Понятие о документе. Эволюция понятия «документ»

Автор: Пользователь скрыл имя, 20 Октября 2011 в 03:09, контрольная работа

Краткое описание

Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления.

Оглавление

Введение 3
1. Происхождение документа. Эволюция понятия «документ» 5
2. Понятие документа как материального носителя информации 11
3. Функции документа 16
4. Общие требования к документам 18
Заключение 19
Список литературы

Файлы: 1 файл

Таможенное делопроизводство.doc

— 111.00 Кб (Скачать)

РОССИЙСКАЯ  ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ТЮМЕНСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ  ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ 
 

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ «ТАМОЖЕННОЕ ДЕЛО» 
 
 
 
 
 
 
 

К О Н  Т Р О Л Ь Н А Я     Р А Б О Т А 
 

По предмету:  Таможенное делопроизводство  

На тему: "Понятие о документе. Эволюция понятия «документ»" 
 
 

Вариант № 1 
 
 
 
 
 

Выполнил: 

Студент 3 курса

6 семестра 

Керейтов Арслан Муратович 
 
 
 
 
 
 
 
 

г.Радужный  2010 год

Содержание  

Введение 3
1. Происхождение  документа. Эволюция понятия «документ»       5
2. Понятие  документа как материального  носителя информации 11
3. Функции  документа 16
4. Общие  требования к документам 18
Заключение 19
Список  литературы 21
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Введение  

      Для нормального функционирования и  развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией  в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.

      Управленческий  процесс по своей сути сводится к  сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.

      Информация  может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной  на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам. Таким образом, документ или документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

      Документы выполняют ряд важных функций: информационную: являются носителем и источником информации; управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели; коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами; учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан; культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции; историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

      Все создаваемые управленческие документы  “обслуживают” определенные управленческие функции, например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п.

      Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационно-распорядительной документации.

      Многочисленность  видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных  правил придания документам юридической  силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения  специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      1. Происхождение документа. Эволюция понятия «документ»  

      Одним из важнейших проявлений человеческого  поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством  определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью  жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало, по мнению ряда учёных, появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.

      Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также  и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент её произнесения. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими. Не случайно в тот период роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи играли старики, т.е. самые опытные члены общества.

      Отделение информации от субъекта и первые попытки  её закрепления были связаны с  применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнём костров, звуками труб, барабанным боем, определённым образом положенными ветвью или стрелой и т.п. Использовались также предметы, которым придавалось символическое значение. Хрестоматийным стал приведённый древнегреческим историком Геродотом пример символического послания древних скифов персам. Это послание состояло из птицы, лягушки, мыши и пучка стрел и означало: "Если вы, персы, не научитесь летать, как птицы, прыгать по болотам, как лягушки, прятаться в норы, подобно мышам, то будете осыпаны нашими стрелами, как только вступите на скифскую землю".

      Позднее на смену символической пришла условная сигнализация, в которой предметы использовались как условные знаки  по предварительной договорённости людей о том, что будет означать определённый предмет. В результате появились системы мнемонических знаков для ведения счёта при помощи предметов, а также более сложное "узелковое письмо": у древних инков (кипу), в Древнем Китае, у монголов. Вероятно, подобного рода "письмо" имелось и у славян. Не случайно в русском языке сохранилось выражение "завязать узелок на память", т.е. сохранить в памяти какую-либо информацию. В качестве условных знаков использовались также бирки (дощечки) с зарубками - в торговых, финансовых, кредиторских операциях. У славян такие бирки назывались "носами", так как их обычно носили с собой, закрепляя какую-либо информацию с помощью различных насечек, зарубок. Отсюда произошло выражение "зарубить на носу", т.е. запомнить крепко-накрепко.

      Для закрепления и передачи информации во времени использовались могильные холмы, курганы, кресты, надгробия, знаки собственности (геральдические знаки, межевые камни, знаки клейма для скота и т.п.).

      Предметные  способы общения сохранились  и в наши дни: преподнесение хлеба  и соли как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как знак внимания, знаки различия у военных, флаги государств, система сигнализации светофорами и семафорами и т.п.

      Появление письменности ознаменовало переход  человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

      Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово "documentum" произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю" и означало как раз "свидетельство", "доказательство". Важно заметить, что термин "документ" более старый, нежели термин "информация". К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

      В России термин "документ" был переведён  Петром Первым именно как "письменное свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ" выделялось прежде всего  его правовое назначение. Между тем  сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага".

      Однако  понятия постоянно изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Почему? Прежде всего потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах. Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И.Даля, где документ определялся как "всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство".

      К середине 20 века получил определённость ещё один важнейший аспект документа - исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. Так, авторы "Словаря современного русского литературного языка", изданного в 1954 г., выделили "исторические документы - летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.".

      В первой половине 20 столетия было существенно  пересмотрено содержание понятия "информация", которое стало связываться с  категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий "документ" и "информация". Однако незавершённость научных представлений и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия "информация" не могли не отразиться также и на определении понятия "документ". Каким образом?

      Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот уже в  течение нескольких десятков лет  идёт спор вокруг двух различных подходов к понятию "информация". Одни из них рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том числе и неорганической природе. Эта концепция информации получила название атрибутивной. Другие полагают, что информация появилась лишь с возникновением жизни и связывают её с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в неживой природе. В свою очередь, среди сторонников второго подхода есть кибернетики, считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому обществу и сознанию.

Информация о работе Понятие о документе. Эволюция понятия «документ»