Отчет по практике в институте

 

Комплект технических средств и оборудования для хранения и поиска страховых копий документов представляет собой шкафы для хранения и транспортировки микрофильмов и оптических дисков; оборудование для поддержания температурно-влажностного режима хранения; средства для поиска страховых документов); состав комплекта показан на рис. 3.4.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3.4 Средства для хранения и поиска страховых копий документов

 

Комплект технических средств для использования страховых копий документов – это аппаратура для изготовления пользовательских копий документов страхового фонда на бумажных носителях форматов до А0 и микрофильмах в черно-белом и цветном изображении, а также магнитных дисках; стационарные и мобильные средства чтения микрофильмов и работы с пользовательскими копиями страховых документов на оптических дисках; средства телекоммуникационного доступа к страховым копиям документов на оптических дисках); состав комплекта показан на рис. 3.5.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3.5. Средства для использования страховых копий документов

Комплект расходных материалов включает в себя фотоматериалы, химикаты для химико-фотографической обработки черно-белых и цветных микрофильмов, расходные материалы для работы и обслуживания репрографического, компьютерного и другого оборудования. Состав комплекта показан на рис.3.6

 

 

 

 

 

Рис 3.6. Расходные материалы

 

Специализированные комплекты технических средств, оборудования и материалов достаточно надежны в эксплуатации, обеспечивают различные технологические процессы изготовления страховых копий документов, их хранения, поиска и изготовления рабочих копий для пользователей. Обеспечение телекоммуникационного доступа к копиям страховых документов на машинных носителях значительно повышает оперативность их использования.

Вместе с тем, они имеют ряд недостатков, оказывающих существенное влияние на функционирование системы ТСФД:

• во-первых, подавляющее большинство комплектов технических средств и оборудования не имеет автономных источников электропитания, и обеспечиваются от электросети общего пользования; прекращение подачи электроэнергии прерывает большинство технологических процессов;
• во-вторых, основные технические средства и расходные материалы импортного производства; прекращение поставок расходных материалов в условиях военного времени значительно затруднит возможность изготовления и выдачи пользователям рабочих копий документов страхового фонда;
• в-третьих, компьютерное оборудование и его программное обеспечение имеет жизненный цикл 5 – 7 лет, после чего происходит их радикальное обновление; это вызывает необходимость периодического технического переоснащения производственно-технологических объектов и перезаписи копий страховых документов на машинных носителях для обеспечения постоянного телекоммуникационного доступа к страховому фонду.

В системе СФД используются как традиционные технологии оптического микрофильмирования, так и современные интегрированные микрографические и компьютерные технологии для изготовления, хранения, поиска, размножения и использования страховых копий документов.

Состав основных технологических процессов приведен на рис. 8.

К основным технологическим процессам, используемым в подсистеме специализированных технологических объектов системы СФД, относятся:

1) процессы  изготовления страховых копий  документов;

2) процессы  хранения и поиска страховых  копий документов;

3) процессы  изготовления рабочих копий документов  страхового фонда;

4) процессы  работы с рабочими копиями  документов страхового фонда.

 

 

 

 

 

Рис. 3.7. Основные технологические процессы в системе СФД

 

4. Технологические процессы при создании СФД

Технологические процессы должны отвечать ряду требований и обеспечивать:

1. аутентичную компактную запись на носители долговременного хранения документированной информации;
2. долговременное (или постоянное) сохранение документированной информации без потерь и искажения;
3. высокую устойчивость к внешним воздействиям;
4. высокую степень защиты от несанкционированного доступа, искажений и преднамеренных разрушений документированной информации;
5. стабильность используемых технологических процессов на протяжении длительного периода времени;
6. надежное и оперативное воспроизведение хранимой документации без потерь и искажений через любой промежуток времени от момента ее закладки в страховой фонд;
7. возможность дистанционного телекоммуникационного доступа к хранимой страховой документации;
8. возможность автоматизации используемых технологических процессов.

Структура традиционных технологических процессов, используемых в системе СФД, показана на рис. 9

Основой для создания страхового фонда являются черно-белые документы на бумажном носителе. С помощью традиционных аппаратов осуществляется их оптическое микрофильмирование и после химико-фотографической обработки микроформы закладываются на хранение в основной и запасной страховые фонды документации. При запросе пользователя страховая копия документа может воспроизводиться на бумажном носителе с применением электрографии, или на микроформе, с помощью прямого контактного копирования.

Рис.4.1.Традиционная структура технологических процессов, используемых в системе СФД

 

Такая технология не в полной мере отвечает требованиям, изложенным выше, особенно в плане оперативности и устойчивости, поскольку применяемая техника устарела, произошли существенные изменения в документообороте, широкое применение нашли электронные документы; расширяется спектр документации, изготавливаемой на различных носителях информации.

Возникает необходимость применения современных и перспективных технологий наряду с традиционными. Вариант применения совмещенной, то есть интегрированной технологии показан на рис. 10.

При применении такого варианта, в качестве исходного может выступать не только черно-белый документ на бумажном носителе, но и документы, как черно-белые, так и цветные, на машинных носителях. При этом обработка черно-белых документов на бумажном носителе может осуществляться традиционным способом. Черно-белый или цветной документ может предварительно переводиться на машинный носитель с помощью скоростного сканирования и с использованием компьютерного микрофильмирования переводиться на микроформы.

 

Рис.4.2. Вариант применения интегрированной технологии для

создания страхового фонда документации

 

Пользовательские копии этих документов могут записываться на машинный носитель долговременного хранения, например оптические диски CD-R или DVD-R. Создание страхового фонда документации на машинных носителях информации, за исключением программного обеспечения, пока не рассматривается, поскольку хранение информации обеспечивается в течение 7 – 10 лет, после чего происходит смена носителей и программного обеспечения. Происходит и потеря информации, как показывает опыт, до 10% через два-три года. Существует проблема и несанкционированного доступа к информации.

Интегрированные технологии могут быть применены и для изготовления рабочих копий документов страхового фонда с применением сканирования микроформ и последующей выдачей на бумажном или машинном носителе или передачей их по телекоммуникационным каналам (рис. 4.3).

 

Рис. 4.3. Вариант применения интегрированной технологии для изготовления рабочих копий документов страхового фонда

 

Внедрение в практику новых интегрированных технологий, значительно повышающих возможности, оперативность и устойчивость функционирования системы СФД, ограничивается наличием ряда проблем, требующих решения. К основным из них можно отнести:

1) отсутствие  законодательной базы, регламентирующей  использование страхового фонда  документации;

2) отсутствие  нормативно-методической базы, регламентирующей  новые технологические процессы  изготовления, хранения и использования  страховых документов;

3) отсутствие  соответствующих специалистов, способных  освоить новые технологические  процессы без дополнительного  обучения.

Еще одним элементом подсистемы специализированных технологических объектов СФД являются специализированные хранилища.

Специализированное хранилище страхового фонда документации представляет собой инженерно-техническое сооружение повышенной степени защищенности, предназначенное для долговременного хранения основного и запасного страховых фондов документации и защиты их от внешних поражающих и разрушающих факторов.

Государственным стандартом определены основные требования к зданиям и помещениям, предназначенным для хранения микрофильмов, установлен порядок хранения документов.

К зданиям и помещениям, предназначенным для хранения микрофильмов, предъявляются следующие основные требования:

1) Работы  по хранению и обращению микрофильмов  должны выполняться в специально  построенных или приспособленных  зданиях и помещениях с регулированием  температурно-влажностного режима. Проектирование, строительство и  реконструкция зданий и помещений  должны проводиться в соответствии  с действующими строительными  нормами и правилами, а также  требованиями директивных и нормативных  документов.

2) Место  расположения зданий должно быть  удалено от промышленных объектов, загрязняющих воздух пылью и  вредными газами, а также от  объектов, опасных в радиационном  и пожарном отношениях. Пригодность  района для расположения зданий  должна определяться в соответствии  с заключением санэпидемстанции в установленном порядке.

3) Помещения, предназначенные для хранения  микрофильмов (хранилища), должны выдерживать  давление при воздействии ударной  волны (при аэродинамическом ударе) не менее 10 кг/см2.

4) В помещения  хранилищ не должны проникать  вредные газы (окиси азота, сероводорода, сернистого газа, пары ртути, аммиака  и др.).

5) Помещения  хранилищ должны быть оборудованы  приточно-вытяжной вентиляцией и  устройствами для кондиционирования  воздуха.

 

Таким образом, исходя из функционального назначения процессов в системе СФД, все оборудование можно подразделять на определенные категории. Обобщенная схема такого подразделения приведена на рисунке 12 

 

 

Заключение

Документы - важнейшая часть информационных ресурсов любого предприятия и организации. Информационное страхование документации - необходимое условие стабильной деятельности предприятия в любых экстремальных ситуациях. Утрата документов может нанести серьезный экономический, и технический урон предприятию или учреждению, а также имущественным и социальным интересам его сотрудников. Избежать этого можно путем создания страховых фондов документации. Научно-исследовательский институт репрографии располагает уникальным технологическим оборудованием, высококвалифицированными специалистами, богатым опытом создания систем хранения и обработки документации различных видов.

Во время прохождения преддипломной практики, мы убедились в вышесказанном, увидели оборудование в действии и пообщались со специалистами. Узнали, что необходимо сделать, чтобы безвозвратно не потерять документацию, представляющую имущественную, коммерческую, юридическую, производственную, научно-техническую, историко-культурную ценность, как обеспечить долговременное, надежное хранение нужной документации и возможность оперативного обращения к ней в любой момент времени и познакомились с условиями и способами надёжного хранения фондов и архивов документов.

 

Список используемой литературы

Официальный веб-сайт ФГУП «НИИР» Историческая справка о деятельности федерального государственного унитарного предприятия «Научно-исследовательский институт репрографии» http://www.reprograf.ru/index.html (дата обращения 21.02.2015г);

Словарь и энциклопедия на «Академике». Официальная терминология http://official.academic.ru/создание_страхового_фонда_документации (дата обращения 22.02.2015г);

Информационно-деловой портал «БестПраво» http://www.bestpravo.ru/rossijskoje/hm-dokumenty/l9r.htm (дата обращения 21.02.2015г)

ГОСТ Р(Государственный стандарт РФ) ГОСТ Р 33.505-2003 «Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием»