Закон разрешает работу
в выходные дни лишь в исключительных
случаях (для предотвращения или ликвидации
стихийного бедствия или аварии либо немедленного
устранения их последствий; для предотвращения
несчастных случаев или больших экономических
потерь; для выполнения неотложных заранее
непредвиденных работ, от которых зависит
дальнейшая нормальная деятельность организации
или подразделения).
Привлечение к работе
в выходной день осуществляется на основании
письменного распоряжения администрации
и компенсируется предоставлением другого
дня отдыха или (по соглашению сторон)
оплатой не менее чем в двойном размере.
Фонд рабочего времени
Совокупное время,
которым организация располагает для
своей деятельности в течение данного
периода, образует календарный фонд рабочего
времени. Он устанавливается путем умножения
среднесписочного числа работников на
календарное число дней периода и состоит
из номинального, или полного табельного
фонда времени, праздничных и выходных
дней, а также сокращенных часов в предпраздничные
дни для отдельных категорий работников
в соответствии с законодательством.
Полный табельный фонд
состоит из максимально возможного фонда
(время работы в соответствии с КЗоТ), который
является главным объектом рационализации,
и ежегодных и дополнительных отпусков.
В свою очередь, максимально возможный
фонд состоит из явочного фонда и неявок.
Явочный фонд времени
включает полезный фонд (производительно
используемое время), в том числе с пониженной
и повышенной производительностью, и время
внутренних целодневных простоев и неявок
(отпуска по болезни, учебе; неявки, разрешенные
законом и администрацией; прогулы).
Полезный фонд времени
состоит из реального фонда (фактически
отработанное время) и внутрисменных простоев
и потерь. Он включает производственное
время — основное, вспомогательное, подготовительно-заключительное
и время обслуживания рабочего места,
а также время технологических и организационных
перерывов.
В течение основного
времени достигается непосредственная
цель данного трудового процесса, например
создается документ и т.п. Вспомогательное
время охватывает выполнение действий,
связанных с обеспечением основной работы,
и вместе с основным составляет оперативное
время. В рамках вспомогательного времени
может осуществляться, например, сбор
необходимых материалов для подготовки
доклада или документа.
Время обслуживания
рабочего места тратится на поддержание
его в надлежащем состоянии. Оно, в свою
очередь, может делиться, хотя далеко не
всегда, на организационное и технологическое.
В его рамках осуществляются уборка, наведение
порядка, сортировка материалов, подготовка
к работе оборудования.
Наконец, некоторые
виды трудовых операций требуют расходования
подготовительно-заключительного времени.
Например, врачу перед осмотром каждого
больного и после его завершения необходимо
мыть руки.
Перерывы также неоднородны.
Существуют технологические перерывы, когда основной
процесс либо на время прекращается по
причинам, связанным со спецификой работы
оборудования, либо продолжается без участия
человека. Организационные перерывы обусловлены
естественными факторами (необходимость
принятия пищи, отдыха).
В организации необходимо
постоянно осуществлять учет и анализ
структуры фондов времени (календарного
и максимально возможного) и его использования,
что важно в том числе и для выявления
скрытых резервов. Для этого рассчитываются
коэффициенты использования табельного,
календарного и максимально возможного
фонда времени; средняя установленная
и фактическая продолжительность рабочего
периода; число неявок по всем причинам,
коэффициент использования рабочего периода.
Все эти показатели можно сравнивать по
периодам.
Для определения степени
использования рабочего периода (месяца,
квартала, года) необходимо установить
их среднюю продолжительность. Она характеризуется
средним фактическим числом дней работы
одного среднесписочного работника и
исчисляется делением общего количества
отработанных человеко-дней на среднесписочное
число работников.
Существует установленная
продолжительность рабочего периода,
исчисляемая как отношение максимально
возможного фонда рабочего времени, определяемого
законодательством, к среднему числу работников.
Сопоставление фактической и установленной
продолжительности характеризует степень
использования последней.
Средняя фактическая
продолжительность рабочего дня определяется
как полная и урочная. Полная находится
делением общего количества человеко-часов
за период (с учетом сверхурочных) на число
отработанных человеко-дней и показывает,
сколько часов в день приходилось на одного
человека. Средняя урочная продолжительность
— это число отработанных часов в урочное
время. Сопоставление этих величин позволяет
определить степень использования соответствующих
фондов.
Можно рассчитать коэффициенты
использования рабочего времени Кисп.вр.,
рабочего дня Кисп.дня:
Кисп.вр =
Кисп.дня =
Можно также исчислить
коэффициент дисциплинированности работников
Кдисц:
Кдисц =
Неявки целесообразно
анализировать по причинам, которые можно
объединить в две группы: разрешенные
законом и относящиеся к потерям рабочего
времени — простои, прогулы, отпуска с
разрешения администрации.
По результатам анализа
составляется фактический баланс рабочего
времени в человеко-часах (табл. 21). Распределение
работ на будущее происходит на основе
плановых балансов, в которых должно найти
отражение снижение трудоемкости работ
мероприятий по НОТ. При этом исходят из
того, что все работники выполняют только
свойственные им функции.
Таблица 21.
Баланс рабочего времени*
* Сверхурочные работы
включаются забалансовыми статьями.
Ресурсы |
Фактическое отработанное и
неотработанное время |
использование |
чел.-ч |
% |
Календарный фонд времени, праздничные
и выходные дни, очередные отпуска |
Отработанный фонд Дни, не использованные
по уважительным причинам, всего праздничные
и выходные
В том числе:
отпуска в связи с беременностью
и родами отпуска по учебе неявки по болезни
прочие неявки с разрешения закона неявки
в связи с выполнением государственных
и общественных обязанностей прочие неявки
Человеко-часы, не использованные
по уважительным причинам, всего:
по болезни кормление детей
выполнение государственных обязанностей
Потери, всего |
|
|
| |
Потери, всего
неявки с разрешения администрации
внутрисменные простои целосменные простои
прогулы опоздания досрочный уход нарушения
трудовой дисциплины |
|
|
Максимально возможный фонд
рабочего времени |
Максимально возможный фонд
рабочего времени |
|
|
Диагностика времени
Резервы времени абсолютно
ограничены, поэтому встает вопрос о его
рациональном использовании, экономии.
От этого во многом зависит успех любого
работника. Чтобы справиться с такой задачей,
необходимо точно знать, на что время тратится,
на что его нужно тратьть, и делать все
как можно быстрее.
Первым шагом на этом
пути является «инвентаризация» времени,
осуществляемая с помощью хронометража
(фотохронометража), фотографии, самофотографии.
Выбор метода зависит от задач и масштабов.
Под хронометражем
понимается наблюдение и измерение затрат
рабочего времени на осуществление отдельных
повторяющихся элементов операции или
ее в целом для анализа приемов труда,
разработки нормативов или определения
причин отклонения от норм. Психологически
он неприятен для работника, но играет
очень важную роль в деле научной организации
труда, в том числе управленческого.
Хронометраж используется,
если операции слишком кратковременные
(например, конвертирование); необходимо
изучить отдельные повторяющиеся их элементы,
важные в данный момент; учесть все затраты
времени на операцию. Он может быть непрерывным,
выборочным (для отдельных элементов операций)
и цикловым (применяется при наблюдении
за сверхкороткими элементами путем объединения
их в группы в разных комбинациях).
При подготовке к хронометражу
исследуемую операцию разделяют на элементы
— комплексы приемов, действия, движения
— и устанавливают их границы, определяемые
фиксажными точками — резко выраженными
моментами начала и окончания, определяют
необходимое количество наблюдений. Наблюдения
фиксируются в специальном наблюдательном
листе. Затем сведения обрабатываются,
исключаются дефектные замеры и определяется
средняя продолжительность каждого элемента
операции.
Непосредственным
объектом хронометража является оперативное
или подготовительно-заключительное время
на машинно-ручных работах. В результате
можно сделать расчет средней продолжительности
той или иной операции Тср.оп по формуле:
Тср.оп =
Знание средней продолжительности
операции и ее отдельных элементов помогает
совершенствовать ее структуру, оптимизировать
затраты времени.
Метод упрощенных наблюдений
в отличие от хронометража предполагает
использование обычных часов. Иногда используется
фотохронометраж, если отклонения затрат
времени от средней величины превышают
10% и нужно выяснять их причины.
Фотография рабочего дня (индивидуальное
и групповое; сплошное и выборочное) проводится
путем наблюдения и измерения всех без
исключения полезных затрат и потерь времени
на всем его протяжении или какой-либо
его части два-три раза в год в течение
двух-трех недель при участии нормировщиков,
мастеров и т.п. Она целесообразна при
обследовании большой группы исполнителей,
осуществляющих идентичные работы, с охватом
их всех или большей части, обычно в течение
10—15 дней по 5 дней в каждой декаде месяца
в периоды с наиболее типичным составом
работ.
Основными документами при этом
являются карта фотографии, содержащая
название подразделения, дату, сведения
о наблюдаемых, характеристики рабочего
места и оборудования, и наблюдательный
лист; отражающий время начала и окончания
отдельных операций, их продолжительность,
совмещение, результаты, примечания (толкование
неясностей), с которым работника знакомят.
В результате проделанной работы
составляются две таблицы, в одной из которых
отражается расход времени в минутах на
каждый вид работ и сроки их проведения;
во второй — потери времени, их причины,
конкретные виновники, период, когда они
имели место. На их основе проводится анализ,
в рамках которого определяются величина
и удельный вес полезных затрат, зависящих
и не зависящих от исполнителей потерь
времени; продолжительность маршрутов;
количество времени, необходимого для
выполнения определенных операций (творческих,
логических, вспомогательных и проч.);
что помогает, а что препятствует его эффективному
использованию.
Разновидностью фотографии
является метод моментных наблюдений,
при котором фиксируются не затраты времени,
а данные о том, чем работник занимался
в определенные случайно выбранные моменты.
При этом различают индивидуальные, групповые
и маршрутные наблюдения (за объектом,
перемещающимся по определенному маршруту,
или за несколькими объектами, расположенными
далеко друг от друга, так что наблюдатель
должен перемещаться). Метод моментных
наблюдений обеспечивает высокую точность
результатов при относительно небольших
затратах времени и средств, но его использование
требует высокой квалификации, поэтому
чаще он применяется руководителем в порядке
контроля при обходе рабочих мест подчиненных.
Основными причинами потерь
времени являются:
— нечеткое определение целей
и приоритетов, в результате чего люди
не могут правильно сориентироваться
в ситуации, а потому берут на себя либо
слишком много, либо слишком мало работы,
«тонут» в мелочах;
— неудовлетворительная организация
планирования, не позволяющая менеджеру
справиться с распределением времени
на выполнение своих дел;
— неорганизованность и недисциплинированность
подчиненных, приводящая к многократной
переделке одной и той же работы;
— отсутствие необходимой информации
для принятия решений, в результате чего
их приходится постоянно откладывать;
— нерешительность руководителя,
неумение работать с партнерами, подчиненными,
посетителями, проводить собрания и совещания.
оставление дневного плана начинается
накануне вечером и происходит в несколько
этапов. Сначала формулируются его задачи,
в которые включаются перенесенные из
месячного и недельного (декадного) планов;
переходящие из плана предыдущего дня,
не решенные к настоящему моменту; не планируемые
заранее вследствие повторяемости; могущие
внезапно возникнуть. Затраты времени
на них определяются с учетом возможного
способа их решения. В дневном плане предусматриваются
«окна» на случай необходимости решать
неожиданные проблемы и десятиминутные
перерывы после каждого часа работы.
Затем еще раз уточняется приоритетность
задач; выделяются те из них, за которые
настала пора решительно браться, и уточняется,
кому из подчиненных что можно поручить.
Утром составленный накануне
дневной план еще раз уточняется руководителем
совместно с референтом или секретарем,
чтобы учесть внезапно появившиеся новые
обстоятельства, например поступившие
за ночь документы. Как любой другой, дневной
план использования времени должен быть
гибким; жестко в нем регламентируются
только вопросы, связанные с приглашением
людей, например совещания, прием посетителей
и т.п.
Планирование времени способствует
повышению эффективности использования
рабочего дня. Считается, что последний
лучше всего начинать в одно и то же время,
так как человек — раб своих привычек.
Это обеспечивает хороший тонус и позволяет
на деле реализовывать принцип «человек
— хозяин работы, а не работа — хозяйка
человека».
Предпочтительно, чтобы руководитель
начинал свой день раньше подчиненных
и до их прихода на работу мог уточнить
задания и принять меры для преодоления
трудностей. После этого выполняются наиболее
трудные и неприятные дела, а во второй
половине дня — легкие. Такая последовательность
обусловлена не только нарастанием усталости,
но и тем, что после обеда подчиненные
обычно приходят с просьбами о помощи
и разъяснении тех или иных вопросов. Поэтому
во второй половине лучше заниматься несложными
делами, например просмотром почты или
решением проблем, появившихся с утра.