень срочности и актуальности, что, непременно сказывается на этапе  выбора канала передачи сообщения, а  также степени ее восприятия и  возникновении обратной связи.

     Коммуникационные  процессы в «Югория-Мед» можно охарактеризовать следующим образом:

     1. По субъекту и средствам коммуникаций  больше всего преобладают межличностные  коммуникации, которые проявляются  без помощи технических средств  и информационных технологий. Кроме  того, межличностная коммуникация в малой группе, где каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими – это самый характерный для такой организации, как «Югория-Мед». При этом возможности обратной связи ничем не ограничены. Заметны личностные коммуникации как случайный обмен информацией между людьми при встрече, так как люди ощущают постоянную потребность в общении.

     2. По форме общения, коммуникации  в организации происходят при  помощи устной речи, то есть  вербальные.

     3. По каналам общения, наряду  с формальными коммуникациями  присутствуют и неформальные, которые  можно определить как «вероятностная  цепочка». Этот вид неформальной  коммуникации самый распространенный  для такого типа организаций.

     4. По пространственному расположению каналов или организационному признаку коммуникации в  «Югория-Мед»  происходят по горизонтальному признаку из-за малого количества структурных единиц, но периодически возникают и вертикальные  коммуникации.

     Каждый  месяц начальники отделов в письменном виде докладывают о проделанной работе руководителю. Также в этом докладе возможны предложения, пожелания, просьбы как самих докладчиков, так и рядовых работников, которые находятся у них в подчинении. Предварительно их просьбы и пожелания обсуждаются с их начальниками. Таким образом, в организации организованы восходящие вертикальные коммуникации.

     Руководитель, рассмотрев, доклады менеджеров, в  первых числах следующего месяца организовывает с помощью секретаря собрание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а  также распоряжается и передает информацию, поступившую к нему из внешней среды. На этом же собрании присутствует главный бухгалтер  фонда для получения информации о произведённых расходах или  предстоящих расходах, доходах и  т.п. Таким образом налажены вертикальные нисходящие коммуникации.

     Также нисходящие и восходящие коммуникации осуществляются на ежегодных собраниях всего коллектива «Югория-Мед», где обсуждаются достижения, неудачи и перспективы организации, и сотрудников.

     Горизонтальные  коммуникации  в основном протекают  неформальным образом, непосредственно  через общение между сотрудниками. Если одному отделу необходима какая-либо информация от другого отдела, то данный запрос и поступившая в ответ  информация чаще всего поступает  напрямую, минуя директора, образуя  следующую схему:

     Запрос  – ответ

     Рис. 4. Горизонтальные коммуникации

2.3. Проблемы коммуникаций и меры по их устранению в ОАО СМК «Югория-Мед»

     Не  смотря на то, что компания хорошо функционирует  и развивается, у неё имеются некоторые проблемы, касающиеся внешней коммуникации, особенно остро стоит вопрос о взаимодействие компании «Югория-Мед» со средствами массовой информации.  У компании «Югория-Мед» конечно же имеется достаточно обширный контактный лист, в котором указаны наименования СМИ, телефоны и адреса электронной почты. В свою очередь, и  СМИ, взаимодействующие с «Югория-Мед», знают номера телефонов, адреса сайтов и электронной почты информационной службы, хотя их совместная деятельность зачастую бессмысленна. СМИ просто не заинтересованы рекламировать, или печатать статьи касающиеся «Югория-Мед», так как считают, что они достаточно самостоятельны и эффективны без участия СМИ.

      На  много более важные проблемы возникают во внутренней коммуникации. С одной стороны, описываемая компания является очень большой организацией, по сути, государство в государстве и взаимодействие между подразделениями часто бывает затруднено. В межгрупповой коммуникации можно выделить следующие проблемы:

• Маленькая информированность подразделений «Югория-Мед» о функциях, выполняемых пресс-центром;
• Нежелание руководителей и сотрудников отдельных подразделений сотрудничать с другими подразделениями;
• Несвоевременное информирование населения о предстоящих мероприятиях.

Проблемы  межличностной коммуникации:

• Отсутствие строгой иерархии внутри подразделений компании;
• Постоянно меняющийся состав некоторых подразделений компании (в частности, периодические издания, кадровый резерв);
• Неопределенны функции отдельных сотрудников;
• Дублирование информации;
• Искажение сообщений и как следствие невыполнение поручений.

     В связи с этим нужно учесть некоторые  способы профилактики негативных явлений  в коммуникационном процессе организации [4, с. 105 –106]:

     1. Регулирование информационных потоков.  Нужно оценивать качественную  и количественную стороны своих  и подчиненных информационных  потребностей. Информационные потребности  в значительной мере зависят  от целей руководителя, принимаемых  им решений и характера показателей  оценки результатов его работы.

     2. Управленческие действия. Дополнительные  действия: обсуждение и прояснение  новых планов, вариантов стратегии,  целей и назначений, необходимых  для более эффективной реализации  намеченного, контроль хода работ  по плану-графику, отчеты по  результатам такого контроля.

     3. Системы обратной связи. Совершенствование  в организации систем обратной  связи. Один из вариантов –  перемещение людей из одной  части организации в другую  для обсуждения определенных  вопросов. Другой – опрос работников  для получения различной информации.

     4. Системы сбора предложений. Цель  – снижение остроты тенденции  фильтрации или игнорирования  идей на пути снизу вверх.  Ящик для предложений, собрания  трудового коллектива для передачи сообщений.

     5. Информационные бюллетени и публикации  организации. Статьи с обзором  предложений по поводу управления, нового вида услуг, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников и т.п.

     6. Современная информационная технология. Персональные компьютеры, электронная почта, свободный доступ в интернет.

     Подводя итог анализа исследуемой организации, следует отметить, что коммуникации в «Югория-Мед» протекают достаточно эффективно. Хоть и имеются никоторые проблемы, но их возможно легко предотвратить. Несмотря на выявленные проблемы, организация хорошо и производительно функционирует на современном рынке.

Глава 3. Рекомендации по усовершенствованию коммуникаций в современных организациях

     Совершенствование коммуникационного процесса приводит к ликвидации промежуточных, звеньев  внутри организации и между ними. Это происходит потому, что информация является основным продуктом обмена при взаимоотношениях внутри предприятия, а так же между предприятием и  поставщиком или потребителем. Она  является основным продуктом договора, сделки или усилий по координации  действий отдельных звеньев. В этом случае ликвидация промежуточных звеньев  является следствием внедрения информационных технологий, поскольку становятся ненужными  посредники между источником и получателем  информации. Это в свою очередь  приводит к изменению "организационной  структуры предприятия, организации, ликвидируются целые звенья, связанные  с дополнительными затратами. Появляются более простые иерархические  связи и более широкие системы  контроля.