Інформація та інформаційні процеси

. статистичні, 

. посилання і масиви,

. робота з базою  даних, 

. текстові,

. логічні, 

. перевірка властивостей  і значень. 

Після того, як вибір буде зроблений на користь однієї з  функцій, в нижній частині діалогового вікна Вибір функцій з'явиться опис вибраної функції та її аргументів. Отже, коли ви вже остаточно визначилися з вибором функції необхідно натиснути ОК.

Те, що відбувається далі розглянемо на конкретному прикладі. Зі списку функцій ми виберемо СУММ і як тільки ми це зробимо, програма внесе до комірку = СУММ (), а в діалоговому вікні Аргументи функції з'являться поля, куди необхідно вести її аргументи.

Щоб вибрати аргументи, помістимо у місце вставки  в поле Число1 і клацнути на комірці електронної таблиці (або перетягнути миша, виділивши потрібний діапазон). Після цього в текстовому полі Число1 з'явиться адреса комірки (або адреса діапазону) і одночасно у вікні праворуч - числове значення, введене в цю комірку, а також внизу діалогового вікна після слова Значення відіб'ється підсумкове значення функції.

У користувача завжди є можливість зменшити діалогове  вікно до розміру поля Число1 і кнопки максимізації. Для цього досить клацнути по кнопці мінімізації, що знаходиться праворуч від поля. Є можливість і просто перетягнути вікно на інше місце.

Якщо необхідно підсумувати  вміст декількох осередків, або діапазонів, то потрібно натиснути клавішу або натиснути на полі число2 щоб перемістити до нього курсор (Excel реагує на це

списку аргументів - з'являється  текстове поле Чісло3). У полі число2вказуємо другу клітинку (або діапазон).

Коли будуть вказані  всі комірки або діапазони для підсумовування, клацаємо кнопку ОК, щоб закрити діалогове вікно Аргументи функції і внести

 

3. Організація  даних в СКБД Access.

Робота із запитами в Access

Програмне забезпечення для роботи з базами даних використовується на персональних комп’ютерах досить давно. Взагалі, база даних – це набір записів і файлів, які організовані спеціальним чином. В комп’ютері, наприклад, можна зберігати прізвища і адреси друзів або клієнтів. Можливо, зберігати всі свої листи, і вони згруповані по адресатам, або набір файлів з даними по фінансовим справам: отримані або виставлені рахунки, витрати по чековій книжці або балансам. Один з типів баз даних – це документи, які набрані за допомогою текстових редакторів і згруповані за темами. Другий тип – файли електронних таблиць, які об’єднані в групи по характеру їх використання. Щоб керувати даними, які розкидані по сотням таблиць і файлів використовуються системи керування базами даних (СКБД). Microsoft Access 97 саме є такою системою.

Майже всі сучасні  системи побудовані на реляційній моделі керування базами даних. Назва “реляційна” пов’язана з тим, що кожний запис в такій базі даних має інформацію, яка відноситься тільки до одного конкретного об’єкту. В реляційній СКБД всі дані представлені в вигляді таблиць. Інформація про об’єкти визначеного виду представляється в табличному вигляді – в стовпчиках таблиці містяться різні характеристики об’єктів – атрибути (наприклад, адреси клієнтів), а рядки призначені для опису величин всіх атрибутів окремого об’єкта (наприклад, дані про конкретного клієнта). В випадку, коли використовуються функції СКБД для вибору інформації з однієї або декількох таблиць (виконується запит, що є темою даної дипломної роботи), результат представляється у вигляді таблиці. Більше того, можна виконати запит  із використанням результатів іншого запиту. Можна об’єднати інформацію з декількох таблиць або запитів.

Система керування базами даних дає можливість контролювати структуру і опис даних, роботу з ними і організацію колективного користування інформацією. СКБД також суттєво збільшує можливості і полегшує каталогізацію і ведення великих об’ємів інформації, яка зберігається в численних таблицях. СКБД включає в себе три основних типа функцій: визначення даних, їх обробка й керування даними. Усі ці функціональні можливості в повній мірі реалізовані в Microsoft Access.

В базі даних Access основними  об’єктами є таблиці, запити, форми, звіти, макроси і модулі. Таблиця  – об’єкт, який використовується для  збереження даних. Таблиця складається з полів (стовпчиків), в яких зберігаються різні дані, і записів (рядків). В записи зібрана вся інформація про деякий об’єкт. Запит – об’єкт, який дозволяє користувачу отримати потрібні дані з одної або декількох таблиць. Для створення запиту можна використовувати бланк QBE(запит по зразку) або інструкцію SQL. Можна створювати запити на вибірку, поновлення, видалення або додавання даних. За допомогою запитів також можна створювати нові таблиці, використовуючи дані з одної або декількох існуючих таблиць. Форма – об’єкт, призначений в основному для вводу даних, відображення їх на екрані або керування роботою додатку. Звіт – об’єкт, призначений для створення документа, який в подальшому може бути роздрукований або включений в документ іншого додатку.

Запуск Access.

Запуск програми не викличе ніяких утруднень, особливо якщо ви раніше працювали з програмами пакету Office. Всі вони запускаються однаково, з використанням панелі адміністрування. Робиться це таким чином:  

• Клацніть на кнопці «Пуск», розташованій на панелі завдань Windows. При частому використанні Access відразу відкриється відповідний рядок меню (мал..1).  
• Якщо програма Access не вказана в меню «Пуск», виберіть команду Всі програми > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2003 (мал..1). Після запуску Access відповідний елемент меню Windows буде доданий в меню Пуск; крім того, на панелі завдань з'явиться невелика кнопка запуску Access, показана на мал. №2.

На панелі адміністрування ви бачите основні елементи робочого вікна Access. Меню Файл і кнопка Створити дозволяють відкрити і створити нову базу даних. На панелі завдань Access міститься багато елементів управління, що дозволяють виконувати різноманітні завдання.

 
 
Мал.1. Для запуску Access можна використовувати меню Пуск > все програми

Відкриття бази даних 

Отже, Access нарешті запущена (мал..2), але жоден файл ще не відкритий. Далі будуть розглянуті різні методи розробки і відкриття бази даних:  

• створення порожнього (незаповненого) файлу бази даних;  
• створення нової бази даних на основі що вже існує;  
• перейменування бази даних;  
• використання шаблону.

На панелі Швидкий запуск розташованою праворуч від кнопки Пуск розміщені невеликі значки деяких програм. Замість того, щоб шукати потрібну програму в меню Пуск досить клацнути на її значку на панелі Швидкий запуск.  
Для того, щоб додати значок Access на панель завдань, перенесіть його з меню Пуск на панель Швидкий запуск. Якщо панель не відображається, клацніть правою кнопкою миші на порожній області панелі завдань і виберіть команду Панелі завдань > Швидкий запуск.

 
 
Мал..2. Після запуску Access на панелі завдань Windows з'явиться відповідна нею кнопка.

Створення нової бази даних

Існує декілька способів створення бази даних, проте чаші всього створюється порожня база даних, що не містить інформації або яких-небудь об'єктів, описаних в розділі 1, «Ласкаво просимо в світ баз даних». У таких випадках говорять, що база даних створюється з нуля. Отже, ми приступаємо до створення бази даних:

1. Клацніть на посиланні Нова база даних у меню Створення файлу. Якщо панель завдань не відкрита, клацніть на кнопці Створити на панелі База даних виберіть команду Файл > створити або натисніть комбінацію клавіш <Ctrl+N>.  
 
2. У списку Тека у верхній зоні діалогового вікна виберіть опцію Мої документи (як це слід робити за умовчанням).

3. У полі Ім'я файлу введіть ім'я бази даних — в нашому випадку Моя база.

4. Не змінюйте тип  файлу, використовуваний за умовчанням  для баз даних Access (це файли з розширенням *.mdb). На мал..3 показано діалогове вікно Файл нової бази даних. Безумовно, перелік представлених тут файлів відрізнятиметься від того, який ви видимий на своєму комп'ютері. 
5. Клацніть на кнопці Створити і на екрані з'явиться основне робоче вікно Access Докладніша інформація про роботу з ним міститься в розділі 3, «Вивчення головного робочого вікна Access».

Безпека Access — це обширна тема, яка в даній, - книзі не зачіпається. Файли з розширенням *.mdw рекомендується створювати тільки в тому випадку, якщо ви добре знайомі з різними аспектами безпечної роботи Access, оскільки використання таких файлів може стати причиною ненавмисного (а іноді і що має намір) пошкодження бази даних.

У попередній вправі база даних моя  база була збережена в теці Мої  документи — одній з основних системних тек Windows. Якщо ж вам буде потрібно іншу теку, якщо ж ви зберігаєте файли в спеціальній теці, можете набудувати її застосування за умовчанням. Робіть це таким чином: 1. Виберіть команду Сервіс > параметри. 2. Перейдіть на вкладку Загальні. 3. Введіть повний шлях до теки, яка відображатиметься в діалоговому вікні Файл нової бази даних розташованому в розділі Робочий каталог нижній області вкладки Загальні. 4. Клацніть на кнопці ОК щоб повернутися до головного робочого столу, або на кнопці Застосувати щоб зберегти внесені зміни, не закриваючи діалогове вікно Параметри.

Мал..3. Діалогове вікно Файл нової  бази даних 

Об'єкти бази даних 

Таблиці.  
Таблиці - це головні об'єкти будь-якої бази даних. По-перше, в таблицях зберігаються всі дані, які є в базі, а по-друге, таблиці зберігають і структуру бази (поля, їх типи і властивості).         

Запити.  
Ці об'єкти служать для отримання даних з таблиць і надання їх користувачеві в зручному вигляді. За допомогою запитів виконують такі операції як відбір даних, їх сортування і фільтрацію. За допомогою запитів можна виконувати перетворення даних по заданому алгоритму, створювати нові таблиці, виконувати автоматичне наповнення таблиць даними, імпортованими з інших джерел, виконувати найпростіші обчислення в таблицях і багато іншого.

        Форми.  
Якщо запити - це просунуті засоби для відбору та аналізу даних, то форми - це засоби для введення даних. Сенс їх той самий - надати користувачеві засоби для заповнення лише тих полів, які йому заповнювати належить. Відразу з цим у формі можна розмістити просунуті елементи управління (лічильники, розкривні списки, перемикачі, прапорці та інше) для автоматизації введення. Переваги форм розкриваються незвично наочно, де-не-коли відбувається введення даних із заповнених бланків. У цьому випадку форму роблять графічними засобами так, щоб вона повторювала оформлення бланка - це помітно спрощує роботу складача, знижує його стомлення і запобігає появі друкарських помилок.  
 
           Звіти.  
По своїх властивостях і структурі звіти багато в чому схожі на форми, але призначені тільки для виводу даних, причому для висновку не на екран, а на принтер. У зв'язку з цим звіти відрізняються тим, що в них прийняті просунуті заходів для групування виведених даних і для виведення спеціальних елементів оформлення, характерних для друкованих документів.          

Сторінки.  
Це просунуті об'єкти баз даних, реалізованих в останніх версіях СУБД Microsoft Access (починаючи з Access 2000). Правда, більш коректно їх називати сторінками доступу до даних. Фізично це ненормальний об'єкт, виконаний в коді HTML, що розміщується на Web-сторінці і передається клієнту загальний з нею. Сам по собі сущий об'єкт не є базою даної, але містить компоненти, через які здійснюється зв'язок переданої Web-сторінки з базою даних, що залишається на сервері. Користуючись цими компонентами, відвідувач Web-сайту може переглядати записи бази в полях сторінки доступу. Таким чином, сторінки доступу до даних здійснюють інтерфейс між клієнтом, сервером і базою даних, розміщеної на сервері. Ця база даних не обов'язково повинна бути базою даних Microsoft Access. Сторінки доступу, створені засобами Microsoft Access, позволяють працювати також з базами даних Microsoft SQL Server.

           Макроси та модулі.

 Ці категорії об'єктів призначені як для автоматизації повторюваних операцій при роботі з СУБД, так і для створення нових функцій шляхом програмування. В СУБД Microsoft Access макроси складаються з послідовності внутрішніх команд СУБД і є одним із засобів автоматизації роботи з базою. Модулі створюються засобами зовнішнього мови програмування, в даному випадку мови Visual Basic for Applications. Це один із засобів, за допомогою яких розробник бази може закласти в неї нестандартні функціональні можливості, задовольнити специфічне вимога замовника, підвищити швидкодію системи управління, а також рівень її захищеності.

 

 

Вікно програми.

 

4. Охорона праці на підприємстві.

При виконанні робіт  на комп’ютерах або інших системах з відео термінальними пристроями (ВТП) необхідно дотримуватися вимог загальної та даної інструкції з охорони праці.

До самостійної роботи на комп’ютерах допускаються особи, які пройшли медичний огляд, навчання по професії, вступний інструктаж з охорони праці та первинний інструктаж з охорони праці на робочому місці. В подальшому вони проходять повторні інструктажі з охорони праці на робочому місці один раз на півріччя, періодичні медичні огляди один раз на два роки.

 Під час виконання  робіт на комп’ютерах потрібно  дотримуватися певних правил:

• Робоче місце при роботі на комп’ютері слід розташовувати так, щоб уникнути попадання в очі прямого світла..
• Для нейтралізації зарядів статичної електрики рекомендується збільшувати вологість повітря в приміщенні, де виконуються роботи на комп’ютерах.
• Потрібно оглянути загальний стан апаратури, перевіряти справність електропроводки, штепсельних вилок, розеток, наявність заземлення.
• Вмикати комп’ютер в послідовності: периферія, ВТП, процесор.
• При виконанні роботи на комп’ютері слід сидіти прямо, не напружуватися.
• Не дозволяються сторонні розмови, подразнюючі шуми.
• Через кожну годину праці необхідно робити перерву на 5 – 10 хв., а через дві години – на 15 хв., під час яких рекомендується виконувати комплекс вправ виробничої гімнастики, а також у спеціально обладнаних приміщеннях проводити сеанси психофізіологічного розвантаження.