Тайм-менеджмент: сущность и принципы

• Не только правильно делать дела, но и делать правильные дела;
• Не просто решать дела, но и создавать творческие перспективы;
• Не столько сохранять средства, сколько оптимизировать их использование;
• Не просто выполнять задолженности, но и добиваться результатов;
• Не только уменьшать затраты, но и повышать прибыль.

 

 

 

 

 

3 ПЛАНИРОВАНИЕ

3.1 Классическое планирование

 

Классическая  методика разработки планов и альтернативных вариантов деятельности, широко распространенная на Западе. Означает подготовку к реализации целей и упорядочение времени. Как показывает практический опыт, минуты, затраченные на планирование, сокращают часы на непосредственную реализацию, приводя, в конечном счете, к экономии времени в целом.

Чтобы правильно  выполнять свои функции и достигать  намеченных целей, человек должен четко  представлять свой бюджет времени. «Существуют  несколько основных правил планирования:

1 При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени свободными. Т.е. 60% - запланированное время, 20% - непредвиденное время, 20% - спонтанное время.

2 Документируйте потраченное время, с указанием, как и на что оно было потеряно, чтобы иметь представление о его расходе.

3 Чтобы сводить все задачи воедино, необходимо иметь представление о предстоящих делах, разделить их по степени срочности.

4 Создавайте реальные планы лишь с тем объемом задач, с которым сможете справиться.

5 Научитесь определять темп работы и количество нужной информации для ее выполнения.

6 Если в вашей работе регулярно возникают помехи в виде срочных, спонтанно возникающих дел – предусмотрите в плане время и на решение таких дел.

Попытка выполнения большого объёма работ и  распыление сил на отдельные несущественные дела приводят к тому, что в конце  дня главные проблемы остаются нерешенными. Установить приоритетность – значит разделить весь поток задач по степени важности, придать им первостепенное, второстепенное и т.д. значения.

Следует заметить, что при классическом подходе  рекомендуется сосредотачиваться на одной выполняемой задаче. Однако существуют люди, которым удобнее работать с несколькими делами параллельно, с частыми переключениями между ними. Если такой способ вам подходит и позволяет меньше утомляться – используйте такой стиль работы[3]».

 

3.2 «Золотые» пропорции планирования времени

 

Планирование  времени основывается на определенных принципах. Один из самых известных  сформулировал итальянский экономист  Вильфредо Парето. Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного времени, тогда как остальные 20 процентов итога поглощают 80 процентов рабочего времени». Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом — многочисленные второстепенные.

 

3.3 Техника анализа сложности задач

 

Последовательное  применение принципа Парето помогает использовать на практике техника анализа  сложности задач АБВ. Она основана на разделении всего объема задач  на три группы.

А. Важнейшие  задачи — составляют примерно 15 процентов  от общего количества всех задач и дел, которыми мы заняты. Собственная значимость этих задач (достижение цели) составляет примерно 65 процентов.

Б. На важные задачи приходится в среднем 20 процентов  от общего числа дел, и значимость данной категории задач составляет соответственно также 20 процентов.

В. Менее  важные и несущественные задачи составляют, наоборот, 65 процентов общего числа задач, но имеют незначительную долю (примерно 15 процентов в общей «стоимости»).

Технологию  анализа задач по принципу АБВ  можно осуществить следующим  образом:

1 Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (день, месяц, квартал, год) задач.

2 Систематизируйте задачи по степени их важности, установите очередность дел в соответствии с их «стоимостью» для вашей деятельности.

3 Пронумеруйте свои задачи.

4 Оцените их в соответствии с категориями А, Б, В:

а) первые 15 процентов всех задач, относящихся  к категории А, не подлежат перепоручению;

б) последующие 20 процентов — задачи категории Б;

в) остальные 65 процентов — задачи категории  В.

5 Перепроверьте свой временной план на соответствие выделенного вами бюджета времени значению задач: 65 процентов запланированного времени — задачи А; 20 процентов запланированного времени — задачи Б; 15 процентов запланированного времени — задачи В.

6 Проведите соответствующие корректировки, ориентируя свой план на задачи А.

7 Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования.

 

 

 

 

4 ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ПОЛНОМОЧИЙ

 

«Общий  смысл делегирования – перепоручение  задач своим подчиненным или  коллегам. Многие управленцы, считающие  себя опытными и работоспособными, предпочитают сами выполнять то, что могли бы поручить другим сотрудникам, ссылаясь при этом на неопытность, необразованность, некомпетентность подчиненных. Такое явление свидетельствует, скорее, об отсутствии опыта делегирования полномочий и неумении обучить персонал необходимым функциям, нежели о высоких достоинствах управленца[4]».

Основные  преимущества делегирования:

1 У руководителя высвобождается время для более важных задач;

2 Использование и развитие профессиональных знаний и навыков работников;

3 Стимулирование раскрытия способностей, самостоятельности и компетенции подчинённых;

4 Положительное воздействие на мотивацию труда сотрудников.

Для правильного  делегирования необходимо придерживаться следующих правил:

1 подбирать подходящих сотрудников;

2 распределять сферы ответственности;

3 координировать  выполнение порученных задач;

4 стимулировать и консультировать подчинённых;

5 контролировать рабочий процесс и результаты;

6 давать оценку своим сотрудникам;

7 пресекать  попытки обратного или последующего  делегирования.

Делегировать  необходимо рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу. Передача задач или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Начальник ни в коем случае не передает своих управленческих функций, задачи высокой степени риска и ответственности за руководство.

 

5 КОНТРОЛЬ ИТОГОВО И КОРРЕКТИРОВКА  ЦЕЛЕЙ

 

Контроль  результатов служит для оптимизации  трудового процесса, он охватывает три задачи:

1 Осмысление физического состояния. Приносит ли планирование результаты, способствует ли комфорту;

2 Сравнение запланированного с максимально возможным. Регулярно анализируйте свою деятельность, определяйте моменты потери времени, составляйте листки помех;

3 Корректировка по установленным отклонениям. Необходимо перепроверять планы и изменять их, если они оказываются невыполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.

Различают контроль результатов труда и  контроль конкретных задач, не пренебрегайте  ни тем, ни другим.

Не переносите анализ рабочего дня на время непосредственно  перед сном – возвращаясь к  плану и его исполнению, вы рискуете длительное время не заснуть.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6 ИНФОРМАЦИЯ И КОММУНИКАЦИЯ

 

«Каждый день на нас обрушивается огромный поток информации, под которым немудрено утонуть. Выработка единой системы приема и передачи информации, контроль над ее соблюдением и повышение культуры общения в целом сэкономит ваше и чужое время. Разработайте личный рациональный подход к овладению информацией, научитесь выбирать главное, отбрасывать мелочи, запоминать необходимое. Выясняйте, что следует изучить более детально, следуйте смысловому содержанию и идее, а не словам. Поспособствуйте и коллегам в развитии данного направления[5]».

Сочетание личного и рабочего времени для  человека, занимающегося напряженным интеллектуальным трудом, характерно использование в работе трех основных блоков:

1 Блок накопления и обработки новой информации;

2 Блок отдачи и распределения информации;

3 Блок отдыха и релаксации.

Каждый  из этих блоков является неотъемлемой частью гармоничного развития личности. Нарушение пропорций между данными блоками или игнорирование одного из них приводит к уменьшению работоспособности и эффективности труда. Поддержание режима устойчивого личного и организационного развития в долгосрочной перспективе, высокого уровня здоровья и творческой активности путем оптимального сочетания режимов функционирования и развития является основным условием стабильной работы любой фирмы.

Работа  без ограничений – вернейший  способ заработать себе стресс, а лучшая борьба со стрессом - это умение вовремя  и грамотно расслабляться. Хитрость нашей жизни в понимании: если вы что-то пропустите или не успеете - ничего ужасного не произойдет. Это не значит, что нужно безответственно относиться к своей работе – но всего лишь означает трезвую оценку своих возможностей. Если вы подорвете свое здоровье сегодня, завтра некому будет позаботиться ни о вас, ни о вашей семье. И здесь, сейчас, даже посреди аврала – всегда существует еще очень много вещей, которым имеет смысл уделить внимание. И в нашей с вами реальности нет ничего более важного, чем собственное спокойствие и благополучие здесь и сейчас, а не после того, как вы упадете бездыханным от переутомления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7 ПЯТЬ УРОКОВ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

 

1 Отдыхайте после обеда

«В японском языке есть особое слово, обозначающее смерть от переутомления на работе — «кароши». В 2005 году от нее пострадало 115 японцев. Чтобы не проследовать за ними к праотцам, пересмотрите свой рабочий распорядок. У человека есть два пика активности, обусловленные биологическими часами — с 9 до 12 и с 16 до 19 часов. С 12 до 16 трудовой порыв идет на спад, поэтому в это время не назначайте важных встреч и отмените дела, требующие концентрации.

2 Стройте реалистичные планы

Когда вы настроены позитивно и в хорошем  настроении, день пролетает незаметно. Чтобы легче втянуться в работу, создайте себе «якорь» — этот термин из психологии означает какую-то деталь, музыку, цвет или действие, связанное с определенным эмоциональным состоянием. Например, по дороге на переговоры слушайте энергичную или агрессивную музыку, при интеллектуальной работе — легкую инструментальную или классику. Любимую музыку оставьте для отдыха. Или пейте на работе только кофе и апельсиновый сок, а в свободное время — зеленый чай и фруктовые коктейли. Непременное условие удачного рабочего дня — четкий план. Но не относитесь к нему как к закону — это лишь желаемый путь развития событий, от которого возможны отступления. Разбивайте задачи на «жесткие», привязанные к конкретному времени, «гибкие», которые нужно выполнить в течение дня, и «затратные», которые требуют много времени и сил, но не имеют жесткой временной привязки.

3 Не откладывайте до последнего

У каждого  из нас есть висящие дела — при  встрече с директором узнать о  судьбе нового проекта, обновить список рассылки, сдать дубленку в химчистку. Эти задачи не горят, но тормозят развитие долгосрочных проектов. Чтобы не забыть о них в суматохе дел, разбейте их на группы, привязанные к месту или определенному человеку — «у начальника», «в бухгалтерии», «по дороге домой». Также можно разбить их на группы по обстоятельствам — «когда одобрили проект», «когда шеф в хорошем настроении». Один мой клиент, важный босс, завел в электронной почте папку «Когда не хочется работать» и складывал туда поручения подчиненным без жесткого срока исполнения. Когда наступал «момент лени», он просматривал папку и звонил сотрудникам, напоминая, что «шеф никогда ничего не забывает». Вы можете записывать такие дела на стикеры и переносить в органайзере со дня на день, пока не случится оказия. Вы избавитесь от дел, которые никак не реализуются, оставляя у вас ощущение «недоделанности». А вот для решения важных проблем я рекомендую метод «лягушки» — так в тайм-менеджменте называются неприятные, но требующие решения задачи: переговорить с упрямым клиентом, подписать заявление на отпуск у шефа, записаться, наконец, к зубному. Один коллега рассказал, как он решил проблему с налоговой инспекцией. Вопрос был несрочный, но откладывать до бесконечности его было нельзя. Он разделил огромную «лягушку» на много маленьких кусочков — прописал целых сто шагов: «купить конверт», «найти в справочнике адрес налоговой», «надписать конверт» и т.д. И каждое утро вычеркивал по пять пунктов. Через месяц вопрос был закрыт. Следуйте испанской поговорке: «Каждое утро съедайте лягушку: если не съесть ее с утра, она будет портить вам настроение весь день».