Подходы и методы определения штатной численности в таможенных органов

Подходы и методы определения штатной численности в таможенных органов
Содержание

Введение.........................................................................................................3

1. Структура таможенного органа как объекта системного анализа....................................................................................................3

1.1. Методическая схема системного анализа структуры и штатной численности.....................................................................................................3

2. Комплексная методика определения требуемой штатной численности....4

2.1. Методика определения требуемой штатной численности таможни...................................................................................................4

Основные положения комплексного методического подхода…..………….7

Постановка задачи определения штатной численности и ме­тодическая схема ее решения……………………………………….………………………....7

Методическая схема решения………………………...……………………..8

Исходные данные…………….……………………………………………..10

Методы и способы определения исходных данных……….…………….…11

3. Средства контроллинг-технологии анализа структуры и штатной численности……………………………………………………………………..13

Структура и функционирование программного комплекса «Controlling»……………………………………………………………………...14

Применение комплекса «Controlling» для решения задачи оптимизации штатной численности......................................................15

Заключение.............................................................................................................16

Литература..............................................................................................................17

Введение

Проблема системного анализа структуры и штатной численности таможенного персонала таможенных органов крайне актуальна в современных условиях, которые определяются интенсификацией внешнеэкономической деятельности России, новыми задачами и функциями таможенных органов в связи с программой дальнейшего развития таможенной службы, необходимостью обеспечения поступлений средств в госбюджет в полном объёме.

Разработаны комплексная методика определения требуемой штатной численности таможни и контроллинг-технологии анализа эффективности структуры.

1. Структура таможенного органа как объекта системного анализа

1.1. Методическая схема системного анализа структуры и штатной численности

Методическая схема данного исследования в целом приведена на рис. 1.

В целом очевидно, что для автоматизации процесса анализа структуры и штатной численности таможен и таможенных постов требуется создание инструментального комплекса, который объе­динит: частные методики и средства анализа количественных по­казателей таможенной деятельности, методики и средства функ­ционального и информационного описания таможенных техноло­гий, методики типизации таможен и таможенных процедур, мето­дики и средства имитационного моделирования и экспертного ана­лиза деятельности таможенных органов.

Решение проблемы системного анализа структуры таможен­ных органов предполагает системную интеграцию этих средств, проблемно ориентированную на проведение системотехнического исследования в соответствий с рис.1.

2. Комплексная методика определения требуемой штатной численности

Наиболее завершенной в настоящее время является комплек­сная методика определения требуемой штатной численности та­можни[1].

2.1. Методика определения требуемой штатной численности таможни

Штатная чис­ленность таможни является аргументом общей результирующей функции, определяющей деятельность таможни в системе тамо­женных органов. Исходя из этих предпосылок, в настоящей мето­дике[2] формулируется цель и предлагается решение задачи опреде­ления штатной численности таможни и ее подразделений.

Методика включает практически все этапы системных иссле­дований ТО: анализ деятельности таможни и формирование предположений по ее штатной структуре и численности.

На этапе анализа предметом исследования является труд спе­циалистов непосредственно на рабочих местах по основной, вспо­могательной и непроизводительной деятельности в рамках техно­логий таможенной деятельности, его характеристики (внутренние оперативные данные), а также зависимости внешних показателей деятельности таможни (экономических и правоохранительных) от внутренних оперативных данных по видам деятельности иссле­дуемого объекта. Результатом работ по данному этапу является фор­мирование исходных данных.

На этапе синтеза определяется штатная численность специа­листов по должностным категориям, исходя из напряженности ра­боты и нагрузки на специалистов по основной, вспомогательной и непроизводительной деятельности с учетом требуемой квалифи­кации на вид выполняемой работы. На этом этапе, в основном, при­меняются аналитические расчеты и методы сравнения.

Формирование и обоснование предложений по штатной струк­туре и численности исследуемого объекта производится на основе метода графоаналитического анализа.

В методике таможня рассматривается как сложная организаци­онно-техническая система, объектами исследования которой явля­ются ее структурные подразделения: оперативные, экономические, правоохранительные и вспомогательные подразделения (отделы).

Предметом анализа является труд специалистов таможни по основной, вспомогательной и непроизводительной деятельности. К основной деятельности относятся все виды работ, предусмотренные технологией таможенной деятельности в соответствии с функциональным назначением исследуемого объекта.

К вспомогательной деятельности относятся все виды работ, обеспечивающие основную деятельность. Это - учеба, повыше­ние квалификации, изучение руководящих и нормативно-правовых документов, производственные собрания и т.п.

К непроизводительной деятельности относятся все виды по­терь рабочего времени, разрешенные законом или другими право­выми актами. Это - ежегодный отпуск, технологические переры­вы на удовлетворение естественных потребностей, на физическую и психологическую разгрузку и т.п.

Независимо от типа структурного подразделения (отдела) та­можни в качестве основных характеристик труда ее специалистов рассматриваются: перечень, частота выполнения и продолжительность (трудоемкость) работ на рабочих местах (РМ), квалификация (должностная категория) специалиста-исполнителя работ.

В качестве исполнителей работ выделены специалисты следу­ющих должностных категорий: начальник таможни, начальник отдела, заместитель начальника таможни, заместитель начальника отдела, главный инспектор, ведущий инспектор, старший инспектор, инспектор.

В отдельную группу работников таможни выделяются сторо­жа, водители, уборщицы.

Вся таможенная деятельность реализуется на «рабочих мес­тах». При определении рабочего места используется методология деятельного подхода и принимается во внимание реализуемый вид таможенной деятельности. Так как характеристики любого вида деятельности, в свою очередь, зависят от достижимого на практи­ке или принятого в исследовании уровня детализации процессов деятельности, то при постановке рассматриваемой задачи «рабо­чее место» таможенной деятельности рассматривается как услов­ное. Однако в процессе решения задачи, прежде всего на этапе информационного обследования, каждое условное рабочее место необходимо определить через конкретное содержание и конкрет­ные характеристики деятельности.

Основные положения комплексного методического подхода.

Для повышения достоверности исходных данных, а следователь­но, повышения точности результатов по штатной численности та­можни и ее подразделений в методике используется комплексный методический подход, включающий: методы экспертных оценок в рамках информационного обследования и тренингов, методы системометрии, в частности, хронометраж отдельных видов работ, статистические методы анализа деятельности таможни, моделиро­вание технологий таможенной деятельности, методы оценки дос­товерности и точности результатов, аналитические расчеты и гра­фоаналитические методы анализа результатов.

Постановка задачи определения штатной численности и ме­тодическая схема ее решения.

Для заданных условий деятельности исследуемого объекта, характеризуемых как внешними параметрами в системе таможен­ных органов (геополитическое положение, оценки внешнеэконо­мической и правоохранительной деятельности и др.), так и внут­ренними параметрами в рамках функционирования объекта (ос­новные виды деятельности, режим работы, перечень и оператив­ные данные по выполняемым работам в соответствии с технологи­ей таможенной деятельности и др.), выбрать наиболее представи­тельные показатели, определяющие штатную численность, и оп­ределить требуемую штатную численность исследуемого объекта, которая обеспечит своевременное, качественное, в соответствии с требуемой квалификацией, выполнение всего комплекса работ, достижение эффективности в экономической и правоохранитель­ной деятельности исследуемого объекта при соблюдении оптималь­ных (рациональных с точки зрения управления) соотношений меж­ду должностными категориями специалистов.

Методическая схема решения указанной задачи приведена на рис. 2. Она включает следующие этапы работ.

Рис. 2 Структура комплексной методики определения требуемой штатной численности

Этап 1. Анализ деятельности таможенного органа, форми­рование и оценка исходных данных

Анализ проводится с целью определения достоверных исход­ных данных для определения штатной численности и является наи­более трудоемким этапом, требующим гибкого сочетания различ­ных методов и способов получения и оценки данных о реальной деятельности исследуемого объекта.

Основу работ по данному этапу составляет информационное обследование на базе методов как индивидуальных, так и группо­вых (режим тренингов) экспертных оценок специалистов.

Для уточнения и подтверждения отдельных, наиболее значи­мых экспертных оценок применяются методы системометрии, в частности, хронометраж и фотографии рабочего времени.

Количественный анализ внешнеэкономической и правоохра­нительной деятельности исследуемого объекта проводится с ис­пользованием методов математической статистики. Для этого пре­дусмотрена разработка специальных инструментальных средств анализа, включающих информационную базу анализа, средства для поддержания ее в актуальном состоянии, методические и программ­ные средства для автоматизации процессов анализа и формирова­ния исходных данных для решения поставленной задачи.

Методы математического моделирования, в частности имита­ционного моделирования технологий таможенной деятельности, применяются на данном этапе работ для уточнения внутренних параметров исследуемого объекта: оперативных данных по выпол­няемым работам, степени загрузки рабочих мест. Причем данные оценки могут быть получены для различных вариантов организа­ции рабочих мест и способов управления.

Результатом работ по этапу являются исходные данные о дея­тельности исследуемого объекта, достоверность которых должна быть на уровне требуемой (допустимой). Для решения задачи оп­ределения штатной численности таможни целесообразно принять допустимую величину коэффициента устойчивости параметра, ха­рактеризующего его достоверность, не более 2.

Этап 2. Синтез штатной структуры исследуемого объекта

На этапе осуществляются выбор и определение значений по­казателей штатной численности исследуемого объекта, а также оценка точности результатов. Последовательность решения зада­чи синтеза штатной структуры следующая:

-   определяется соответствие существующей штатной струк­туры и численности реальной нагрузке и требуемой квалификации
специалистов;

-   при необходимости осуществляется перераспределение работ, а следовательно, и нагрузки на специалистов в соответствии с
принятыми критериями и ограничениями;

-   для реальной, в том числе и перераспределенной, нагрузки и
требуемой квалификации специалистов определяется штатная
структура и численность специалистов.

Основными методами при этом являются аналитические рас­четы, методы сравнения, а также методы и средства оценки точно­сти результатов.

Этап 3. Формирование предложений по штатной числен­ности исследуемого объекта

Этот этап работ, как правило, проводится на базе графоанали­тического анализа результатов, полученных на предыдущем этапе работ. В качестве графического материала представляются графики и диаграммы существующих напряженности работы и штатной чис­ленности, сравнительные квалификационные диаграммы существу­ющей и «новой» нагрузки в расчете на одного специалиста с учетом изменений в штатной численности, сравнительные квалификацион­ные диаграммы по штатной численности исследуемого объекта.

Результатом анализа графических материалов должны стать научно обоснованные предложения по штатной численности ис­следуемого объекта.

Исходные данные. Исходные данные для определения штат­ной численности таможни и ее подразделений включают две груп­пы параметров.

Первую группу составляют общие сведения по исследуемому объекту. К ним относятся:

-  название и назначение объекта;

-  основные виды деятельности, рабочие места, их назначение
и количество;

-  режим работы, сменность по рабочим местам, продолжитель­ность смены, количество смен в сутки;

- численность личного состава по должностным категориям на рабочих местах в смену, в сутки, всего по исследуемому объекту;