Теоретические основы по строению структур управления и разработки регламентов деятельности организаций

24

1.      Теоретические основы по строению структур управления и разработки регламентов деятельности организаций

Под структурой управления организацией понимает упорядоченная совокупность взаимоувязанных элементов, которые находятся между собой в постоянных отношениях, которые обеспечивают их функционирование и развитие как единого целого. Элементами структуры являются отдельные рабочие, службы и другие звенья аппарата управления, а отношения между ними поддерживаются благодаря связкам, что принято разделять на горизонтальные и вертикальные. Горизонтальные связки носят характер согласования и есть, как правило, одноуровневыми. Вертикальные связки - это связки подчинения, и необходимость в них возникает при иерархичности управления, то есть. при наличии нескольких уровней управления. Кроме того, связки в структуре управления могут носить линейный и функциональный характер. Линейные связки отображают движение управленческих решений и информации между так называемыми линейными руководителями, то есть. лицами, которые полностью отвечают за деятельность организации или ее структурных подразделений, функциональные связки должны отвечать линии движения информации и управленческим решениям тем или другим функциям управления.

"Структура управления организацией", "организационная структура ли управления" (ОСУ) - одно из ключевых понятий менеджмента, что тесно связано с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятия управленческих решений), в котором принимают участие менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Структуру можно сравнить с каркасом дома управленческой системы, построенным для того, чтобы все процессы, которые протекают в ней, осуществлялись вовремя и качественно. Отсюда и внимание, которое руководители организаций уделяют принципам и методам построения структур управления, выбора их типов и видов, изучению тенденций изменения и оценкам соответствия с задачами организаций.

Под структурой управление понимает упорядоченная совокупность стойко взаимозависимых элементов, которые обеспечивают функционирование и развитие организации как единого целого. ОСУ определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, которые направлены на решение поставленных задач и достижение определенных целей. С этих позиций структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входными в ее состав органами управления и работающими в них людьми.

Ключевыми понятиями структур управления являются элементы, связки, уровни и полномочия. Элементами ОСУ могут быть как отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), так и службы или органы аппарата управления, в которых занята но другое количество ли специалистов, которые выполняют определенные функциональные обязанности. Есть два направления специализации элементов ОСУ:

1)       в зависимости от состава структурных подразделений организации выделяются звенья структуры управления, которые осуществляют маркетинг, менеджмент производства, научно-технического прогресса и тому подобное;

2)       исходя из характера общих функций, выполняемых в процессе управления, формируются органы, которые занимаются планированиям, которые организуют производство, труд и управления, которые контролируют все процессы в организации.

Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связкам, которые принято разделять на горизонтальные и вертикальные. Первые носят характер согласования и являются одноуровневыми. Вторые - это отношения подчинения. Необходимость у них возникает при иерархичности построения системы управления, то есть при наличии разных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели.

При двухуровневой структуре создаются верхние звенья управления и низовые звенья (менеджеры, которые непосредственно руководят работой работников). При трех и более уровнях в ОСУ формируется так називаний средний слой, который, в свою очередь, может состоять из нескольких уровней.

В структуре управления организацией различаются линейные и функциональные связки. Функциональные связки сообщаются с теми или другими функциями менеджмента. Соответственно используется такое понятие, как полномочия: линейного персонала, штабного персонала и функциональные. Полномочия линейных руководителей дают право решать все вопросы развития доверенных им организаций и подразделений, а также отдавать распоряжение, обязанности для выполнения другими членами организации. Полномочия штабного персонала ограничиваются правом планировать, рекомендовать, советовать ли и помогать, но не приказывать другим членам организации выполнять их распоряжения. Если потому или другому работнику управленческого аппарата дается право принимать решение и предпринимать действия, обычно выполняемые линейными менеджерами, он получает так называемые функциональные полномочия.

Между всеми вышеназванными составную ОСУ существуют сложные отношения взаимозависимости: изменения в каждой из них вызывают необходимость пересмотра всех остальных. Да, если руководством организации принятое решение о введении в ОСУ нового органа, например, отдела маркетинга (функции которого раньше никто не выполнял), нужно одновременно даты ответа на следующие вопросы: какие задачи будет решать новый отдел? кому он будет непосредственно подчинен? какие органы и подразделения организации будут доводить до него необходимую информацию? на каких иерархических уровнях будет представлена новая служба? какими полномочиями наделяются работники нового отдела? какие формы связей должны быть установлены между новым отделом и вторыми отделами?

В рамках структуры управление протекает управленческий процесс (движение информации и принятие управленческих решений), между участниками которого распределенные задачи и функции управления, а следовательно - права и ответственность за их выполнение. С этих позиций структуру управления можно рассматривать как форму распределения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение намеченной цели менеджмента.

Таким образом, структура управления включает у себя все цели, распределенные между разнообразными звеньями, связки между которыми обеспечивают координацию отдельных действий по их выполнению. Поэтому ее можно рассматривать как оборотную сторону характеристики механизма функционирования (как процессу реализации структурных связей системы управления). Связь структуры управления с ключевыми понятиями менеджмента - его целью, функциями, процессом, механизмом функционирования, людьми и их полномочиями, - свидетельствует о ее огромном влиянии на все стороны управления. Поэтому менеджеры всех уровней уделяют огромное внимание принципам и средствам формирования структур, выбора типа или комбинации выглядел структур, изучению тенденций в их построении и оценке их соответствия цели, что решаются и задачами.

Многогранность содержания структур управления предусматривает множественность принципов их формирования. Прежде всего структура должна отображать цель и задачи организации, следовательно, быть подлежит производству и изменяться вместе с изменениями, которые происходят. Она должна отображать функциональное разделение труда и объем полномочий рабочих управления; последние определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями и распространяются, как правило, в направлении высших уровней управления. При этом полномочия руководителя любого уровня ограничиваются не только внутренними факторами, но и факторами внешней среды, уровнем культуры и ценностными ориентациями общества, принятыми в нем традициями и нормами. Другими словами, структура управления должна отвечать социально-культурной среде, и при ее построении надо учитывать условия, в которых она будет функционировать. Практически это значит, что попытки слепо копировать структуры управления, которые действуют успешно в других организациях, направлены на провал, если условия работы отличны. Важное значение имеет также реализация принципа соответствия между функциями и полномочиями, с одной стороны, и квалификацией и уровнем культуры - из другой.

Создание структуры является важным элементом в организационной деятельности фирмы. Выбор эффективной методики департаментациї и формирования всего комплекса организационных структур - также жизненно важный элемент в деятельности менеджерского корпуса. Как правило, в таких корпорациях при признаках недостатков в функционировании высшего звена менеджмент решает вопрос о необходимости реорганизации в управленческой структуре.

В теории западного менеджмента, основанного на концепциях организационного поведения, структура фирмы рассматривается как важнейший фактор, который определяет и формы поведения (деятельности) всего коллектива и отдельных его членов. В этом плане в организационную структуру включаются такие управленческие понятия, как соотношения ответственности и полномочий, делегирования полномочий, централизация и децентрализация, ответственность и контроль, нормы управляемости, организационная политика фирмы, модели управленческих решений, проектирования общих и индивидуальных заданий и некоторая другая. По существу идет речь здесь о содержательной стороне структуры менеджмента : какой цели она служит и какие управленческие процессы она обеспечивает.

Таким образом, давая общую характеристику организационной структуры, можно выделить несколько положений, которые определяют ее значимость, :

–   организационная структура фирмы обеспечивает координацию всех функций менеджмента;

–   структура организации определяет права и обязанности (полномочия и ответственность) на управленческих уровнях;

–   от организационной структуры зависит эффективная деятельность фирмы, ее выживания и процветания;

–   структура, принятая в данной конкретной фирме, определяет организационное поведение ее сотрудников, то есть. стиль менеджмента и качество труда коллектива.

В течение многих десятилетий организации создавали такие организационные структуры управления, которые получили название иерархических, или бюрократических.

Концепция иерархической структуры была сформулирована немецким социологом Максом Вебером, который разработал нормативную модель рациональной бюрократии. Она содержала следующие принципиальные положения: четкое разделение труда, следствием которого является необходимость использования квалифицированных специалистов на каждой должности; иерархичность управления, при которой низший уровень подчиняется и контролируется вышестоящим, : Наличие формальных правил и норм, которые обеспечивают однородность выполнения менеджерами своих задач и обязанностей; дух формальной безличности, с которыми официальные лица исполняют свои обязанности; осуществление найма на работу в соответствии с квалификационных требований до данной должности. Объективный характер управленческих решений выступает в качестве гаранта рациональности такой структуры.

Иерархический тип структуры имеет много разновидностей, но самой распространенной является линейно-функциональная организация управления, до сих пор широко еще используется организациями во всем мире. Основу линейно-функциональных структур составляет так называемый "шахтный" принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство, исследование и разработки, финансы, персонал и др.). По каждой из них По каждой из них формируется иерархия служб . Пронизывает всю организацию сверху книзу. Результаты работы каждой службы аппарата управления организацией оцениваются показателями, которые характеризуют выполнение ими своих цели и задач.

Многолетний опыт использования линейно-функциональных структур управления показал, что они наиболее эффективны там, где аппарат управления выполняет рутинные, которые чаще повторяются и редко изменяются задачи и функции. Они оказываются в управлении организациями с массовым или многосерийном типом производства, а также при хозяйственном механизме затратного типа, когда производство наименее чутко к прогрессу в области науки и техники При такой организации управления производством предприятие может успешно функционировать лишь тогда, когда изменения по всем структурным подразделениям происходят равномерно. Но в реальных условиях этого нет, возникает неадекватность реакции системы управления по требованию внешней среды. Положение усиливается потерей гибкости во взаимоотношениях рабочих аппарата управления из-за применения формальных правил и процедур. В результате усложняется и замедляется передача информации, которая не может не отражаться на скорости и своевременности принятия управленческих решений. Необходимость согласования действий разных функциональных служб резко увеличивает объем работы руководителя организации и его заместителей, то есть высшего эшелона управления. Недостаток линейно-функциональной структуры управления на практике усиливаются за счет таких условий ведения хозяйства, при которых допускается несоответствие между ответственностью и полномочиями, у руководителей разных уровней и подразделений: превышаются нормы управления, особенно у директоров и их заместителей; формируются нерациональные информационные потоки: излишне централизуется оперативное управление производством; не учитывается специфика работы разнообразных подразделений; будут отсутствовать необходимые при этом типе структуры нормативные документы, что это регламентируют.

Аналогичные характеристики имеет и так называемая линейно-штабная структура управления, что также что предусматривает функциональное разделение управленческого труда в штабных службах разных уровней. Главная задача линейных руководителей здесь - координация действий функциональных служб (звеньев) и направления их в русло общих интересов организации.  Главным свойством структур, известных в практике управления как гибкие, адаптивные, или органические, является присущая им возможность сравнительно легко менять свою форму, приспосабливаться к новым условиям, органично вписываться в систему управления. Эти структуры ориентируются на ускоренную реализацию сложных программ и проектов в рамках крупных предприятий и объединений, целых отраслей и регионов. Как правило, они формируются на временной основе, то есть на период реализации проекта, программы, решения проблемы или достижения поставленной цели.