Совершенствования складским хозяйством на предприятии

Сегодня комплексная программа  управления складским хозяйством warehouse-management system (WMS) полностью контролирует товародвижение на складе. Но сама по себе одна технология не решает проблемы ускорения товаропотоков на складе. По мнению Эда Горта, президента компании Логистикс Консалтинг Груп (Logistics Consulting Group in Atlanta), информационные технологии должны быть неразрывно связаны с контролем движения грузопотоков. Нет смысла вкладывать огромные денежные средства в технологические комплексы, если другие технологии, такие как штрихкодирование и внутрискладская радиосвязь не функционируют должным образом. А основная задача при этом заключается в максимальном сокращении сроков нахождения товаров на складе.

Основой такого подхода является идея "заботиться о том, как отправить товар со склада ещё до того как он туда поступил". Максимальное сокращение движения грузов внутри склада является основным рычагом уменьшения текущих складских расходов. 60% статьи расходов на трудовые затраты составляет время поиска необходимого груза.

Компания LDS Corp., предлагает разработанный ею комплекс AccuPlus модульный вариант, которой позволяет осуществлять управление несколькими складами, контролировать взаиморасчеты с клиентами, контролировать грузопотоки, формировать отчеты по всем видам операций. Также система выдает служащему билет с указанием месторасположения искомого товара, Эта система успешно функционирует в компании Арнольд Логистикс на складе площадью 74 000 кв. футов.

Широкое применение новые  технологии находят на продуктовых  складах, где большие грузообороты, и поэтому сочетание комплексной  системы управления с применяемыми на складах технологическими операциями (ФИФО) приводят, по словам складских  операторов, к значительному ускорению  грузооборота.

Однако специалисты предупреждают, что прежде чем приобрести программный  продукт, следует внимательно определить сферы его будущего применения, а  также способность персонала  его освоить. Менеджер пивного хранилища  в Милуоки отмечает значительные преимущества технологии штрих кодирования  в условиях 300 000 кв. футов склада. Штрих коды на поступающих в хранилище  поддонах несут всю необходимую  информацию, включая сведения, откуда поступила продукция, куда направляется, сорт и местонахождение на складе. Также штрихкоды нанесены в проходах между стелажами с указанием информации, какая продукция находится в том или ином месте и что там должно размещаться. Эти штрих-коды могут считываться персоналом с расстояния в 25 футов.

По мнению экспертов логистических  компаний, технологии прямых поставок продукции от производителя потребителю  или моментальной отгрузки товара, а также метод ФИФО являются наиболее перспективными с точки зрения будущего всей системы складских услуг. Кинланд Ву, менеджер склада компании Epson America Inc, отмечает, что на их складе, площадь которого 108 000 кв.фт. они стремятся организовывать деятельность таким образом, чтобы поступающая продукция не заходила на склад, а сразу отправлялась потребителю. Конечно, это осуществить полностью не удается, но тем не менее они стремятся минимизировать количество товарных запасов. При этом на складе также применяется технология штрихового кодирования и внутренняя радиосвязь и на данном этапе рассматривается возможность применения технологии комплексного управления WMS.

Естественным образом  все складские операторы стремятся  к такому положению, чтобы не было перебоев в работе транспорта. Для  многих этот показатель является критическим, к примеру, на складах компании Миллер стремятся довести показатель обеспеченности транспортом до 97%. Здесь многие операторы  используют электронную систему  обмена данными Electronic data interchange (EDI) . Посредством этой системы менеджер склада управляет работой шоферов, регулируя грузопотоки, также с помощью системы можно вести электронные расчеты. Наибольший эффект получается когда система EDI используется в замкнутом кольце, то есть в системе оператор - шофер - потребитель, информация о товаре направляется в соответствии с его штрих-кодом.

Важным вопросом в решении  проблемы ускорения товарооборота  является оптимизация схемы складирования. На складе Epson используют метод АВС: А - товары, которые наиболее часто требуются, размещают в самой близости от мест погрузки/разгрузки В - товары которые используются не так часто, как товары группы А, размещаются в центре склада С - наименее спрашиваемые товары располагают на задних участках. Стратегически правильно располагать складские помещения в непосредственной близости от потребителя, это ко всему прочему повышает эффект применение метода АВС. Также полезно время от времени производить ревизию компоновки складского хозяйства.  В заключении, эксперты рекомендуют привлекать к оценке эффективности функционирования всех звеньев складского хозяйства опытных консультантов, включая и финансовых аналитиков.

Одним из перспективных направлений  повышения эффективности работы складского хозяйства является использование  микросотовых систем связи. Портативные  мобильные телефоны могут использоваться как руководителями отделов, так  и руководителями низшего звена; персоналом,                занимающимся техническим обслуживанием: операторами автопогрузчиков                и работниками, занятыми непосредственно  в сфере производства. Система                обслуживает всю территорию предприятия - от складских помещений до                вентиляционных боксов, от конвейера  до контор, включая и прилегающую                территорию.

3.2. Новые тенденции  и перспективные направления  в управлении организацией складского  хозяйства 

Складской учет, как один из факторов повышения  эффективности функционирования складского хозяйства.

Под управленческим учетом мы будем понимать систему организации, сбора и агрегирования учетных  данных, направленную на решение конкретной управленческой задачи. Следует отметить, что существуют различные подходы  к определению понятия управленческий учет. Термин "Управленческий учет" восходит европейскому термину "контроллинг" и к его английскому аналогу "Managerial accounting". Эти два термина не являются полностью эквивалентными и отражают два подхода в понимании термина "управленческий учет". Первый рассматривает управленческий учет как систему сбора и интерпретации информации о затратах, издержках и себестоимости продукции, что ближе к термину "контроллинг", при этом большое внимание уделяется нормативному характеру подобной информации и ее значению для получения "внешней отчетности" предприятия. Кстати термин контроллинг не случайно имеет является однокоренным со словом "контроль", что подчеркивает связь учета с управлением. Упрощенно можно считать, что это расширенная система организации учета для целей контроля за деятельностью предприятия. Второй подход вытекает из того, что основная задача любой учетной деятельности - обеспечение управленческого персонала предприятия своевременной и полной информацией для принятия управленческих решений, и что имеет место "системнозависимый" характер учетной деятельности, то есть тесная, точнее неразрывная связь технологий учета с технологиями управления компанией в целом и/или ее частями. Такой подход соответствует понятию "Managerial accounting", который может быть переведен следующей фразой "организация учета, исходя из потребностей управления". При таком подходе к понятию "управленческий учет" относятся не только система сбора и анализа информации об издержках предприятия, но и система управления бюджетами (то есть планирования) и система оценки деятельности подразделений, то есть более управленческие, нежели бухгалтерские технологии.

Существует также более  узкая трактовка данного понятия, при которой под "Managerial accounting" понимается формирование специальных отчетов из имеющихся бухгалтерских данных для целей поддержки принятия решений. В данном случае необходимо понимать, что получить указанные отчеты можно только при наличии соответствующей информации в учетных регистрах. По умолчанию (!) считается, что используемая система бухгалтерского учета (западная) устроена таким образом, что такие отчеты получить возможно, ниже мы еще вернемся к вопросу о том, как она должна быть для этого устроена.

Следует отметить, что как  в первом, так и во втором случае можно констатировать, что в современном  развитии западных источников термина "управленческий учет" центр тяжести  все более и более переносится  на слово "управленческий", что  связано с тем, что методика и  технология организации учета все  более и более определятся  именно управленческой задачей, стоящей  перед предприятием. При этом полезно вспомнить, что собственно учет и анализ издержек с целью их снижения и оптимизации является простейшей и самой очевидной формой организации управления коммерческой структурой. Однако при решении данной задачи недостаточно при определении форм и методов учета руководствоваться только требованиями финансовой или налоговой оптимизации деятельности, а необходимо учитывать и требования технологии основной деятельности, которые как правило, серьезно влияют на конечный результат. В частности, например, стандартные требования не учитывают необходимость регистрации времени выписки документов на отпуск товара.

В то же время временной анализ деятельности склада может позволить существенно снизить издержки за счет оптимизации количества персонала, или повысить отгрузку путем введения сменности. Или например, оперативный анализ "ликвидности" дебиторской и кредиторской задолженности и управление ими - весьма эффективное средство повышения общих финансовых результатов. Но для проведения подобного анализа необходимо вести детальные учетные регистры, в частности иметь "сквозную" аналитику по кредиторам/дебиторам. Еще один, более подробный пример подобной связи будет приведен ниже.

Таким образом, в связи  с необходимостью изменения учетной  информации для целей управления на смену "нормативному или налоговому" учету вполне естественно приходит учет управленческий, который в действительности существовал всегда даже в нашей  коммерческой практике, правда назывался  ранее достаточно неаппетитно: "черным". Причем методика его использования  точно соответствовала методике использования данных "управленческого  учета": на базе черных данных принимались  решения, прогнозировались финансовые результаты, а затем на основании  этих решений и результатов формировался "белый учет".

Создание системы управленческого  учета может быть представлено в  виде трех этапов, на каждом из которых  решаются специфические задачи:

Формирование управленческого  решения представляет собой следующую  последовательность действий: определить управленческую задачу и ее решение (управленческое) определить какие  данные нужны для ее решения, систему  их сбора, и правила документооборота определить результаты, которые планируется  достичь и определить ответственных  за достижение указанных результатов В сложных случаях, когда сразу невозможно, например, после определения необходимых учетных данных изменить формы существующих документов так чтобы обеспечить их получение, приведенные выше "блоки" могут быть разбиты на отдельные "шаги". Так например, определение системы документооборота для поддержки управленческой задачи может быть выделено в отдельный этап, тесно связанный с анализом используемых программных системам, что впрочем не изменяет логику решения задачи "в целом". Вообще же в мировой практике выработана четкая система управленческих данных, направленных на решение "стандартных" управленческих задач (к которым относятся управление логистикой, планирование и прогнозирование деятельности, финансовый учет и анализ), и поддерживающей их сбор и контроль документации. К сожалению в отечественной практике в этой области происходит очередное "открытие Америки", к тому же довольно бессистемное. Важно, чтобы все принятые в соответствии с вышеописанной схемой решения были письменно зафиксированы и утверждены менеджерами соответствующего звена компании. Если у Вас, как вам кажется, уже есть готовое решение, то нелишним будет проанализировать его еще раз и, опять же, письменно зафиксировать. Как показывает практика, при формировании "твердой копии" может возникнуть много неожиданных вопросов, "незаметных" сначала. Надо помнить, что в конце концов решение все равно становится "письменным", и желательно, чтобы все возможные проблемы, возникающие при этом были выявлены как можно раньше, на тех этапах, когда можно будет еще все легко изменить или исправить.

На втором этапе необходимо увязать принятые решения с существующими  управленческими решениями, учетной  политикой и бухгалтерской практикой  и, наконец, уже существующими учетными технологиями. Вполне естественно согласовать  полученные на первом этапе результаты с требованиями бухгалтерского, финансового  и налогового учета. Важно связать  данные управленческого учета с  нормативным расчетом себестоимости, таким образом, чтобы "валовые" результаты за период при различных  методах учета если и отличались, то прогнозируемым образом. Однако при  этом отнесение затрат в этих методах  расчета может быть существенно  различным. Например, затраты на рекламную  компанию в целом по компании могут  учитываться "котловым" методом, в то время как реальная рекламная  компания может проводиться в  интересах только одного продукта или  группы продуктов. В управленческом учета необходимо относить данные затраты именно на конкретный продукт, с тем чтобы иметь корректные финансово-экономические результаты по нему. К тому же в управленческом учете встает вопрос о различных сроках "амортизации" затрат, так как, скажем срок "действия" рекламной компании может отличаться от налогового отчетного периода, в течение которого данные затраты могут быть учтены. К сожалению украинская квартальная (да и в целом налоговая) система отчетности существенно затрудняет "справедливое" отнесение затрат по финансовым периодам.

Разработанная технология управленческого  учета может потребовать хранения специфических данных или реализации некоторых новых функций в  используемом программном обеспечении, вследствие чего при решении задач  данного этапа согласования, особенно в отечественной практике, вполне могут возникнуть проблемы связанные  с недостаточностью используемых программных  продуктов или несовместимость  с принятыми положениями учетной  политики. Возможно потребуется изменить положения учетной политики или подумать о приобретении программного обеспечения, поддерживающего соответствующую функциональность. В свою очередь приобретение программного обеспечения, например западных производителей, также может потребовать корректировки отдельных положений учетной политики.

Последний этап работы - внедрение  учетных технологий. Если все предыдущие этапы работы были проведены достаточно аккуратно, то на данном этапе проблем скорее всего будет немного. Достаточно просто все принятые решения "переложить с бумаги в жизнь", возможно дообучить персонал. Важно поддержать процесс организационно-административными мерами (то есть необходимо официально возложить ответственность за сбор и анализ данных на персоналии менеджеров, разработать должностные инструкции для исполнителей, утвердить формы документов и правила документооборота). На практике часто встречается ситуация, когда первые два этапа не завершаются, "ввиду очевидности" и сразу начинаются попытки реализовать "в металле и камне" решения "из головы". Кончается это как правило плохо, за исключением быть может простейших случаев. С другой стороны, часто возникающая ошибка - это отсутствие организационно-административной поддержки принятых решений, в результате чего они "повисают в воздухе".

Возможно , что ввиду специфики конкретной управленческой задачи может потребоваться введение более сложной номенклатуры материалов. необходимо расширить документы оперативного учета таким образом, чтобы было возможно определить движение материалов между цехом и складом: и в том числе соответствие заказа цеха фактически выданной номенклатуре. необходимо иметь информацию о "мерности" планируемых поставок и планировать заказ в соответствии с потребностью в отрезках определенного размера Очевидно, что для решения вышеописанной задачи стандартный "фактический" учет недостаточен. Необходимо изменить учетные регистры, документы оперативного учета и планирования, для того чтобы иметь соответствующую информацию. При этом в регистрах может при необходимости указываться как формализованная номенклатура для целей бухгалтерской отчетности, так и фактически необходимая в соответствии с номенклатурой склада. Однако более естественным было бы вычислять бухгалтерскую номенклатуру из  фактически полученной. При этом сохраняется важное требование единства информации в системе. В зависимости от используемых программных средств возможно решить данную задачу различным образом.