Понятие о документе. Эволюция понятия «документ»

      документы, принадлежащие субъекту Российской Федерации;

      документы, принадлежащие муниципальному образованию;

      документы частных лиц: граждан и юридических  лиц; и др.

      По  мнению В.Я. Дорохова, документ в праве есть письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей.

      Таким образом, обобщая вышесказанное, сделаем  вывод, что под документом, функционирующим в правовых отношениях, понимается содержащий информацию письменный акт, составленный субъектом права (гражданином, а также юридическим лицом или публично-правовым образованием, от имени которых выступают уполномоченные граждане или компетентные государственные органы и должностные лица) в форме, установленной законом, иными правовыми актами и соглашениями. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      3. Функции документа 

      До  недавнего времени обычным и  наиболее распространенным материальным носителем информации являлись бумажные документы.

      Со  времени появления письменности именно бумажные документы выполняли  две главные функции:

      1) функцию закрепления информации в определенной форме с целью ее хранения, обработки, использования, передачи, распространения и др.;

      2) доказательственную функцию, т.е.  возможность использовать документ, содержащий закрепленную на нем  информацию, в качестве доказательства в правовых отношениях.

      В процессе исследований, проведенных  при подготовке Комиссией ООН  по праву международной торговли (ЮНСИТРАЛ) Типового закона об электронной  торговле, перечень выявленных функций, выполняемых бумажными документами, был расширен. По мнению разработчиков данного Типового закона, основные функции бумажных документов состоят в следующем:

      1) обеспечение того, что документ  будет понятен для всех;

      2) обеспечение того, что документ  не будет со временем изменен;

      3) создание возможностей для воспроизведения документа с тем, чтобы каждая сторона имела экземпляр, содержащий одни и те же данные;

      4) создание возможностей для удостоверения  подлинности данных посредством  подписи;

      5) обеспечение того, что документ  будет иметь форму, приемлемую для государственных органов и судов.

      В настоящее время, с развитием  компьютерных технологий, телекоммуникационных средств связи и внедрением электронного документооборота, получившего правовое закрепление, аналогичные функции  выполняют электронные документы.

      Анализ литературы и законодательства позволяет сделать вывод, что в

качестве  материальных носителей информации как бумажные, так и электронные  документы (при условии соблюдения установленных законом требований) выполняют следующие основные функции:

      1) обеспечение ясного смыслового  содержания информации;

      2) закрепление информации с целью  сохранения ее неизменности по  прошествии времени;

      3) осуществление передачи тождественной  информации определенному лицу (определенным  лицам) и/или ее распространения среди неограниченного круга лиц путем копирования (идентичного воспроизведения) и тиражирования документа;

      4) обеспечения доказательственной  силы информации, т.е. возможности  подтверждения аутентичности информации, зафиксированной в документе,  путем подписания и/или нанесения иных знаков (реквизитов) на оригинальный экземпляр (подлинник) и/или копию документа;

      5) создание возможности идентификации  субъектов, участвующих в отношениях, связанных с информационным обменом,  в том числе автора, составителя,  отправителя, адресата, получателя документа; и др.

      Документирование  информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной  власти, ответственными за организацию  делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      4. Общие требования  к документам 

      В юридических отношениях материальный носитель информации рассматривается  в качестве документа, имеющего определенную юридическую силу, если он отвечает требованиям, установленным законом  и иными правовыми актами.

      Во-первых, содержащаяся в документе информация должна быть доступна для восприятия, непосредственного либо с помощью  технических средств.

      Во-вторых, законодательство устанавливает требования, обеспечивающие тождество информации в ходе ее распространения с помощью документов, путем регламентации порядка официального опубликования документов, порядка удостоверения тождества подлинника и копии документа и др.

      В-третьих, установлены законодательные требования, обеспечивающие доказательственную функцию документа, в частности требования к носителю документа; к форме документа, включая ее реквизиты; к указанию персональных данных о лице, составившем, выпустившем или подписавшим документ; и др.

      В-четвертых, существует требование компетентности источника документа, придающей ему юридическую значимость, т.е. необходимость издания документа компетентным органом, подписания документа полномочным лицом и др.

      По  общему правилу при отсутствии императивных законодательных предписаний в  отношениях с участием предпринимателей такие требования могут быть установлены обычаями делового оборота, деловыми обыкновениями, а также соглашением сторон. 
 
 
 
 
 
 

      Заключение  
 

      Согласно  ст. 2 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о  защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Согласно ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 N 977-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования.

      Одной из самых сложных задач при  построении грамотной системы документооборота является определение объема внутренней документации фирмы. Некоторые руководители полагают, что внутренние документы - это излишняя трата времени, их оформление отвлекает персонал от выполнения более значимых задач. Другие, наоборот, обязывают своих сотрудников отчитываться отдельными распоряжениями, докладными, служебными записками буквально за каждую минуту рабочего времени. На наш взгляд, это две крайности, которые необходимо избегать. Важно найти "золотую середину", чему способствует правильная постановка целей составления внутренних документов.

      Документооборот - это движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Каждый документ имеет свой жизненный цикл, состоящий из нескольких этапов. Формально можно выделить следующие этапы: создание, обращение, хранение и уничтожение.

      При создании документ составляется, оформляется, согласовывается и подписывается. Обращение документа означает его регистрацию, передачу на исполнение или отправку адресату, копирование, ознакомление, исполнение, контроль прохождения и исполнения. Под хранением документа понимают его списание в дело и помещение туда на хранение, а также хранение в архиве. Таким образом, документооборот имеет сложную процедуру и большое количество стадий, наш перечень которых не является исчерпывающим.

      Отношение к документам имеет каждое подразделение  в организации: бухгалтерия, юридический  и кадровый отделы, департамент продаж, отдел гарантийного обслуживания и т.д. Вместе с тем службы и подразделения взаимодействуют между собой, часто происходит обмен информацией посредством документов. Следовательно, для упорядочения внутренней деятельности организации необходимо четко определить направления и сроки движения конкретных документов. Для этого составляется график документооборота. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Список  литературы  

1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28).
2. Зверева Е.А. Правовой режим информации в отношениях с участием субъектов предпринимательской деятельности. – М.: "Юстицинформ", 2008.
3. Жарова Е.Ю. О документообороте в организации // Отдел кадров коммерческой организации. – 2009. - №4.
4. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учебное пособие. – 2-е изд. – М., Новосибирск: “ИНФРА-М”, НГАЭиУ, 2005.
5. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. – 2-е изд./ испр. – М.: “ИНФРА-М”, 2002.
6. Марков Г.Н. Справочник по делопроизводству. – СПб.: “АЛЬФА”, 2000.
7. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – 3-е изд./ доп. и перераб. – М.: “ПРИОР”, 2008.
8. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах).