Деловой русский язык

Грамматические  нормы

Для деловой  речи чрезвычайно важно соответствовать  качествам, обусловливающим эффективность делового общения. Одно из них – грамотность. Оно подразумевает не только знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, но и разграничение сфер использования языка. Современный русский язык обладает большим количеством вариантных форм. Одни из них используются в книжно–письменных стилях речи, другие – в разговорно-бытовой речи. В официально–деловом стиле и шире – в официальном деловом общении используются формы кодифицированной письменной речи, так как только соблюдение их может обеспечить точность передачи информации. 
Они многообразны: неправильный выбор формы слова, нарушения в структуре словосочетания, предложения. Одной из самых распространенных ошибок является использование в письменной речи разговорных форм мн. ч. существительных на –а /–я вместо нормативных на –ы /–и:

Особо нужно  сказать о форме «договор –  договора». В таблице она неслучайно приведена с формой единственного числа существительного. Эта грамматическая норма связана с ударением, которое в разговорном варианте обязательно падает на первый слог. На практике же мы часто встречаемся со смешением форм «договор» и «договора», что противоречит всякой логике. Нередко наблюдается колебание при выборе нужной формы мн. ч. существительных в родительном падеже: килограммов/килограмм. 
Следует помнить, что форму с нулевым окончанием имеет следующая группа существительных: 
1) названия парных предметов – ботинок, сапог, чулок (но носков); 
2) названия национальностей, территориальной принадлежности (армян, башкир англичан, болгар южан, киевлян); 
3) названия воинских групп (солдат, кадет, партизан); 
4) названия единиц измерения (ампер, вольт, ватт, аршин, микрон, рентген, но: граммов, килограммов). 
Предложные сочетания с временным значением – «после чего–нибудь» (род. п.) – пишутся на конце с и: по окончании школы, по истечении срока договора, по прибытии делегации, по возвращении из командировки, если в их состав входит предлог «по». 
Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога «до» имеют на конце – я (ред. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения срока реконструкции. 
Обосновать – что? чем?; удостоить – кого? чего?; наградить –кого? чем? 
Базировать свои выводы на расчетах. Обосновывать свои выводы расчетами.

Синтаксические  нормы

Не менее важную роль, чем правильное употребление слов, в документах играет четкость синтаксической организации текстов. Нарушения синтаксических норм русского литературного языка не столь частотны, как грамматические ошибки, однако именно эти ошибки в значительной степени затрудняют восприятие текста. 
Нарушение порядка слов, рассогласование подлежащего со сказуемым определения с определяемым словом, ошибки, связанные с употреблением причастных и деепричастных оборотов, смещение структуры простого и сложного предложения и целый ряд других ошибок часто делают высказывание маловразумительным и сумбурным, не отвечающим базовому требованию, предъявляемому к языку деловых бумаг, требованию точности, не допускающей инотолкования. 
Нарушение порядка слов часто порождает двусмысленность, неоднозначность прочтения. Например: 
Установление стандарта социальных норм площади жилья в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.05.97г. № 621 и решением городской думы, в пределах которых осуществляется предоставление компенсаций (субсидий) по оплате жилья коммунальных услуг в размерах... 
(в пределах чего?) 
Точно определить те или иные смысловые отношения помогают союзы и союзные слова. Именно поэтому использование их должно быть корректным. Особенно это относится к составным союзам и к союзам, использующимся с указательными словами: не только, но и; как..., так и...; если..., то; такой же... как; несмотря на то что; в силу того, что; о том, что; благодаря тому, что; ввиду того, что; перед тем, как; так же, как и др.

Рубрикация

Выбор того или  иного варианта нумерации зависит  от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простейших случаях используются однотипные знаки – арабские цифры или буквы. Тексты сложной организации требуют обозначения частей различными средствами. 
Более крупные по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или арабскими цифрами и именуются. Например: 
1. Общие положения. 
2. Обязанности. 
3. Права. 
При разделении текста на рубрики каждая составная часть, соответствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (используются арабские цифры), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например: 
1. Общие положения. 
1.1. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, назначается и освобождается приказом Генерального директора. 
1.2. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, подчиняется непосредственно начальнику службы радиационной безопасности. 
При дальнейшем дроблении текста на подпункты количество знаков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться: 
1.1.1.              1.1.2.               1.1.3.               2.1.1.               2.1.2.               2.1.3. 
При формально–логической организации текста текстообразующую функцию выполняют заголовки и подзаголовки. 
Заглавие документа – его обязательная принадлежность: Приказ, Должностная инструкция, Договор, Распоряжение и т.д. 
Только в деловой переписке не указывается название документа. 
Заголовок, как правило, конкретизирует тип документа, отражает основную его тематику. Поэтому так желательны заголовки в тексте делового письма, договора, приказа.  
В деловых письмах содержательный заголовок выносится не всегда. В ряде этикетных деловых писем и в письмах информационного характера заголовок не используется. Однако он совершенно необходим в коммерческой переписке: 
О поставке груза по контракту №... 
Иногда заголовок сливается с заглавием, конкретизируя тип документа. Например:

Журнал  регистрации входящих документов

Располагается заголовок после реквизитов «дата» и «индекс документа» слева. Заголовок должен быть кратким, он не должен превышать двух строк. 
Функционально заголовок представляет собой очень важную часть текста, которая значительно облегчает работу с документами: сортировку, обработку и переадресацию в случае необходимости. 
Весь текст документа делится с точки зрения набора реквизитов на следующие части: 
1. Заголовочная часть документа 
-      Адрес фирмы: ул., дом, город, индекс, тел/факс 
-      Вид документа 
-      Дата 
2. Основная часть документа 
-      Заголовок 
-      Текст 
-      Приложение 
3. Оформляющая часть документа 
-      Подпись, печать 
-      Виза 
-      Фамилия исполнителя, его служебный телефон 
Отметка об исполнении притом, что композиция документа индивидуальна для каждого типа документов, эта схема универсальна. 
Неукоснительная логика в развитии темы, подчеркнутый аналитизм, выражающийся в дроблении текста, и точная развернутая экспликация содержания вот основные характеристики текстовой организации документа. Неукоснительная логика проявляется в последовательности содержательных фрагментов. Подчеркнутый аналитизм также выражается в использовании параллельных конструкций: 
2.1. Заказчик обязуется… 
2.2. Исполнитель обязуется… 
Критерии логичности речевого выражения 
Когда мы говорим о логике, мы должны разделять логику действительности, логику мысли и логику речевого выражения. 
Логичность мысли выражается в верности отражения фактов действительности и их связей (общее единичное, причина следствие), в обоснованности утверждений, их доказательности. 
Нарушение логики оформления текста нередко проявляется в неправильном абзацном членении, делении текста документа на пункты и подпункты. 
К нарушениям речевой логики, или логическим ошибкам, относятся ошибки в использовании терминов и терминированных сочетаний (так, в коммерческой документации часто путаются понятия: «стоимость», «цена», «расценка»), нарушения релевантности высказывания (речевая неполнота или избыточность, отклонение от темы), нарушения смысловых связей между компонентами высказывания и пр. 
Любое нарушение логической структуры высказывания предопределяет возможность инотолкования текста, что не позволяет ему в полной мере осуществлять свое назначение – однозначно руководить действиями людей. Функция волеизъявления и текстовая организация документа. 
Документы – это тексты, в которых закрепляется акт волеизъявления: приказ, распоряжение, закон, просьба и т.п., в основе своей они представляют действие или модель поведения, которая предписывается какому–то лицу или группе лиц. 
Иллокутивный акт, т.е. действие, которое говорящий осуществляет с помощью высказывания, представляет собой приказ, предложение, заявление, подтверждение, просьбу, заверение, благодарность и т.п. Эти речевые действия выражаются особыми глаголами – перформативами, определяющими не только тематику, но и структуру высказывания. Напоминаю Вам о том, что. Просим продать. Прошу подтвердить. 
Иллокутивный акт представляет собой предложение, развертывающееся по определенной схеме, обусловленной лексико-грамматическими свойствами перформатива. 
Так, особенность текстовой организации приказов, постановлений и распоряжений заключается в том, что их текст – это одно развернутое предложение директивного характера. Нанизывание пунктов, представляющих собой инфинитивные конструкции, определено перформативами с директивной семантикой: приказываю, постановляю, предлагаю 
Открытость для структурных доработок и добавлений создает своеобразие текстовой организации этих жанров ОРД. По композиционным особенностям во многом сходны с упомянутыми жанрами ОРД служебные записки, докладные записки, деловые письма, заявления, так как в основе их также лежат иллокутивные акты. 
Другой композиционный принцип демонстрирует тексты законов, правил, расписаний, лицензий, договоров, в которых композиционной основой является предписываемая модель поведения. Такие тексты дробятся на главы, разделы, параграфы, части, пункты, подпункты, в которых модель поведения рассматривается с различной степенью обобщенности–конкретности. 
В отличие от коротких (чаще всего в одну страницу) текстов документов с открытой функцией волеизъявления, перечисленные жанры законных и подзаконных актов это тексты объемные, насчитывающие до нескольких десятков тысяч слов. Композиционная организация их, соответственно, сложнее. 
Документ – это текст, рассчитанный на неоднократное вдумчивое чтение, изучение его. Прежде всего, это относится к текстам упомянутой группы документов. Сложность, иерархичность композиции не позволяет воспринять текст сразу. Необходимым в данном случае является поэтапное изучение и итоговое обдумывание документа. 
Соблюдение всех языковых норм позволяет деловой письменной речи соответствовать таким качествам, как точность, чистота, ясность, логичность, которые, прежде всего, отличают жанры официально–делового стиля.

4. Культура составления документа

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы связана с документацией, Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего–либо, подтверждающая право на что–либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. 
Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат состоят в отношениях должностного соподчинения, Документацию этого типа называют служебной. 
Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг м другу Документы, которыми обмениваются организации называют официальными письмами. 
По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов. 
В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов. 
По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера. 
Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные; итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал и копию документа. 
Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем , основными из которых являются: 
-      организационно–правовая документация; 
-      плановая документация; 
-      распорядительная документация; 
-      информационно–справочная и справочно-аналитическая документация; 
-      отчетная документация; 
-      документация по обеспечению кадрами (по личному составу); 
-      финансовая документация; 
-      документация по материально–техническому обучению; 
-      договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения. 
Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. 
Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляют особые требования: 
-      однозначность используемых слов и терминов; 
-      нейтральный тон изложения; 
-      соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, 
-      обеспечивающих точность и ясность изложения; 
-      смысловая достаточность и лаконичность текста. 
Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.  
Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, то есть использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально–деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова–паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением).  
Крайне нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов. Область применения профессионализмов – это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой.  
При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов: 
-      дать официальное определение термина, например: факторинг – продажа права на взыскание долгов;  
-      уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики,например: невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом); 
-      убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.  
Трудности в восприятии текста документа может вызвать неоправданное использование заимствование слов. Наиболее типичная ошибка немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:  
-      паблисити вместо реклама;  
-      эксклюзивный вместо исключительный.  
В документах не должны употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). 
Основное требование к информационному насыщению документа – это целесообразное количество включаемой коммуникативной задачи – убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и так далее. Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а следовательно, снижает его эффективность, убедительно. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй – выводы, просьбы, решения, распоряжения и так далее. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняемые сведения: 
Направляем подробное описание автоматических систем управления.  
Получение просим подтвердить. 
В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. 
К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам: 
1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по–разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно. 
2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения. 
3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы. 
4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме традиционных текстовых сокращений. 
Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ 7. 2–77 (СТСЭВ2012–79). 
Деловой этикет – это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: 
-      вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; 
-      соблюдение определенной дистанции между работниками; 
-      умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; 
-      терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; 
-      умение признать свои ошибки, быть самокритичным; 
-      умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты. 
В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и так далее. 
В деловой переписке использование этикетных средств также носит регламентированный характер. 
Обращение – это апелляция к личности адресата. Задача обращения установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересованность. Обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением. 
Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм, Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила зависят от выбранной формы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями.

Заключение

Составление текста делового документа – всегда акт речевого творчества, каким бы письмо не было – регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научится писать деловые документы правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально–делового стиля речи. Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища, с уважением относится к нашим предкам, веками отшлифовывавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловых документов – вот та задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.