Понятие о документе. Эволюция понятия «документ»

      Результатом научных споров является отсутствие точного определения понятия  информация. Так, в Словаре основных терминов в области информатики представлено четыре наиболее распространённых толкования этого понятия:

      Информация - это смысл полученного сообщения, его интерпретация;

      Информация - это "содержание сообщений", а  также "само сообщение, данные";

      Информация - это третья составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия и информация);

      Информация - это то, что уменьшает неопределённость события.

      Однако  в конечном счёте все авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в  качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится социальной информации, которая подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую, корпоративную) и личную. Именно социальная информация связывается с понятием документа.

      Неоднозначное толкование понятия "информация" вызывает в ряде случаев необходимость  более чёткого его определения  и фиксации в отдельных нормативных  актах. Так, в ст. 2 действующего с 1995 г. Федерального Закона РФ "Об информации, информатизации и защите информации" информация рассматривается как "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

      Таким образом, к настоящему времени понятие "документ" вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов.

      Вместе  с тем определение понятия "документ" в различных науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется как "материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде". В результате под это определение подпадает необъятное множество объектов, так как в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике - одной из наук об информации - под документом понимается "любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе". Это определение значительно сужает понятие документа, но тем не менее включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и т.п.

      Для общественных наук, в зависимости  от их предмета, целей и задач, в  определении понятия документа характерно выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации.

      В этой связи перед документоведением, изучающим в историческом развитии все категории, виды и разновидности документов, стоит важная задача - дать наиболее точное, обобщающее определение понятия "документ". Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует и отмеченное выше многообразие дефиниций, и продолжающиеся дискуссии на эту тему. Ярким отражением трудного процесса выработки оптимального определения понятия документа являются отечественные Государственные стандарты на термины и определения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      2. Понятие документа как материального носителя информации 

      Подчеркивая многообразие материальных форм существования  информации, законодатель особо выделяет среди них понятие документированной  информации, или документа.

      Представляется, что именно документ как материальный носитель информации, обладающий юридическими признаками, установленными законодательством, является правовым средством, обеспечивающим функционирование информации в юридических отношениях.

      В широком смысле документом (от лат. documentum - образец, свидетельство, доказательство) называется материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве.

      Совокупность  документов, посвященных какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу называют документацией, различая два вида обработки документов: семантическую (перевод, реферирование, аннотацию) и несемантическую (копирование, микрофильмирование).

      Отечественное законодательство не содержит четкого  понятия документа, предлагая различные  его определения.

      Согласно  ч. 3 ст. 1 Закона об обязательном экземпляре документов документ есть материальный носитель (по терминологии Федерального закона от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ "О библиотечном деле"*(393) объект) с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения.

      Нормами ч. 4 ст. 2 Закона об информации, информатизации и защите информации, а также ч. 1 ст. 2 Закона об участии в международном  информационном обмене документированная  информация (документ) определялась как  зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

      В проекте N 217354-4 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях  и о защите информации" (подп. 12 ст. 2) документ определяется как информация, зафиксированная на материальном носителе, с реквизитами, позволяющими идентифицировать информацию либо в установленных законодательством Российской Федерации случаях позволяющими идентифицировать ее материальный носитель.

      В настоящее время легальное определение документа содержится в п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Архивным документом именуется материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

      С точки зрения юридической науки  документ рассматривается как особая организационная форма представления  информации. Такой подход к пониманию документа разработан в Институте государства и права РАН.

      Элементами  документа признаются:

      1) текст сообщения (содержание информации);

      2) носитель, на котором зафиксировано  содержание сведений (информации);

      3) реквизиты, которые позволяют  идентифицировать источник информации - подпись автора или руководителя организации; печать; время и место создания документа; порядковый номер; адресаты документа и др.

      Документы могут содержать тексты на естественном или формализованном языке, изображения, звуковую информацию и др.

      Согласно  правилам п. 1, 2 ст. 11 Закона об информации, информационных технологиях и о  защите информации требования к документированию информации могут быть установлены  законодательством Российской Федерации  или соглашением сторон. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

      Главными  критериями, обладая которыми информация приобретает статус документа, являются ее фиксация и идентификация.

      Идентификация есть установление совпадения, идентичности, т.е. тождественности, полного совпадения.

      Способы фиксации информации разделяют на две  группы:

      во-первых, способы фиксации, с помощью которых  фиксируемые сведения становятся доступными для восприятия непосредственно органами чувств человека и распознаются им без использования специальных навыков и технических средств (фиксация информации на бумаге и подобном ей носителе);

      во-вторых, способы фиксации, посредством которых информация переходит в разряд "машиночитаемой", и хотя в ряде случаев она может быть непосредственно воспринята человеком, для этого требуется дополнительная обработка с помощью технических средств или методов, требующих применения специальных познаний и навыков (фиксация информации посредством ЭВМ и др.).

      Документы можно классифицировать по различным  основаниям, перечень которых неисчерпаем.

      По  способу фиксации информации различают:

      бумажные  документы, которые содержат информацию, зафиксированную в виде рукописных или печатных букв либо иных символов;

      электронные документы, составленные посредством  ЭВМ без использования бумаги.

      Среди бумажных документов, классифицируемых по отраслям познания, можно выделить, например:

      исторические  документы (источники), которыми историческая наука называет письменные свидетельства, содержащие определенную информацию;

      юридические документы (договоры; документы, подтверждающие юридические факты или права  и др.).

      По  степени влияния на правовые отношения  иногда различают:

      конститутивные  документы, составление и наличность которых необходимы для возникновения  данного правоотношения (вексель  и др.);

      декларативные документы, удостоверяющие юридические  факты, возникшие до составления  этих документов (складское свидетельство и др.).

      Архивные  документы можно систематизировать  по значимости.

      документы Архивного фонда РФ, т.е. архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный  учет и подлежащие постоянному хранению (п. 4 ст. 3 Закона об архивном деле);

      особо ценные документы - документы Архивного  фонда РФ, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и  в отношении которых установлен особый режим учета, хранения и использования (п. 5 ст. 3 Закона об архивном деле);

      уникальные  документы - особо ценные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) внешним  признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности; и т.п.

      В зависимости от сроков и условий  хранения различаются архивные документы (п. 12-15 ст. 3 Закона об архивном деле):

      постоянного хранения без определения срока (бессрочно);

      временного  хранения до уничтожения в течение  сроков, установленных нормативными правовыми актами;

      временного  хранения до передачи на постоянное хранение в порядке, установленном законом;

      депозитарного хранения (хранение документов Архивного  фонда РФ федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение  сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти); и др.

      Кроме того, архивные документы можно классифицировать в зависимости от собственника этих документов на:

      документы, принадлежащие Российской Федерации;