Основные пути повышения эффективности коммуникации в организации

Часто информационные технологии существуют как бы сами по себе, а реальная каждодневная жизнь организации – сама по себе. «Понятно, что сегодня высококвалифицированный персонал – это и есть активы компании, которые со временем только растут», – замечает Оксана Притыко, руководитель пресс-службы АКБ «РосЕвроБанк». – Но очень часто бывает, что работа отдела внутреннего PR сводится к выпуску корпоративной газеты». «Нельзя недооценивать важность корпоративных мероприятий для успешных внутренних коммуникаций, – полагает Екатерина Рябина. – Это может быть и тим-билдинг, и совместное профессиональное обучение, и участие в турнирах по футболу между разными компаниями, и праздники, такие как Новый год». «Позитивное восприятие своих предприятий и профессии достигается посредством проведения конкурсов профессионального мастерства, спартакиад, корпоративных праздников, социально значимых мероприятий (открытие детских площадок, поддержка образования, медицины)», – рассказывает Елена Абрамова, директор по связям с общественностью консалтинговой компании «Евроменеджмент».

Не стоит недооценивать влияние слухов и мифов о предприятии на настроение его сотрудников. Например, при слиянии ТНК и BP из-за отсутствия информации рабочие начали говорить о недружественном поглощении. Будто бы предприятия скупают по дешевке, чтобы лучше продать. Но отлаженных каналов связи (единых СМИ) на предприятии не было, а к Интернету простые нефтяники не имели доступа.

Возможности – в том числе и творческие – для налаживания коммуникаций на самом деле неиссякаемы. Кто-то создает офис по принципу открытого поля. Все сотрудники, включая руководство, фактически сидят в одном кабинете. Кто-то вводит корпоративный сленг, а кто-то, например разработчик компьютерных игр Nival Interactive, по вечерам превращает свою переговорную в корпоративный кинозал, где сотрудники смотрят любимые фильмы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Значение коммуникации в бизнесе на современном этапе развития постоянно возрастает. Это связано с тем, что предприятиям, организациям, их руководителю и сотрудникам необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы.

Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Коммуникации – эта сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов.

Коммуникация – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации.

Неэффективные коммуникации – одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, необходимо научиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами.

Выделяют 2 основных вида коммуникаций: организационные и межличностные. Организационные подразделяются на внешние и внутренние. Последние, в свою очередь – на формальные (вертикальные и горизонтальные) и неформальные.

Организационные коммуникации – это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах.

Межличностные коммуникации – устное общение людей в одном из перечисленных видов. Эффективная межличностная коммуникация очень важна для успеха в управлении, так как, с одной стороны, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей.

Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми. В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента: отправитель, сообщение, канал и получатель.

Этапы коммуникационного процесса: зарождение идеи, кодирование и выбор канала, передача, декодирование, обратная связь, «шум».

На каждом этапе процесса коммуникации могут возникать проблемы, что порождает неэффективность передачи информации.

На этапе зарождения и кодирования возникают проблемы, если отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи и неправильно оформляет сообщение. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. На этапе декодирования информация может быть неправильно воспринята получателем по объективным или субъективным причинам. Проблемы может создавать шум. Шум - это любое вмешательство в процесс коммуникации, искажающее смысл сообщения.

Ограничителем эффективности межличностного обмена информацией может быть отсутствие обратной связи, а, следовательно, нет возможности установить, действительно ли сообщение правильно истолковано получателем.

Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Такое искажение может быть вызвано рядом причин. Сообщения могут искажаться преднамеренно, в силу затруднений в межличностных контактах.

Преграды на путях обмена информацией могут также быть следствием перегрузки каналов коммуникаций, например вследствие большого потока информации или плохо сформированной структуры.

Проблемы в процессе коммуникаций могут возникать из-за неудовлетворительного состава и использования комитетов, рабочих групп, кадров.

Часто коммуникация оказывается чрезмерно формализована. Чтобы избежать этого, необходимо принимать следующие меры: расширять рамки для деловых и личных коммуникаций (меньше инструкций), сокращать объемы коммуникаций в письменном виде (меньше бюрократизма), внедрять правила бесед, встреч на производстве по благоприятному отношению к труду.

Организация не может функционировать в условиях внутреннего вакуума. Все представители российского бизнеса приходят к единому мнению, что нужно создавать оптимальную систему коммуникаций с целью повышения информированности и сплоченности персонала. Для этого очень эффективным является использование компьютерных технологий. Но, так как многие сотрудники не имеют доступа к компьютеру или не умеют им пользоваться, то активно используются и бумажные носители, такие как доска объявлений, буклеты и т. д.

Поскольку коммуникации являются одной из важнейших составляющих управления, руководителю необходимо стараться следить за коммуникационным процессом, выявлять проблемы на каждом его этапе и стараться устранять их с целью повысить эффективность передачи и восприятия информации.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1.                                          Албастова Л.М., Игнатов В.Г. Теория управления // Ростов-на-Дону: Изд-во МаРТ, 2006.

2.      Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи: Учебное пособие для вузов // Ростов-на-Дону: Изд-во «Феникс», 2002. – 544 с.

3.      Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник, 3-е изд. // М.: Гардарики, 1998. – 528 с.

4.      Волков Ю.Г., Добреньков В.И., Нечипуренко В.Н., Попов А.В. Социология: Учебник, Изд. 2-е, испр. и доп. // М.: Гардарики, 2000. – 512 с.

5.      Зарецкая Е.Н. Деловое общение: Учебник: в 2 т., Т II. // М.: Дело, 2002. – 720 с.

6.      Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: Учебник // М.: ИНФРА-М, 2004. – 328 с.

7.      Куликова В.Н. Как заставить собеседника принять вашу точку зрения / В.Н. Куликова // М.: АСТ, 2006. – 93 с.

8.      Лагутина Т.В. Чтение чужих мыслей – как понять себя и других / Т.В. Лагутина // М.: АСТ, 2006. – 61 с.

9.      Юдин П. «Моя твоя не понимать» / П.Юдин // Свой бизнес – №3 – 2006.