Внутренние коммуникации в организациях

- обмен информацией. Работники разных отделов могут встретиться, чтобы обменяться новыми данными;

- разрешение конфликта. Работники отдела могут собраться для того, чтобы обсудить внутренний конфликт [2, c.193].

На развитие интерактивных коммуникаций оказывают влияние новейшие технологии - использование компьютеров, телефонов и телевидения. Конечно, члены организации могут общаться между собой через компьютерную сеть, нокоммуникации по-прежнему остаются динамичным межличностным процессом.

Во многих современных исследованиях подчеркивается, что коммуникации представляют собой понимание не явного, а скрытого, носящего личностный характер [6,c. 154].

 

2. 4. Межличностные  коммуникации в организации

 

Самым главным в межличностных коммуникациях является передача информации от одного лица к другому. В процессе межличностной коммуникации важное значение имеет обратная связь, поскольку она превращает коммуникационный процесс в двухсторонний. Исследователи выделяют следующие основные характеристики эффективной обратной связи [7, c. 229]:

1. Намерение. Эффективная  обратная связь не должна осуществляться  вформе личных нападок, унижающих  чувство достоинства или затрагивающих репутацию человека.

2. Конкретность. Получатель  должен обеспечиваться конкретной информацией, после которой не возникают вопросы, и человек не попадает в ситуацию фрустрации, не зная, что делать.

3. Описательность. Информация должна носить описательный, а неоценочный характер; содержать  объективные сведения о том, что  сделал человек, а не оценку его деятельности.

4. Полезность. Информация  должна быть такой, чтобы работник  смог ее использовать для улучшения своего труда, так как сам по себе работник неможет что-либо исправить.

5. Своевременность. Чем скорее осуществляется обратная  связь, тем лучше, так как работник имеет возможность точнее понять, что от него требуется.

6. Готовность. Для  того, чтобы обратная связь была  эффективной, необходимо, чтобы у  работников была готовность ее  поддерживать.

7. Ясность. Реципиент  должен ясно понимать руководителя. При этом и руководитель должен стремиться быть понятым.

8. Достоверность. Чтобы  обратная связь была эффективной, она должнабыть надежной и  достоверной. Ситуация или проблема  только осложняются, если руководитель  оперирует неверной информацией, подчиненный можетсчесть, что к  нему относятся предвзято и несправедливо.

Процесс межличностного общения характеризуется множеством составляющих, например доверие, ожидания, статус, совместимость. Межличностные коммуникации можно рассматривать как нисходящие, восходящие и интерактивные процессы [3, c. 112].

Нисходящие коммуникации следует представлять скорее как установление межличностных связей.

В литературе встречается описание пяти основных целей коммуникаций в организации, направленных сверху вниз: постановка конкретных задач по выполнению работы; обеспечение информацией о принятых в данной организации процедурах и практике; обеспечение информацией, касающейся смысла исполняемой работы; информирование подчиненных о качестве их работы; предоставление идеологической информации для облегчения восприятия целей [5, c. 210].

Нисходящие коммуникации осуществляются с помощью разнообразных письменных (рабочие материалы, руководства, журналы, газеты, письма, доски объявлений, плакаты, меморандумы) и устных (приказы руководителей, речи, заседания, программы для слушающих, которые передаются по внутренним телевизионным сетям, система публичных выступлений, телефоны. В некоторых организациях Японии, США и др. есть свои гимны, которые исполняются перед началом работы) средств [1, c. 258].

Подобные нисходящие коммуникации способствуют созданию авторитарной системы в организации, вследствие чего работники не до конца понимают смысл выполняемого задания, его идейной связи с общими целями организации.

Самая большая проблема, заключается в том, что при передаче информации не уделяется должного внимания ее получателю. Существуют следующие закономерности воздействия нисходящего потока информации на получателя:

- интерпретируя информацию, человек следует по пути наименьшего

сопротивления;

- человек более открыт для сообщений, которые созвучны имеющимся унего представлениям, идеалам и ценностям;

- сообщения, которые противоречат ценностным установкам человека, вызывают у него большее сопротивление, чем сообщения, противоречащие рациональной логике;

- поскольку человек испытывает постоянное желание удовлетворить свои потребности, сообщения, которые способствуют их удовлетворению, воспринимаются легче, чем те, которые этому не способствуют;

- когда человек видит изменения в окружающей среде, он более открытпо отношению к поступающим сообщениям;

- на коммуникацию оказывает влияние ситуация в целом; сообщение, которое может показаться сообразным в одной ситуации, в другой может представиться несообразным[6, c. 230].

Коммуникативный процесс эффективен в том случае, когда руководители всех уровней и рангов осознают, как на их подчиненных воздействует коммуникативный процесс, как следует передавать информацию понисходящим коммуникациям и как адекватно реагировать на нее.

Восходящие коммуникации практически лишены директивности. Необходимым условием эффективных восходящих коммуникаций является свободный подход, вовлекающий работников в процесс управления и наделяющий их полномочиями. Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, выполняют функцию оповещения о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах ипредлагает возможные варианты для исправления положения дел [6, c. 237].

В организации процесса восходящих коммуникаций в XX в. появилась управленческая инновация - использование потенциала групп рабочих, которые регулярно, например один раз в неделю, собираются для обсужденияили решения проблем производства или обслуживания потребителей. Эти группы получили название кружков качества. Обмен информации повосходящей происходит в основном в форме отчетов, предложений и объяснительных записок. Для повышения эффективности восходящих коммуникаций используют следующие методы [4, c. 192]:

- процедура обжалования, которая позволяет работникам обратиться сжалобой к вышестоящему руководителю в обход своего непосредственного начальника. Данная процедура защищает работника от произвола их непосредственного начальника и поощряет подачу жалоб. В настоящее время внекоторых компаниях создаются специальные комитеты для рассмотрения жалоб;

- политика открытых дверей, т. е. дверь к руководителю открыта для того, чтобы можно было поделиться с ним своими соображениями;

- консультации, опрос общественного мнения, собеседования с работниками, увольняющимися из организации. Отдел кадров может значительно повысить эффективность восходящих коммуникаций путем недирективных конфиденциальных консультаций, опросов мнения работников, интервью с работниками, увольняющимися из организации [7, c. 273];

- партисипативные  методы - принятие решений с участием работников.

Во многих исследованиях отмечается, что эти работники испытывают большее удовлетворение от работы, более преданы своей организации и лучше работают, чем те, кто не вовлечен в процесс коммуникации;

- использование приемов активного слушания - наиболее простого и эффективного способа развития навыков слушания. Руководитель с развитыми навыками слушания значительно повышает эффективность восходящих коммуникаций.

В целом информация, которая передается по восходящим коммуникациям, может быть разделена на две группы:

1. информация, которая имеет технический характер и касается производственной деятельности; это жизненно важный фактор контроля в любой организации [1, c. 315];

2. личная информация о мыслях, установках, деятельности; обычно она отражается в том, что говорят работники своему руководителю, например: какую работу они выполнили; какую работу выполнили их подчиненные; какую работу выполнили другие работники в совместной деятельности; что они считают необходимым предпринять; какие у них проблемы; какие проблемы существуют в их подразделении; что следует пересмотреть в практике и политике организации [1, c. 326].

Современные инновационные организации стремятся использовать в своей политике и практике восходящие коммуникации. Искажение информации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. По данному каналу связи информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения. Слухам приписывается репутация неточной информации. Однако, информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, чаще оказывается точной, нежели неточной [6, c. 250].

По каналам распространения слухов обычно передается информация о предстоящем сокращении рабочих мест; о новых мерах наказаний за опоздания; об изменениях в структуре организации; о грядущих перемещениях и повышениях; подробно излагается спор двух руководителей на последнем совещании; сообщается, кто кому назначил свидание после рабочего дня. Благодаря обратной связи, даже при имеющихся искажениях, коммуникация превращается в дорогу с двусторонним движением, а сам процесс приобретает динамику. При этом достаточно, чтобы обратная связь в ее кодовой системе была известна новому получателю [5, c. 218]. Например, порой накакую-то фразу мы можем ответить просто кивком головы.

Заключение

 

Подводя итог контрольной работы, можно сделать следующие выводы. Коммуникации представляют собой контакты, связи с целью обмена идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде посредством символов или действий.

Цель коммуникации - добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. Основными функциями коммуникации в организации, являются: информативная - передача истинных и ложных сведений; интерактивная (побудительная) - организация взаимодействия между людьми; перцептивная функция - восприятия друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания; экспрессивная функция - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.

Основные различия коммуникаций заключаются в их структурных и процессуальных характеристиках. Внутренние коммуникации являются жизненно важной системой организации: если каким - то образом ликвидировать потоки сообщений в организации, то она прекратит свое существование. Коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществление обратной связи, корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации.

 

 

 

 

 

 

 

 

Библиографический список

 

 

 

1.Аширов, Д. А. Управление  персоналом [Текст] : учебное пособие для вузов по специальности «Управление персоналом» / Д. А. Аширов. – Москва.- Издательство : «Проспект», 2005. – 432 с.

2. Базаров, Т. Ю. Управление  персоналом [Текст] : учебное пособие для студентов / Т. Ю. Базаров. – Москва. – Издательство : «Академия», 2006. – 224 с.

3. Бернет, Д. Маркетинговые  коммуникации : интегрированный подход  [Текст] : перевод с английского / Д. Бернет, С. Мориарти ; под редакцией С. Г. Бежуков. – Санкт – Питербург. – Издательство: «Питер», 2006. – 213 с.

4. Гордин, А. М. Маркетинг  [Текст] : учебник / А. М. Гордин. – Москва. - Издательство : «Дашков и К», 2007. – 604 с.

5. Громкова , М. Т. Организационное  поведение [Текст] : / М. Т. Громкова. – Москва. – Издательство :«ЮНИТИ ДАНА», 2008. – 387 с.

6. Зверинцев, А. Б. Коммуникационный  менеджмент [Текст] : / А. Б. Зверинцева. – Москва. – Издательство : «Дашков и К», 2007. –. 324 с

7. Ноздрев, Р. Б. Маркетинг  [Текст] : учебник, практикум, учебно – методический комплекс / Р. Б. Ноздрев, Г. Д. Крылов, М. И. Соколов. – Москва. – Издательство : «Юристъ», 2006. – 568 с.