Жизненный цикл и участники проекта

Государственное казенное образовательное учреждение
высшего профессионального образования

«РОССИЙСКАЯ ТАМОЖЕННАЯ АКАДЕМИЯ»

Кафедра управления

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Операционный менеджмент»

на тему «Жизненный цикл и участники проекта»

Выполнил: студент 3-го курса заочной формы обучения факультета таможенного дела, группы Т103ЗВ

Проверил:              

(инициалы, фамилия преподавателя)

(уч. степень, уч. звание)

Оценка:              

Подпись              

« ___ » ______________ 2012 г.

Москва

2012

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

В мировой практике разработка проектов, основанная на научных методах, поставлена на поток.

Понятия проект и управление проектами связаны с необходимостью управления изменениями. Управление проектами является неотъемлемой частью повседневной деятельности руководителей разного уровня. Многие руководители необходимость использования формализованных методов управления проектами связывают с крупными проектами. Однако, даже в организациях, ориентированных на серийное производство, реализация проектов составляет значительную часть деятельности.

Применение формализованных методов управления проектами позволяет более обоснованно определять цели инвестиций и оптимально планировать инвестиционную деятельность, более полно учитывать проектные риски, оптимизировать использование имеющихся ресурсов и избегать конфликтных ситуаций, контролировать исполнение составленного плана, анализировать фактические показатели и вносить своевременную коррекцию в ход работ, накапливать, анализировать и использовать в дальнейшем опыт реализованных проектов. Таким образом, система управления проектами является одной из важнейших компонент всей системы управления организацией.

При определении необходимости в управлении проектами можно увидеть некоторые основные предпосылки. Каждая организация производит продукт или предоставляет услуги или же делает и то и другое. Все организации хотят работать так, что бы их товары или услуги были предоставлены в нужное время с минимальными затратами и привели бы к максимально возможному удовлетворению потребителя (заказчика). Неудачи в достижении этих целей ведут к негативным последствиям для организации.

В последние несколько десятилетий коренные изменения в технологии и глобальной конкуренции стали особенно очевидными и ощутимыми. Бизнес стал более эффективным и динамичным. Способность успешно и с минимально возможными затратами осуществлять проекты (особенно в области разработки новых продуктов) дает возможность компании существенно повысить свою конкурентоспособность.

Один из наиболее известных специалистов в области управления проектами, Гарольд Керцнер, называет «пять вопросов», которые измеряют необходимость во внедрении управления проектами в организации:

· Сложны ли проекты технически?

· Присутствую ли изменяющиеся или строгие ограничения со стороны окружающей среды или регулирующих органов?

· Строги ли временные или бюджетные рамки?

· Необходимо ли интегрировать несколько задач?

· Нужно ли расширять границы функциональности в нескольких направлениях?

Если хотя бы на один из этих вопросов положительный – то стоит задуматься о применении управления проектами в какой-либо форме.

1.      ПОНЯТИЕ “УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ”

Понятие проекта, прежде всего, связывается с целенаправленными изменениями больших систем, самое общее определение понятия “управление проектами” (УП) – это “управление изменениями”. Но такое определение представляется слишком умозрительным, поэтому дадим определение, в большей мере отражающее практическую направленность рассматриваемого понятия, которое можно изложить следующим образом:

“Управление проектом” или Project Management – это профессиональная деятельность, осуществляемая на протяжении всего жизненного цикла проекта, основанная на применении современных научных знаний, навыков, методов и технологий для достижения эффективных результатов, путем воздействия на работников для успешного осуществления проектов[1].

А на оперативном уровне управление проектом – это действия, направленные на решение проблем, связанных с возникающими задержками, изменениями, препятствиями и открывающимися возможностями в процессе реализации проекта.

Современная методология управления проектами позволяет исполнителям проекта легче преодолеть помехи и препятствия, связанные с такими внешними и внутренними факторами, как:

дефицит и ограничения средств и ресурсов;

инфляция и возрастание стоимости;

возрастающая сложность проектов;

появление и усиление конкуренции;

социальные проблемы и требования;

экологические изменения и требования;

проблемы потребительского рынка;

возрастающие требования к качеству работ.

Конечно же, надо признать, что управление проектом не является панацеей для решения всех этих проблем. Однако, как показывает опыт, его систематическое применение позволяет заказчику легче адаптироваться к условиям изменяющегося окружения.

Так по данным Международной ассоциации управления проектами (IPMA), проводившей анализ международного опыта применения УП в различных сферах, эффективность УП по усредненным показателям можно оценить в сравнении с проектами, осуществляемыми традиционными методами, по следующим показателям:

- сокращение продолжительности выполнения проекта в среднем на 20-30%;

- экономии расходов на проект в среднем на 10-15%.

Общая прибыль от управления проектом, как правило, превышает связанные ним расходы в 2-3 раза.

2.      ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПРОЕКТА

Каждый проект от возникновения до полного завершения проходит ряд последовательных фаз развития.

Жизненный цикл принято разделять на фазы, фазы – на более мелкие составляющие: стадии, этапы и т.д.

Общепринятого подхода, определяющего количество фаз, их содержание, а также последовательность, не существует и, по-видимому, не может существовать, поскольку эти характеристики зависят от конкретного проекта, условий его осуществления и опыта основных участников. Тем не менее, логика и основное содержание процесса развития проектов во всех случаях являются общими.

Фазы проекта являются структурным элементом его жизненного цикла. Завершение каждой фазы знаменует достижение одного или нескольких результатов проекта. Деятельность любого проекта можно рассмотреть исходя из четырех основных фаз (рис. 2).[2]

Рис. 2. Основные фазы проекта

Рассмотрим состав и содержание четырех фаз жизненного цикла проекта:

начальной фазы (концепция),

фазы разработки,

фазы реализации,

фазы завершения[3].

Начальная фаза. Главным содержанием работ на начальной фазе является разработка концепции проекта, включающей:

инициацию проекта и очередной фазы проекта;

сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование);

выявление потребности в изменениях (проекте);

определение проекта;

установление и сравнительную оценку альтернатив;

представление концептуальных предложений, их апробацию и экспертизу;

утверждение концепции и получение одобрения для начала работ следующей фазы.

Фаза разработки. В этой фазе главным является разработка основных компонентов системы управления проектом, в частности сводного плана проекта. Общее содержание этой фазы:

инициация работ фазы;

назначение руководителя и формирование команды, в первую очередь ее ключевых членов;

установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельцев проекта, а также других ключевых участников;

развитие концепции и планирование предметной области и других элементов проекта;

разработка сводного плана проекта, который есть ни что иное, как утвержденный документ, используемый для руководства при выполнении и контроле проекта;

организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями;

организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ;

утверждение сводного плана проекта и получение ободрения на продолжение работ.

Фаза реализации. Содержание данной фазы проекта следует из ее наименования – выполнение основных работ проекта, необходимых для достижения цели проекта. Это:

организация и проведение торгов, заключение контрактов;

полный ввод в действие разработанной системы управления проектом;

организация выполнения работ;

ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта;

ввод в действие системы мотивации и стимулирования команды проекта;

детальное проектирование и технические спецификации;

оперативное планирование работ;

установление системы информационного контроля за ходом работ;

организация и управление материально-техническим обеспечением работ, в том числе закупками, покупками, поставками;

выполнение работ, предусмотренных проектом;

руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта;

решение возникающих проблем и задач;

подтверждение окончания работ и получение одобрения для работ следующей фазы.

Фаза завершения. На этой фазе достигаются конечные цели проекта, осуществляется подведение итогов, разрешение конфликтов и закрытие проекта. Основное содержание работ этой фазы, как правило, состоит в следующем:

планирование процесса завершения проекта;

эксплуатационные испытания окончательного продукта проекта;

подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта;

подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию;

оценка результатов проекта и подведение итогов;

подготовка итоговых документов;

закрытие проекта.

Окружающая среда проекта. Осуществление проекта происходит в некоторой динамической среде, которая оказывает на него определенное воздействие. Поэтому важно определить и учесть все возможные воздействия: экономические, социальные, финансовые, организационные и др. В определенных условиях каждое из таких воздействий может оказаться критическим для проекта и привести к его “разрушению”.[4]

Факторы окружения проекта должны быть проанализированы, и те из них, которые могут оказать на реализацию проекта заметное влияние, выделены. Проект нельзя отделить от окружающих условий и их развития. Значит необходимо заблаговременно изучать и учитывать непосредственное (само предприятие) и дальнее окружение проекта (окружение предприятия). Их изменения могут впоследствии сыграть решающую роль в достижении успеха.

Управление проектом состоит из процессов по осуществлению проекта. И здесь в первую очередь необходимо подчеркнуть значимость системы управления проектом, состоящей из объекта управления (проекта) и субъекта управления (команды управления проекта), связанных прямой и обратной связью, посредством которых осуществляется управление (рис 3).