Лекции по "Деловой коммуникации"

СОДЕРЖАНИЕ

Тема 1

Деловые коммуникации: что  это такое

 

Тема 2

Эффективность коммуникации

 

Тема 3

Проведение переговоров  с партнерами

 

Тема 4

Выступление перед аудиторией

 

Тема 5

Подготовка к выступлению

 

Тема 6

Подготовка и проведение презентации 

 

Тема 7

Общение со СМИ

Тема 8

Интернет  как средство коммуникации

 

Тема 9

Деловая переписка

 

Тема 10

Дебаты с оппонентами

ТЕМА 1

Деловые коммуникации: что это такое

 

Общение, его виды

Приходилось ли вам задумываться о роли общения в жизни каждого  из нас и общества в целом? Как долго мы можем прожить без общения? Может ли человек существовать без общения вообще? Говорят, что общение – это естественная среда обитания человека. Это сложный процесс, в котором люди взаимодействуют, обмениваются информацией, влияют друг на друга, стремятся понять друг друга. Инструментом общения является речь.

Каждый, пожалуй, хотел  бы освоить все тонкости искусства  общаться, стать интересным собеседником, хорошим оратором, внимательным слушателем. Однако всё не так просто. И порой опыт, накопленный нами в повседневной практике, отнюдь не способствует тому, чтобы наше общение было успешным. Думается, правильней будет, не полагая, что в этой сфере нам все известно априори, разобраться в тонкостях такого важного инструмента, как общение. Поскольку мы общаемся в разных сферах деятельности, общение разделяется на виды, в каждом из которых действуют свои правила и законы.

 

Виды  общения 1) официальное – неофициальное  (частное, приватное); 2) устное – письменное; 3) диалогическое –  монологическое; 4) межличностное –  публичное; 5) непосредственное –  опосредованное; 6) контактное  – дистантное.

 

 

Общение официальное  и неофициальное

Представьте, что вы беседуете  «в кулуарах» с бывшим одноклассником, шутите, хлопаете его по плечу и даже… вспоминаете прозвище, которым наградили его в 5 классе. Но проходит 10 минут – перед вами уже Роман Сергеевич, руководитель совещания, лидер, директор. Стиль взаимодействия сразу меняется. Эта простая иллюстрация показывает, что с точки зрения взаимоотношения общающихся и обстановки общение делится на два вида: официальное (деловое) и неофициальное (частное).

Деловым является общение  во время совещаний, переговоров, презентаций и т.д. Деловое общение используется для организации социально значимой деятельности: научной, общественной, административной, управленческой, коммерческой, производственной. Оно связано с обсуждением вопросов организации производства, выполнения должностных обязанностей, планирования деятельности, установления внешних связей, принятием решений, заключением договоров, оформлением документов. Поскольку деловое общение обслуживает сферу деловых отношений, к нему предъявляются строгие требования, которые, в первую очередь касаются важных для коммуникации качеств речи (правильность, точность, ясность и др.) и соблюдения этических норм.

Частное общение –  это общение в кругу близких  людей, хороших знакомых, с которыми сложились доверительные межличностные отношения. Неофициальным может быть и общение в перерывах официальных мероприятий, на так называемых «корпоративах» – словом, тогда, когда оно характеризуется непринуждённостью. Здесь нет стандартов, требования к качествам речи не столь жёсткие, как в официальной сфере. Выбор слов и выражений в частном общении более свободный и регулируется этическими нормами, принятыми в данном обществе традициями и степенью близости собеседников.

 

 

Общение личное и массовое

Один собеседник, десять – пятнадцать участников семинара, тысяча сторонников на митинге, сотни  тысяч зрителей ток-шоу… Определяет ли количество участников общения его особенности? Бесспорно. Массовое общение характеризуется тем, что людей, которым адресована речь, много, иногда это миллионная аудитория. Это выступления на митингах, в СМИ, на собрании, конференции, съезде и в других ситуациях при большом стечении народа. Личное общение – это общение с единичным адресатом. Конечно, личное общение можно сделать более адресным, чем массовое. Если мы знаем собеседника, имеем возможность наблюдать за ним долгое время, анализировать его потребности, особенности характера, то мы можем общаться с ним, учитывая все качества его личности. Даже малознакомый человек ассоциируется у нас с определённым социально-психологическим типом, связанным с возрастом, полом, статусом, национальностью и другими признаками, поэтому мы чуть ли не с первого взгляда можем предположить, как лучше выбрать стиль общения с ним. Это весьма затруднено при массовом общении, ведь в нём участвует много людей, каждый из которых является носителем неповторимой комбинации личностных качеств. Это люди с разным жизненным опытом, предпочтениями, убеждениями, системами ценностей.

Поэтому массовое общение  чаще бывает сложнее для говорящего: его цель – дойти до всех, но учесть особенности каждого, к сожалению, невозможно. Поэтому при массовом общении важно выбирать такие средства, которые понятны всем и каждому, и такие тактики, которые принимают все или по крайней мере большинство слушателей. Массовое общение требует развёрнутого доказательства собственного мнения, что сводит к минимуму риск двусмысленного понимания, большей эмоциональности. При массовом общении возрастает роль голоса и интонации. Разумеется, личное и массовое общение протекают в разных условиях. Поэтому, например, в массовом общении часто используется микрофон, с которым надо учиться работать правильно. При массовом общении сложнее наблюдать за реакцией слушателей, так как она может быть разной и невозможно понять реакцию каждого. Сложность массового общения ещё и в том, чтобы захватить и удержать внимание большого количества слушателей, поэтому приходится всё время применять приёмы привлечения внимания (например, демонстрацию предметов, вопросно-ответную форму изложения и др.), обращения к слушателям.

В большой аудитории  часто действует эффект эмоционального заражения, когда эмоции слушателей вызываются эмоциями тех людей, которые находятся рядом (в одной «толпе»). Это особо значимо для митинговой речи.

 

Так ли мы говорим, как  пишем?

Мы взяли в руки ручку (=сели за клавиатуру). Зачем? Как и в устном общении, наша цель – передать информацию, спросить, повлиять на того, кому пишем. Но это уже немного другое общение. Вспомним две пословицы: «Слово не воробей, вылетит – не поймаешь» и «Что написано пером, не вырубишь топором». Они отражают важные характеристики двух видов общения, выделяемых в зависимости от используемой формы речи – устное и письменное. Письменная деловая речь представлена всеми видами деловых писем, документами, фиксирующими социально-правовые отношения – контрактами (договорами), соглашениями и всеми типами сопутствующих документов. Устная деловая речь представлена жанрами деловых переговоров, встреч, консультаций и т.п.

Устное общение характеризуется  меньшим вниманием слушающего к  соблюдению норм литературного языка, тогда как письменное общение, которое  использует графически закреплённый текст, предполагает владение пишущим нормами орфографии, пунктуации, построения предложения и текста. Например, в устной речи не так заметны повторы, искажения порядка слов, так как в этих условиях помогает интонация, мимика, жесты и знание ситуации. Письменное общение строится с использование книжной лексики, а устное допускает использование разговорных слов, а в определённых ситуациях и внелитературных элементов (диалектных слов, сленговых выражений, не отличающихся грубостью). Если деловая письменная речь представляет официально-деловой стиль речи, то устная деловая речь – сочетает элементы разных стилей: от разговорного до литературно-художественного.

Письменная речь может  составляться медленней, однако её можно  улучшить: исправить, переписать. Устное общение часто спонтанно, необдуманно, говорящему приходится одновременно и составлять высказывание, и контролировать качество общения. Если человек на задумывался о том, чем отличается устная речь от письменной, он может использовать в устном выступлении простой и очень распространённый, но дающий отрицательный эффект приём: прочитать отрывки, добросовестно переписанные из книги, статьи. Но письменная и устная речь воспринимаются по-разному. Озвученная письменная речь никогда не будет устной! Вспомните свои ощущения, когда вы слушали сообщение, переписанное из монографии и добросовестно прочитанное? На какой минуте вам стало скучно? Поэтому надо помнить, что, читая написанную заранее речь на конференции, совещании, собрании, митинге, человек рискует быть непонятым.

Помните, что в устном общении, в том  числе официальном   Не используют длинные предложения с осложнённой структурой (пока дочитаем до конца, слушающий забудет, с чего мы начали!) Называются не инициалы, а фамилия, имя и отчество целиком (Очень некрасиво звучит «Петров ДэБэ утверждал…») Не используют деепричастные обороты. Часто встречаются неполные предложения, вводные слова, вопросительные и восклицательные предложения. Сочетается книжная и разговорная лексика, встречаются внелитературные элементы, но их использование должно быть мотивированным. В полной мере используются возможности интонации («Читай не так, как пономарь!..»). Чтение по листу возможно, но сразу «минус 50% успеха».

 

Монолог и диалог

По количеству говорящих общение разделяется на монологическое (говорит один человек) и диалогическое (говорящие обмениваются репликами). Иногда, если речь идёт о ситуациях, когда общаются одновременно более двух человек, говорят о полилогическом общении (например, общение во время «круглого стола»). Различия между диалогической и монологической речью значительны. Если монологическая речь в большей степени тяготеет к книжной речи, то диалогическая – к разговорной, что отражается на организации текста и особенностях построения предложений. В монологах чаще встречаются длинные предложения. В диалоге реплики говорящего не столь произвольны, как в монологе, поскольку все высказывания зависят от предыдущей реплики собеседника и ориентируются на неё. Монологическое общение осложнено тем, что в нем высказывание представляет собой единый текст, композиционно оформленный, с обдуманной последовательностью предложений.

Часто бывает так, что даже монологическое высказывание представляет собой свёрнутый  диалог. Это можно сказать об устном публичном выступлении, когда говорящий ведёт полемику с вымышленным оппонентом, анализирует иные точки зрения, обращается к слушателям и задаёт вопросы. Нет сомнения в том, что такое монологическое общение будет более эффективным, нежели монолог, обращённый «в никуда» и не ориентированный на единомышленников и оппонентов.

Помните, что в устном монологичном выступлении  используются элементы диалогизации: Обращение к слушателям. Спор с вымышленным оппонентом. Вопросно-ответный ход (говорящий сам задаёт вопрос и сам на него отвечает). Риторические вопросы (они не требуют ответа, так как являются, по сути, утверждениями) Анализ разных точек зрения. Вопросы к аудитории. Использование средств «совместности»: приглашение слушателей к совместным рассуждениям, осмыслению проблемы и т.д.

 

Общение «глаза в глаза» и на расстоянии

Благодаря технике мы можем общаться на расстоянии. С точки зрения отсутствия или наличия опосредующего субъекта или объекта (например, аппарата) общение  может быть непосредственным или опосредованным, а с точки зрения положения коммуникантов в пространстве – контактным или дистантным. Например, СМС-сообщение – это общение дистантное, потому что коммуниканты находятся на расстоянии, а не общаются «глаза в глаза», опосредованное, потому что оно происходит при помощи сотового телефона. Иным видом опосредованного общения можно считать общение через печатный источник: дискуссию в журнале, скрытый диалог автора книги с читателями (кстати, сегодня это общение становится более тесным: вы запросто можете «побеседовать» с Е. Гришковцом или А. Ивановым в чате или блоге!). Общение во время переговоров международных делегаций будет контактным и опосредованным, если его помогает осуществить переводчик. Собеседование при приёме на работу – это непосредственное контактное общение.

Дистантное опосредованное общение (телефонный разговор, почтовое и факсовое отправление и т.п.) отличается от контактного, непосредственного повышенным вниманием к интонационному рисунку  речи (устное общение), краткостью и  регламентированностью, невозможностью использования жестикуляции.

 

Слова в общении  и общение без слов

Как из кирпичиков дом, из слов строится речь. Общение с помощью  слов называется вербальным (лат. verbālis словесный). Для коммуникации очень важно то, как говорящий отбирает слова и выражения для высказывания, ведь его речь принадлежит не столько ему самому, сколько тем, кому она адресована. И очень важно, способен ли адресат понять то, что с помощью слов передаёт говорящий. Представьте лекцию по молекулярной физике, которую слушаете вы, однако читают её без учёта вашего нынешнего знания терминологии этой науки. Ну что, всё поняли? С другой стороны, важно, чтобы слушающий принимал тот способ выражения, который избрал отправитель сообщения. Вряд ли госслужащий, исполняя свои обязанности, ответит на письмо, написанное на «олбанском» языке¹.

Однако важную роль в  общении играют и несловесные  средства – мимика, жесты, позы, телодвижения, взгляд, интонации голоса. Эти средства называют невербальными. Учёные считают, что при общении информация поступает к нам посредством восприятия и вербальных, и невербальных сигналов, причём невербальные преобладают: через них передаётся 55 – 65 % информации. Давайте сами убедимся в этом. Вы видите человека, который часто смотрит на часы и нервно прохаживается возле памятника, поочерёдно устремляя взор то в одну, то в другую сторону. Лицо его напряжено: брови нахмурены, уголки рта опущены. Он не сказал нам ни слова, но, наблюдая за его невербальными реакциями, мы понимаем, что он ожидает кого-то, кто сильно опаздывает, поэтому нервничает. Его одежда, причёска, аксессуары (а их выбор – это тоже невербальные знаки) намекнут нам на его социальное положение, отношение к миру. Походка и осанка выдадут уверенность или неуверенность. Таким образом, даже очень короткое наблюдение, а иногда и мимолётный взгляд, может дать значительный объём информации. Надо научиться «читать» невербальные средства, чтобы лучше понимать собеседника, и тогда для нас будет очевидным даже то, что говорящий не хочет афишировать. В собственном общении надо учиться правильно использовать как вербальные, так и невербальные средства.