Основы ведения делового совещания

     Если  верна чужая точка зрения, менеджер может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или пропускают что-то существенное, менеджер может  сообщить недостающие факты. В любом  случае всегда важно знать, что думают и что могут сделать другие люди.

     Факты и то, как присутствующие на совещании  специалисты их оценивают, — вот  основа для принятия решения. Легче  и быстрее получить необходимые для этого данные через правильно поставленные вопросы. С помощью таких вопросов можно успешно передать свои мысли и построить цепочку умозаключений, приводящую к нужным выводам. Вопросы — прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в желательное для вас русло.

     Все разнообразие вопросов, применяемых  в процессе любого делового совещания, можно разделить на два типа: закрытые и открытые вопросы².

     Закрытые  вопросы — это наводящие вопросы, на которые можно ответить очень  коротко. Чаще всего на них отвечают «да» или «нет». Ответы могут быть «правильные» и «неправильные». Это  определяет ведущий совещание.

     Слишком часто применять закрытые вопросы  нецелесообразно: некоторые сотрудники любят отвечать так, как мы от них ожидаем. Но ведущий совещание менеджер может поставить вопрос очень узко, чтобы не пропустить какой-то важный аспект проблемы.

     Легче и быстрее получить необходимые данные через вопросы открытого типа. Используя открытые вопросы «что» и «как», вы получите полную картину того как говорящий воспринимает ситуацию. Они позволяют приглашенным высказывать свои точки зрения на обсуждаемую ситуацию.

     Как известно, люди охотно излагают свои мысли, когда их поощряют к этому. Кому-то помогает говорить одно только ваше молчание. Есть и другие способы.

     Кивок головой — это уже хорошее  поощрение. Открытые ладони, свободно лежащие на коленях, говорят о  том, что вы желаете продолжать разговор. Улыбка передает теплоту и помогает говорящему быть откровенным. Таковы некоторые невербальные способы поощрения.

     Вербальное  поощрение выражается в прямом повторении ключевых слов и выражений человека, которого вы слушаете. Это выглядит настолько просто, что такой приём часто игнорируется. Между тем психологи установили, что именно он заметно повышает эффективность общения. Поощрение — повтор ключевых слов говорящего буквально подталкивает его раскрыть подробно свои мысли.

     Людям приятно, когда их слушают. Но особенно приятно им знать, что их точно  услышали и их мысли не искажены. Пересказывая, вы как бы возвращаете  говорящему сущность сказанного им в  сокращенном виде. Пересказ основных мыслей выступающего — это тоже вид поощрения. Таким образом, совокупность приемов (открытые вопросы, поощрение и пересказ) помогает лучше понять, о чем и как думает говорящий. Пользуясь ими, вы поймете ход его мыслей и сможете быстрее убедить его, если такая необходимость возникнет.

     Есть  немало высококвалифицированных менеджеров, которые используют приемы эмоционального воздействия на говорящего. Психологи называют эти приемы «отражением чувств». Они хороши тем, что соединяют вас с эмоциональной сферой партнера, налаживая с ним обратную связь через пересказывание наблюдаемых у него эмоций.

     Короткое  признание чувств другого человека очень часто бывает полезным. Положим, ваш работник чем-то глубоко огорчен, и это мешает ему работать. Пока он не израсходовал весь свой эмоциональный запал, не стоит сразу переходить к делу, интересующему вас. Признание его как личности, выраженное в отражении его чувств, усиливает позитивное отношение к вам в процессе его рассказа, улучшая тем самым позитивное отношение к работе вообще.

     Иногда  приходится выслушивать длинный  путаный монолог. Это бывает по двум причинам. Во-первых, не все умеют  четко сформулировать свои мысли. Во-вторых, люди часто склонны приводить гораздо больше фактов, чем это необходимо. Один из наиболее деликатных способов их остановить — это сжато и коротко обобщить услышанное (сформулировать резюме).

     Такое обобщение похоже на пересказ, но у  него есть два отличия: 1) обобщение  напрямую подводит итог всего услышанного  и 2) оно указывает только на его основные моменты. Обычно ведущий совещание это делает примерно так: «Мы слышали, что вы сказали, и мне кажется, что вы сказали следующее...»

     Хотя  такое резюме говорит лишь о том, что говорящего выслушали, этот приём позволяет продолжить обсуждение проблемы и ставит заслон повторам, отнимающим время.

     Таким образом, вся описанная выше микротехника делового общения в процессе делового совещания образует ОСНОВНОЙ ПОРЯДОК ВЫСЛУШИВАНИЯ. Его основные элементы следующие.

     1. Открытые вопросы для получения общей картины проблемы, включая вопросы типа «что» для выявления фактов и «какие» для понимания чувств и ценностей в связи с этими фактами.

     2. Поощрение, которое заключается в повторении ключевых слов. Тем самым вы получаете более полную информацию.

     3. Обратная связь в виде пересказа, чтобы выступающий понимал, что его правильно услышали.

     4. Отражение и признание чувств, дающее понять собеседнику, что вы заметили его основные эмоции.

     5. Резюме, систематизирующее, организующее факты и эмоции.

     Действуя  по этой схеме, руководитель сможет хорошо провести совещание. Открытые вопросы  позволят всем присутствующим высказать свое мнение. Приём поощрения поможет развить главные идеи, а пересказ и отражение чувств подскажут менеджеру, правильно ли он выслушал группу. Обобщение (резюме,), применяемое по ходу совещания и обязательное в конце, поможет ему организовать факты и чувства в систему.

     4. Завершение делового совещания.

     Итоги совещания или собрания оцениваются  по количеству и качеству выработанных и принятых на них управленческих решений, в которые превращаются «домашние заготовки», сделанные  перед их началом: справки, диаграммы, графики и т.п. Если решения не были приняты, мероприятие считается  бесполезным, а время на него затраченным  впустую.

     При реализации предложений, высказанных  участниками совещания, целесообразно:

     -- выбрать наиболее рациональный  способ доведения до исполнителей  его решения (передача протокола,  распределение заданий);

     -- установить, кого информировать  о результатах; 

     -- организовать контроль за выполнением  решений и назначить

     ответственных.

     Очень важна роль секретаря, который с  председателем выступает в роли хозяев, - они вместе встречают и  приветствуют участников, представляют новых членов. Председатель ведет  совещание, а секретарь - записи. Весьма существенны функции секретаря  при подготовке совещания: выбор  помещения, подбор и рассылка материалов к совещанию, контроль подготовки материалов участниками, составление и распространение  протокола, забота об удобствах участников, обеспечение прохладительными напитками, контроль исправности демонстрационных средств и оргтехники (микрофон, трибуна, плакаты и графики, проектор для слайдов, компьютер,

     электронная почта, Интернет, доска, маркеры).

     Важны навыки быстрого письма, оформления протокола. При записи выступлений участников требуется умение выделять главную  мысль. Важно зафиксировать факты, цифры, предложения, решения. По итогам совещания секретарь оформляет  и подписывает у председателя протокол. В протоколе должно быть зафиксировано:

     -название  совещания; 

     -дата, время и место проведения;

     -ФИО  присутствующих и тех, кто не  смог присутствовать;

     -вопросы  повестки дня; 

     -высказанные  мнения, предложения и идеи;

     -принятые  согласованные решения; 

     -намеченные  мероприятия, фамилии ответственных  исполнителей.

     Протокол  относится к числу необходимых  документов, прежде всего потому, что  фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в  дальнейшем служить основанием для  издания решения или постановления -(т.е. -распорядительного документа) данного коллегиального органа. 
 
 
 
 
 

Заключение.

     Организации, добивающиеся успеха, отличаются от противоположных  им, главным образом тем, что имеют  более динамичное и эффективное  руководство. А значит, и успех  любого дела определяется тем, насколько  активно и сознательно участвуют  в нем люди. Вот почему обеспечивающими  и основополагающими для руководителя являются социально-психологические  методы менеджмента, направленные на достижение поставленной цели, влияющие на конечный результат деятельности предприятия.

     Деловое совещание - один из самых ответственных  видов деятельности руководителя и  важный фактор, влияющий на организацию  режима работы всего коллектива. Потребность  проведения совещаний очевидна. Они  необходимы для ускорения процесса принятия и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и  опытом, для более быстрого доведения  конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания  и, как следствие, на весь коллектив.

     Совещание - процесс сложный и при его  проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей  и правил. Объективная же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей организаций  поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей  работы, продуктивного использования  каждой минуты рабочего времени.

     Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильные решения.

 

     

Список литературы.

1.Измайлова М.А.  «Деловое общение» :уч.пособие- 2-е изд.- М. :Дашков и К,2009-528 с.

2.Лаврененко В.Н. Психология и этика делового общения Учебник для вузов 3-е изд., перераб. И доп. М., ЮНИТИ-ДАНА 2008. с327-331

3. Грошев И.В., Поздняков А.А. Служебное совещании. - СПб.: Питер, 2005

4. Драчева Е.Л., Юликов Л.И. Менеджмент: Учебник. - М.: Академия, 2006

5. Огарков А.А. Управление организацией: учебник - М.: Эксмо, 2006

6. Ребник С.Б. Деловое общение: Психологические аспекты. - М., 2009

7. Чернышова Л.И. Деловое общение. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008