Значение и роль исследовательской работы в деятельности менеджмента

Информация  может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, способам передачи и распространения.

Исследования  показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приема посетителей, составления и чтения различных документов и т. п. И это — жизненная необходимость, поскольку информация, как цель исследовательской деятельности, сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой фирмы. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, поэтому лица, причастные к ней, часто стремятся ее утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать — ведь нехватка информации дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Правда, точно так же ее дезориентирует и избыток информации, поэтому всегда необходимо уметь, проводя исследование, отделить нужную информацию от ненужной, полезную от бесполезной.

Движение информации от отправителя к получателю состоит  из нескольких этапов. На первом происходит ее отбор, который может быть случайным  или целенаправленным, выборочным или  сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях и т. п.

На втором этапе  отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в какой  она будет доступна и понятна  получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т. п., и соответственно этому подбирается подходящий способ ее передачи — устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков.

На третьем  этапе происходит передача информации, а на верхнем ее получение, восприятие получателем, декодирование, то есть расшифровка, и осмысление.

Отправитель любой  информации всегда ждет, что каким-то образом на нее отреагирует и  донесет до него эту реакцию, иными  словами, установит с ним обратную связь. Таким образом, обратная связь  — есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания) содержащейся в нем информации.

В идеале обратная связь должна быть сознательной, а  поэтому планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности восприятия партнером (а не собственному удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перефразирование, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, то за реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать

Устойчивая  обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь и помех, искажающих ее смысл.

Зачастую информация искажается вследствие того, что отправитель и получатель имеют разный статус, положение, предвзято относятся друг к другу или к тому, о чем или о ком идет речь. Сообщение может не восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимания его важности. Этот интерес, доводя до сведения партнера выгоды, которые он может иметь, относясь к информации должным образом, и потери, связанные с ее игнорированием.

Препятствием  обмену информацией могут служить  и «технические неполадки». К ним, прежде всего, относится разное понимание символов, с помощью которых информация передается, вызванное различиями в образовании, специальности, квалификации, национальными особенностями либо слабым знанием языка.

Наконец, искажение  или потеря информации происходит под воздействием физиологических и психологических причин: усталости, слабой памяти, забывчивости, рассеянности партнеров, их лени или наоборот, импульсивности, не позволяющих сосредоточиться, излишней эмоциональности, нетерпеливости, выражающейся в перебивании партнера, забегании вперед, недослушивании до конца, постоянном комментировании услышанного.

Все это не дает возможности одному из участников обмена информацией донести ее до другого в полном объеме, а другому — соответствующим образом ее воспринять, что в конечном итоге отражается на качестве управленческих решений.

В определенной степени процесс обмена информацией облегчает краткость, ясность, недвусмысленность сообщений, в какой бы форме они не передавались, постоянный контроль над ее содержанием, способами передачи и приема, использование параллельных и перекрестных информационных каналов, дублирование устной информации письменной.

2.2 Методы получения  информации

Для получения  необходимой информации руководитель может воспользоваться всем многообразием  методов получения информации. Причем заниматься её сбором лично ему вовсе не обязательно. Правильнее всего будет сбор текущей, не требующей непосредственного участия руководителя или находящейся за пределами его непосредственной компетенции, информации  поручить экспертам. В первую очередь специалистам, являющимся штатными работниками данной организации. Если такой возможности нет, можно привлечь специалистов из других организаций. Обращение к экспертным методам при решении задач управления имеет место при:

• анализе и прогнозировании товарных рынков;
• анализе эффективности работы изучаемой организации;
• формировании однородных групп продукции, выборе базисного изделия (изделия-эталона, образца) и изделия-конкурента;
• выборе из всего набора параметров анализируемого изделия или отдела главных свойств и ранжирование их по степени значимости для конечного  результата;
• выборе из всего набора параметров анализируемого изделия или отдела таких свойств, которые в большей степени влияют на динамику затрат;
• определение ориентировочной стоимости научных разработок на стадии заявки на них со стороны заказчика.

Методы экспертных оценок - это комплекс логических и  математико-статистических методов  и процедур, направленных на получение  от специалистов информации, необходимой  для принятия того или иного решения. Методы экспертных оценок позволяют выявить информацию, содержащуюся в скрытом виде у специалистов, представителей деловых кругов, продавцов, покупателей и т.д.

Для проведения экспертизы создается группа экспертов-организаторов (или рабочая группа) и группа непосредственных экспертов (или экспертная группа). Рабочая группа формирует саму проблему, определяет цель и задачи экспертизы, разрабатывает процедуру экспертизы, формирует экспертную группу, проводит опрос экспертов, обрабатывает полученные оценки, анализирует их, делает выводы, дает рекомендации.

Подготовку  экспертизы начинают с постановки проблемы, с определения цели ее решения, формирования перечня факторов, которые характеризуют  данную проблему. Перечень факторов позволяет примерно определить число и профиль требуемых для экспертизы специалистов. Точность и надежность процедуры экспертизы в значительной степени зависит от количества факторов, подвергаемых оценке. Экспертиза дает наиболее надежные результаты, если количество факторов колеблется в пределах 10.

Экспертная  группа выполняет оценочные операции. При формировании группы экспертов  исходят из профессиональной компетентности специалиста в данной области, его  достаточной эрудированности в  смежных областях, деловитости, объективности, заинтересованности эксперта в участии в работе в экспертной группе.

При индивидуальном опросе требования к экспертам выше, чем при групповом опросе, т.к. точность оценки исследуемых факторов существенно зависит от числа  экспертов.

Опрос - главный этап совместной работы организаторов экспертизы и непосредственных экспертов. В зависимости от характера проблемы, ее целей организаторы экспертизы выбирают методы опроса. Опрос бывает индивидуальным или групповым; личным или заочным; устным или письменным.

Среди методов индивидуального опроса наиболее распространены два вида экспертизы: интервьюирование и анкетирование.

Проведение  экспертной оценки методом интервью требует от эксперта умения быстро давать качественные ответы на поставленные вопросы. Интервью позволяет нередко получить информацию, которую трудно получить при анкетном опросе. Но интервью обладает и недостатками. Здесь возможно сильное влияние интервьюера на ответы эксперта, мало времени на глубокое обдумывание ответов, много времени тратится на опрос всего состава экспертов.

В основе большинства  экспертных методов лежит анкета (опросный лист), с помощью которой  осуществляется сбор необходимой информации. Анкета - набор вопросов (факторов), каждый из которых логически связан с главной задачей экспертизы. Содержание анкеты должно быть предельно ясным для опрашиваемого. Анкетный опрос предполагает жестко фиксированный порядок, содержание и форму вопросов, четкое указание формы ответа.

Сравнительную оценку предлагаемых в анкете объектов (факторов) можно осуществлять несколькими приемами. Экспертам может быть предложено, например, количественно оценить исследуемые объекты на безразмерной шкале или в единицах какого-либо конкретного параметра. Иногда используются методы, в которых экспертам предлагается указать меру ценностей или различия в ценности анализируемых альтернатив путем их "взвешивания", например, по 10-ти бальной шкале. Иногда экспертам предлагают дать вероятностные оценки факторам. Кроме анкет-вопросников, экспертам должна быть дана пояснительная записка, содержащая информацию о целях экспертизы, задачах опроса объектах экспертизы, необходимые организационные сведения и инструкцию по заполнению анкет, в которой приводятся примеры порядка и способа заполнения.

Методы коллективной экспертизы предполагают получение обобщенного мнения в ходе совместного обсуждения поставленной проблемы группой экспертов, находящихся в непосредственном контакте. К этим методам можно отнести:

• Совещание-метод открытого обсуждения, или "метод комиссий"
• Метод "мозговой атаки"
• Метод "суда"
• Метод "Дельфи"

"Метод комиссий" предполагает проведение общей  дискуссии с целью выработки  единого мнения по обсуждаемому  кругу вопросов. Типичным примером  использования этого метода являются  регулярно проводимые конъюнктурные совещания по основным товарным рынкам.

Сущность метода "мозговой атаки" заключается  в разделении решения двух задач: генерирования новых идей и оценки предложенных идей. Соответственно образуются две разные группы: группа генераторов  идей и группа аналитиков. Правила проведения заседаний по методу "мозговой атаки" формулируются следующим образом. Необходимо концентрировать внимание участников на одной, четко сформулированной проблеме, но при этом важно подхватывать любую идею, даже если ее практическая ценность в данный момент кажется сомнительной. "Мозговой атакой" руководит ведущий. Сеанс начинается со вступительного слова ведущего, объясняющего проблему и необходимость ее решения, а также напоминающего правила заседания; затем он предлагает начать выдвигать идеи или выдвигает для начала сам одну-две идеи. Сеанс продолжается от 15-20 до 40-45 мин. без перерывов и заканчивается, когда поток предложений иссякает. Время выступления - не более одной-двух минут.

Метод "суда" основан на том, организация работы коллектива экспертов осуществляется в соответствии с правилами ведения судебного процесса. "Подсудимым" является анализируемая проблема. Группа заинтересованных в ее правильном решении лиц выполняет роль судьи и заседателей. Лидеры, высказывающие альтернативные точки зрения групп экспертов, находятся на месте прокурора и защиты. Суд ведет обсуждение и выносит окончательное решение.

Метод "Дельфи" получил свое название от греческого города Дельфи и мудрецов, славившихся  в древности предсказаниями будущего. Метод "Дельфи" представляет собой ряд последовательно проводимых процедур, направленных на формирование группового мнения. Для этого метода характерны: анонимность опросов; регулируемая обратная связь, осуществляемая за счет проведения скольких туров опроса; групповой ответ, получаемый с помощью статистических методов.

Алгоритм работы экспертов по методу "Дельфи":

- формулировка  задачи;

- выявление  мнения каждого эксперта;

- выявление  преобладающего мнения;

- выявление  крайних суждений;

- формулирование принципиальных расхождений между экспертами;

- исследование  причин расхождений во мнениях;

- доведение  до всех экспертов, участвующих  в экспертизе, результатов, выданных  каждым экспертом, и результатов  обработки мнений;

- анализ каждым  экспертом указанных выше результатов и переоценка своего первоначального мнения (или сохранение его);

- выявление  преобладающего мнения.

Обычно бывает достаточно двух-четырех раундов, чтобы  выработать общее мнение, которое  можно считать достоверным.

Конечная цель экспертизы - начертание картины вероятного будущего: определение возможностей, которыми следует воспользоваться, и потенциальных опасностей, которых следует избежать.

Грамотное использование  вышеперечисленных методов для  организации исследовательской  функции позволяет менеджеру получить полное представление о проблемах, с которыми ему приходится сталкиваться ежедневно при выполнении своих профессиональных обязанностей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Опираясь на весь изложенный выше материал, можно  однозначно заявить, что исследовательская функция на различных этапах управленческой деятельности менеджера играет определяющую роль. Полученная в процессе исследований информация ложиться в основу принятия решения руководителем. Её качество и своевременность поступления – залог эффективного распоряжения трудовыми и производственными ресурсами предприятия.