Загальна характеристика проекту та значення структуризації

Міністерство аграрної політики та продовольства України

Уманський національний університет  садівництва

 

 

 

 

 

Реферат

на тему:

« Загальна характеристика проекту та значення структуризації»

 

 

 

 

 

Виконала:

студентка 51-фс групи

Копко В.М.

 

 

 

Умань 2012

План

Вступ

1.Поняття та класифікація проектів

2.Сутність, функції та значення структуризації проекту

3. Односпрямована, двоспрямована та  трьохспрямована структуризація проекту

Висновок

Список використаних джерел

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

          В результаті комплексних економічних перетворень, що відбуваються в Україні, створюються нові, впроваджуються існуючі моделі та механізми побудови сучасних економічних відносин як в державі, так і на підприємстві. Відповідно будь-який підприємець розуміє, що для подальшої прибуткової діяльності, насамперед, необхідно досконало управляти виробничо-господарькою діяльністю, важливе місце при цьому належить проектному управлінню, а саме, необхідності вирішувати наступні питання:

Ø   як спланувати та скоординувати реалізацію проекту;

Ø   як залучити кошти із зовнішніх джерел фінансування для реалізації проекту;

Ø   як краще розпорядитись власними коштами;

Ø   як досягти максимальних прибутків за мінімальних витрат;

Ø   як створити команду працівників для реалізації проекту;

Ø   як мотивувати персонал до ефективної діяльності;

Ø   як уникнути кофліктів в команді проекту.

Вирішуючи всі перелічені питання, ми стикаємось з проблемою  управління проектами, тобто з особливим  мистецтвом, яке можна виокремити і вивчити.

Досягнення «тотальної інтеграції»  неможливе без структуризації як проекту, так і організації, що його виконує. Фахівці найчастіше більше обізнані в організаційних структурах і менше — в структуризації робіт з проекту, яка виконує не менш важливу роль.

Структуризація – це розподіл проекту на ієрархічні підсистеми та компоненти та встановлення між ними зв’язків та відносин, що дозволяє здійснювати  управління проектом.

 

 

 

 

1.Поняття та класифікація проектів

Під проектом розуміють комплекс науково-дослідних, проектно-конструкторських, соціально-економічних, організаційно-господарських та інших заходів, що пов’язані ресурсами, виконавцями та строками, відповідно оформлені і направленні на зміну об’єкта управління, що забезпечує ефективність вирішення основних завдань та досягнення відповідних цілей за певний період. Кінцевими цілями проектів є створення та освоєння нової техніки, технології та матеріалів та ін., що сприяє виходу вітчизняної продукції на світовий ринок. 

Термін “проект” (від латинського “кинутий вперед”) спеціалісти трактували до недавнього часу як креслення, пояснювальна записка і кошториси, на основі яких можна збудувати літак, споруду чи завод; або це текст, що передує документу – плану, договору, угоді.   

 Проект - це певне завдання з визначеними вихідними даними й встановленими результатами (цілями), що обумовлюють спосіб його вирішення.

Є проекти наукові, технічні, комерційні, виробничі, фінансові тощо. Але кожний конкретний проект визначають такі чинники як складність, терміни реалізації, масштаб, вимоги до якості тощо.

Таким чином, можна зробити  висновок, що проект має ряд лише йому властивих ознак, наявність  яких допоможе здійснити ефективну  реалізацію проекту. Основними ознаками проекту є наступні:

Ø   зміна стану проекту задля досягнення його мети;

Ø   обмеженість у часі;

Ø   обмеженість ресурсів;

Ø   неповторність.

До основних властивостей проекту, які випливають із його ознак  та за якими вони можуть бути класифіковані  на типи, відносять: масштаб проекту, його розмір, кількість учасників  та ступінь впливу на навколишнє середовище .

До малих проектів відносяться – науково-дослідні і дослідно-конструкторські розробки на промислових підприємствах, включаючи конструкторську, технологічну і організаційно-економічну підготовку виробництва, виготовлення дослідно-промислових зразків нової продукції, реконструкцію, технічні переозброєння й модернізацію виробництва.

Середні проекти – включають роботи по проектуванню і будівництву підприємств, освоєнню й облаштування невеликих родовищ корисних копалин (нафтових, газових, вугільних), якщо їх проектування ведеться на основі типових проектних рішень, а будівництво здійснюється комплектно-блочним методом, суть якого в тому, що більша частина об’єкту, що будується, виготовляється не на будівельній площадці, а на потужностях підрядчика (виготовлювача конструкцій).

Великі проекти виконуються по цільових народногосподарських програмах і містять у собі багато мультипроектів, об’єднаних загальною ціллю, використовуваними ресурсами і єдиним планом-графіком розробки й реалізації. Такі програми можуть бути національними, міжнародними, регіональними, галузевими, міжгалузевими і т.д. Вони формуються й координуються на макрорівні, як правило, за участю держави.

За ступенем складності розрізняють  проекти прості, складні та дуже складні.

За класом проекту (складом  і структурою самого проекту та його предметної галузі) існують такі проекти:

Ø   монопроекти – це окремі проекти різних типів, видів та масштабів;

Ø   мультипроекти – комплексні проекти, що складаються з ряду монопроектів і потребують застосування багатопроектного управління;

Ø   мегапроекти – цільові програми розвитку регіонів, галузей та інших утворень, які включають до свого складу ряд моно- і мультипроектів.

Як правило, мега- та мультипроекти належать до складних чи дуже складних проектів.

Крім того, проекти поділяються  на:

1) взаємовиключні (альтернативні) проекти – це проекти, які здійснюються, якщо неможливим або нецілеспрямованим є здійснення інших проектів;

2) альтернативні по капіталу – проекти, які здійснюються в тому випадку, коли кожен із них не може бути здійсненим без використання фінансових засобів, необхідних для здійснення інших проектів;

3) незалежні проекти – проекти, які здійснюються в тому випадку, коли результати реалізації одного не впливають на результати реалізації інших і будь-яка інформація про параметри одного не змінює інформацію про результати інших;

4) взаємовпливаючі – проекти, які здійснюються в тому випадку, якщо при їх спільній реалізації виникають допоміжні (системні, синергетичні, емерджентні) позитивні або негативні ефекти, які не виявляються при реалізації кожного із проектів окремо;

5) взаємодоповнюючі – це проекти, які здійснюються в тому випадку, якщо по яких-небудь причинах вони можуть бути прийняті чи відкинуті тільки одночасно.

За тривалістю проекту  або за термінами реалізації розрізняють:

Ø   короткострокові проекти (до 3 років);

Ø   середньострокові (від 3 до 5 років);

Ø   довгострокові (понад 5 років).

В залежності від мети проекту (отримання прибутків чи соціального  ефекту) розрізняють комерційні та некомерційні проекти.

За характером і сферою діяльності проекти поділяються  на економічні, промислові, соціальні, організаційні та дослідницькі. Але кожен із даних видів проектів має загальні ознаки. Це точно окреслені й сформульовані цілі, послідовне їх дослідження, їх унікальність, умови обмеженості, координоване використання взаємозалежних дій тощо.

 

 

2.Сутність, функції та значення структуризації проекту

Для планування виконання основних завдань проекту — обсягів, часу, витрат — менеджеру і команді проекту треба знати, які роботи виконувати, хто їх буде виконувати, які кошти і ресурси виділяються на ці роботи і якою є структура відповідних затрат. Відповідь на ці питання дає структуризація проекту, яка полягає у формуванні структури проектних робіт, затрат і узгодженні їх із організаційною структурою проектної команди. Вона передбачає розробку так званої робочої структури проекту (Work Breakdown Structure — WBS), організаційної структури проекту (Organization Breakdown Structure — OBS) і затратної структури проекту (Cost Breakdown Structure — CBS).

Структуризація проекту — це:

• один із інструментів організації проекту, який передбачає визначення кола робіт, що їх необхідно виконати, відповідальних за ці роботи; виконання основних кроків для створення організації проекту, розподіл основних завдань між виконавцями, встановлення комунікаційних зв’язків;
• основа створення системи управління проектом через запровадження схеми тотальної інтеграції; структуризації і кодування, які використовуються для того, щоб інтегрувати виконувані роботи, й організацію проекту; встановлення ієрархії планів і звітів у розрізі проекту та організаційних підрозділів. Мається на увазі, що взаємозв’язок структури проекту й організаційної структури визначає блоки для планування і контролю, коли певний підрозділ організаційної структури виконує якийсь блок робіт за проектом. Таким чином визначається ієрархія або рівні планування, контролю і звітності по проекту та організаційних елементах;
• інструмент для управління персоналом проекту, де кожний менеджер проекту, організаційного елементу (підрозділу), групи має свої відмінні цілі, завдання стосовно календарного плану, ресурсів, витрат; кожний з них має свою інформацію, звітність про виконання; бере участь у встановленні цих завдань і планів; знає, що робити для досягнення мети, і має зворотний зв’язок за підсумками своєї роботи і своїх колег; ця структуризація створює належну мотивацію виконавців, груп, щодо виконуваної роботи, використовується для запровадження групової діяльності.

      В практиці управління проектами основними задачами структуризації проекту є:

1.   Розбивка проекту на блоки, якими можна здійснювати управління;

2.   Розподіл відповідальності за різними елементами проекту та ув’язка робіт із структурою організації;

3.   Створення єдиної бази для планування, складання кошторисів і контроль за витратами;

4.   Точна оцінка необхідних витрат – засобів, часу та матеріальних ресурсів;

5.   Перехід від загальних, не завжди конкретно виражених, цілей до чітко визначених завдань, що виконуються підрозділами компанії;

6.   Визначення комплексів робіт .

Існують 2 основних методи структуризації:

1) “зверху-вниз” (низхідний підхід) — визначаються загальні задачі, далі вони деталізуються;

2) “знизу-вгору” (висхідний) визначає окремі задачі та їх узагальнення по рівнях.

Основи структуризації було закладено  на початку 60-х років запровадженням WBS у міністерстві оборони США. Але  оскільки її асоціювали зі складною системою витрати/графік, то у 70—80-х роках минулого століття вона використовувалася обмежено, переважно в оборонних проектах, і майже не застосовувалась проектними менеджерами в цивільних галузях. Проте у 90-х роках ситуація різко змінилася, і методологія WBS поширилась на всі галузі з широким застосуванням комп’ютерної техніки, спеціальних програм.

Зараз спостерігаються два основних підходи при застосуванні цього  методу:

• створення тільки WBS (тобто структуризація проводиться в одному розрізі);
• створення WBS і OBS (структуризація здійснюється у двох розрізах — проект і організаційні підрозділи).

           Крім того, на основі цих підходів інколи використовують:

• структуру витрат CBS або структуру обладнання;
• багаторівневий підхід для мультинаціональних проектів.

Структуризація дає змогу навіть дуже великим і складним проектам бути добре керованими, спланованими і контрольованими та має використовуватися на ранніх стадіях їхнього життєвого циклу.

 

3. Односпрямована, двоспрямована та трьохспрямована структуризація проекту

Як зазначалося вище, структуризація проекту може бути проведена в одному, двох або трьох напрямах.

У наш час багато фірм застосовують «односпрямовану» систему для структуризації, управління, планування і контролю своїх проектів. (тобто мова йде про структуризацію тільки обсягів робіт). Успіх у плануванні й контролі виконання проекту залежить від того, як швидко і точно буде визначено обсяги робіт. Це завдання вирішується за допомогою WBS — робочої структури проекту.

WBS створюється за допомогою  поділу проекту на основні  елементи, частини, послуги на логічній основі. Ці елементи, в свою чергу, поділяються на свої елементи, і цей процес повторюється доти, доки на нижчому рівні WBS елемент можна поділити на роботи, які мають виконуватись окремими групами. Кожного разу, як проект і його елементи поділяються, створюється так званий рівень.

Таким чином, WBS — це ієрархічна структура, побудована з метою логічного розподілу усіх робіт з виконання проекту і подана у графічному вигляді. Це сукупність декількох рівнів, кожний з яких формується в результаті розподілу роботи попереднього рівня на її складові.

Елементом найнижчого рівня є група  робіт, або так званий робочий  пакет (work package).

Для одного й того самого проекту  можна створити декілька WBS з різною кількістю рівнів та елементів на кожному рівні. Тому для фірми  доцільно створити для окремих типів  проектів стандартні формати їх WBS.

WBS є попереднім етапом, основою  для розробки сіткових і календарних  планів, що потребують повного  переліку всіх робіт за проектом, які можна отримати, маючи пакети  робіт. WBS наочно демонструє весь обсяг робіт і місце окремих виконавців.